Monat: Dezember 2023

Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Jahr 2024 und mehr

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Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an Mitarbeitende abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Ab 2024 gelten geänderte Werte. Zusätzliche Voraussetzungen sind bei Zuschüssen, Essensmarken und der Gestellung von Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten zu beachten.

Die Sachbezugswerte ab dem Kalenderjahr 2024 sind neu festgesetzt worden. Der Bundesrat hat am 24. November 2023 der 14. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung zugestimmt. 

Mahlzeiten: Neue Sachbezugswerte

Der Sachbezugswert für Mahlzeiten/Verpflegungen, die ab 2024 gewährt werden, beträgt:

  • für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 Euro (statt bisher 3,80 Euro) und 
  • für ein Frühstück 2,17 Euro (statt bisher 2,00 Euro).

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 10,43 Euro anzusetzen. Die Sachbezugswerte können nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt (  BMF, Schreiben vom 7. Dezember 2023, IV C 5 – S 2334/19/10010 :005).

Arbeitstägliche Mahlzeiten: unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten

Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten, 

  • die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden. 
  • die die Mitarbeitenden in einer nicht selbst betriebenen Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.

Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der von den Mitarbeitenden gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet. 

Weitere Informationen zum Sachbezugswertansatz bei Arbeitgeberzuschüssen und den in diesen Fällen zu beachtenden Voraussetzungen enthält das BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 (IV C 5 – S 2334/08/10006-01). Lesen Sie dazu auch unsere News „Sachbezugswertansatz für Essenszuschüsse“.

Insbesondere muss in derartigen Fällen sichergestellt sein, dass die Gewährung und Einlösung arbeitstäglich erfolgen. Zudem darf der Zuschuss (oder der Wert von Essensmarken) den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen; das sind im Jahr 2023 maximal 6,90 Euro für ein Mittag-/Abendessen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird.

Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten

Die Sachbezugswerte gelten grundsätzlich auch für Mahlzeiten, die den Mitarbeitenden während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden. Die Besteuerung entfällt jedoch, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Das ist der Fall bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit sowie bei mehrtägigen Reisen.

Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist wegen der Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers in diesen Fällen zwingend zu kürzen: 

  • um 20 Prozent für ein Frühstück und 
  • um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen 

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale (aktuell 28 Euro; soll ab 2024 auf 32 Euro erhöht werden). In Deutschland sind das im Jahr 2024 6,40 Euro für ein Frühstück (= 20 Prozent von 32 Euro) und 12,80 Euro für ein Mittag-/Abendessen (= 40 Prozent von 32 Euro). 

Bei Auslandsreisen ist die 24-Stunden-Pauschale für Verpflegung für das jeweilige Reiseziel zu kürzen. Einzelheiten enthalten der Erlass zu den Auslandspauschalen (  BMF, Schreiben vom 21. November 2023 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :005) und unser Beitrag „Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2024“.

Ein Sachbezugswertansatz kommt im In- und Ausland nur für Mahlzeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden in Betracht.

Nähere Einzelheiten dazu enthält auch das BMF-Schreiben zu den Reisekosten (BMF, Schreiben vom 25. November 2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006). Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Neuer Erlass zu Spesen und Mahlzeitengestellung“.

Was ist eine Mahlzeit?

Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann nach Verwaltungsauffassung auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss sein wie z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst.

Die unter anderem auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegeln oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien sowie unbelegte Backwaren (BFH Urteil vom 03. Juli 2019 – VI R 36/17) erfüllen hingegen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen.

Lesen Sie dazu: „Sachbezug: Wann sind Brötchen vom Arbeitgeber ein Frühstück?„

Kürzung des Verpflegungsmehraufwands auch bei Nichteinnahme und ohne erste Tätigkeitsstätte

Für die Spesenkürzung bei Mahlzeitengestellung ist es grundsätzlich unerheblich, ob der betroffene Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Mahlzeiten, die unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, tatsächlich annimmt. Aus welchen Gründen die Mahlzeit nicht eingenommen wird, ist insoweit unerheblich (BFH, Urteil vom 07. Juli 2020 – VI R 16/18).

Die Rechtsprechung hat entschieden, dass die Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung auf Auswärtstätigkeiten auch dann zu kürzen sind, wenn der oder die Beschäftigte nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt (BFH, Urteil vom 12. Juli 2021 – VI R 27/19).

Lesen Sie dazu auch: „Spesenkürzung auch ohne erste Tätigkeitsstätte und bei Nichtverzehr von Mahlzeiten“

Achtung: Großbuchstabe M in Lohnsteuerbescheinigung

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter einem oder einer Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto zwingend der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, ob aufgrund der Mahlzeit die Spesen gekürzt oder der Sachbezugswert versteuert wird.

Fristlose Kündigung wegen verspäteter Krankmeldung unwirksam

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Eine Arbeitnehmerin, die sich im Krankenhaus in stationärer Behandlung befindet, fehlt bei der Arbeit nicht unentschuldigt. Das hat das LAG Berlin in einem neueren Urteil festgestellt. Die fristlose Kündigung wegen ihrer verspäteten Krankmeldung erklärte das Gericht für unverhältnismäßig.

Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen. Spätestens am dritten Tag ist ein ärztliches Attest nötig. Dies ergibt sich aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Wenn Arbeitnehmende sich zu spät krankmelden oder kein ärztliches Attest vorlegen können, kann diese Pflichtverletzung unter Umständen eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Zunächst ist in den meisten Fällen jedoch eine entsprechende Abmahnung als milderes Mittel erforderlich. Insbesondere, wenn eine Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Krankenhausaufenthalts verspätet eingereicht wird, ist eine fristlose Kündigung unverhältnismäßig, entschied im vorliegenden Fall das LAG Berlin.  

Der Fall: Kündigung wegen fehlender AU-Bescheinigung

Die Arbeitnehmerin ist seit 2019 bei ihrem Arbeitgeber beschäftigt. In der Zeit vom 1. bis 17. Juli 2020 nahm sie ihren Jahresurlaub. Als sie am Montag danach, ihrem vermeintlich ersten Arbeitstag nach dem Urlaub, nicht am Arbeitsplatz erschien, keine Krankmeldung einreichte und weder per Mail noch telefonisch erreichbar war, wandte sich der Arbeitgeber am 4. August 2020 schriftlich an sie, um zu erfahren, wo sie sich befindet.

Tatsächlich erkrankte die Arbeitnehmerin am Tag nach ihrem Urlaub, einem Samstag, und wurde stationär in einem Krankenhaus aufgenommen. Der stationäre Aufenthalt dauerte insgesamt bis zum 18. September 2020.

Ob der Arbeitgeber über den Krankenhausaufenthalt durch eine Freundin der Arbeitnehmerin sowie durch ihre Tochter informiert wurde, blieb zwischen den Parteien streitig. Unstreitig Kenntnis von der stationären Behandlung der Arbeitnehmerin bekam der Arbeitgeber jedenfalls durch eine E-Mail des Sozialdienstes des Krankenhauses am 10. August 2020, in dem dieser dem Arbeitgeber die seit dem 18. Juli 2020 bestehende Arbeitsunfähigkeit mitteilte. Einen Tag später kündigte der Arbeitgeber ihr außerordentlich. Für die Monate Juli und August 2020 zahlte er keine Vergütung.

Arbeitnehmerin reicht Kündigungsschutzklage ein

Die Arbeitnehmerin wehrte sich mit Erfolg gegen diese Kündigung. Das LAG Berlin entschied, dass die fristlose Kündigung unverhältnismäßig und damit unwirksam war. Spätestens am 10. August 2020 sei der Arbeitgeber über die bestehende und fortdauernde Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmerin informiert gewesen. Daher habe zum Zeitpunkt des Ausspruchs der Kündigung kein Verstoß mehr gegen die Anzeigepflicht einer Arbeitsunfähigkeit nach dem Entgeltfortzahlungsgesetzt bestanden.

Das Gericht wies darauf hin, dass die Arbeitnehmerin keine Hauptleistungspflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt habe. Wer in stationärer Behandlung sei, sei arbeitsunfähig und fehle nicht unentschuldigt, egal ob er diese Arbeitsunfähigkeit anzeigt oder nachweist.

Abmahnung vor Kündigung

Wenn überhaupt, habe die Arbeitnehmerin also keine gravierende Pflichtverletzung begangen sondern lediglich eine Nebenpflicht, nämlich die Pflicht, ihre krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen und per Attest nachzuweisen, verletzt. Nach Auffassung des Gerichts sei hier eine vorherige Abmahnung das richtige Mittel der Wahl gewesen.

Hinweis: LAG Berlin, Urteil vom 13. Juli 2023, Az. 10 Sa 625/23; Vorinstanz, Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 24. November 2022, Az. 27 Ca 10980/20 

Unbedenklichkeitsbescheinigung wird ab 2024 digitalisier

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Die Unbedenklichkeitsbescheinigung (UBB) ist von Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2024 elektronisch zu beantragen. Das bisherige zumeist papiergestützte Verfahren endet zum 31. Dezember 2023.

Die Digitalisierung im Melde- und Beitragsverfahren in der Sozialversicherung geht zügig voran. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz hat der Gesetzgeber den Grundstein für weitere Maßnahmen gelegt wie beispielsweise die Einführung des elektronischen Antrags- und Ausstellungsverfahren von Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Der GKV-Spitzenverband ist dem gesetzlichen Auftrag gefolgt und hat entsprechende Grundsätze verabschiedet. 

Unbedenklichkeitsbescheinigung: gesetzliche Vorgabe

Arbeitgeber, insbesondere Nachunternehmer oder die beauftragten Verleiher, haben die Unbedenklichkeitsbescheinigungen (UBB) elektronisch bei den betroffenen Einzugsstellen mit einem einheitlichen Datensatz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe zu beantragen. Die Einzugsstellen melden die Unbedenklichkeitsbescheinigungen unverzüglich elektronisch an den antragstellenden Unternehmer zurück (§ 108b Satz 1 und 2 SGB IV). 

Gemeinsame Grundsätze für Arbeitgeber und Einzugsstellen

Die „Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen nach § 108b SGB IV“ vom 1. Juni 2023 in der ab 1. Januar 2024 geltenden Fassung regeln das Verfahren zwischen den Arbeitgebern und den Einzugsstellen. Sie sind, nach vorheriger Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im September 2023 genehmigt worden.

Beantragung der Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung wird von Arbeitgebern für ihr Unternehmen elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle mit einem Datensatz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe beantragt. Der elektronische Antrag kann auch durch einen vom Arbeitgeber Bevollmächtigten (z. B. Steuerberater, Steuerbevollmächtigter, Wirtschaftsprüfer) oder einen für diese Zwecke bevollmächtigten sonstigen Dienstleister gestellt werden. Allerdings hat der Bevollmächtigte auf Verlangen der Einzugsstelle seine Vollmacht nachzuweisen. Sonstige Dienstleister haben ihre Bevollmächtigung stets bei einer Bevollmächtigung auf Widerruf bei der ersten Antragstellung nachzuweisen. Das elektronische Verfahren sieht für diesen Nachweis ein gesondertes Datenfeld vor, mit dem ein entsprechendes PDF-Dokument übermittelt werden kann.

Zuständige Einzugsstelle 

Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen ist die Krankenkasse zuständige Einzugsstelle, an die der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für den jeweiligen Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu zahlen ist. Werden Gesamtsozialversicherungsbeiträge an mehrere Einzugsstellen gezahlt, ist die UBB bei Bedarf bei jeder beteiligten Einzugsstelle zu beantragen. Für geringfügig Beschäftigte ist immer die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle.

Einmalige Unbedenklichkeitsbescheinigung oder Abonnentenmodell

Es obliegt dem Antragsteller, ob die UBB einmalig oder im Abonnentenmodell ausgestellt werden soll. Bei Wahl des Abonnentenmodells wird die UBB automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt. Zur Auswahl stehen dabei eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährliche Ausstellung. Das Abonnement kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Hinweis: Ein vor dem 1. Januar 2024 bereits bestehendes Abonnement ist mit Beginn des
elektronischen Verfahrens neu zu beantragen.

Voraussetzung für die Erteilung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung setzt voraus, dass der Arbeitgeber die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und Zahlungspflichten rechtzeitig und vollständig erfüllt hat. Dazu sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung und für einen Zeitraum von in der Regel sechs Monaten zuvor maßgebend. Hierbei wird zwischen einer qualifizierten und einer einfachen UBB unterschieden.

Qualifizierte oder einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung

Eine qualifizierte UBB wird von der Einzugsstelle dann ausgestellt, wenn die Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen in den letzten sechs Monaten rechtzeitig nachgewiesen und gezahlt worden sind und aktuell im Zeitpunkt der Antragstellung keine Beitragsrückstände bestehen.

Bestehen aktuell zwar keine Beitragsrückstände, sind aber die Beitragsnachweis- oder Zahlungspflichten in den letzten sechs Monaten unregelmäßig erfüllt worden, ist die UBB in eingeschränkter Form, also als einfache UBB auszustellen. Hierüber entscheidet die jeweilige Einzugsstelle im Rahmen des ihr eingeräumten (pflichtgemäßen) Ermessens. Werden die Voraussetzungen für eine UBB nicht erfüllt, lehnt die Einzugsstelle die Ausstellung der UBB ab und kennzeichnet das im Datensatz an den Antragsteller entsprechend. 

Wichtig: Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist keine Bestätigung über die Richtigkeit der Beitragszahlungen.

Unbedenklichkeitsbescheinigung in englischer Sprache

Die UBB kann zusätzlich in englischer Sprache ausgestellt werden, wenn dies beantragt wird. Sie wird dann in Papierform zur Verfügung gestellt. Die elektronische Ausstellung der UBB in deutscher Sprache bleibt davon unberührt.