Verrechnung überzahlter oder zu Unrecht gezahlter SV-Beiträge

Regelmäßig kommt es vor, dass Arbeitgeber die Entgeltzahlungen ihrer Arbeitnehmenden rückwirkend korrigieren müssen. Kommt es zu einer Überzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, kann eine Verrechnung die Lösung sein. Dabei ist jedoch einiges zu beachten.

Arbeitgeber können zu Unrecht gezahlte Beiträge mit künftigen Beitragsansprüchen aufrechnen. Dieser in der Sozialversicherung als „Verrechnung“ bezeichnete Prozess ist Routine bei der monatlichen Entgeltabrechnung und Beitragszahlung. Er wird in der Regel ohne großen Aufwand über die Entgeltabrechnungsprogramme gesteuert.

Aber aufgepasst: Eine Verrechnung erfordert mehr als das bloße Absetzen überzahlter Beträge mit der nächsten Beitragsnachweisung. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geben die Richtung vor. Bei unzulässiger Verrechnung droht unter Umständen die Wiedereinzahlung der Beiträge.

Grundsätze für die Verrechnung und Erstattung

In den „Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung“ (Erstattungsgrundsätze) beschreiben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, wie sich Arbeitgeber im Falle einer Beitragsüberzahlung verhalten sollten. 

Zu Unrecht gezahlte SV-Beiträge: Erstattungsantrag oder Verrechnung?

Der Arbeitgeber entscheidet, ob er zu Unrecht gezahlte Beiträge

  • mit der laufenden Beitragszahlung an die Einzugsstelle verrechnet oder
  • gemeinsam mit dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin mit einem Erstattungsantrag schriftlich bei der Einzugsstelle zurückfordert.

Die Verrechnung ist für Arbeitgeber weniger aufwendig, weil sie in der Regel automatisch über die Entgeltabrechnungssoftware erfolgt. Verrechnet werden kann aber nur innerhalb bestimmter Fristen.

Verrechnung mit der laufenden Beitragszahlung an die Einzugsstelle

Wie die tatsächliche Verrechnung überzahlter Beiträge zu erfolgen hat, ist in den Beitragsnachweis-Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geregelt. Danach können Beitragskorrekturen aus Vormonaten grundsätzlich durch Absetzung der überzahlten Beträge im laufenden Beitragsmonat erfolgen. Ausgewiesen im Beitragsnachweis(-Datensatz) wird insofern die Differenz zwischen den im aktuellen Monat zu zahlenden und den für abgelaufene Monate überzahlten Beiträgen. Daneben besteht aber auch die Möglichkeit, den ursprünglich übermittelten Beitragsnachweis-Datensatz für abgelaufene Beitragsmonate zu stornieren (das Beitragssoll wird vollständig abgesetzt) und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln.

Verrechnung überzahlter Beiträge nicht uneingeschränkt möglich

Überzahlte Beiträge in voller Höhe (Beiträge waren für alle oder nur einzelne Versicherungszweige gar nicht zu zahlen, weil zum Beispiel keine Versicherungspflicht bestand) dürfen nur innerhalb von sechs Monaten und solche in nicht voller Höhe (Beitragsteile wurden überzahlt, weil Teile des Arbeitsentgelts beitragsfrei waren) innerhalb von 24 Monaten verrechnet werden. Die Abwicklung erfolgt über das Beitragsnachweis-Verfahren.

Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Kalendermonat, der dem mit falschen Beiträgen belegten Kalendermonat folgt. Je nach Sachlage muss die Verrechnung mit der Beitragsnachweisung also spätestens sechs bzw. 24 Kalendermonate danach erfolgen.

Beispiele:

A) Im Beitragsmonat Juni 2023 wurden Beiträge in voller Höhe irrtümlich gezahlt. 

Ergebnis: Der maßgebende Sechs-Monats-Zeitraum endet am 31. Dezember 2023, sodass spätestens mit der Beitragsnachweisung für Dezember 2023 eine Verrechnung erfolgen muss.

B) Im Beitragsmonat August 2023 wurden Beitragsanteile falsch berechnet. 

Ergebnis: Der maßgebende 24-Monatszeitraum endet am 31. August 2025, sodass spätestens mit der Beitragsnachweisung im August 2025 eine Verrechnung erfolgen muss.

SV-Beiträge verrechnen: Voraussetzungen

Der Arbeitgeber darf überzahlte Beiträge nur verrechnen, wenn

  • er sicherstellt, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die von ihm getragen Beitragsanteile zurückerhält,
  • der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe schriftlich erklärt, dass ihm/ihr kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt und
  • seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung gewährt wurden.

Bei der Verrechnung von Beitragsteilen muss sichergestellt sein, dass der überhöhte Betrag nicht bei der Bemessung von Geldleistungen an den/die Arbeitnehmende zugrunde gelegt wurde. Darüber hat der Arbeitgeber in der Regel Kenntnis, weil er Angaben gegenüber der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger zur Berechnung von Kranken-, Übergangs- oder Mutterschaftsgeld machen bzw. die Höhe des von ihm beitragspflichtig behandelten Arbeitsentgelts bescheinigen musste.

Achtung: Verrechnung ausgeschlossen bei Betriebsprüfung

Eine Beitragsverrechnung scheidet aus, soweit für den Erstattungszeitraum oder für Teile des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat. In diesen Fällen ist zwingend ein Erstattungsantrag zu stellen, sofern der Betriebsprüfer das Guthaben in dem Prüfbescheid nicht ausdrücklich zur Verrechnung freigibt.

Alternative: Erstattungsantrag für zu Unrecht gezahlte Beiträge

Sofern sich eine Verrechnung nicht anbietet, nicht zulässig oder z. B. wegen Zeitablaufs ausgeschlossen ist, werden zu Unrecht gezahlte Beiträge auf Antrag erstattet. Hierfür sollte der offizielle „Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung“ der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung genutzt werden.

Der Erstattungsantrag ist immer bei der zuständigen Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) zu stellen. Dies gilt selbst dann, wenn beispielsweise nur Rentenversicherungsbeiträge zurückgefordert werden. Die Einzugsstelle entscheidet nach den in den Erstattungsgrundsätzen genannten Kriterien, ob sie den Antrag gegebenenfalls zuständigkeitshalber zur weiteren Bearbeitung an den Rentenversicherungs-träger oder die Agentur für Arbeit weiterleiten muss.
 

Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Jahr 2024 und mehr

Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an Mitarbeitende abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Ab 2024 gelten geänderte Werte. Zusätzliche Voraussetzungen sind bei Zuschüssen, Essensmarken und der Gestellung von Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten zu beachten.

Die Sachbezugswerte ab dem Kalenderjahr 2024 sind neu festgesetzt worden. Der Bundesrat hat am 24. November 2023 der 14. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung zugestimmt. 

Mahlzeiten: Neue Sachbezugswerte

Der Sachbezugswert für Mahlzeiten/Verpflegungen, die ab 2024 gewährt werden, beträgt:

  • für ein Mittag- oder Abendessen 4,13 Euro (statt bisher 3,80 Euro) und 
  • für ein Frühstück 2,17 Euro (statt bisher 2,00 Euro).

Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 10,43 Euro anzusetzen. Die Sachbezugswerte können nur angesetzt werden, wenn der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt (  BMF, Schreiben vom 7. Dezember 2023, IV C 5 – S 2334/19/10010 :005).

Arbeitstägliche Mahlzeiten: unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten

Die Sachbezugswerte gelten für arbeitstägliche Mahlzeiten, 

  • die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden. 
  • die die Mitarbeitenden in einer nicht selbst betriebenen Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.

Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der von den Mitarbeitenden gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet. 

Weitere Informationen zum Sachbezugswertansatz bei Arbeitgeberzuschüssen und den in diesen Fällen zu beachtenden Voraussetzungen enthält das BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 (IV C 5 – S 2334/08/10006-01). Lesen Sie dazu auch unsere News „Sachbezugswertansatz für Essenszuschüsse“.

Insbesondere muss in derartigen Fällen sichergestellt sein, dass die Gewährung und Einlösung arbeitstäglich erfolgen. Zudem darf der Zuschuss (oder der Wert von Essensmarken) den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen; das sind im Jahr 2023 maximal 6,90 Euro für ein Mittag-/Abendessen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird.

Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten

Die Sachbezugswerte gelten grundsätzlich auch für Mahlzeiten, die den Mitarbeitenden während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt werden. Die Besteuerung entfällt jedoch, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Das ist der Fall bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit sowie bei mehrtägigen Reisen.

Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale ist wegen der Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers in diesen Fällen zwingend zu kürzen: 

  • um 20 Prozent für ein Frühstück und 
  • um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen 

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Tagespauschale (aktuell 28 Euro; soll ab 2024 auf 32 Euro erhöht werden). In Deutschland sind das im Jahr 2024 6,40 Euro für ein Frühstück (= 20 Prozent von 32 Euro) und 12,80 Euro für ein Mittag-/Abendessen (= 40 Prozent von 32 Euro). 

Bei Auslandsreisen ist die 24-Stunden-Pauschale für Verpflegung für das jeweilige Reiseziel zu kürzen. Einzelheiten enthalten der Erlass zu den Auslandspauschalen (  BMF, Schreiben vom 21. November 2023 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :005) und unser Beitrag „Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2024“.

Ein Sachbezugswertansatz kommt im In- und Ausland nur für Mahlzeiten bei eintägigen Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden in Betracht.

Nähere Einzelheiten dazu enthält auch das BMF-Schreiben zu den Reisekosten (BMF, Schreiben vom 25. November 2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006). Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Neuer Erlass zu Spesen und Mahlzeitengestellung“.

Was ist eine Mahlzeit?

Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann nach Verwaltungsauffassung auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss sein wie z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst.

Die unter anderem auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegeln oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien sowie unbelegte Backwaren (BFH Urteil vom 03. Juli 2019 – VI R 36/17) erfüllen hingegen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen.

Lesen Sie dazu: „Sachbezug: Wann sind Brötchen vom Arbeitgeber ein Frühstück?

Kürzung des Verpflegungsmehraufwands auch bei Nichteinnahme und ohne erste Tätigkeitsstätte

Für die Spesenkürzung bei Mahlzeitengestellung ist es grundsätzlich unerheblich, ob der betroffene Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Mahlzeiten, die unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, tatsächlich annimmt. Aus welchen Gründen die Mahlzeit nicht eingenommen wird, ist insoweit unerheblich (BFH, Urteil vom 07. Juli 2020 – VI R 16/18).

Die Rechtsprechung hat entschieden, dass die Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung auf Auswärtstätigkeiten auch dann zu kürzen sind, wenn der oder die Beschäftigte nicht über eine erste Tätigkeitsstätte verfügt (BFH, Urteil vom 12. Juli 2021 – VI R 27/19).

Lesen Sie dazu auch: „Spesenkürzung auch ohne erste Tätigkeitsstätte und bei Nichtverzehr von Mahlzeiten“

Achtung: Großbuchstabe M in Lohnsteuerbescheinigung

Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter einem oder einer Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto zwingend der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, ob aufgrund der Mahlzeit die Spesen gekürzt oder der Sachbezugswert versteuert wird.

Fristlose Kündigung wegen verspäteter Krankmeldung unwirksam

Eine Arbeitnehmerin, die sich im Krankenhaus in stationärer Behandlung befindet, fehlt bei der Arbeit nicht unentschuldigt. Das hat das LAG Berlin in einem neueren Urteil festgestellt. Die fristlose Kündigung wegen ihrer verspäteten Krankmeldung erklärte das Gericht für unverhältnismäßig.

Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen. Spätestens am dritten Tag ist ein ärztliches Attest nötig. Dies ergibt sich aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Wenn Arbeitnehmende sich zu spät krankmelden oder kein ärztliches Attest vorlegen können, kann diese Pflichtverletzung unter Umständen eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Zunächst ist in den meisten Fällen jedoch eine entsprechende Abmahnung als milderes Mittel erforderlich. Insbesondere, wenn eine Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Krankenhausaufenthalts verspätet eingereicht wird, ist eine fristlose Kündigung unverhältnismäßig, entschied im vorliegenden Fall das LAG Berlin.  

Der Fall: Kündigung wegen fehlender AU-Bescheinigung

Die Arbeitnehmerin ist seit 2019 bei ihrem Arbeitgeber beschäftigt. In der Zeit vom 1. bis 17. Juli 2020 nahm sie ihren Jahresurlaub. Als sie am Montag danach, ihrem vermeintlich ersten Arbeitstag nach dem Urlaub, nicht am Arbeitsplatz erschien, keine Krankmeldung einreichte und weder per Mail noch telefonisch erreichbar war, wandte sich der Arbeitgeber am 4. August 2020 schriftlich an sie, um zu erfahren, wo sie sich befindet.

Tatsächlich erkrankte die Arbeitnehmerin am Tag nach ihrem Urlaub, einem Samstag, und wurde stationär in einem Krankenhaus aufgenommen. Der stationäre Aufenthalt dauerte insgesamt bis zum 18. September 2020.

Ob der Arbeitgeber über den Krankenhausaufenthalt durch eine Freundin der Arbeitnehmerin sowie durch ihre Tochter informiert wurde, blieb zwischen den Parteien streitig. Unstreitig Kenntnis von der stationären Behandlung der Arbeitnehmerin bekam der Arbeitgeber jedenfalls durch eine E-Mail des Sozialdienstes des Krankenhauses am 10. August 2020, in dem dieser dem Arbeitgeber die seit dem 18. Juli 2020 bestehende Arbeitsunfähigkeit mitteilte. Einen Tag später kündigte der Arbeitgeber ihr außerordentlich. Für die Monate Juli und August 2020 zahlte er keine Vergütung.

Arbeitnehmerin reicht Kündigungsschutzklage ein

Die Arbeitnehmerin wehrte sich mit Erfolg gegen diese Kündigung. Das LAG Berlin entschied, dass die fristlose Kündigung unverhältnismäßig und damit unwirksam war. Spätestens am 10. August 2020 sei der Arbeitgeber über die bestehende und fortdauernde Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmerin informiert gewesen. Daher habe zum Zeitpunkt des Ausspruchs der Kündigung kein Verstoß mehr gegen die Anzeigepflicht einer Arbeitsunfähigkeit nach dem Entgeltfortzahlungsgesetzt bestanden.

Das Gericht wies darauf hin, dass die Arbeitnehmerin keine Hauptleistungspflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt habe. Wer in stationärer Behandlung sei, sei arbeitsunfähig und fehle nicht unentschuldigt, egal ob er diese Arbeitsunfähigkeit anzeigt oder nachweist.

Abmahnung vor Kündigung

Wenn überhaupt, habe die Arbeitnehmerin also keine gravierende Pflichtverletzung begangen sondern lediglich eine Nebenpflicht, nämlich die Pflicht, ihre krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen und per Attest nachzuweisen, verletzt. Nach Auffassung des Gerichts sei hier eine vorherige Abmahnung das richtige Mittel der Wahl gewesen.

Hinweis: LAG Berlin, Urteil vom 13. Juli 2023, Az. 10 Sa 625/23; Vorinstanz, Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 24. November 2022, Az. 27 Ca 10980/20 

Unbedenklichkeitsbescheinigung wird ab 2024 digitalisier

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung (UBB) ist von Arbeitgebern ab dem 1. Januar 2024 elektronisch zu beantragen. Das bisherige zumeist papiergestützte Verfahren endet zum 31. Dezember 2023.

Die Digitalisierung im Melde- und Beitragsverfahren in der Sozialversicherung geht zügig voran. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz hat der Gesetzgeber den Grundstein für weitere Maßnahmen gelegt wie beispielsweise die Einführung des elektronischen Antrags- und Ausstellungsverfahren von Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Der GKV-Spitzenverband ist dem gesetzlichen Auftrag gefolgt und hat entsprechende Grundsätze verabschiedet. 

Unbedenklichkeitsbescheinigung: gesetzliche Vorgabe

Arbeitgeber, insbesondere Nachunternehmer oder die beauftragten Verleiher, haben die Unbedenklichkeitsbescheinigungen (UBB) elektronisch bei den betroffenen Einzugsstellen mit einem einheitlichen Datensatz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe zu beantragen. Die Einzugsstellen melden die Unbedenklichkeitsbescheinigungen unverzüglich elektronisch an den antragstellenden Unternehmer zurück (§ 108b Satz 1 und 2 SGB IV). 

Gemeinsame Grundsätze für Arbeitgeber und Einzugsstellen

Die „Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen nach § 108b SGB IV“ vom 1. Juni 2023 in der ab 1. Januar 2024 geltenden Fassung regeln das Verfahren zwischen den Arbeitgebern und den Einzugsstellen. Sie sind, nach vorheriger Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im September 2023 genehmigt worden.

Beantragung der Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung wird von Arbeitgebern für ihr Unternehmen elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle mit einem Datensatz aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe beantragt. Der elektronische Antrag kann auch durch einen vom Arbeitgeber Bevollmächtigten (z. B. Steuerberater, Steuerbevollmächtigter, Wirtschaftsprüfer) oder einen für diese Zwecke bevollmächtigten sonstigen Dienstleister gestellt werden. Allerdings hat der Bevollmächtigte auf Verlangen der Einzugsstelle seine Vollmacht nachzuweisen. Sonstige Dienstleister haben ihre Bevollmächtigung stets bei einer Bevollmächtigung auf Widerruf bei der ersten Antragstellung nachzuweisen. Das elektronische Verfahren sieht für diesen Nachweis ein gesondertes Datenfeld vor, mit dem ein entsprechendes PDF-Dokument übermittelt werden kann.

Zuständige Einzugsstelle 

Bei sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen ist die Krankenkasse zuständige Einzugsstelle, an die der Gesamtsozialversicherungsbeitrag für den jeweiligen Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu zahlen ist. Werden Gesamtsozialversicherungsbeiträge an mehrere Einzugsstellen gezahlt, ist die UBB bei Bedarf bei jeder beteiligten Einzugsstelle zu beantragen. Für geringfügig Beschäftigte ist immer die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle.

Einmalige Unbedenklichkeitsbescheinigung oder Abonnentenmodell

Es obliegt dem Antragsteller, ob die UBB einmalig oder im Abonnentenmodell ausgestellt werden soll. Bei Wahl des Abonnentenmodells wird die UBB automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt. Zur Auswahl stehen dabei eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährliche Ausstellung. Das Abonnement kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Hinweis: Ein vor dem 1. Januar 2024 bereits bestehendes Abonnement ist mit Beginn des
elektronischen Verfahrens neu zu beantragen.

Voraussetzung für die Erteilung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung setzt voraus, dass der Arbeitgeber die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und Zahlungspflichten rechtzeitig und vollständig erfüllt hat. Dazu sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung und für einen Zeitraum von in der Regel sechs Monaten zuvor maßgebend. Hierbei wird zwischen einer qualifizierten und einer einfachen UBB unterschieden.

Qualifizierte oder einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung

Eine qualifizierte UBB wird von der Einzugsstelle dann ausgestellt, wenn die Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen in den letzten sechs Monaten rechtzeitig nachgewiesen und gezahlt worden sind und aktuell im Zeitpunkt der Antragstellung keine Beitragsrückstände bestehen.

Bestehen aktuell zwar keine Beitragsrückstände, sind aber die Beitragsnachweis- oder Zahlungspflichten in den letzten sechs Monaten unregelmäßig erfüllt worden, ist die UBB in eingeschränkter Form, also als einfache UBB auszustellen. Hierüber entscheidet die jeweilige Einzugsstelle im Rahmen des ihr eingeräumten (pflichtgemäßen) Ermessens. Werden die Voraussetzungen für eine UBB nicht erfüllt, lehnt die Einzugsstelle die Ausstellung der UBB ab und kennzeichnet das im Datensatz an den Antragsteller entsprechend. 

Wichtig: Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist keine Bestätigung über die Richtigkeit der Beitragszahlungen.

Unbedenklichkeitsbescheinigung in englischer Sprache

Die UBB kann zusätzlich in englischer Sprache ausgestellt werden, wenn dies beantragt wird. Sie wird dann in Papierform zur Verfügung gestellt. Die elektronische Ausstellung der UBB in deutscher Sprache bleibt davon unberührt. 

Aufwendungen für eine neue Einbauküche müssen abgeschrieben werden

Steuerliche Abziehbarkeit der Aufwendungen für die Erneuerung einer Einbauküche: Hinsichtlich des Werbungskostenabzugs bei vermieteten Immobilien gibt es häufig Streit mit der Finanzverwaltung. Lesen Sie hier,  wie eine neue Einbauküche steuerlich berücksichtigt werden kann.

Der Hintergrund der Entscheidung liegt auf der Hand: Wirtschaftsgüter, die einen bestimmten Wert an Anschaffungs- oder Herstellungskosten überschreiten, sind über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Bei der Nutzungsdauer orientiert man sich gewöhnlicherweise an den AfA-Tabellen der Finanzverwaltung, um Diskussionen aus dem Weg zu gehen. Handelt es sich um sog. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), kann eine Abschreibung in einem Jahr erfolgen. Die Grenze für GWG liegt derzeit noch bei 800 EUR soll aber durch das Wachstumschancengesetz zum 1.1.2024 auf 1.000 EUR angehoben werden. Da die einzelnen Wirtschaftsgüter eine sehr unterschiedliche Nutzungsdauer laut Finanzverwaltung haben, ist es aus Sicht der Steuerpflichtigen regelmäßig von Interesse, mehrere Wirtschaftsgüter statt eines langlebigen zu erfassen. So werden z. B. bei einer Einbauküche 10 Jahre angesetzt, die Nutzungsdauer einzelner Elemente dürfte jedoch kürzer sein.

Mit dem Urteil aus dem Jahr 2016 (BFH, Urteil v. 3.8.2016, IX R 14/15) hat der BFH allerdings dann entschieden: Die Aufwendungen für die vollständige Erneuerung einer Einbauküche in einer vermieteten Wohnung sind

  • nicht als Werbungskosten sofort abzugsfähig,
  • sondern über 10 Jahre abzuschreiben.

Es handelt sich insofern um eine teilweise Änderung der Rechtsprechung.

Praxis-Hinweis: Eine Einbauküche ist als Wirtschaftsgut einheitlich abzuschreiben

Das Urteil des BFH führt zu einer teilweisen Änderung der Rechtsprechung, auf die sich betroffene Steuerpflichtige zukünftig einzustellen haben. Dabei ist es sicherlich als zutreffend anzusehen, dass die Einbauküche i. d. R. als ein Wirtschaftsgut anzusehen und auch einheitlich abzuschreiben ist. Dies gilt entgegen der früheren Rechtsauffassung auch für eine Spüle und einen Herd. Diese in Teilbereichen geänderte Auffassung kann zwar für den Steuerpflichtigen im Einzelfall nachteilig sein, da Aufwendungen über die Nutzungsdauer aufzuteilen sind und nicht – zumindest teilweise – sofort geltend gemacht werden können. Andererseits erleichtert die Behandlung als ein Wirtschaftsgut auch die Handhabung in der Praxis.

Für 3 Einbauküchen wurde der Werbungskostenabzug beantragt – Einspruch blieb erfolglos

Die Kläger waren Eheleute, die die Aufwendungen für die Erneuerung von Einbauküchen in 3 von ihnen vermieteten Wohnungen als sofort abziehbare Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung geltend machten. Das Finanzamt setzte hingegen eine Nutzungsdauer von 10 Jahren für die neuen Einbauküchen fest und berücksichtigte nur die anteiligen Abschreibungen des Anschaffungsjahres. Hiergegen legten die Kläger Einspruch ein. Dieser hatte im Wesentlichen ebenso wie die anschließend erhobene Anfechtungsklage keinen Erfolg.

Geänderte Verkehrsauffassung bewirkt nur anteiligen steuerlichen Abzug durch die Abschreibung über 10 Jahre

Auch die Revision der Kläger wurde als unbegründet zurückgewiesen. Entgegen der Auffassung der Kläger seien die Aufwendungen für die komplette Erneuerung der Einbauküchen nicht als Erhaltungsaufwand sofort abziehbar. In der Vergangenheit habe der BFH zwar für einige Einrichtungsgegenstände in einer Einbauküche eine andere Auffassung vertreten, dies sei aber aufgrund der geänderten Verkehrsauffassung von dem, was ein wesentlicher Bestandteil eines Gebäudes sei, nicht mehr aufrechtzuerhalten. Nur wenn Gebäudebestandteile erneuert werden, käme eine sofortige Abzugsfähigkeit in Betracht.

Insbesondere Küchenspülen, Arbeitsplatten oder Elektrogeräte seien heute nicht mehr als Gebäudebestandteile anzusehen, sondern als Bestandteile eines einzelnen Wirtschaftsgutes (Einbauküche), welches über einen Zeitraum von regelmäßig 10 Jahren abzuschreiben sei.

Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG-Grenzen) wurden zuletzt im Jahr 2018 erhöht und gelten auch im Jahr 2023 unverändert weiter. Eine Anhebung der Werte ist für 2024 vorgesehen.

Grundsätzlich sind erworbene Wirtschaftsgüter, im Handelsrecht spricht man von Vermögensgegenständen, mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu aktivieren (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG) und – sofern es sich um abnutzbare Wirtschaftsgüter handelt – über den Zeitraum der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer abzuschreiben (§ 7 Abs. 1 EStG). Das Steuerrecht kennt hiervon allerdings eine Ausnahme für Wirtschaftsgüter von geringem Wert, die zu einer selbständigen Nutzung fähig sind, sog. „Geringwertige Wirtschaftsgüter“.

GWG 2023: Neuerungen im Jahr 2018 – seither unverändert

Seit 1.1.2018 gibt es folgende Anhebung der langjährigen GWG-Grenzen:

  • Der Grenzwert für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG beträgt 800 EUR (bis dahin 410 EUR). Bei der Aufzeichnungsflicht nach § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG gilt die Grenze von 250 EUR (bis dahin 150 EUR). Die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Anerkennung als GWG blieben unverändert.
  • Für die Alternative des Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a Satz 1 EStG beträgt der untere Grenzwert 250 EUR (bis dahin 150 EUR), der obere Wert von 1.000 EUR bleibt unverändert. Unverändert blieben die übrigen Voraussetzungen und Folgen der Bildung des Sammelposten.
  • Zudem können gemäß § 6 Abs. 2a Satz 4 EStG Wirtschaftsgüter, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, bei einem Wert von 250 EUR (bis dahin 150 EUR) in voller Höhe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgaben abgezogen werden.

GWG Sammelposten 2023

Bei der Bildung des GWG Sammelposten im Jahr 2023 sind die Wertgrenzen ebenfalls zu beachten.

Relevante Werte vor der Erhöhung: 150 EUR und 410 EUR

Nach § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG können Wirtschaftsgüter von geringem Wert, die zu einer selbständigen Nutzung fähig sind, im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgezogen werden. Sie müssen also nicht über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Wertgrenze lag viele Jahre bei 410 EUR. Lag der Wert über einer Grenze von (bis 2017) 150 EUR sind die Wirtschaftsgüter allerdings nach § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG in einem gesonderten Verzeichnis zu erfassen. Alternativ konnte nach § 6 Abs. 2a EStG bei Wirtschaftsgütern zwischen 150 EUR und 1.000 EUR ein Sammelposten für das Jahr gebildet werden, der dann über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben werden kann. Wirtschaftsgüter bis 150 EUR konnten sofort als Betriebsausgabe behandelt werden. Diese Rechtslage gilt bis einschließlich 2017.

GWG: Anpassung der Werte ab 2024

Der Entwurf des Wachstumschancengesetzes, das sich aktuell im Gesetzgebungsverfahren befindet, sieht vor, dass für Anschaffungen oder Herstellungen ab 1.1.2024 die Werte angehoben werden. Vorgesehen ist, dass der Wert von  800 EUR auf 1.000 EUR erhöht wird. Die Grenze für den Sammelposten in § 6 Abs. 2a EStG soll von 1.000 EUR auf 5.000 EUR angepasst werden, die Abschreibung dann in 3 statt wie bisher 5 Jahren erfolgen.

Abstimmung Bewirtungskosten: Welche Kosten vollständig abziehbar sind

Im Zuge der Jahresabschlussvorarbeiten muss auch das Konto Bewirtungskosten abgestimmt werden. Was es hierbei zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können grundsätzlich Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

  • Speisen,
  • Getränke,
  • sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
  • dazugehörige Nebenleistungen (Trinkgelder, Garderobengebühren)

dargereicht werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: Abzug als Betriebsausgaben und Vorsteuer

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen können, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen gelten, 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden.

30 % der Aufwendungen sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug generell ausgeschlossen.

Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten im Rahmen der Abstimmungsarbeiten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese gerne im Fokus von Betriebsprüfern stehen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind vollumfänglich Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z. B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da diese i. d. R. nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt ein Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer (Anmerkung der Redaktion: dieser Betrag soll ab 2024 ggf. angehoben werden auf 150 EUR, s. dazu die News zum Wachstumschancengesetz); lediglich die den Freibetrag übersteigenden Kosten sind vollumfänglich lohnsteuerpflichtig. Allerdings kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu „bestrafen“.

Diese Aufzeichnungen müssen Sie bei Bewirtungskosten führen

Zum Nachweis der (angemessenen) Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

  • Ort,
  • Tag,
  • geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
  • die Teilnehmer (namentliche Nennung),
  • die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie „Infogespräch“, „Arbeitsessen“ oder „Geschäftsessen“ reichen den Finanzämtern i. d. R. nicht aus.

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche „Zusammenrechnung“ auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Praxis-Tipp: Quick-Check von BetriebsprüfernEine beliebte Methode zur schnellen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebsprüfern der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomie-Beleg. Gibt es hier Abweichungen, erfolgen i. d. R. detaillierte Überprüfungen und zielgerichtete Nachfragen.

Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer (hastigen) Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

Umsatzsteuer auf Umsätze aus Geldspielautomaten

Nach einer Entscheidung des FG Münster gibt Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL keine zwingende Steuerbefreiung für Umsätze aus Glücksspielen mit Geldeinsatz vor.

Im konkreten Fall ist die Antragstellerin ist – anders als das Finanzamt – der Auffassung, dass die von ihr betriebenen Geldspielautomaten in Spielhallen durch Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL umsatzsteuerbefreit seien.

Verfahren beim BFH und beim Bundesverfassungsgericht

Die vom FG Münster gewährte Aussetzung der Vollziehung hat der BFH aufgehoben und den AdV-Antrag der Antragstellerin abgelehnt (BFH, Beschluss v. 26.9.2022, XI B 9/22). Nach der dagegen gerichteten Anhörungsrüge der Antragstellerin gemäß § 133a FGO sei der BFH nicht auf das Vorliegen eines Wettbewerbsverhältnisses eingegangen. Auch habe der Oberste belgische Finanzhof im Hinblick auf den steuerlichen Neutralitätsgrundsatz das terrestrische Automatenspiel und das online angebotene Automatenspiel umsatzsteuerlich gleich behandelt und deshalb zwei Vorabentscheidungsersuche an den EuGH gerichtet. Würden zwei Oberste Finanzgerichtshöfe in der gleichen Steuerproblematik genau umgekehrt entscheiden, ergebe sich schon dadurch die Zweifelhaftigkeit der oben genannten BFH-Entscheidung.

Über die Einsprüche der Antragstellerin gegen die Umsatzsteuerbescheide sowie über ihre gegen den oben genannten BFH-Beschluss eingelegte Verfassungsbeschwerde beim Bundesverfassungsgericht ist noch nicht entschieden.

Nach nationalem Recht nicht steuerbefreit

Nach der (geänderten) Auffassung des FG sind die streitigen Umsatzsteuern nicht von der Vollziehung auszusetzen. Nach § 4 Nr. 9 Buchst. b Satz 1 UStG in der Fassung ab 6.5.2006 sind die unter das Rennwett- und Lotteriegesetz fallenden Umsätze, die von der Rennwett- und Lotteriesteuer befreit sind oder von denen diese Steuer allgemein nicht erhoben wird, nicht befreit. Die Umsätze der Antragstellerin aus dem Betrieb der Geldspielautomaten unterfallen nicht dem Rennwett- und Lotteriegesetz und sind deshalb nach nationalem Recht nicht steuerbefreit. Ebenso gibt Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL keine zwingende Steuerbefreiung für Umsätze aus Glücksspielen mit Geldeinsatz vor.

Keine Ungleichbehandlung gegenüber den öffentlichen Spielbanken

Eine Ungleichbehandlung gegenüber den öffentlichen Spielbanken besteht umsatzsteuerlich seit dem 6.5.2006 nicht mehr, da diese ab diesem Zeitpunkt durch den geänderten § 4 Nr. 9 Buchst. b UStG, wie die Antragstellerin als gewerbliche Geldspielautomaten-Anbieterin, ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind.

Auch entspricht es einer gleichmäßigen Besteuerung, dass sowohl die Umsatzsteuer auf die Umsätze der öffentlichen Spielbanken als auch bei gewerblichen Geldspielautomaten-Anbietern nach den Kasseneinnahmen bemessen wird. Des Weiteren führt die in den einzelnen Bundesländern vorgesehene Anrechnung der Umsatzsteuer auf die Spielbankenabgabe nicht zu einer Minderung der Umsatzsteuer, sondern zu einer Minderung der Spielbankenabgabe. Damit könnte dies allenfalls zu einer Beanstandung der gesetzlichen Vorschriften für Spielbanken führen, nicht jedoch zur Rechtswidrigkeit der Umsatzbesteuerung.

Keine Ungleichbehandlung gegenüber virtuellen Automatenspielen

Seit dem 1.7.2021 unterliegen im Internet erlaubte virtuelle Automatenspiele gemäß § 22a GlüStV 2021 unter bestimmten Voraussetzungen gemäß §§ 36 ff. RennwLottG der virtuellen Automatensteuer. Während hiernach diese Umsätze aus virtuellen Geldspielautomaten seit dem 1.7.2021 gemäß § 4 Nr. 9 Buchst. b Satz 1 UStG umsatzsteuerfrei sind, unterfallen die Umsätze aus terrestrischen Geldspielautomaten weiterhin der Umsatzsteuer.

Entgegen der Auffassung der Antragstellerin gebietet der Grundsatz der steuerlichen Neutralität nicht, dass die Umsätze der Antragstellerin wie die der Anbieter virtueller Automatenspiele steuerfrei gestellt werden. Denn es fehlt an einer Gleichartigkeit der virtuellen und terrestrischen Geldspielautomaten, sodass nach Auffassung des FG die Umsätze nicht miteinander im Wettbewerb stehen.

Anrufung des EuGH nicht erforderlich

Einer Anrufung des EuGH im Hinblick auf die beim EuGH anhängigen belgischen Vorabentscheidungsersuche (Az beim EuGH C-73/23 und Az beim EuGH C-741/22) ist nach Auffassung des FG nicht erforderlich. Hinsichtlich der hier strittigen Umsatzsteuerbefreiung von terrestrischen Geldspielumsätzen in Deutschland sei allein entscheidend, ob die in Deutschland geltenden Regelungen unionsrechtskonform sind und nicht ob in Belgien geltende Regelungen unionsrechtskonform sind. Im Übrigen stehe den Mitgliedstaaten bei der Umsetzung des Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL ein weites Ermessen zu (z. B. nur bestimmte Glücksspiele mit Geldeinsatz von der Umsatzsteuer zu befreien).

Verfassungsbeschwerde abzuwarten

Abzuwarten bleiben noch die Entscheidungen über die Einsprüche der Antragstellerin gegen die Umsatzsteuerbescheide sowie über ihre gegen den oben genannte BFH-Beschluss eingelegte Verfassungsbeschwerde beim Bundesverfassungsgericht.

FG Münster, Beschluss v. 17.7.2023, 5 V 1047/23 U

Anforderungen an die Aufzeichnung der Nachtarbeit

Nach § 3b Abs. 1 EStG sind Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen.

Das FG Schleswig-Holstein hatte zu entscheiden, ob bei den Aufzeichnungen des Arbeitgebers für die Anwendung des § 3b EStG Voraussetzung ist, dass die Anfangs- und Schlusszeiten der – hier – Nachtarbeit enthalten sind.

Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG

Nach § 3b Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 1 EStG ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht. Laufender Arbeitslohn ist das dem Arbeitnehmer regelmäßig zufließende Arbeitsentgelt.

Für die steuerfreien Zuschläge ist Voraussetzung, dass sie neben dem Grundlohn geleistet werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte, auch an Sonn- und Feiertagen oder nachts geleistete Tätigkeit sein. Im Arbeitsvertrag ist hierfür regelmäßig zwischen der Grundvergütung und den Erschwerniszuschlägen zu unterschieden und ein Bezug zwischen der zu leistenden Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit und der Lohnhöhe herzustellen.

Zuschläge können daher nach § 3b EStG nur steuerfrei geleistet werden, wenn und soweit der Arbeitnehmer für die zuschlagsbewehrte Tätigkeit auch Anspruch auf Grundlohn hat.

Finanzamt verlangt Angabe der Uhrzeit

Im Rahmen einer Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Kläger an seine Arbeitnehmer teilweise Nachtzuschläge gezahlt und diese als steuerfrei behandelt hatte. Nachtarbeit wird nach § 3b Abs. 2 Satz 2 EStG in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr erbracht.

Allerdings seien die Stundenaufzeichnungen des Klägers nicht hinreichend konkret, da weder Arbeitsbeginn noch Arbeitsende daraus hervorgingen. Allein die Aufzeichnung der Arbeitsdauer während der steuerbegünstigten Zeiten sei nicht ausreichend. Aus den vorliegenden Unterlagen ging hervor, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wieviel Zeit zu welchen Konditionen (wieviel EUR pro Stunde) innerhalb der begünstigten Zeit gearbeitet hat.

Das Finanzamt war der Auffassung, dass die Angabe der Uhrzeit unerlässlich sei. Eine Prüfung, ob Zuschläge tatsächlich für die steuerlich begünstigten Zeiten gezahlt worden seien, sei nur dann möglich, wenn die Uhrzeiten aufgezeichnet würden und anhand dieser Uhrzeiten ein Abgleich mit den tatsächlichen Begebenheiten, wie z.B. Öffnungszeiten des Betriebes, Überschneidungen mit anderen Terminen, erfolgen könne. Ohne diese Aufzeichnungen des Arbeitsbeginns und -endes sei eine Prüfung der Arbeitsleistung in den begünstigten Zeiten nicht möglich.

FG: Anfangs- und Schlusszeit keine materielle Voraussetzung

Dem FG Schleswig-Holstein dagegen reichten die Auszeichnungen des Klägers aus (Urteil v. 9.11.2022, 4 K 145/20). Zwar sei dem Finanzamt dahingehend zuzustimmen, dass die Steuerfreiheit als steuergünstige Tatsache grundsätzlich vom Steuerpflichtigen darzulegen und zu beweisen ist; dies führe aber nicht dazu, dass § 3b EStG unanwendbar ist, wenn in den Aufzeichnungen keine genaue Anfangs- und Schlusszeit festgehalten wird.

§ 3b EStG sehe – anders als z.B. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – eine solche konkrete inhaltliche Aufzeichnungspflicht für die Begünstigung nicht vor und könne daher auch keine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung darstelle. Zudem sei festzustellen, dass auch sonst keine Rechtsgrundlage erkennbar ist, wonach die Anwendung der Norm trotz unstreitigen Vorliegens ihrer materiell-rechtlichen Voraussetzungen unanwendbar bleiben sollte.

Rechtsprechung des BFH

Auch aus der Rechtsprechung des BFH ergebe sich nichts Anderes. Zwar sei z. B. dem BFH-Urteil v. 8.12.2011, VI R 18/11, zu entnehmen, dass „grundsätzlich“ Einzelaufstellungen erforderlich sind. Aufgrund der Einzelaufzeichnungen soll sichtbar werden, dass die fraglichen Lohnzahlungen tatsächlich „für“ konkret geleistete Nachtarbeit erbracht wurden. Entscheidend sei, dass erkennbar werde, dass der Arbeitgeber den zusätzlichen Lohn nicht pauschal, sondern in Ansehung der vom Arbeitnehmer im Einzelnen und in den begünstigten Zeiten erbrachten Arbeitsleistung gezahlt habe.

Dem Urteil sei aber auch zu entnehmen, dass eine Einzelaufstellung verzichtbar ist, wenn die Voraussetzungen aus anderen Gründen als erfüllt angesehen werden können. Die Aufzeichnungen sollen letztlich nur ein Mittel der Beweisführung darstellen.

Damit seien weder dem Gesetz noch der Rechtsprechung Gründe zu entnehmen, im Urteilsfall von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen, so das FG. Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Norm lägen unstreitig vor.

Die Entscheidung des FG ist rechtskräftig.

Gutes tun, Steuern sparen: So beteiligen Sie bei Spenden das Finanzamt

Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und steuerbegünstigte Zwecke können Spender i. H. v. bis zu 20 % ihrer Einkünfte sofort steuerlich geltend machen.

Ob Menschen, die durch ein persönliches Schicksal in Not geraten sind, Organisationen, die sich für Bildung, Naturschutz, Kunst oder Gesundheit engagieren oder Opfer von Naturkatastrophen im In- und Ausland – sie alle sind froh über jede Form der Unterstützung. Dabei können sie sich seit Jahren über eine hohe Spendenbereitschaft in Deutschland freuen. Doch auch Spendern bleibt nicht nur ein gutes Gefühl: Unter bestimmten Voraussetzungen können sie ihre Spenden steuerlich geltend machen. Als Sonderausgaben sind sie i. H. v. max. 20 % der eigenen Einkünfte abzugsfähig. Höhere Zuwendungen in einem Jahr können ins nächste vorgetragen werden.

Wichtig zu wissen ist für alle Spender: Nicht nur Geldzuwendungen mindern die eigene Steuerlast. Auch Sachspenden werden vom Finanzamt anerkannt. Das kann Kleidung sein, die sie der Kleiderkammer vorbeibringen, das Fahrrad, mit dem sie einen Verein zur Wiedereingliederung straffällig gewordener Menschen unterstützen oder die Buchspende für die örtliche Bibliothek.

Bedingung für die Anerkennung von Spenden als Sonderausgabe ist allerdings:

  • Der Spender muss seine Zuwendung freiwillig geben, ohne eine Gegenleistung zu erwarten.
  • Außerdem muss die Geld- oder Sachspende unmittelbar für die steuerbegünstigten ideellen Zwecke des jeweiligen Vereins oder für einen sog. Zweckbetrieb eingesetzt werden.

Auch die Verwendung z. B. im Rahmen einer Tombola ist somit möglich, wenn mit dem Reinertrag steuerlich begünstigte Zwecke gefördert werden.

Spenden dem Finanzamt nachweisen

Damit das Finanzamt die Geld- oder Sachspende anerkennt, benötigen Spender für Zuwendungen von mehr als 300 EUR eine sog. Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster – besser bekannt als Spendenbescheinigung. Diese Bescheinigung stellt der Empfänger der Spende aus und kann sie seit 2017 direkt elektronisch dem Finanzamt übermitteln. Der Spender muss den Beleg daher nur noch aufbewahren und auf Verlangen einreichen.

Bei Geldspenden mit einem Wert von weniger als 300 EUR gilt eine vereinfachte Nachweispflicht, wenn der Empfänger eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Bei Katastrophenfällen greift diese Regelung sogar bei Spenden oberhalb dieses Betrags. In diesen Fällen reicht der Kontoauszug mit dem Vermerk über den steuerbegünstigten Verwendungszweck als Beleg aus.

Im Fall einer Sachspende muss die Zuwendungsbescheinigung Auskunft über

  • Alter,
  • Zustand und
  • Kaufpreis

des Gegenstands geben. Werden mehrere Dinge gespendet, sind deren Marktwerte einzeln aufzuführen. Dabei erleichtert eine möglichst genaue Aufstellung die Akzeptanz des zuständigen Sachbearbeiters. Dringend abzuraten ist hier allerdings vor gerundeten Beträgen. Denn diese lassen schnell den Verdacht einer pauschalen Bewertung aufkommen, die vom Finanzamt nicht anerkannt wird.  

Wertermittlung bei Sachspenden

Wer eine Organisation mit Sachspenden unterstützt, muss zunächst den Wert des gespendeten Gegenstands ermitteln, um seine Spende in der Steuererklärung ansetzen zu können. Grundlage dafür ist der Markt- oder Verkehrswert. Dabei unterscheiden die Finanzämter nach neuen oder gebrauchten Gütern. Besonders einfach gestaltet sich die Wertermittlung bei Neuwaren. Denn in diesem Fall ergibt sich der Wert aus dem Kaufbeleg. Entsprechend sollten Spender diese Rechnung unbedingt aufbewahren, um sie bei Bedarf der Behörde vorlegen zu können.

Sind die gespendeten Gegenstände bereits gebraucht, ergibt sich ihr Preis aus dem Marktwert. Dabei handelt es sich um den Wert, der bei einem Verkauf zu erzielen wäre. Werden vergleichbare Waren gehandelt, lässt sich ein Preis verhältnismäßig leicht ermitteln. Eine Recherche auf einschlägigen Portalen im Internet hilft in diesem Fall weiter. Zu beachten ist hier allerdings, dass Alter und Zustand der Sachspende tatsächlich dem angebotenen Produkt nahekommen. Lässt sich bei der Suche jedoch nichts Vergleichbares finden, wird der Wert durch Schätzung ermittelt. Neben dem Zustand und dem Alter ist dann auch der ursprüngliche Preis zu berücksichtigen.

Arbeitslohnspende vom Monatseinkommen

Wer monatlich eine Organisation mit seiner Spende unterstützen will, kann dies auch in Form einer Arbeitslohnspende tun. Dabei behält der Arbeitgeber den vom Mitarbeitenden festgelegten Anteil vom Bruttoeinkommen ein und überweist ihn an den dafür vorgesehenen Spendenzweck. Der Vorteil bei diesem Vorgehen: Die Geldspende bleibt lohnsteuerfrei. Außerdem erscheint dieser Teil des Arbeitslohns nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Praxis-Tipp: Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte

Übersteigen die Sonderausgaben zusammen mit den außergewöhnlichen Belastungen den Betrag von 600 EUR im Jahr, können Spender vom Lohnsteuerermäßigungsverfahren profitieren. Das bedeutet, dass sie beim Finanzamt einen Freibetrag auf ihre Sonderausgaben beantragen und ihn auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Dieser wird dann vom Arbeitgeber automatisch berücksichtigt, was ein höheres monatliches Nettoeinkommen zur Folge hat. Wichtig zu wissen ist jedoch: Wer diesen Freibetrag nutzt, ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet.