Finanzbuchhaltung

Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice: Was ist möglich?

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Mit der rasanten Bedeutungszunahme der Arbeit im Homeoffice rückt auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten immer stärker in den Fokus von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Kosten für das Homeoffice sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Während viele Büros auch nach der Coronapandemie leer bleiben, sehen Arbeitnehmende sich mit hohen Kosten für Strom und Heizung für das Homeoffice ebenso wie mit Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Wir geben einen Überblick zu den Möglichkeiten, aber auch zu den Tücken eines eventuellen Arbeitgeberersatzes unter Berücksichtigung der neuesten Gesetzes- und Verwaltungsregeln.

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Zumindest eine gute Nachricht gibt es fast immer: Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

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Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm/ihr die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig

  • im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
  • eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice – zum Beispiel Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung oder gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen – sollten regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden.

Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch als Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich geregelt werden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei einer regelmäßigen beziehungsweise dauerhaften Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des/der Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen der privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an hohe Voraussetzungen geknüpft:

Ab 2023 kann ein Arbeitszimmer nur noch angesetzt werden, wenn im Homeoffice der Tätigkeitsmittelpunkt liegt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Dafür sind regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche Tätigkeit im Homeoffice erforderlich. Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, kann neuerdings anstelle der tatsächlichen Aufwendungen alternativ pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) in der Steuererklärung abgezogen werden. (Einzelheiten dazu siehe BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027).

Homeoffice-Pauschale: Abzug als Werbungskosten

Wegen der hohen Hürden für ein Arbeitszimmer und zur Vereinfachung wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen.

Die Pauschale ist ab 2023 auf 6 Euro pro Tag angehoben worden (vorher 5 Euro). Der Höchstbetrag liegt jetzt bei 1.260 Euro im Jahr (vorher 600 Euro). Er wird beim Ansatz der Pauschale für 210 Tage erreicht.

Homeoffice-Pauschale: Voraussetzungen im Überblick

Für den Abzug der Pauschale gibt es zwei zu unterscheidende Anwendungsfälle (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG):

  • Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Pauschale in Höhe von 6 Euro abgezogen werden. Für diese Tage entfällt dann jedoch der Ansatz von Entfernungspauschalen für den Weg zur Arbeit.
  • Der Abzug der Tagespauschale neben dem Abzug von Fahrtkosten für die Fahrten zur Arbeit ist nur zulässig, wenn für die berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Finanzverwaltung hat zu den Voraussetzungen einen Anwendungserlass herausgegeben (BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027):

Überwiegende Tätigkeit im Homeoffice: „Überwiegend“ ist eine zeitliche Bestimmung. Danach muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet worden sein. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der oder die Steuerpflichtige an diesem Tag seine/ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt.

Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: In diesen Fällen ist zwar ein Tätigwerden, aber kein zeitlich überwiegendes Tätigwerden in der häuslichen Wohnung für den Abzug der Tagespauschale erforderlich. „Anderer Arbeitsplatz“ ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt.

Ein anderer Arbeitsplatz darf nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Steht regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z. B. Poolarbeitsplatz), ist die Voraussetzung nicht erfüllt und ein Abzug der Tagespauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.

Homeoffice-Pauschale: Was können Arbeitgeber tun

Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor und in allen Fallkonstellationen nicht in Betracht.

Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Arbeitnehmenden aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Insbesondere muss für die zweite Fallgruppe konkret dargelegt werden, dass dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann hierfür Anhaltspunkte bieten.

Hilfreich kann in allen Fällen eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeofficetage und/oder das Vorhandensein eines anderen Arbeitsplatzes sein. Dabei ist zu beachten, dass für Heimarbeitstage regelmäßig der Fahrtkostenabzug entfällt und mit einem Poolarbeitsplatz das Dauerhaftigkeitskriterium nicht erfüllt wird.

Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an. Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser/diese Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei den Arbeitnehmenden Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.

Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird – zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen -, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für die Arbeitnehmenden zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Fazit: Arbeitgebererstattungen für Homeoffice in vielfacher Hinsicht möglich

Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung sind in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden.

Es ist jedoch zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt -, ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie als Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch den Steuerberater.

Bei der Steuererklärung der Betroffen ist regelmäßig zumindest ein Abzug der Homeoffice-Pauschale für die Heimarbeitstage möglich.

Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2023

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Die Verwaltung hat die Auslandssätze für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschalen für Reisen ab dem Jahr 2023 bekannt gemacht. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Punkte und Änderungen.

Der Verwaltungserlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 2023. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen (  BMF, Schreiben v. 23.11.2022 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :004).

Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen

Änderungen gegenüber der Vorversion ergeben sich aus der Tabelle unter anderem für folgende Staaten beziehungsweise Orte:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Frankreich (mit Ausnahme Paris)u
  • Portugal
  • USA (unterschiedliche Pauschalen für viele Metropolen)

So betragen beispielsweise die Spesensätze für Frankreich (außer Paris) ab 2023:

  • bei vollen Abwesenheitstagen (24 Stunden) 53 Euro (2022: 44 Euro) und
  • für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden 36 Euro (2022: 29 Euro).

Im Gegenzug fallen die gesonderten Pauschalen für Lyon, Marseille und Straßburg weg.

Pauschalen für Übernachtungskosten im Ausland

Die Verwaltungsanweisung enthält darüber hinaus die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ab 2023. Auch hier ergeben sich einige Änderungen gegenüber der Vorversion, insbesondere bei den meisten der oben genannten Staaten. So können für eine Übernachtung in New York jetzt 308 Euro pauschal erstattet werden (2022: 282 Euro). Die Pauschalen sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar.

Säumniszuschläge, wann sie fällig werden und wie sie richtig gebucht werden

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Wird eine Steuer zu spät gezahlt, entstehen Kraft Gesetz Säumniszuschläge. Wie hoch die Säumniszuschläge ausfallen und wie sie gebucht werden, lesen Sie hier.

Säumniszuschläge zählen zu den steuerlichen Nebenleistungen

Nur „echte“ Betriebssteuern wie z.B. die Kfz-Steuer für den betrieblich genutzten Pkw oder die Grundsteuer für das betriebliche Grundstück zählen zu den betrieblichen Aufwendungen und können unter Betriebsausgaben gebucht werden. Mitunter gibt es gesetzliche Sonderregelungen, die den Betriebsausgabenabzug ausschließen, wie z.B. bei der Gewerbesteuer (§ 4 Abs. 5b EStG).

Steuerliche Nebenleistungen, die das Finanzamt verlangen darf, wie etwa Zinsen bei Steuernachforderungen, Verspätungs- oder Säumniszuschläge teilen in punkto Betriebsausgabenabzug das Schicksal der ihnen zu Grunde liegenden Steuer. Sie sind entweder als „Anhängsel“ (Annex) echter abzugsfähiger Betriebssteuern ebenfalls betrieblich veranlasster Aufwand und berechtigen damit zum Betriebsausgabenabzug oder zählen sonst zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen.

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Säumniszuschläge: Wenn betriebliche Steuern zu spät gezahlt werden

Zahlt der Steuerpflichtige fällige Steuern zu spät, entstehen Kraft Gesetz Säumniszuschläge (§ 240 AO). Das gilt auch, wenn betriebliche Steuern zu spät entrichtet werden.

Praxis-Beispiel: Es wurde vergessen, die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben

Unternehmer Hans Groß hat vergessen, seine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und die Umsatzsteuervorauszahlungen zu entrichten. Das Finanzamt setzt eine Zahlungsaufforderung über Säumniszuschläge i. H. v. 500 EUR fest.

Buchungsvorschlag:

KontoSKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKontoSKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
2103/7303Steuerlich abzugsfähige andere Nebenleistungen zu Steuern5001200/1800Bank500

Säumniszuschläge entstehen kraft Gesetzes

Säumniszuschläge sind zusätzliche Abgaben, die bei verspäteter Zahlung einer Gebühr, eines Beitrags oder einer Steuer fällig werden. Bei Gebühren sehen die unterschiedlichen Verwaltungsverfahrensgesetze häufig die Möglichkeit vor, im Rahmen von Billigkeitsregelungen von der Einziehung abzusehen.

Anders bei Steuern und Beiträgen. Hier entstehen die Säumniszuschläge kraft Gesetzes. Mit anderen Worten: Bei Steuern und Beiträgen hat die Behörde kein Ermessen. Sie muss bei verspäteter Zahlung Säumniszuschläge festsetzen.

Die Höhe des Säumniszuschlags beträgt für jeden Monat 1 % des rückständigen Steuerbetrags.

Ob und zu welchem Zeitpunkt ist eine Konvertierung einer elektronischen Eingangsrechnung möglich?

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Unter der Rubrik „Aus der Praxis ‒ für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen aus den Bereichen Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage zur Konvertierung einer elektronischen Rechnung.

Zulässigkeit einer Konvertierung einer elektronischen Eingangsrechnung – GoBD zu beachten

Bei der Frage, wie es mit dem Verhältnis zwischen Umwandlung (Konvertierung) des Dateiformats einer erhaltenen Datei und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) aussieht, sind folgende Grundsätze zu berücksichtigen.

Auch im Bereich von elektronischen Daten ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit zu beachten.
Daher müssen Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Aufzeichnungen (sowie auch an anderen elektronischen Dokumenten und anderen elektronischen Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig sind) so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind (Rn. 59 GoBD).

Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht feststellbar ist; auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (Rn. 107 GoBD).

Datenverarbeitungsverfahren muss gewährleisten, dass Informationen nicht unterdrückt, überschrieben oder verfälscht werden können

Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Belege, Grundaufzeichnungen, Buchungen) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. (Rn. 108 GoBD).
Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben (Rn. 111 GoBD).

Lesbarmachung und Protokollierung muss gewährleistet werden

Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist (Rn. 123 GoBD).

Maschinelle Auswertbarkeit darf nicht eingeschränkt werden

Zu beachten ist weiterhin, dass die Regelungen zur maschinellen Auswertbarkeit zu berücksichtigen sind. Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Darteiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird. Der Steuerpflichtige muss dabei auch berücksichtigen, dass entsprechende Einschränkungen in diesen Fällen zu seinen Lasten gehen können (Rn. 129 GoBD).
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im pdf- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in pdf) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen z.B. durch OCR sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren (Rn. 131 GoBD).
Im Datenverarbeitungssystem empfangene Daten (z.B. EDI-Verfahren) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden (Rn. 132 GoBD).
Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen (Rn. 135 GoBD).

Was bedeuten die Grundsätze der GoBD für die Praxis?

Bezogen auf die Frage, wie es dem Grunde und dem Zeitpunkt nach mit einer Umwandlung der Eingangsrechnung aussieht, bedeuten die vorstehenden Ausführungen (unter der Unterstellung, dass die Eingangsrechnung bereits elektronisch eingegangen ist; andernfalls sind zusätzlich noch die Regelungen in Rn. 136 ff. GoBD zur bildlichen Erfassung von Papierdokumenten im Vorfeld zu beachten):
Bei einer elektronischen Eingangsrechnung handelt es sich um eine elektronische Aufzeichnung (Erklärung zu einem Geschäftsvorfall und Grundlage einer Buchung), so dass die vorstehenden Grundsätze zu beachten sind. Dementsprechend ist eine Konvertierung der elektronisch eingegangen Eingangsrechnung zulässig, jedoch muss die ursprüngliche Datei aufbewahrt werden. Ebenso darf keinesfalls die vor der Konvertierung bestehende maschinelle Auswertbarkeit reduziert werden.
Die ursprüngliche und die konvertierte Datei müssen unter demselben Index verwaltet werden und die konvertierte Datei muss als solche gekennzeichnet werden.
Diese Ausführungen gelten unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt bzw. in welchem Arbeitsschritt die Konvertierung erfolgt.
U.U. ist die isolierte Aufbewahrung nur der konvertierten Datei zulässig (Rn. 135 GoBD). Das gilt, wenn keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen wurden, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert wird. Klarstellend sei noch darauf hingewiesen, dass natürlich auch hier die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden darf.

Unter den vorgenannten Voraussetzungen ist eine Konvertierung also möglich.

Im Ergebnis lässt sich jedoch auch festhalten, dass der definitiv nicht zu beanstandende Weg ist, die „problematische“ Datei zurückzuweisen und beim Lieferanten eine Datei in einem im Hinblick auf die GoBD unproblematischen Dateiformat (pdf) anzufordern.

Begünstigte Versicherungsverträge vor dem 1.1.2005 in Rentenform

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Lebensversicherungen, die vor dem 1.1.2005 abgeschlossen wurden, sind bei Auszahlung in voller Höhe steuerfrei, wenn u. a. die Ablaufleistung komplett und in einem Betrag ausgezahlt wird. Wird dagegen die Rentenform gewählt, muss der Ertragsanteil versteuert werden.

Nach § 20 Abs. 1 Nr. 6 EStG a. F. gehören zu den Einkünften aus Kapitalvermögen außerrechnungsmäßige und rechnungsmäßige Zinsen aus den Sparanteilen, die in den Beiträgen zu Versicherungen auf den Erlebens- oder Todesfall enthalten sind. Nach § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 2 EStG a. F. gilt dies nicht für Zinsen aus Versicherungen i. S. d. § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b EStG a. F. (z. B. Rentenversicherungen mit Kapitalwahlrecht gegen laufende Beitragsleistung, wenn das Kapitalwahlrecht nicht vor Ablauf von 12 Jahren seit Vertragsschluss ausgeübt werden kann und Kapitalversicherungen gegen laufende Beitragsleistung mit Sparanteil, wenn der Vertrag für die Dauer von mindestens 12 Jahren abgeschlossen worden ist), die mit Beiträgen verrechnet oder im Versicherungsfall oder im Fall des Rückkaufs des Vertrags nach Ablauf von 12 Jahren seit dem Vertragsabschluss ausgezahlt werden.

In Rentenform: Versteuerung mit dem Ertragsanteil

Wird bei einer Rentenversicherung mit Kapitalwahlrecht von dem Kapitalwahlrecht kein Gebrauch gemacht, sondern stattdessen die Lebensversicherung als Leibrente in Form von monatlichen Zahlungen ausgezahlt, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung der Rentenbezug insgesamt den sonstigen Einkünften nach § 22 EStG zuzuordnen und mit dem Ertragsanteil zu versteuern (BMF, Schreiben v. 31.8.1979, Haufe Index 1168252).

Fall beim FG Baden-Württemberg

Um diese Konstellation ging es im Rahmen eines Klageverfahrens beim FG Baden-Württemberg. Der Kläger war der Auffassung, der Ertragsanteil sei nicht unter § 22, sondern unter § 20 EStG zu erfassen und mit dem Abgeltungssteuersatz von 25% zu versteuern. 

Blick in die bisherige BFH-Rechtsprechung 

Der BFH musste sich bislang nur mit der Zuordnung von Rentenbezügen von nicht nach § 10 Abs. 1 Nr. 2b EStG a. F. begünstigten Versicherungsverträgen beschäftigen. Dabei entschied er (BFH, Urteil v. 17.4.2013, X R 18/11, Haufe Index 4712555), dass die gesamten Rentenbezüge (Garantierente, konstante Überschussbeteiligung aus der Ansparphase, zusätzliche Überschussbeteiligung der Rentenphase) unmittelbar unter § 22 Nr. 1 Satz 3 Buchst. a EStG fallen sollen (bei Einmalauszahlung erfolgt die Versteuerung über § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 1 EStG a. F.).

FG behandelt Rentenzahlung nach § 20 Abs. 1 Nr. 6 EStG a. F. als steuerfrei

Das FG Baden-Württemberg vertritt entgegen des Finanzamts bei begünstigten Verträgen die Auffassung (Urteil v. 17.10.2017, 5 K 1605/16, Haufe Index 11663795), dass die Rentenzahlungen insgesamt den Einkünften aus Kapitalvermögen zuzuordnen sind. Dies habe die Steuerfreistellung nach § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 2 EStG zur Folge (somit auch kein Abgeltungssteuersatz wie vom Kläger befürwortet). Eine Zuordnung der gesamten Rentenbezüge zu den sonstigen Einkünften würde zu einer Besteuerung der Zinsanteile aus der Ansparphase und damit zu einer nicht gerechtfertigten und vom Gesetzgeber auch nicht gewollten Ungleichbehandlung gegenüber – ebenfalls begünstigten – Verträgen führen, bei denen von dem Kapitalwahlrecht Gebrauch gemacht wird. 

Bei der Art und Weise der Auszahlung als Einmalbetrag oder als monatliche Rentenzahlung handele es sich lediglich um eine Auszahlungsmodalität, die die Steuerfreistellung unberührt lässt. Eine solche unterschiedliche steuerliche Behandlung der Zinsanteile aus der Ansparphase sei im Gesetzeswortlaut nicht angelegt. Darüber hinaus würde eine einheitliche Besteuerung der gesamten Rentenbezüge nach § 22 EStG zudem zu einer nicht gerechtfertigten Gleichbehandlung der begünstigten Verträge mit den nicht begünstigten Verträgen führen (beide Versteuerung mit dem Ertragsanteil), obwohl der Gesetzgeber eine solche Gleichstellung gerade nicht beabsichtigt hatte.

Aktualisierung: BFH entscheidet wie FG

Der BFH (Urteil vom 01.07.2021 – VIII R 4/18) hat sich aktuell der Auffassung des FG angeschlossen und dabei die Ansicht vertreten, dass die Rentenzahlungen insgesamt den Einkünften aus Kapitalvermögen zuzuordnen sind. Eine unterschiedliche steuerliche Behandlung der Versicherungsleistung je nachdem, ob von dem Kapitalwahlrecht Gebrauch gemacht wird oder nicht, sehe der Gesetzeswortlaut des § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 2 EStG 2004 nicht vor.

Durch den Verweis auf § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b EStG 2004 mache die Vorschrift vielmehr deutlich, dass die Steuerbefreiung allein davon abhängt, dass der Versicherungsvertrag generell zu den nach dieser Vorschrift begünstigten Vertragstypen gehört. Zwar führt die einheitliche Zuordnung der Rentenbezüge zu den Einkünften aus Kapitalvermögen im Ergebnis dazu, dass gemäß § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 2 EStG 2004 auch die in den Gesamtbezügen enthaltenen Zinsanteile der Auszahlungsphase steuerfrei gestellt werden, bei denen es sich materiell-rechtlich um der Ertragsanteilsbesteuerung nach § 22 Nr. 1 Satz 3 Buchst. a Doppelbuchst. bb EStG unterliegende Einkünfte aus wiederkehrenden Bezügen im Sinne der Vorschrift handelt. Zu berücksichtigen sei jedoch, dass bei einer Ausübung des Kapitalwahlrechts die gesamte Versicherungsleistung nicht der Besteuerung unterlegen hätte, da die in der Ansparphase erwirtschafteten Zinsen gemäß § 20 Abs. 1 Nr. 6 Satz 2 EStG 2004 steuerbefreit gewesen wäre.

Aus Gründen der Gleichbehandlung mit ebenfalls nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b EStG 2004 begünstigten Verträgen, bei denen der Steuerpflichtige von seinem Kapitalwahlrecht Gebrauch macht, sind deshalb auch die bei Ausübung des Rentenwahlrechts zufließenden Gesamtbezüge nicht der Besteuerung zu unterwerfen, soweit die Summe der ausgezahlten Rentenbeträge das in der Ansparzeit angesammelte Kapitalguthaben einschließlich der Überschussanteile nicht übersteigt. Der BFH stimmt aus den dargestellten Gründen dem FG auch dahingehend zu, dass es sich bei der Art und Weise der Auszahlung (Einmalbetrag oder monatliche Rentenzahlung) lediglich um eine Auszahlungsmodalität handelt, die die Steuerfreistellung unberührt lässt.

Berechnung der Entfernungspauschale bei Park & Ride

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Die Entfernungspauschale wurde ab 2021 ab dem 21. Entfernungskilometer um 5 Cent auf 0,35 EUR angehoben. Wie wirkt sich das bei Nutzung verschiedener Verkehrsmittel aus?

In einem neuen Schreiben hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit der Erhöhung der Entfernungspauschale und der Benutzung verschiedener Verkehrsmittel eine günstigere Berechnungsmethode zugelassen (BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :002).

Beispiel: A fährt an 230 Arbeitstagen mit dem eigenen PKW 30 km zur nächsten Bahnstation und von dort 65 km mit der Bahn zur ersten Tätigkeitsstätte. Die kürzeste maßgebende Straßenverbindung beträgt aber nur 90 km.  

Maßgebende Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Die Entfernungsbestimmung richtet sich nach der Straßenverbindung; sie ist unabhängig von dem Verkehrsmittel, das tatsächlich für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird. Hier ist daher von 90 km auszugehen.

Berechnung 2021-2023

Für die Entfernungen bis zu 20 km ist unverändert ein Entfernungspauschale von 0,30 EUR zu berücksichtigen. Wenn die Entfernung mindestens 21 Kilometer beträgt ist daher wie folgt zu rechnen:

Zahl der Arbeitstage x 20 Entfernungskilometer x 0,30 EUR zuzüglich Zahl der Arbeitstage x restliche Entfernungskilometer x 0,35 EUR.

Begrenzung

Die anzusetzende Entfernungspauschale ist auf einen Höchstbetrag von 4.500 EUR im Kalenderjahr begrenzt, wenn der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird, soweit im Kalenderjahr insgesamt keine höheren Aufwendungen glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden. Bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens greift die Begrenzung auf 4.500 EUR nicht.

Teilstrecke PKW/Teilstrecke öffentliche Verkehrsmittel

Es ist nicht selten, dass Arbeitnehmer die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf unterschiedliche Weise zurücklegen. Häufig kommt Park & Ride zum Einsatz, d. h. für eine Teilstrecke wird der PKW und für die weitere Teilstrecke die Bahn benutzt.

In so einem Fall ist zunächst die maßgebende Entfernung anhand der kürzesten Straßenverbindung der Gesamtstrecke von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte zu ermitteln (hier siehe oben 90 km). Dann wird die kürzeste Straßenverbindung in die Teilstrecken der jeweiligen Verkehrsmittel aufgeteilt. Die Teilstrecke, die mit dem eigenen Kraftwagen zurückgelegt wird, ist in voller Höhe anzusetzen; der verbleibende Teil der maßgebenden Entfernung ist die Teilstrecke, die auf öffentliche Verkehrsmittel entfällt, welche der Deckelung von 4.500 EUR unterliegt. Beide Beträge ergeben die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale.

Umgekehrte Reihenfolge der Berücksichtigung der Kilometer

Im Rahmen dieser Berechnung erlaubt es die Finanzverwaltung, dass die erhöhte Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungskilometer vorrangig bei der Teilstrecke zu berücksichtigen ist, die mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurückgelegt wird, da für diese der Höchstbetrag von 4.500 EUR nicht gilt und die Entfernungspauschale von 0,30 EUR für die ersten 20 km vorrangig bei der Teilstrecke der öffentlichen Verkehrsmittel.

Abzugsfähige Entfernungspauschale im Beispielsfall

Hier ist daher wie folgt zu rechnen:

230 Arbeitstage x 20 km mit der Bahn x 0,30 EUR1.380 EUR
230 Arbeitstage x 40 km mit der Bahn x 0,35 EUR3.220 EUR
Gesamt4.600 EUR
Maximal Bahn4.500 EUR
230 Arbeitstage x 30 km mit dem eigenen PKW x 0,35 EUR2.415 EUR
Gesamt6.915 EUR

Im Vergleich dazu die Berechnung wenn die PKW-km zuerst berücksichtigt würden:

230 Arbeitstage x 20 km mit dem eigenen PKW x 0,30 EUR 1.380 EUR
230 Arbeitstage x 10 km mit dem eigenen PKW x 0,35 EUR805 EUR
230 Arbeitstage x 60 km mit der Bahn x 0,35 EUR4.830 EUR
Maximal Bahn4.500 EUR
Gesamt6.685 EUR
Differenz zugunsten von A230 EUR

Umweltbonus für E-Autos richtig buchen

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Der Kauf von Elektrofahrzeugen wird in Deutschland seit 2016 mithilfe des Umweltbonus gefördert. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich dieser zusammensetzt und wie Sie den Umweltbonus richtig verbuchen. Letzteres wird ausführlich anhand eines Praxis-Beispiels erklärt.

Zur Förderung alternativer Antriebstechnologien wurde 2016 der Umweltbonus geschaffen, der jeweils zur Hälfte von der Bundesrepublik Deutschland und von den Herstellern finanziert wird. Auf Basis der seither mehrfach geänderten „Richtlinie zur Förderung des Absatzes von elektrisch betriebenen Fahrzeugen“ (im folgenden Förderrichtlinie genannt) wird Käufern von elektrisch betriebenen Neufahrzeugen eine Förderung in Höhe von

  • 3.000 EUR für rein elektrische Fahrzeuge und Brennstoffzellenfahrzeuge mit einem BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR (bzw. 2.500 EUR bei einem BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR) und
  • in Höhe von 2.250 EUR für von außen aufladbaren Hybridfahrzeugen mit einem BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR (bzw. 1.875 EUR bei einem BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR)

gewährt, wenn die in der genannten Förderrichtlinie festgelegten Zuwendungsvoraussetzungen erfüllt sind. Danach ergibt sich folgende Förderung:

https://8ccd4ea2eb0368ab6e693d21fed710d8.safeframe.googlesyndication.com/safeframe/1-0-40/html/container.html
BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EURBAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR (bis 65.000 EUR)
Elektro- oder BrennstoffzellenfahrzeugAufladbares HybridelektrofahrzeugElektro- oder BrennstoffzellenfahrzeugAufladbares Hybridelektrofahrzeug
Bundesanteil Umweltbonus3.0002.2502.5001.875
Herstelleranteil Umweltbonus3.0002.2502.5001.875
Summe6.0004.5005.0003.750

Wandel des Umweltbonus zur Innovationsprämie

Statt des Umweltbonus gewährt der Bund gemäß der Richtlinie in der Fassung vom 21.10.2020 eine Innovationsprämie für Fahrzeuge, die nach dem 3.6.2020 und bis zum 31.12.2021 erstmalig zugelassen werden. Bei Gewährung der Innovationsprämie wird der Bundesanteil am Umweltbonus verdoppelt, während der Herstelleranteil unverändert bleibt.

Die Weiterführung der Innovationsprämie war zuletzt ungewiss. Die Ampel-Koalition hat im Koalitionsvertrag ausgeführt, sie werde „die Innovationsprämie zur Unterstützung der Anschaffung elektrischer Pkw unverändert nach der bisherigen Regelung bis zum 31.12.2022 fortführen“. Ab dem 1.1.2023 soll die Förderung grundsätzlich neu ausgestaltet werden.

Unter Berücksichtigung der Innovationsprämie ergibt sich folgende Förderung:

  BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EURBAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR (bis 65.000 EUR)
Elektro- oder BrennstoffzellenfahrzeugAufladbares HybridelektrofahrzeugElektro- oder BrennstoffzellenfahrzeugAufladbares Hybridelektrofahrzeug
Innovationsprämie6.0004.5005.0003.750
Herstelleranteil Umweltbonus3.0002.2502.5001.875
Summe9.0006.7507.5005.625

Die praktische Umsetzung der Förderung erfolgt in 2 Stufen:

  • Rabattgewährung in Höhe des Herstelleranteils am Umweltbonus (entspricht dem Bundesanteil am Umweltbonus) durch den Hersteller beim Kauf eines geförderten Fahrzeugs. Eine Voraussetzung für die Förderung ist, dass aus der Kauf-Rechnung das Basismodell und der Herstelleranteil am Umweltbonus eindeutig hervorgehen müssen.
  • Auszahlung des Bundesanteils am Umweltbonus bzw. der Innovationsprämie durch das BAFA an den Käufer nach Antragstellung (in elektronischer Form über die  Homepage des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle)
Hinweis
Die Förderung umfasst auch „junge“ Gebrauchtfahrzeuge
Hier werden zur Verdeutlichung der buchhalterischen Behandlung beispielhaft die Fördermöglichkeiten für Neuwagen dargestellt. Förderfähig ist darüber hinaus grundsätzlich auch der Erwerb eines Elektrofahrzeugs i.S.d. Förderrichtlinie bei der zweiten Zulassung im Inland. Zu den Voraussetzungen wird auf die Förderrichtlinie verwiesen.

Bilanzielle Behandlung des Umweltbonus

Die bilanzielle Behandlung des Umweltbonus und der Innovationsprämie ist ebenfalls zweigeteilt:

  • Der Herstelleranteil ist ein auf der Kaufrechnung vom Nettopreis abgesetzter Rabatt, der als Anschaffungspreisminderung i.S.d. § 255 Abs. 1 Satz 3 HGB anzusehen ist.
  • Hingegen ist der nicht rückzahlbare Förderbetrag, der durch das BAFA an den Erwerber ausgezahlt wird, ein echter Zuschuss, da die Zahlung unabhängig von einer konkreten Gegenleistung erfolgt.

Handelsrechtlich müssen entweder die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines begünstigten Vermögensgegenstands um den erhaltenen Zuschuss gekürzt oder ein Passivposten (bzw. Sonderposten für Zuschüsse) nach § 265 Abs. 5 Satz 2 HGB gebildet werden, der dann über die Nutzungsdauer des begünstigten Vermögensgegenstands erfolgswirksam aufgelöst wird. Für bestimmte Fallkonstellationen wird auch ein Wahlrecht zur sofortigen erfolgswirksamen Vereinnahmung vertreten.

Steuerrechtlich besteht nach R 6.5 Abs. 2 EStR für Investitionszuschüsse ein Wahlrecht, diese entweder erfolgsneutral von den Anschaffungskosten eines subventionierten Wirtschaftsguts abzusetzen oder sie im Jahr des Zuflusses sofort ertragswirksam zu vereinnahmen.

Praxis-Beispiel: Kauf eines neuen Elektrofahrzeugs mit Umweltbonus

Die Umsätze von Herrn Huber unterliegen insgesamt der Umsatzsteuer, weshalb er uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Herr Huber erwirbt im Dezember 02 einen Pkw für 18.000 EUR zuzüglich 19 % = 3.420 EUR Umsatzsteuer von Autohändler Meyer (Konto 66389). Dabei handelt es sich um ein neues Elektrofahrzeug, das die Anforderungen zur Gewährung einer Innovationsprämie nach der „Richtlinie zur Förderung des Absatzes von elektrisch betriebenen Fahrzeugen“ erfüllt.

Der sog. BAFA-Listenpreis beträgt 20.000 EUR (netto). Als Sonderausstattung bestellt Herr Huber eine Metalliclackierung und ein Sonnendach. Der Händler macht folgende Aufstellung (in EUR):

Bruttolistenpreis23.800
–Umsatzsteuer3.800
=Nettolistenpreis Basismodell20.000
–Eigenbetrag des Automobilherstellers am Umweltbonus (sog. Herstelleranteil)3.000
=Netto-Kaufpreis17.000
+Metalliclackierung600
+Sonnendach400
=Nettobetrag (gesamt)18.000
+Umsatzsteuer3.420
=Bruttobetrag (gesamt)21.420

Herr Huber unterschreibt am 14.12.02 den Kaufvertrag bei Händler Meyer. Tags darauf stellt er online den Antrag auf Förderung beim BAFA und reicht u. a. den Kaufvertrag ein. Die Zulassung des Fahrzeugs durch den Händler erfolgt am 22.12.02 und die Auslieferung bzw. Abholung am 28.12.02. Bereits am 14.12.02 hat Autohändler Meyer Herrn Huber eine Gesamtrechnung ausgestellt mit dem Vermerk: „Voraussichtliche Übergabe bzw. Lieferung 28.12.02. Der Gesamtbetrag ist vor Übergabe zu zahlen.“ Am 23.12.02 überweist Herr Huber den gesamten Bruttorechnungsbetrag an Autohändler Meyer.

Vorschlag zur Buchung der Anzahlung am 23.12.02:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
0499/0795Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung18.0001200/1800Bank21.420
1576/1406Abziehbare Vorsteuer 19 %3.420

Vorschlag zur Buchung bei Lieferung des Fahrzeugs am 28.12.02:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
0320/0520Pkw18.0000499/0795Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung18.000

Herr Huber weist das Elektrofahrzeug zum 31.12.02 in der Bilanz aus. Die Abschreibung für das Jahr der Anschaffung (Geschäftsjahr 02) berechnet Herr Huber wie folgt (in EUR):

Anschaffungskosten Pkw18.000,00
–Abschreibung: 18.000 EUR ÷ 6 = 3.000 EUR ÷ 12 Monate × 1 Monat =250,00
=Buchwert am 31.12.0217.750,00

Vorschlag zur Buchung der Abschreibung für das Geschäftsjahr 02 zum 31.12.02:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
4832/6222Abschreibungen auf Kfz2500320/0520Pkw250

Nach Prüfung der eingereichten Unterlagen geht Herr Huber am 18.1.03 ein Zuwendungsbescheid zu. Daraufhin reicht Herr Huber eine Verwendungsnachweiserklärung, eine Kopie der Kaufpreisrechnung und einen Nachweis der Zulassung des Neufahrzeugs (online) beim BAFA ein. Nach Prüfung durch das BAFA erfolgt die Auszahlung rund 4 Wochen später Ende Februar 03 in Höhe von 6.000 EUR.

Sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich nimmt Herr Huber eine Kürzung der Anschaffungskosten vor (und verzichtet damit auf die steuerlich (alternativ mögliche) sofortige erfolgswirksame Vereinnahmung). Der Restbuchwert zum 31.12.02 ist um den gewährten Zuschuss zu vermindern und ab dem Geschäftsjahr 03 über die verbleibende Restnutzungsdauer abzuschreiben. Da im Jahr 02 nur eine Nutzung von einem Monat erfolgt, beträgt die Restnutzungsdauer noch 5 Jahre und 11 Monate (bzw. 71 Monate). Damit ergibt sich für das Jahr 03 folgende Jahresabschreibung: (in EUR)

Buchwert am 31.12.0217.750,00 EUR
–Innovationsprämie (nicht rückzahlbarer Zuschuss)6.000,00 EUR
=Anschaffungskosten nach Gewährung des Zuschusses11.750,00 EUR
–Abschreibung: 11.750,00 EUR ÷ 71 Monate = 165,49 EUR × 12 Monate =1.985,92 EUR
=Buchwert 31.12.039.764,08 EUR

Vorschlag zur Buchung des Zuschusses in 03:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
1200/1800Bank6.0000320/0520Pkw6.000

Vorschlag zur Buchung der Jahresabschreibung in 03:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
4832/6222Abschreibungen auf Kfz1.985,920320/0520Pkw1.985,92

Inflationsausgleichsprämie – So buchen Sie richtig

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Arbeitnehmer können eine Inflationsausgleichsprämie i. H. v. 3.000 EUR vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt bekommen. Was Sie wissen müssen und wie Sie diese buchen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Um die Belastung der Endverbraucher durch stark angestiegene Gaspreise zu mindern, hat der Gesetzgeber im Oktober 2022 verschiedene steuerliche Entlastungen beschlossen. Eine hiervon ist die Einführung einer steuerfreien Inflationsausgleichsprämie für die Zeit vom 26.10.2022 bis 31.12.2024. Was Hintergrund und Voraussetzung bei der Inflationsausgleichsprämie ist und wie diese in der Buchhaltung zu erfassen ist, erfahren Sie hier.

Hintergrund der Inflationsausgleichsprämie

Der Gesetzgeber hat in § 3 Nr. 11c EStG die Inflationsausgleichsprämie

  • i. H. v. bis zu 3.000 EUR insgesamt als steuerfreie Leistung aufgenommen, die
  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn an den Arbeitnehmer gezahlt werden kann.
  • Die Zahlung kann in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024,
  • durch den Arbeitgeber freiwillig als steuer- und sozialversicherungsfreie Prämie an seine Arbeitnehmer in Form von Zuschüssen oder Sachbezügen gewährt werden, um die gestiegenen Verbraucherpreise abzumildern.
  • Begünstigt sind alle Arbeitnehmer i. S. d. Einkommensteuergesetzes, also auch kurzfristig Beschäftigte, Minijobber oder Gesellschafter-Geschäftsführer, wobei bei letzteren immer ergänzend ein Fremdvergleich durchzuführen ist um das Vorliegen einer vGA (verdeckten Gewinnausschüttung) zu vermeiden.
  • Dem Arbeitgeber steht in Höhe der gezahlten Prämien der Betriebsausgabenabzug zu.

Praxis-Hinweis: Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Leistung

Die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie ist nicht zwingend durch den Arbeitgeber vorzunehmen. Es handelt sich hierbei um eine freiwillige Leistung, die in einer Summe oder aber auch jahresübergreifend bis zu insgesamt 3.000 EUR durch den Arbeitgeber gewährt werden kann. D. h. im Jahr 2022 kann der Arbeitgeber z. B. 1.000 EUR an den Arbeitnehmer zahlen und in den Jahren 2023 und 2024 jeweils erneut 1.000 EUR. Der Gesamtbetrag von 3.000 EUR darf bis Ende 2024 nicht überschritten werden. Wie der Betrag von  3.000 EUR auf die Zeit bis zum 31.12.2024 verteilt wird, ist dem Arbeitgeber überlassen. Eine Überschreitung der Grenze von 3.000 EUR führt zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

In welcher Form muss die Prämie erbracht werden?

In welcher Form die Prämie erbracht wird, liegt ebenfalls ganz beim Arbeitgeber. Grundsätzlich ist die freiwillige Gewährung der Inflationsprämie sowohl in Form eines Barzuschusses als auch in Form einer Sachzuwendung möglich. Denkbar ist damit z. B. auch die steuerfreie Gewährung von Essensmarken im Rahmen der Inflationsausgleichsprämie.

Achten Sie bei der Lohnabrechnung auf eine eindeutige Zuordnung!

Die Steuerfreiheit kann nur gewährt werden, wenn diese Arbeitgeberleistung im Lohnkonto aufgezeichnet wird. Auf der Gehaltsabrechnung sollte der Arbeitgeber einen entsprechenden Hinweis wie „Inflationsausgleichszahlung“ oder „Zahlung für Verbraucherpreisanstieg“ aufnehmen, um die steuerfreie Zahlung eindeutig von anderen Zahlungen abzugrenzen.

Praxis-Tipp: Weihnachts- oder Urlaubsgeld durch Inflationsausgleichsprämie ersetzbar

Der Arbeitgeber kann bislang freiwillige Leistungen, wie zum Beispiel ein nicht fest vereinbartes und nicht regelmäßig gezahltes Weihnachts- oder Urlaubsgeld auch durch eine andere freiwillige Leistung, wie z. B. die Inflationsausgleichsprämie, ersetzen. Das hat den Vorteil, dass die Zusatzzahlungen unter den Bedingungen des § 3 Nr. 11c EStG steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen kann. Der Arbeitgeber spart den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und der Arbeitnehmer erhält mehr Netto vom Brutto. Der Vorteil liegt damit auf beiden Seiten und kann auch die Mitarbeiterbindung im Unternehmen fördern.

So buchen Sie die steuerfreie Inflationsausgleichsprämie

Die Leistung der steuerfreien Inflationsausgleichsprämie nach § 3 Nr. 11a EStG bucht der Arbeitgeber auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140, SKR 04: 6130).

Buchungsbeispiel

Der bilanzierende Einzelunternehmen Pots beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Mit der Lohnabrechnung für den Dezember 2022 gewährt er diesen – anstatt eines freiwilligen Weihnachtsgeldes – eine steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie i. H. v. jeweils 1.500 EUR.

Pots bucht:

1. Erstellung der Lohnabrechnung Dezember 2022:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
4140/6130Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei7.5001755/3790Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto7.500
1755/3790Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto7.5001740/3720Verbindlichkeiten aus Lohn/Gehalt7.500

2. Auszahlung an die Arbeitnehmer:

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
1740/3720Verbindlichkeiten aus Lohn/Gehalt7.5001200/1800Bank7.500

Rückstellungen bilden für Inflationsausgleichsprämie?

Bestehen für ein bilanzierendes Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres Verbindlichkeiten, deren Grund zwar gewiss, aber deren zeitlicher Anfall und/oder Höhe noch nicht gewiss ist, hat das Unternehmen zur periodengerechten Abgrenzung dieser Verpflichtungen eine Rückstellung im Jahresabschluss auszuweisen. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eine sogenannte Außenverpflichtung handelt und der Anlass der Verpflichtung – also deren Entstehung – im abgelaufenen Wirtschaftsjahr liegt.

Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie? Es kommt auf die Ausgestaltung an

Für die Inflationsausgleichsprämie ist zu beachten, dass es sich bei dieser grundsätzlich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, deren Zusage und Zahlung in der Praxis je nach Unternehmensgröße und Branche stark variiert. So gibt es z. B. etwaig bereits in Tarifverträgen Festlegungen zur Zahlungsverpflichtung gegenüber den Mitarbeitern oder aber unternehmensinterne Regelungen zur Zahlung in Abhängigkeit von der Betriebszugehörigkeit. Die verschiedenen Faktoren haben einen wesentlichen Einfluss auf die Beurteilung, ob eine Rückstellung für eine Inflationsausgleichsprämie zu bilden ist, so dass eine allgemeine Aussage hier nicht getroffen werden kann. Vielmehr ist auf die betriebsinternen und/oder tarifvertraglichen Vereinbarungen abzustellen und auch Fluktuationswahrscheinlichkeiten sind – nach Aussage des IDW – im Rahmen der Rückstellungsprüfung zu berücksichtigen.

Grundsätzlich Rückstellungen zu bilden, sofern Inflationsausgleichsprämie fest zugesagt wurde

Grundsätzlich kann aber gesagt werden: Hat der Unternehmer aufgrund tarifvertraglicher oder betrieblicher Vereinbarung eine feste Zusage für die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie im abgelaufenen Wirtschaftsjahr gegeben und ist diese bereits zum Abschlusszeitpunkt in voller Höhe erdient, ist eine Rückstellung im Jahresabschluss einzustellen, soweit die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt. Erfolgt der tarifvertragliche Abschluss mit der Zusage einer Inflationsausgleichszahlung oder bei nicht tarifvertraglich gebundenen Unternehmen die Zusage an die Arbeitnehmer erst nach dem Abschlussstichtag, scheidet die Bildung einer Rückstellung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr grundsätzlich aus.

Praxis-Beispiel: Bildung einer Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie

Zur Unterstützung in der angespannten wirtschaftlichen Lage nach dem stetigen Ansteigen der Energiepreise und als Dank für die gute Arbeit im Geschäftsjahr 2022 sagt Unternehmer Pots seinen 3 langjährigen festangestellten Mitarbeitern beim Weihnachtsessen Ende Dezember 2022 die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie i. H. v. je 3.000 EUR zu, welche zusammen mit dem Gehalt für Januar 2023 ausgezahlt werden soll. Hiervon sollen je 1.000 EUR auf die Wirtschaftsjahre 2022, 2023, 2024 entfallen. Pots gibt jedoch zur Bedingung: Verlässt ein Mitarbeiter in der Zeit vom 1.1.2023 bis zum 31.12.2024 das Unternehmen aufgrund einer Kündigung oder eines Aufhebungsvertrages, ist die ausgezahlte Inflationsprämie zeitanteilig zurückzuzahlen.

Lösung: Die Inflationsausgleichsprämie ist von dem Verbleiben der Mitarbeiter im Unternehmen auch in den kommenden 2 Wirtschaftsjahren abhängig und damit noch nicht vollständig erdient. Die Prämie kann daher in 2022 noch nicht in voller Höhe als Aufwand erfasst werden und ist vielmehr anteilig zu verbuchen. D.h.: Die Prämie wurde in 2022 bereits i. H. v. 1.000 EUR je Mitarbeiter voll erdient. Für diesen Aufwand (3 x 1.000 EUR =) 3.000 EUR ist demnach eine Rückstellung im Jahresabschluss 2022 auszuweisen.

Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag
4140/6130Freiwillige soziale Leistung, lohnsteuerfrei3.0000965/3074Rückstellung für Personalkosten3.000

Für den Restbetrag der Prämie (je 2.000 EUR pro Mitarbeiter), welcher noch nicht erdient ist, ist mit der Zahlung im Januar 2023 vielmehr ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Dieser ist in den Folgejahren zeitanteilig je nach Erdienung durch die Mitarbeiter aufzulösen.

Die Domain als Teil des Anlagevermögens

admin

Eine Domain, Internet-Adresse, ist wirtschaftlich nicht abnutzbar und damit kein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.

Domain-Adresse ist als immaterielles Wirtschaftsgut zu buchen

Buchungssatz: Kauf eines Domain-Namens

KontobezeichnungSKR 03/04KontobezeichnungSKR 03/04
Immaterielle WirtschaftsgüterÄhnliche Rechte und Werte0025/0130Bank1200/1800

Die Domain-Adresse wird häufig von anderen Inhabern gekauft

Der Erfolg eines Internet-Auftritts hängt wesentlich vom Domain-Namen ab. Dies ist die Internet-Adresse, unter welcher sich das Unternehmen/der Unternehmer/der Freiberufler im Internet präsentiert. Ist der gewünschte Domain-Name bereits vergeben, werden mitunter hohe Beträge gezahlt, um den Domain-Namen vom Inhaber zu erwerben.

Kosten mindern nicht den Gewinn

Aufwendungen zum Erwerb der Domain-Adresse sind keine

  • sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
  • Anschaffungskosten für ein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.

Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung gehen davon aus, dass sich eine Domain-Adresse wirtschaftlich nicht abnutzt, wie beispielsweise eine abschreibungsfähige EDV-Software.

Aufwendungen für den Domain-Namen sind Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Die entstandenen Kosten werden im Rahmen der Gewinnermittlung

  • in der Bilanz als aktives (immaterielles Wirtschaftsgut) Betriebsvermögen ausgewiesen.
  • in der Einnahmen-Überschussrechnung in das Anlageverzeichnis übernommen.

Eine Domain ist auch verkehrsfähig. Der Rechtsverkehr hat Möglichkeiten entwickelt, eine Domain wirtschaftlich zu übertragen. Damit ist eine abstrakte Veräußerbarkeit gegeben (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301). Erst im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe, Veräußerung oder Entnahme des immateriellen Wirtschaftsgutes erfolgt bei beiden Gewinnermittlungsarten eine Verlust- bzw. Gewinnrealisierung.

Die Domain ist ein einem gewerblichen Schutzrecht ähnliches Recht (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Beim Verkauf eines Domain-Namens handelt es sich um einen Veräußerungsvorgang und nicht um eine Leistung im Tätigkeitsbereich oder im Bereich der Nutzung des Vermögens (FG Köln, Urteil v. 20.4.2010, 8 K 3038/08, EFG 2010 S. 1216). Der Verkauf einer Domain ist nicht anders zu behandeln, als der Verkauf eines Patents oder der Verzicht auf die Mieterrechte bei vorzeitiger Auflösung eines Mietvertrags gegen Entgelt. Der Vorgang ist immer steuerbar, auch wenn er als privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG) anzusehen ist oder unter eine Einkunftsart im Einkommensteuergesetz fällt (FG Rheinland Pfalz, Urteil v. 31.10.2007, 1 K 1941/05, DStRE 2008 S. 562).

Umsatz- und Vorsteuer vom Verkauf einer Domain

Umsatzsteuerrechtlich stellt der „Verkauf“ einer Domain eine sonstige Leistung dar, die darin besteht, beim Domainverwalter zu kündigen und diesen zu veranlassen, die Domain für den Erwerber zu registrieren (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). 
Die Bestellung oder Übertragung von Rechten gehört stets zu den sonstigen Leistungen. In der Regel handelt es sich zivilrechtlich um einen entgeltlichen Domainkauf in Form eines Rechtskaufs gemäß § 453 BGB bzw. eines rechtskaufähnlichen Geschäfts, da die Domain einen in § 453 BGB genannten „sonstigen Gegenstand“ darstellt.

Der Verkäufer muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Käufer hat aus der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer einen Vorsteueranspruch.

Domain ist lediglich immaterielles Betriebsvermögen

Der Domain-Name ist ein immaterieller Vermögensgegenstand (§ 266 Abs. 2 Buchst. A I 1 HGB) und damit zugleich ein immaterielles Wirtschaftsgut.

Zu diesen Vermögensgegenständen gehören neben Gegenständen alle vermögenswerten Vorteile des Betriebs, die allein oder mit dem Betrieb verkehrsfähig sind (BFH, Urteil v. 26.8.1992, I R 24/91, BStBl II 1992 S. 977).

Ein Domain-Name ist ein ähnliches Recht. Zu den ähnlichen Rechten und Werten gehören Positionen, die nicht unter die Begriffe Konzessionen oder gewerbliche Schutzrechte fallen, ihnen aber inhaltlich vergleichbar sind.

Das Finanzamt darf die Internet-Domain pfänden

Der BFH hat die Voraussetzungen präzisiert, unter denen das Finanzamt Ansprüche aus einem Internet-Domainvertrag pfänden kann. Wenn Steuerrückstände bestehen, kann das Finanzamt den Anspruch auf Aufrechterhaltung der Registrierung der Internet-Domain pfänden. Dies aber nur, wenn das gepfändete Recht einen Wert hat, der die Vollstreckungskosten übersteigt. Gepfändet wird nicht die technische Adresse, sondern die Gesamtheit der schuldrechtlichen Ansprüche (BFH, Urteil vom 20.06.2017, VII R 27/15, BStBl. 2017 II S. 1035).

Domain = nur eine Internet-Adresse

Ein Domain-Name ist  kein gewerbliches Schutzrecht (Patent-, Marken- oder Urheberrecht) und auch nicht hiermit vergleichbar. Die Patent-, Marken- oder Urheberrechte zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihrem Inhaber einen Absolutheitsanspruch gewähren, der vom Gesetzgeber begründet worden ist und nicht durch Parteivereinbarung geschaffen werden kann (FG Münster, Urteil v. 16.9.2015, 7 K 781/14 AO, EFG 2015 S. 2028).

Der Inhaber eines Domain-Namens erwirbt an der Domain kein absolutes Recht. Eine Domain ist dagegen nur eine technische Adresse im Internet.

Eine Domain ist allerdings mit einem gewerblichen Schutzrecht inhaltlich vergleichbar. Der Domaininhaber hat einen schuldrechtlichen Anspruch gegen die DENIC. Mit Abschluss des Vertrages über die Registrierung einer Domain erhält der Domaininhaber zunächst einen Anspruch auf Aufnahme der Domain und ihrer technischen Daten in die Nameserver der DENIC.

Hinweis: Das verbirgt sich hinter DENIC

Die  DENIC ist eine eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Frankfurt. Ihre Mitglieder sind Unternehmen, die für ihre Kunden Domains verwalten. Die DENIC arbeitet dabei nicht gewinnorientiert, sondern versteht sich als neutraler Not-for-Profit-Dienstleister für alle in Deutschland am Internet Interessierten.

Je nachdem, ob eine Homepage selbst erstellt oder deren Erstellung in Auftrag gegeben wurde, müssen die Kosten in der Buchführung unterschiedlich behandelt werden.

Angeschaffte Website muss aktiviert werden

Eine selbst hergestellte Website ist steuerlich sofort abzugsfähig. Nur im Fall der Anschaffung wird sie aktiviert und abgeschrieben. Was Sie bei der Homepage beachten müssen und wo die Grenze zur Domain ist, möchten wir Ihnen darstellen.

Die Kosten einer Homepage bestimmt der Unternehmer

Die Erstellung einer Homepage ist je nach Umfang sehr kostenintensiv. Das Unternehmen entscheidet, ob lediglich die Firma präsentiert oder auch die einzelnen Produkte oder Leistungen dargestellt werden. Zudem besteht häufig auch ein Online-Shop. Weiterhin muss das Geld für die online verkauften Produkte eingefordert werden. 

Kostenarten bei der Herstellung der Homepage

Folgende Kosten können für die Entwicklung einer Homepage entstehen:

  • Konzeption der Homepage hinsichtlich Aufbau und Darstellung der einzelnen Seiten. Zudem muss die Website grafisch gestaltet werden, damit sie für den Kunden zum Blickfang wird.
  • Programmierung: Weiterleitung auf den einzelnen Seiten. Bilder und Videoanwendungen werden benötigt. Die entsprechenden Texte müssen bereitgestellt und übernommen werden.
  • Ein beabsichtigter Internet-Shop muss auf die angebotenen Produkte hinweisen. Die Produkte müssen bebildert und ausgepreist werden. 
  • Software: Für die Erstellung der Homepage und für das Bezahl-System des Internet-Shops sind bestimmte Programme erforderlich.

Unterschiedliche Ansätze im Handels- und Steuerrecht

Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Handelsrecht

Die Homepage ist ein immaterielles abnutzbares Wirtschaftsgut. Eine Aktivierung kann mit (nicht allen) Herstellungskosten erfolgen (§ 248 Abs. 2 HGB). Es besteht ein Wahlrecht. Die Abschreibung erfolgt über den Nutzungszeitraum, den der Unternehmer bestimmt.

Für die Konzeption der Website und die Programmierung besteht nach wie vor ein Aktivierungsverbot.

Der Internet-Shop kann aktiviert werden, da hier die Merkmale für ein Wirtschaftsgut vorliegen: Nutzenwert, Greifbarkeit, Übertragbarkeit und selbständige Bewertbarkeit (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301).

Die Software-Produkte können nur entgeltlich erworben werden. Aus diesem Grund sind diese zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Steuerrecht

Das Steuerrecht schließt die Aktivierung von Wirtschaftsgütern aus, soweit sie nicht entgeltlich erworben wurden (§ 5 Abs. 2 EStG). Hiervon sind aber nur die Herstellungskosten betroffen.

Von den oben genannten Kostenarten müssen lediglich die Anschaffungskosten für die Software-Produkte aktiviert werden, da nur diese entgeltlich erworben werden. Die Abschreibung erfolgt über die Nutzungsdauer.

Fehlende Aktivierungspflicht = Betriebsausgaben

Schreibt das Gesetz vor, dass Wirtschaftsgüter, wie im Fall der Herstellung, nicht aktiviert werden können, sind die gesamten Kosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese mindern in erster Linie den Gewinn und damit die Einkommen- und Körperschaftsteuer und zusätzlich noch die Gewerbesteuer.

Abschreibung einer Website nur möglich,  wenn die Website nicht selbst im Unternehmen erstellt wird, sondern von einem Fremdanbieter hergestellt. Dann  liegen Anschaffungskosten für ein immaterielles Wirtschaftsgut vor.

Der Dienstleister erstellt den Internetauftritt und überträgt dem Auftraggeber die Verfügungsmacht. Hierfür erhält er ein Entgelt. Damit ist der Erwerb entgeltlich. Die entstandenen Aufwendungen sind zu aktivieren. Die Anschaffungskosten müssen sowohl nach Handels- als auch nach Steuerrecht aktiviert und über den Nutzungszeitraum abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Selbst erstellte Website nicht zu aktivieren

Wird die Website im Unternehmen selbst hergestellt, führt dies zu Herstellungskosten. Die entstandenen Kosten dürfen weder aktiviert noch abgeschrieben werden (§ 5 Abs. 2 EStG). Diese Kosten mindern sofort den steuerlichen Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und auch die Gewerbesteuer.

Für die Abschreibung einer Homepage gibt es keine Regelung

Als immaterieller Vermögensgegenstand kann eine Homepage nur linear abgeschrieben werden. Erfahrungswerte über die Nutzungsdauer von Homepages liegen noch nicht vor. Auch die amtlichen steuerlichen Abschreibungstabellen äußern sich hierzu noch nicht. Bei der Abschreibungsdauer kann auf die von Computer-Software zurückgegriffen werden. Kleine Softwarepakete (bis zu 1.000 EUR) werden in der Regel nur 2 bis 3 Jahre genutzt. Betriebsbedingt kann sich aber für die Homepage auch ein kürzerer Zeitraum ergeben.

Praxis-Hinweis: Wartungskosten sind Betriebsausgaben

Soweit die Homepage regelmäßig gewartet bzw. auf den neusten Stand gebracht wird oder bei der Umstellung der bisherigen Programmierung, entstehen Kosten. Diese Kosten führen zu Betriebsausgaben und mindern

  • bei der Bilanzierung im Zeitpunkt der Entstehung 
  • bei der Einnahmen-Überschussrechnung im Zeitpunkt der Zahlung

den steuerlichen Gewinn und damit auch die Gewerbesteuer.

Praxis-Tipp: Bei Vorsteuerabzugsberechtigung zählt die Vorsteuer nicht zu den Anschaffungskosten

Nicht zu den Anschaffungskosten gehört die Vorsteuer. Diese können Sie mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen.

Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, erhöht die gezahlte Umsatzsteuer sowohl die Anschaffungskosten (§ 9b EStG) als auch die abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen

admin

Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, erfahren Sie hier.

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

  • Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
  • Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
  • Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
  • Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. 

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

  • Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
  • Übernachtungskosten und
  • Verpflegungskosten.

Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:

  • Name des Reisenden,
  • Zeit, Dauer, Start, Ziel,
  • Zweck der Reise,
  • ggf. gefahrene Kilometer,
  • Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

sowie dazu entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.