Viele Menschen arbeiten dauerhaft oder zeitweise im Homeoffice. Dazu wird insbesondere technische Ausstattung benötigt. Für die Gestellung durch den Arbeitgeber gibt es schon seit Jahren Vergünstigungen. Aber auch Anschaffungen durch die Mitarbeitenden werden jetzt noch attraktiver.
Unabhängig davon, ob sie ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben oder die neue Homeoffice-Pauschale (ab 2023 sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr) in Anspruch nehmen, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst angeschaffte Arbeitsmittel als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören auch Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.
Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro (ab 2023: 1000 Euro, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG i.V.m. § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG i. d. F. des Entwurfs eines Jahressteuergesetzes 2022) ohne Umsatzsteuer (brutto aktuell 952 Euro, ab 2023 1.190 Euro) können die Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden, bei größeren Anschaffungen muss hingegen eine Verteilung auf die Nutzungsdauer erfolgen.
Sofortabschreibung für sogenannte digitale Wirtschafsgüter
Die Kosten für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung können seit 2021 sofort im Jahr der Anschaffung oder Herstellung steuerlich vollständig berücksichtigt werden und somit für Arbeitnehmende als Werbungskosten abgezogen werden. Davon sollen gleichzeitig auch alle profitieren, die im Homeoffice arbeiten.
Die Finanzverwaltung hat dazu ihre Auffassung zur Nutzungsdauer von Computern und Software geändert. Die bisher in der Tabelle für allgemeine Anlagegüter enthaltene Nutzungsdauer für Computer ist per Erlass von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt worden (BMF-Schreiben v. 26.2.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002 :013).
Begünstigt sind Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware.
Der Begriff „Computerhardware“ umfasst nach dem Erlass – jeweils mit eigener Definition – Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer (dazu gehören auch Tablets), Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.
Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen.
Für die Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber gibt es zudem schon seit Jahren lohnsteuerliche Vergünstigungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Regelungen dazu aufgeführt.
Zum rechtlichen Hintergrund: Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge, Geräte oder Fachbücher leihweise und unentgeltlich zur Nutzung, liegt für die Dauer des Dienstverhältnisses kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Mitarbeitern zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt, oder ob die Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschaffen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Auslagenersatz, § 3 Nr. 50 EStG).
Eigentum des Arbeitgebers: Arbeitsmittel zur beruflichen Verwendung steuerfrei
Wichtig ist allerdings, dass die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben, sonst entsteht Arbeitslohn. Regelmäßig muss zudem eine private Mitbenutzung durch die Mitarbeitenden ausgeschlossen sein. Für Hard- und Software sowie Telekommunikationstechnik gibt es hiervon jedoch eine gewichtige Ausnahme.
Ausnahme: Datenverarbeitungsgeräte auch zur Privatnutzung steuerfrei
Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör bleiben steuerfrei. Ebenso steuerfrei sind die geldwerten Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen (§ 3 Nr. 45 S. 1 EStG).
Die Steuerbefreiung ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerbefreiung ist auch nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für die Computernutzung zu Hause (R 3.45 LStR). Im Rahmen einer steuerfreien Nutzungsüberlassung sind die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) ebenfalls steuerfrei.
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Sogar eine Entgeltumwandlung wäre also zulässig. Auch diese Steuerbefreiung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält.
Hinweis: Achtung bei Übereignung von Smartphones und Co.
Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden hingegen Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet, entsteht Arbeitslohn. Erfolgt dies zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist eine sozialversicherungsfreie Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent möglich. Das gilt auch für Zubehör wie Monitore oder Drucker und für die Internetgebühren.
Eine Domain, Internet-Adresse, ist wirtschaftlich nicht abnutzbar und damit kein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.
Domain-Adresse ist als immaterielles Wirtschaftsgut zu buchen
Buchungssatz: Kauf eines Domain-Namens
Kontobezeichnung
SKR 03/04
Kontobezeichnung
SKR 03/04
Immaterielle WirtschaftsgüterÄhnliche Rechte und Werte
0025/0130
Bank
1200/1800
Die Domain-Adresse wird häufig von anderen Inhabern gekauft
Der Erfolg eines Internet-Auftritts hängt wesentlich vom Domain-Namen ab. Dies ist die Internet-Adresse, unter welcher sich das Unternehmen/der Unternehmer/der Freiberufler im Internet präsentiert. Ist der gewünschte Domain-Name bereits vergeben, werden mitunter hohe Beträge gezahlt, um den Domain-Namen vom Inhaber zu erwerben.
Kosten mindern nicht den Gewinn
Aufwendungen zum Erwerb der Domain-Adresse sind keine
sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Anschaffungskosten für ein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.
Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung gehen davon aus, dass sich eine Domain-Adresse wirtschaftlich nicht abnutzt, wie beispielsweise eine abschreibungsfähige EDV-Software.
Aufwendungen für den Domain-Namen sind Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Die entstandenen Kosten werden im Rahmen der Gewinnermittlung
in der Bilanz als aktives (immaterielles Wirtschaftsgut) Betriebsvermögen ausgewiesen.
in der Einnahmen-Überschussrechnung in das Anlageverzeichnis übernommen.
Eine Domain ist auch verkehrsfähig. Der Rechtsverkehr hat Möglichkeiten entwickelt, eine Domain wirtschaftlich zu übertragen. Damit ist eine abstrakte Veräußerbarkeit gegeben (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301). Erst im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe, Veräußerung oder Entnahme des immateriellen Wirtschaftsgutes erfolgt bei beiden Gewinnermittlungsarten eine Verlust- bzw. Gewinnrealisierung.
Die Domain ist ein einem gewerblichen Schutzrecht ähnliches Recht (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Beim Verkauf eines Domain-Namens handelt es sich um einen Veräußerungsvorgang und nicht um eine Leistung im Tätigkeitsbereich oder im Bereich der Nutzung des Vermögens (FG Köln, Urteil v. 20.4.2010, 8 K 3038/08, EFG 2010 S. 1216). Der Verkauf einer Domain ist nicht anders zu behandeln, als der Verkauf eines Patents oder der Verzicht auf die Mieterrechte bei vorzeitiger Auflösung eines Mietvertrags gegen Entgelt. Der Vorgang ist immer steuerbar, auch wenn er als privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG) anzusehen ist oder unter eine Einkunftsart im Einkommensteuergesetz fällt (FG Rheinland Pfalz, Urteil v. 31.10.2007, 1 K 1941/05, DStRE 2008 S. 562).
Umsatz- und Vorsteuer vom Verkauf einer Domain
Umsatzsteuerrechtlich stellt der „Verkauf“ einer Domain eine sonstige Leistung dar, die darin besteht, beim Domainverwalter zu kündigen und diesen zu veranlassen, die Domain für den Erwerber zu registrieren (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Die Bestellung oder Übertragung von Rechten gehört stets zu den sonstigen Leistungen. In der Regel handelt es sich zivilrechtlich um einen entgeltlichen Domainkauf in Form eines Rechtskaufs gemäß § 453 BGB bzw. eines rechtskaufähnlichen Geschäfts, da die Domain einen in § 453 BGB genannten „sonstigen Gegenstand“ darstellt.
Der Verkäufer muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Käufer hat aus der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer einen Vorsteueranspruch.
Domain ist lediglich immaterielles Betriebsvermögen
Der Domain-Name ist ein immaterieller Vermögensgegenstand (§ 266 Abs. 2 Buchst. A I 1 HGB) und damit zugleich ein immaterielles Wirtschaftsgut.
Zu diesen Vermögensgegenständen gehören neben Gegenständen alle vermögenswerten Vorteile des Betriebs, die allein oder mit dem Betrieb verkehrsfähig sind (BFH, Urteil v. 26.8.1992, I R 24/91, BStBl II 1992 S. 977).
Ein Domain-Name ist ein ähnliches Recht. Zu den ähnlichen Rechten und Werten gehören Positionen, die nicht unter die Begriffe Konzessionen oder gewerbliche Schutzrechte fallen, ihnen aber inhaltlich vergleichbar sind.
Das Finanzamt darf die Internet-Domain pfänden
Der BFH hat die Voraussetzungen präzisiert, unter denen das Finanzamt Ansprüche aus einem Internet-Domainvertrag pfänden kann. Wenn Steuerrückstände bestehen, kann das Finanzamt den Anspruch auf Aufrechterhaltung der Registrierung der Internet-Domain pfänden. Dies aber nur, wenn das gepfändete Recht einen Wert hat, der die Vollstreckungskosten übersteigt. Gepfändet wird nicht die technische Adresse, sondern die Gesamtheit der schuldrechtlichen Ansprüche (BFH, Urteil vom 20.06.2017, VII R 27/15, BStBl. 2017 II S. 1035).
Domain = nur eine Internet-Adresse
Ein Domain-Name ist kein gewerbliches Schutzrecht (Patent-, Marken- oder Urheberrecht) und auch nicht hiermit vergleichbar. Die Patent-, Marken- oder Urheberrechte zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihrem Inhaber einen Absolutheitsanspruch gewähren, der vom Gesetzgeber begründet worden ist und nicht durch Parteivereinbarung geschaffen werden kann (FG Münster, Urteil v. 16.9.2015, 7 K 781/14 AO, EFG 2015 S. 2028).
Der Inhaber eines Domain-Namens erwirbt an der Domain kein absolutes Recht. Eine Domain ist dagegen nur eine technische Adresse im Internet.
Eine Domain ist allerdings mit einem gewerblichen Schutzrecht inhaltlich vergleichbar. Der Domaininhaber hat einen schuldrechtlichen Anspruch gegen die DENIC. Mit Abschluss des Vertrages über die Registrierung einer Domain erhält der Domaininhaber zunächst einen Anspruch auf Aufnahme der Domain und ihrer technischen Daten in die Nameserver der DENIC.
Hinweis: Das verbirgt sich hinter DENIC
Die DENIC ist eine eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Frankfurt. Ihre Mitglieder sind Unternehmen, die für ihre Kunden Domains verwalten. Die DENIC arbeitet dabei nicht gewinnorientiert, sondern versteht sich als neutraler Not-for-Profit-Dienstleister für alle in Deutschland am Internet Interessierten.
Je nachdem, ob eine Homepage selbst erstellt oder deren Erstellung in Auftrag gegeben wurde, müssen die Kosten in der Buchführung unterschiedlich behandelt werden.
Angeschaffte Website muss aktiviert werden
Eine selbst hergestellte Website ist steuerlich sofort abzugsfähig. Nur im Fall der Anschaffung wird sie aktiviert und abgeschrieben. Was Sie bei der Homepage beachten müssen und wo die Grenze zur Domain ist, möchten wir Ihnen darstellen.
Die Kosten einer Homepage bestimmt der Unternehmer
Die Erstellung einer Homepage ist je nach Umfang sehr kostenintensiv. Das Unternehmen entscheidet, ob lediglich die Firma präsentiert oder auch die einzelnen Produkte oder Leistungen dargestellt werden. Zudem besteht häufig auch ein Online-Shop. Weiterhin muss das Geld für die online verkauften Produkte eingefordert werden.
Kostenarten bei der Herstellung der Homepage
Folgende Kosten können für die Entwicklung einer Homepage entstehen:
Konzeption der Homepage hinsichtlich Aufbau und Darstellung der einzelnen Seiten. Zudem muss die Website grafisch gestaltet werden, damit sie für den Kunden zum Blickfang wird.
Programmierung: Weiterleitung auf den einzelnen Seiten. Bilder und Videoanwendungen werden benötigt. Die entsprechenden Texte müssen bereitgestellt und übernommen werden.
Ein beabsichtigter Internet-Shop muss auf die angebotenen Produkte hinweisen. Die Produkte müssen bebildert und ausgepreist werden.
Software: Für die Erstellung der Homepage und für das Bezahl-System des Internet-Shops sind bestimmte Programme erforderlich.
Unterschiedliche Ansätze im Handels- und Steuerrecht
Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Handelsrecht
Die Homepage ist ein immaterielles abnutzbares Wirtschaftsgut. Eine Aktivierung kann mit (nicht allen) Herstellungskosten erfolgen (§ 248 Abs. 2 HGB). Es besteht ein Wahlrecht. Die Abschreibung erfolgt über den Nutzungszeitraum, den der Unternehmer bestimmt.
Für die Konzeption der Website und die Programmierung besteht nach wie vor ein Aktivierungsverbot.
Der Internet-Shop kann aktiviert werden, da hier die Merkmale für ein Wirtschaftsgut vorliegen: Nutzenwert, Greifbarkeit, Übertragbarkeit und selbständige Bewertbarkeit (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301).
Die Software-Produkte können nur entgeltlich erworben werden. Aus diesem Grund sind diese zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben.
Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Steuerrecht
Das Steuerrecht schließt die Aktivierung von Wirtschaftsgütern aus, soweit sie nicht entgeltlich erworben wurden (§ 5 Abs. 2 EStG). Hiervon sind aber nur die Herstellungskosten betroffen.
Von den oben genannten Kostenarten müssen lediglich die Anschaffungskosten für die Software-Produkte aktiviert werden, da nur diese entgeltlich erworben werden. Die Abschreibung erfolgt über die Nutzungsdauer.
Fehlende Aktivierungspflicht = Betriebsausgaben
Schreibt das Gesetz vor, dass Wirtschaftsgüter, wie im Fall der Herstellung, nicht aktiviert werden können, sind die gesamten Kosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese mindern in erster Linie den Gewinn und damit die Einkommen- und Körperschaftsteuer und zusätzlich noch die Gewerbesteuer.
Abschreibung einer Website nur möglich, wenn die Website nicht selbst im Unternehmen erstellt wird, sondern von einem Fremdanbieter hergestellt. Dann liegen Anschaffungskosten für ein immaterielles Wirtschaftsgut vor.
Der Dienstleister erstellt den Internetauftritt und überträgt dem Auftraggeber die Verfügungsmacht. Hierfür erhält er ein Entgelt. Damit ist der Erwerb entgeltlich. Die entstandenen Aufwendungen sind zu aktivieren. Die Anschaffungskosten müssen sowohl nach Handels- als auch nach Steuerrecht aktiviert und über den Nutzungszeitraum abgeschrieben werden.
Praxis-Tipp: Selbst erstellte Website nicht zu aktivieren
Wird die Website im Unternehmen selbst hergestellt, führt dies zu Herstellungskosten. Die entstandenen Kosten dürfen weder aktiviert noch abgeschrieben werden (§ 5 Abs. 2 EStG). Diese Kosten mindern sofort den steuerlichen Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und auch die Gewerbesteuer.
Für die Abschreibung einer Homepage gibt es keine Regelung
Als immaterieller Vermögensgegenstand kann eine Homepage nur linear abgeschrieben werden. Erfahrungswerte über die Nutzungsdauer von Homepages liegen noch nicht vor. Auch die amtlichen steuerlichen Abschreibungstabellen äußern sich hierzu noch nicht. Bei der Abschreibungsdauer kann auf die von Computer-Software zurückgegriffen werden. Kleine Softwarepakete (bis zu 1.000 EUR) werden in der Regel nur 2 bis 3 Jahre genutzt. Betriebsbedingt kann sich aber für die Homepage auch ein kürzerer Zeitraum ergeben.
Praxis-Hinweis: Wartungskosten sind Betriebsausgaben
Soweit die Homepage regelmäßig gewartet bzw. auf den neusten Stand gebracht wird oder bei der Umstellung der bisherigen Programmierung, entstehen Kosten. Diese Kosten führen zu Betriebsausgaben und mindern
bei der Bilanzierung im Zeitpunkt der Entstehung
bei der Einnahmen-Überschussrechnung im Zeitpunkt der Zahlung
den steuerlichen Gewinn und damit auch die Gewerbesteuer.
Praxis-Tipp: Bei Vorsteuerabzugsberechtigung zählt die Vorsteuer nicht zu den Anschaffungskosten
Nicht zu den Anschaffungskosten gehört die Vorsteuer. Diese können Sie mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen.
Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, erhöht die gezahlte Umsatzsteuer sowohl die Anschaffungskosten (§ 9b EStG) als auch die abzugsfähigen Betriebsausgaben.