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Pauschalversteuerung einer Betriebsveranstaltung

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Pauschalversteuerung einer Betriebsveranstaltung

 TOP-THEMA 28.05.2024 Betriebsveranstaltungen22

Haufe Online Redaktion

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Pauschalversteuerung einer Betriebsveranstaltung
Bild: PixabayAuch der Fiskus freut sich, wenn in Betrieben gefeiert wird.

Wird bei einer Betriebsveranstaltung der Freibetrag von 110 Euro überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den über 110 Euro hinausgehenden Restbetrag besteht jedoch die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung.

Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das kommt für die geldwerten Vorteile in Betracht, sofern der Freibetrag von 110 Euro bzw. die Grenze von zwei Veranstaltungen im Jahr überschritten sind.

Betriebsveranstaltung: Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent

Bei einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent ist zu beachten, dass

  • ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung nicht erforderlich ist,
  • die Pauschalierung auch für nur wenige betroffene Mitarbeitende zulässig ist,
  • zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer anfällt und
  • die Pauschalierung der Lohnsteuer Sozialversicherungsfreiheit auslöst.

Vorteile durch pauschale Versteuerung der Betriebsveranstaltung

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung kommt für jene Beträge in Betracht, die bei der einzelnen Veranstaltung die Grenze von 110 Euro übersteigen. Die Pauschalversteuerung ist aber auch möglich, wenn einzelne Arbeitnehmende an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnehmen. In diesem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, eine zuvor aus den ersten beiden Betriebsveranstaltungen nicht versteuerte Zuwendung nachträglich pauschal zu versteuern. Dadurch kann die Steuerfreiheit für eine weitere Betriebsveranstaltung genutzt werden. Alternativ zur pauschalen Besteuerung kann die Zuwendung mit den individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin (ELStAM) besteuert werden.

Achtung: Auswirkungen in der Sozialversicherung

Versteuert der Arbeitgeber eine Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung individuell, handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine steuerfreie oder eine vom Arbeitgeber pauschal besteuerte Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung stellt hingegen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar. Wird die Wahl der Versteuerung (pauschal oder individuell) nachträglich geändert, wirkt sich dies auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung aus. Maßgeblich ist, zu welchem Zeitpunkt die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wird. Eine beitragsrechtliche Korrektur ist nur bei einer steuerrechtlichen Korrektur durch den Arbeitgeber bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Dafür ist der 28. Februar des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen.

Beispiel: Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar 2023 ein Fest. Die Kosten betragen 20 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin. Diese werden als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abgerechnet. Das im Juli 2023 stattfindende Sommerfest, dessen Kosten 80 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen, rechnet er ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Im Dezember 2023 veranstaltet der Arbeitgeber eine Weihnachtsfeier, deren Kosten 100 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen.Für die Zuwendungen an Arbeitnehmende, die bereits an den Festen im Februar und Juli 2023 teilgenommen haben, bleibt neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Der Arbeitgeber kann auch rückwirkend die Kosten für das Fest im Februar pauschal besteuern und die Kosten des Weihnachtsfestes im Dezember 2023 steuerfrei belassen. Nimmt er diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung vor, also spätestens bis 29. Februar 2024, bleiben die Zuwendungen der drei Betriebsveranstaltungen beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen: Beispiel zur Berechnung

Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Beispiel: An einer Weihnachtsfeier nehmen 100 Mitarbeitende des Arbeitgebers teil. Die Aufwendungen des Arbeitgebers betragen 13.000 Euro (= 130 Euro pro Teilnehmer/Teilnehmerin; ohne Verlosungsgewinn). Bei der anlässlich der Weihnachtsfeier durchgeführten Tombola gewinnt ein Mitarbeiter ein Fahrrad im Wert von 2.000 Euro.Zu den Gesamtkosten gehören alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Kosten für den Verlosungsgewinn. Die gesamten Aufwendungen von 15.000 Euro sind auf die 100 Teilnehmenden zu verteilen, sodass sich ein Pro-Kopf-Anteil von 150 Euro ergibt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro sind 40 Euro pro Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin (= 4.000 Euro insgesamt) steuerpflichtig. Die pauschale Lohnsteuer beträgt 1.000 Euro.

Eine Pauschalierung der Lohnsteuer kommt von vornherein nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Was als Betriebsveranstaltung gilt und was nicht, lesen Sie hier.

Pauschalbesteuerung bei Betriebsveranstaltungen auch auf Leiharbeitnehmende anwendbar

Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Mitarbeitende von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmende durch den Entleiher können wahlweise vom Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist auch insoweit anwendbar.

Wendet der Zuwendende die 110-Euro-Freibetragsregelung an, soll er sich nach Verwaltungsanweisung beim Arbeitgeber vergewissern, dass für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Der Entleiher müsste also beispielsweise fragen, wie oft der Leiharbeiter oder die Leiharbeiterin schon beim Arbeitgeber oder bei anderen Entleihern gefeiert hat. Es bleibt schleierhaft, wie das in der Unternehmenspraxis gehandhabt werden kann.

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001

So bleiben Feiertagszuschlag und Sonntagszuschlag steuerfrei

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An Sonn- und Feiertagen arbeiten Arbeitnehmende selten gerne und freiwillig. Deshalb zahlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum normalen Lohn einen Sonn- oder Feiertagszuschlag. Ebenso wird Nachtarbeit oftmals zusätzlich vergütet. Beachten Arbeitgeber die steuerlichen Vorschriften, bleiben diese Zuschläge steuerfrei. Die Gerichte haben sich zuletzt mit mehreren Zweifelsfragen beschäftigt.

Lohnzuschläge bleiben in begrenztem Umfang steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete Sonntags- oder Feiertagsarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden. Ein Feiertagszuschlag für die Arbeit an gesetzlichen Feiertagen bleibt steuerfrei, wenn der Zuschlag 125 Prozent des Grundlohns nicht übersteigt. Ein Sonntagszuschlag bleibt steuerfrei, wenn er 50 Prozent des Grundlohns nicht übersteigt.

Für die Steuerbefreiung ist eine zusätzliche Lohnzahlung erforderlich. Das bedeutet, der Zuschlag darf nicht aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Lohn „herausgerechnet“ werden.

Steuerfreiheit bedeutet nicht immer zugleich Beitragsfreiheit

Zwischen Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht gibt es einen wichtigen Unterschied: Für die Beitragsfreiheit darf der Grundlohn mit maximal 25 Euro zugrunde gelegt werden; im Steuerrecht darf der Grundlohn dagegen bis maximal 50 Euro betragen.

Lesetipp: Sozialversicherungsbeiträge aus Feiertagszuschlägen richtig berechnen

Feiertagszuschlag: Wann Arbeit als „Feiertagsarbeit“ zählt

Als Feiertagsarbeit gilt die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Feiertags. Auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr gilt als Feiertagsarbeit, wenn der Dienst am Feiertag begonnen wurde. 

Der steuerfreie Feiertagszuschlag darf nur für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden und 125 Prozent des Grundlohns nicht übersteigen. 

An einigen Feiertagen gelten noch großzügigere Ausnahmen: Für Arbeit am Heiligabend, am 1. und 2. Weihnachtsfeiertag sowie am 1. Mai bleiben sogar bis zu 150 Prozent unbesteuert.

Sonntagszuschlag und Feiertagszuschlag schließen sich aus

Der Feiertagszuschlag von 125 (bzw. ausnahmsweise 150) Prozent und der Sonntagszuschlag von 50 Prozent sind steuerlich nicht nebeneinander begünstigt. Es ist also nicht zulässig, insgesamt Zuschläge von 175 (bzw. 200) Prozent steuerfrei abzurechnen (Feiertagszuschlag plus 50 Prozent Sonntagszuschlag).

Nachtarbeitszuschlag zusätzlich zum Feiertagszuschlag zahlbar

Wird an Sonntagen und Feiertagen hingegen zusätzlich Nachtarbeit geleistet, kann neben dem steuerfreien Feiertagszuschlag zusätzlich der Nachtarbeitszuschlag in Höhe von bis zu 25 Prozent gezahlt werden. Als Nachtarbeit gilt die Arbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr. 

Wird an Sonntagen und Feiertagen oder in der zu diesen Tagen gehörenden Zeit Nachtarbeit geleistet, ist der steuerfreie Zuschlagssatz für Nachtarbeit mit dem steuerfreien Zuschlagssatz für Sonntags- oder Feiertagsarbeit auch dann zusammenzurechnen, wenn nur ein Zuschlag gezahlt wird (R 3b Abs. 3 LStR 2023).

Lesetipp: Gesetzlicher Anspruch auf 25 Prozent Nachtzuschlag

Steuerfreier Zuschlag berechnet sich nach Grundlohn

Grundsätzlich ist die Höhe des Zuschlags zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden frei verhandelbar. Steuerfrei bleibt er allerdings nur bis zu den zuvor genannten Prozentsätzen des sogenannten Grundlohns. Grundlohn ist der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin bei der für ihn/sie maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht.

Aktuell hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass es für die Bemessung der Steuerfreiheit der Zuschläge ohne Belang ist, ob und in welchem Umfang der Grundlohn den Arbeitnehmenden tatsächlich zufließt. Entscheidend ist der vereinbarte Arbeitslohn (Urteil vom 10. August 2023 – VI R 11/21, BStBl. 2024 II S. 202). Der betroffene Arbeitgeber hatte bei der Berechnung des für die Zuschläge maßgeblichen Grundlohns aufgrund einer Gehaltsumwandlung an eine Unterstützungskasse entrichtete Beiträge einbezogen. Das hat der BFH bestätigt. Der Grundlohn kann damit in der Praxis – wie im hier vorliegenden Fall durch Zahlungen des Arbeitgebers an Dritte – vom zufließenden Arbeitslohn abweichen.

Grundlohn: Anspruch entscheidend

Der Grundlohn ist in einen Stundenlohn umzurechnen und steuerlich mit höchstens 50 Euro anzusetzen. Vereinfacht gesagt wird das monatlich (zustehende) Bruttogehalt des jeweiligen Arbeitnehmenden durch die monatliche Arbeitszeit dividiert – das ergibt den maßgeblichen Grundlohn. Multipliziert man den Grundlohn (maximal 50 Euro pro Stunde) mit dem prozentualen Feiertagszuschlag, erhält man den steuerfreien Feiertagszuschlag. Dieser Betrag kann mit den „steuerfreien“ Arbeitsstunden an den Feiertagen multipliziert werden.

Überstundenzuschläge und Mehrarbeitszuschläge immer steuerpflichtig

Überstundenzuschläge und Mehrarbeitszuschläge zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn; sie sind zusammen mit den übrigen Bezügen monatlich abzurechnen. Steuer- und beitragsfrei sind nur die Sonntagszuschläge, die Feiertagszuschläge und die Nachtarbeitszuschläge – und die wie oben beschrieben auch nur innerhalb bestimmter Grenzen. Alle anderen Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.

Die Steuerfreiheit des Feiertagszuschlags, des Sonntagszuschlags und des Nachtzuschlags sowie die Berechnung des Grundlohns sind in § 3b des Einkommensteuergesetzes gesetzlich geregelt. Weitere Ausführungen und Berechnungsbeispiele enthalten R 3b der Lohnsteuerrichtlinien 2023 und H 3b der Amtlichen Hinweise im Lohnsteuerhandbuch 2024.

Lesetipp: SFN-Zuschläge bei Minijobs richtig berücksichtigen

Überstunden- und Mehrarbeitszuschläge immer steuerpflichtig

Überstundenzuschläge und Mehrarbeitszuschläge zählen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn; sie sind zusammen mit den übrigen Bezügen monatlich abzurechnen. Steuer- und beitragsfrei sind nur die Sonntagszuschläge, die Feiertagszuschläge und die Nachtarbeitszuschläge – und die auch nur innerhalb bestimmter Grenzen. Alle anderen Zuschläge sind grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.

Pauschale Nachtzuschläge sind nicht steuerfrei

Nachtzuschläge sind nur dann steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete (Nacht-)Arbeit gezahlt werden. Dies gilt sinngemäß auch für Sonntagszuschläge und Feiertagszuschläge. Die Steuerbefreiung für Zuschläge setzt grundsätzlich Einzelaufstellungen der tatsächlich (in der Nacht) erbrachten Arbeitsstunden voraus.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Zuschläge, die pauschal vergütet werden – das heißt, ohne Rücksicht darauf, wann die Tätigkeit erbracht wurde -, nicht zu den steuerfreien Feiertagszuschlägen, Sonntagszuschlägen oder Nachtzuschlägen gehören können (Urteil vom 29. November 2016, Aktenzeichen VI R 61/14). Auch wenn tatsächlich zu den begünstigten Zeiten gearbeitet wurde: Wird die Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit lediglich allgemein abgegolten und liegen keine Einzelnachweise vor, können diese Zuschläge nicht steuerfrei abgerechnet werden.

Ein neueres Urteil weist jedoch darauf hin, dass die Aufzeichnungen keinen Selbstzweck erfüllen. Liegen die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit unstreitig vor, dann bildet der bloße Umstand, dass die Aufzeichnungen des Arbeitgebers keine genaue Anfangszeit und Schlusszeit der jeweiligen Nachtarbeit beinhalten, keinen Grund, um von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen (FG Schleswig-Holsteinisch, Urteil vom 9. November 2022, Aktenzeichen 4 K 145/20; rechtskräftig). Im Urteilsfall stand fest, dass die vom Kläger in seinen Aufzeichnungen festgehaltenen Personen die Nachtarbeit durchgeführt hatten und dass die aufgezeichneten Summen entsprechend den Aufzeichnungen neben dem Grundlohn für die Nachtarbeit bezahlt und die Höchstgrenzen (25 Prozent des Grundlohns) nicht überschritten wurden. Angeben wurde aber lediglich der Zeitrahmen und die darin geleistete Stundenzahl (z. B. 4 Stunden innerhalb der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr). Weil es sich nicht um eine höchstrichterliche Entscheidung handelt, ist die Anwendung in der Praxis jedoch risikobehaftet.

Steuerfreie Zuschläge müssen einzeln abgerechnet werden

Die Steuerpflicht pauschaler Zuschläge wurde hingegen auch vom Finanzgericht Düsseldorf bestätigt (Urteil vom 27. November 2020, Aktenzeichen 10 K 410/17 H (L); rechtskräftig). Der Arbeitgeber im Urteilsfall betrieb ein Kino und zahlte an einige der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen neben dem Grundlohn eine monatliche Pauschale für Nacht- und/oder Sonntagsarbeit. Zur Begründung machte der Arbeitgeber geltend, dass die pauschalen Zuschläge so bemessen worden seien, dass sie innerhalb der steuerfreien Grenzen bleiben würden. Trotzdem hat das Finanzgericht die Steuerfreiheit verweigert. Der Arbeitgeber hätte eine Einzelabrechnung der geleisteten Stunden erstellen müssen. Diesen Anforderungen genügte die vorgelegte Kontrollrechnung nach Auffassung des Gerichts nicht.

Ausnahme: Abschlagszahlung oder Vorschuss

Pauschale Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit können ausnahmsweise steuerfrei bleiben, wenn sie als Abschlagszahlung oder Vorschuss geleistet werden. Erforderlich ist eine Verrechnung der pauschal gezahlten Zuschläge mit den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden an Sonntagen, Feiertagen und zur Nachtzeit. Wichtig: Das muss jeweils vor dem Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen (vgl. BFH, Urteil vom 8. Dezember 2011 Aktenzeichen VI R 18/11).

Begünstigte Tätigkeit muss nicht anstrengend sein

Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiungsvorschrift genügt es, wenn Beschäftigte zu den genannten Zeiten

  • im Interesse ihres Arbeitgebers tatsächlich tätig werden,
  • für die Tätigkeit ein Vergütungsanspruch besteht und
  • noch zusätzlich Zuschläge gewährt werden.

Ob die zu diesen Zeiten verrichtete Tätigkeit die Arbeitnehmenden in besonderer Weise fordert oder ihnen „leicht von der Hand“ geht, ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht entscheidend (Urteil vom 16. Dezember 2021 – VI R 28/19). Im Ergebnis konnten Zuschläge für Profisportler für die Fahrten im Mannschaftsbus zu Auswärtsspielen steuerfrei gezahlt werden.

Hinweis:  Für die Beiträge zur Sozialversicherung besteht keine vollständige Übereinstimmung mit dem Steuerrecht. Was bei der Berechnung von SV-Beiträgen aus Feiertagszuschlägen zu beachten ist, lesen Sie hier.

FAQ zu Geschenken an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde

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Geschenke im Unternehmenskontext machen nicht nur Freude – gerade in Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Kaum ein Mitarbeitender kennt die Vorschriften zur Dokumentation, von den Grenzen bei Betriebsausgabenabzug und Lohnsteuer ganz zu schweigen. Deswegen sind Geschenke auch ein Lieblingsobjekt jeder Betriebsprüfung.

Die lohnsteuerlichen Regelungen und Dokumentationspflichten zu Geschenken an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde sind vielfältig. Nachfolgend werden die gängigsten Fragen zum Umgang mit Geschenken beantwortet. Sie sind ein Auszug aus dem  Haufe Online-Seminar „Wie Geschenke auch in Fibu und Entgeltabrechnung für Freude sorgen“.

Was sind Streuwerbeartikel und welche Voraussetzungen müssen sie erfüllen?

Das BMF definiert Streuwerbeartikel in seinem Schreiben vom 19. Mai 2015 (IV C 6 – S 2297-b/14/10001) folgendermaßen: „Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, sind bei der Anwendung des § 37b EStG als Streuwerbeartikel anzusehen“. Bei der weiteren Vergabe von Geschenken in einem Wirtschaftsjahr an denselben Empfänger sind diese bei der 50-Euro-Grenze zu berücksichtigen.

Geschenke: Ist lediglich die Wertigkeit eines einzelnen Artikels zu beachten?

Grundsätzlich zählt bei Geschenken an Mitarbeitende oder Geschäftsfreunde die Wertigkeit des einzelnen Artikels. Wird allerdings eine Sachgesamtheit verschenkt (zum Beispiel Tasse mit Logo, Trinkschoko-Pulver als Füllung für die Tasse und ein Löffel), wird auf den Wert aller Artikel abgestellt.

Müssen Streuwerbeartikel mit Logos versehen sein?

Nein, Streuwerbeartikel müssen nicht immer mit dem Unternehmenslogo versehen sein. Wichtig ist die Absicht der Steigerung des Bekanntheitsgrades durch eine breite Streuung auf viele Empfänger. Ein gutes Beispiel: Ein Weinhändler vergibt an 100 Kunden eine Flasche Wein zum Test.

Muss ein Streuwerbeartikel im Lohnkonto des Mitarbeitenden berücksichtigt werden?

Wenn Sie einem Mitarbeitenden einen Streuwerbeartikel zukommen lassen, ist dies gemäß BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 (IV C 6 – S 2297-b/14/10001) kein Geschenk und damit auch nicht ausweispflichtig im Lohnkonto. Erst wenn die Grenze überschritten wird und ein steuerpflichtiges Geschenk überlassen wird, ist ein Ausweis im Lohnkonto notwendig.

Eine Aufzeichnungspflicht besteht dennoch: Es müssen Angaben zu Bezeichnung, Abgabetag, Abgabeort und Wert erfolgen (Erleichterungen sind möglich).

Müssen nicht in einem Wirtschaftsjahr übergebene Streuwerbeartikel bei der Inventur erfasst und als Bestand erfasst werden?

Nach den Regelungen des Handelsrechts sind grundsätzlich alle Warenbestände und Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen im Rahmen der Inventur aufgenommen und werden in Inventar und Bilanz ausgewiesen. Hierzu zählen grundsätzlich auch Streuwerbeartikel. Diesem Ansatz folgt auch das Steuerrecht.

Wann ist die 50-Euro-Grenze als Netto und wann als Brutto anzusehen?

Beim vorsteuerabzugsberechtigten Zuwendenden gilt bei der 50-Euro-Grenze der Nettobetrag, sonst der Bruttobetrag. Der Betrag wurde rückwirkend zum 1. Januar 2024 von 35 Euro auf 50 Euro erhöht. Beim Beschenkten ist es eine steuerpflichtige Einnahme, die der Individualbesteuerung zu unterwerfen ist, soweit der Zuwendende nicht die Pauschalbesteuerung nach § 37b EstG gewählt hat.

Ist der Beschenkte über die Steuerübernahme durch den Zuwendenden zu informieren?

Ja, der Zuwendende gibt die Information zur Steuerübernahme an den Beschenkten weiter.

Kann bei Geschenken an Geschäftsfreunde auf die Empfängerangabe verzichtet werden, wenn nach der Art des Gegenstandes auszuschließen ist, dass die 50-Euro-Grenze überschritten wird?

Erlässlich ist die Empfängerangabe lediglich bei Streuwerbeartikeln. Die 50-Euro-Grenze ist eine Jahresgrenze pro Empfänger. Diese lässt sich tatsächlich nur nachvollziehen, wenn die Empfängerangabe dokumentiert wird. 

Geschenke: Wann liegt ein persönlicher Anlass vor und welche Grenze muss beachtet werden?

Ein persönlicher Anlass liegt immer dann vor, wenn er nur den beschenkten Arbeitnehmer betrifft und nicht alle Arbeitnehmenden, zum Beispiel bei Geburtstagen, Geburt des Kindes, Eheschließung, Betriebsjubiläum und so weiter. Geschenke dürfen hier die Grenze von 60 Euro nicht überschreiten, um weiterhin die Steuerfreiheit als Aufmerksamkeit zu genießen. Mit Überschreitung der 60-Euro-Grenze liegt eine lohnsteuerpflichtige Zuwendung an den Arbeitnehmenden vor, welche in der Entgeltabrechnung zu versteuern ist, soweit der Arbeitgeber nicht vom Wahlrecht der Pauschalbesteuerung Gebrauch macht.

Müssen Porto- und Verpackungskosten mit in den Geschenkwert einberechnet werden?

Teils, teils. Die Geschenkverpackung ist in den Geschenkwert einzubeziehen. Die Versandkosten sind nur einzuberechnen, soweit diese für den Weg vom Hersteller / Schenker an den Beschenkten anfallen.

Geschenke: Mit welchem Wert werden eigene Produkte ausgewiesen?

Geschenke sollen die „Bereicherung“ des Beschenkten abbilden, daher ist immer der UVP anzusetzen, auch bei Eigenprodukten. Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten sind nicht zu berücksichtigen.

Diese lohnsteuerlichen Änderungen sind im Jahressteuergesetz 2024 geplant

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Der Referentenentwurf für das Jahressteuergesetz 2024 liegt vor. Demnach wird eine neue Pauschalbesteuerung für Mobilitätsbudgets eingeführt, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten gewähren können. Auch weitere Änderungen sind für die Praxis relevant. Sie sollen in der zweiten Jahreshälfte 2024 in Kraft treten.

Bereits im April 2024 war ein inoffizieller Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2024 (JStG 2024) bekannt geworden, der eine Vielzahl von Änderungen beinhaltet. Mitte Mai 2024 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nun den offiziellen Referentenentwurf veröffentlicht. Aus Lohnsteuersicht ist insbesondere die Einführung einer neuen Pauschalbesteuerungs-möglichkeit für sog. Mobilitätsbudgets erwähnenswert. Anpassungen gibt es unter anderem auch beim  Lohnsteuerjahresausgleich und bei den Freibeträgen für Alleinerziehende. 

Die Änderungen sollen ab dem Inkrafttreten des Gesetzes gelten. Mit dem Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens ist in der zweiten Jahreshälfte 2024 zu rechnen.

Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudgets

Der Arbeitgeber kann bereits heute die Lohnsteuer für zahlreiche Tatbestände mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben (§ 40 Abs. 2 EStG), zum Beispiel für die Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten oder Wallboxen.

Neu eingeführt werden soll als Nr. 8 eine Pauschalierungsmöglichkeit, wenn

  • der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter den Beschäftigten
  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (§ 8 Absatz 4)
  • Leistungen aus einem sog. Mobilitätsbudget gewährt,
  • soweit diese den Betrag von 2.400 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen (Höchstbetrag).

Als Bemessungsgrundlage für die Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen.

Ein Mobilitätsbudget ist dabei ein Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Begünstigt sind danach Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von PrepaidKarten) und Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B nachträgliche Kostenerstattungen), die Beschäftigten zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden.

Erfasst werden Fortbewegungsmöglichkeiten wie E-Scooter ebenso wie die gelegentliche Inanspruchnahme von Car- oder Bike-Sharing-Angeboten und Fahrtdienstleistungen. Die Vorschrift gilt hingegen nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge und dauerhaft überlassene Dienstwagen. Eine bereits bisher mögliche Pauschalierung mit 15% für Fahrtkostenzuschüsse zur ersten Tätigkeitsstätte (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) schließt die Pauschalierung im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget ebenfalls aus.

Inanspruchnahme Pauschalbesteuerung

Gleichzeitig mit der neuen Pauschalierungsmöglichkeit soll auch das Verfahren der Inanspruchnahme für alle Pauschalierungsvorschriften neu geregelt werden (§ 40 Abs. 4 EStG). Die Ausübung hat nunmehr grundsätzlich durch Übermittlung bzw. Abgabe einer entsprechenden Lohnsteuer-Anmeldung zu erfolgen (vgl. zuletzt BFH-Urteil vom 01.09 2021 – VI R 38/19).

Wenn sich der Arbeitgeber aufgrund von Feststellungen im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung dafür entscheidet, von dem Pauschalierungswahlrecht Gebrauch zu machen, kann er dies dem Betriebsstättenfinanzamt durch eine einfache Erklärung angeben. Diese ist spätestens bis zur Bestandskraft der aufgrund der Lohnsteuer-Außenprüfung erlassenen Bescheide abzugeben. Die pauschale Lohnsteuer wird dann vom Betriebsstättenfinanzamt durch Steuerbescheid festgesetzt.

Konzernklausel für Mitarbeiterkapitalbeteiligungen

Der Anwendungsbereich der Steuervergünstigung des § 19a EStG (Steuerstundung für größerer Mitarbeiter-beteiligungen) soll rückwirkend ab 2024 auch auf die Übertragung von Anteilen an Konzernunternehmen erweitert werden. Eine solche Klausel gab es bisher nur bei der auf 2.000 Euro begrenzten Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 39 EStG; vgl. dazu auch unsere News zum Zukunftsfinanzierungsgesetz).

Der Anteil an einem Konzernunternehmen kann nur dann steuerbegünstigt übertragen werden, wenn die Schwellenwerte für die Unternehmensgröße (§ 19a Absatzes 3 EStG) in Bezug auf die Gesamtheit aller Konzernunternehmen nicht überschritten werden und die Gründung keines Konzernunternehmen mehr als 20 Jahre zurückliegt.

Regelungslücke beim Lohnsteuerjahresausgleich soll geschlossen werden

Seit 2023 sind bestimmte Arbeitstage bei der Bestimmung des Lohnzahlungszeitraums nicht mehr mitzuzählen. Das sind Arbeitstage, an denen Arbeitnehmende Arbeitslohn bezogen haben, der nicht dem inländischen Lohnsteuerabzug unterliegt (z. B. Bezug von steuerfreiem Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) oder tageweise Beschäftigung im Inland). Bisher war aber für manche Fälle der Lohnsteuerjahresausgleich nicht ausgeschlossen, wodurch die Wirkung der in diesen Fällen neuerdings anzuwendenden Tagestabelle wieder aufgehoben werden konnte.

Diese vom Gesetzgeber als solche erkannte Regelungslücke soll nun mit Wirkung ab 2024 geschlossen werden. Der Bezug von ausländischen Einkünften, von denen keine inländische Lohnsteuer einbehalten wurde, soll künftig zum Ausschluss des Lohnsteuer-Jahresausgleich führen. (Änderung des § 42b Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Eine weitere Ergänzung (§ 42b Abs. 1 Satz 4 EStG) soll verhindern, dass Tatbestände, die außerhalb des konkreten Dienstverhältnisses verwirklicht werden, zum Ausschluss des Lohnsteuer-Jahresausgleichs führen. Diese sind dem Arbeitgeber regelmäßig nicht bekannt.

Anpassung der Lohnsteuerfreibeträge 

Der Starttermin 01.10. für das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren des Folgejahres wurde noch für das Verfahren der Papierlohnsteuerkarte festgelegt und ist durch die Einführung der ELStAM nach Ansicht des Gesetzgebers überholt. Durch die Verschiebung des Starttermins auf den 01.11. soll zukünftig ein rechtzeitiger und qualitätsgesicherter Programmeinsatz gewährleistet werden (§ 39a Abs. 2 EStG).     
Zukünftig kann zudem ein anteiliger Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (§ 24b Abs. 4 EStG) bei dauerndem Getrenntleben von Ehegatten/Lebenspartnern ab dem Monat der Trennung als Freibetrag für das Lohnsteuerabzugsverfahren gebildet werden. Damit werden Vorgaben des BFH (Urteil vom 28.10.2021 – III R 17/20) auch für das Lohnsteuerabzugsverfahren gesetzlich geregelt. Die Antragsgrenze für einen Freibetrag von 600 Euro ist dabei auch für den anteiligen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende nach der neuen Nr. 9 in § 39a EStG maßgebend.

ELStAM soll ergänzt werden

Benötigt ein Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), stellt ihm das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) diese zum Abruf bereit. Grundsätzlich bildet es die ELStAM automatisiert auf der Grundlage der gespeicherten Daten (ELStAM-Datenbank).

Bildet hingegen das Finanzamt auf Antrag von Arbeitnehmenden Lohnsteuerabzugsmerkmale, übermittelt es diese zunächst dem BZSt. Damit den Arbeitgebern die ELStAM zum Abruf bereitgestellt werden können, wird die gesetzliche Aufzählung um weitere notwendige Daten ergänzt, die vom BZSt gespeichert werden dürfen (§ 39e Abs. 2 EStG). Dazu gehören:

  • bei Verheirateten, ob und in welchem Zeitraum der Ehegatte im Inland nicht meldepflichtig ist oder die Ehegatten dauernd getrennt leben,
  • die Bildung einer geringeren Zahl der Kinderfreibeträge als Lohnsteuer-abzugsmerkmal (§ 38b Abs. 3),
  • Freibeträge (§ 39a Abs. 1 EStG),
  • ein Grad der Behinderung sowie der Gültigkeitszeitraum,
  • ob und in welchem Zeitraum der oder die Beschäftigte die Voraussetzungen für einen Hinterbliebenen-Pauschbetrag erfüllt,
  • und das Datum, ab dem die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Arbeitgeber zum Abruf bereitgestellt werden (Referenzdatum).

Zuordnung des Besteuerungsrechts in der Freistellungsphase vor Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Bezieht ein im Ausland ansässiger Arbeitnehmender in einer Freistellungsphase vor Beendigung seines Arbeitsverhältnisses weiterhin Arbeitslohn, wird dieser nicht für eine im Inland ausgeübte oder verwertete Tätigkeit gewährt, auch wenn der oder die Betroffene vor der Arbeitsfreistellung seine Tätigkeit ausschließlich im Inland ausgeübt hat. Diese Einkünfte unterliegen daher gegenwärtig regelmäßig nicht der Besteuerung in Deutschland.

Mit einer Neuregelung des § 50d Abs. 15 EStG soll das ab Verkündung des Gesetzes geändert werden, falls das DBA keine eindeutige Zuordnungsregelung trifft. Die beschränkte Steuerpflicht wird entsprechend erweitert (§ 49 Abs. 1 Nr. 4 Buchst. f EStG), weil die Arbeit während dieser Zeit ohne die Freistellung in Deutschland ausgeübt worden wäre.

Lohnsteuer-Ermäßigung 2024: Freibetrag jetzt beantragen

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Mit einem Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung können sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen Freibetrag in den ELStAM eintragen lassen. Der Freibetrag wirkt sich unterjährig beim Lohnsteuerabzug steuermindernd aus. Ein Freibetrag kann auch für die Dauer von zwei Kalenderjahren berücksichtigt werden. Diese Verfahrenserleichterung ist für Arbeitnehmende ratsam, die in zwei Folgejahren in etwa gleichbleibende Aufwendungen haben werden. 

Für den Veranlagungszeitraum 2024 hat das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren bereits begonnen. Der Antrag muss bis spätestens 30. November 2024 beim Finanzamt gestellt werden – danach kann eine Steuerermäßigung nur noch im Rahmen einer Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Zum Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung gehören:

  • der Hauptvordruck für die allgemeinen Angaben, die Lohnsteuer-Ermäßigung im vereinfachten Verfahren sowie die Übertragung eines Freibetrags/ Hinzurechnungsbetrags
  • und ggf. Anlagen für Kinder, Werbungskosten, Sonderausgaben / außergewöhnliche Belastungen sowie haushaltsnahe Aufwendungen oder energetische Maßnahmen.

Lohnsteuer-Freibetrag gilt regelmäßig für zwei Jahre

Arbeitnehmende können einen Freibetrag für einen Zeitraum von längstens zwei Kalenderjahren bei ihrem Wohnsitzfinanzamt beantragen. Wer bereits für 2023 einen Freibetrag beantragt hatte, profitiert davon häufig auch noch 2024 – und spart sich den erneuten Antrag beim Finanzamt.

Ein im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren 2024 neu eingetragener Freibetrag gilt mit Wirkung ab dem 1. Januar 2024 und dann längstens bis Ende 2025. In Zeile 21 (bzw. 22 für Ehegatten/Lebenspartner) des Hauptvordrucks ist dazu das Ankreuzfeld „Ich beantrage, den Freibetrag bis zum 31. Dezember 2025 zu berücksichtigen.“ vorgesehen. 

Hinweis: Es ist auch möglich, den Freibetrag nur für ein Jahr zu beantragen oder einen beantragten Freibetrag später wieder zu ändern.

Antragsgrenze: Aufwendungen müssen mindestens 600 Euro betragen

Der Freibetrag ist ein Jahresbetrag und wird auf die der Antragsstellung folgenden Monate verteilt. Eine Besonderheit gilt, wenn der Antrag im Januar 2024 gestellt wird: Der Freibetrag gilt dann ausnahmsweise rückwirkend ab 1. Januar 2024. Sämtliche Änderungen an den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) sowie erstmals zu berücksichtigende Freibeträge werden in der ELStAM-Datenbank erfasst. 

Auf folgende Punkte ist besonders hinzuweisen:

Ein Freibetrag für erhöhte Werbungskosten, erhöhte Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen kann nur dann gebildet werden, wenn die Aufwendungen bzw. die abziehbaren Beträge insgesamt eine Antragsgrenze von 600 Euro überschreiten. Für die Feststellung, ob die Antragsgrenze überschritten wird, dürfen die Werbungskosten nicht in voller Höhe, sondern nur mit dem Betrag angesetzt werden, der den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro oder den Pauschbetrag bei Versorgungsbezügen von 102 Euro übersteigt. Verheiratete/verpartnerte Arbeitnehmer können den Antrag stellen, wenn die hiernach zu berücksichtigenden Aufwendungen bzw. die abziehbaren Beträge beider Ehegatten/Lebenspartner zusammen mehr als 600 Euro betragen. 

Die Antragsgrenze gilt nicht für:

  • die Pauschbeträge für Menschen mit Behinderungen und Hinterbliebene, 
  • den Erhöhungsbetrag für weitere im Haushalt des Alleinerziehenden lebende Kinder beim Entlastungsbetrag für Alleinerziehende, 
  • die Freibeträge für Kinder, 
  • die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Beschäftigungen/Dienstleistungen/Handwerkerleistungen, 
  • negative Einkünfte aus anderen Einkunftsarten, 
  • die Bildung eines Freibetrags bei Steuerklasse VI (bei gleichzeitiger Bildung eines Hinzurechnungsbetrags in der Steuerklasse I bis V).

Wer einen Freibetrag als ELStAM bilden lässt, ist im Regelfall verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres unaufgefordert eine Einkommenssteuererklärung abzugeben. 

Berücksichtigung von Kindern

Im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens kann die Berücksichtigung von Kindern, die zu Beginn des Kalenderjahres 2024 das 18. Lebensjahr vollendet haben und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, beantragt werden. Einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung bietet sich an, wenn für das Kalenderjahr 2024 Kinderfreibeträge für

  • vor dem 2. Januar 2005 geborene Kinder, 
  • nicht in der Wohnung gemeldete minderjährige Kinder oder 
  • Pflegekinder

berücksichtigt werden sollen und diese Kinder nicht bereits im Ermäßigungsverfahren für das Kalenderjahr 2023 berücksichtigt worden sind.

Für Kinder unter 18 Jahren ist ein Antrag in der Regel nicht erforderlich, da diese Kinder in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) in der Regel automatisch berücksichtigt werden.

Besonderheiten bei Alleinerziehenden in der Steuerklasse II

Beim Lohnsteuerabzug wird in der Steuerklasse II immer der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende für ein Kind berücksichtigt, auch wenn beim Arbeitnehmenden mehrere berücksichtigungsfähige Kinder vorhanden sind. Alleinerziehende erhalten eine Steuerentlastung von 4.260 EUR, die das Finanzamt über die Steuerklasse II automatisch berücksichtigt.

Arbeitnehmende, denen für weitere im Haushalt lebende Kinder ein zusätzlicher Erhöhungsbetrag beim Entlastungsbetrag für Alleinerziehende zusteht (240 Euro für jedes weitere Kind), können im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens die Bildung eines zusätzlichen Freibetrags für den Lohnsteuerabzug beantragen.

Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene

Die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Behinderungen werden grundsätzlich in den ELStAM automatisch berücksichtigt. Die Pauschbeträge müssen nur dann neu beantragt werden, wenn sie in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen für das Kalenderjahr 2024 noch nicht enthalten sind (zum Beispiel, weil der bislang maßgebende Gültigkeitszeitraum zwischenzeitlich abgelaufen ist).

Zum 1. Januar 2024 betragen die Pauschbeträge:

Pauschbeträge
Grad der BehinderungPauschbetrag in Euro
20384
30620
40860
501.140
601.140
701.780
802.120
902.460
1002.840

Für Menschen mit Behinderung, die hilflos (§ 33b Abs. 6 EStG) sind, und für Blinde beträgt der Pauschbetrag 7.400 Euro. 

Lohnsteuer-Ermäßigung: Entsprechende Anträge online

Den Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2024 mit allen Anlagen finden Sie online im  Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung, sowie unter  www.elster.de.

Neue Lohnsteuertabellen und Programmablaufpläne ab 2024

admin

Die Programmablaufpläne für die maschinelle Berechnung und Erstellung der Lohnsteuertabellen für den Lohnsteuerabzug 2023 wurden mehrfach geändert. Für 2024 liegt ein Programmablaufplan vor, es ist aber bereits jetzt sicher, dass es erneut zu Korrekturen kommen wird.

Zur Abmilderung der Inflation und zur Bekämpfung der sogenannten Kalten Progression kommt es nahezu jährlich zu kleinen Entlastungen beim Lohnsteuertarif – so auch in den Jahren 2023 und 2024. Daraus und vor allem aus geänderten Beitragssätzen in der Sozialversicherung resultieren in mindestens jährlichem Abstand neue Lohnsteuertabellen und Programmablaufpläne.

Lohnprogramme in der ersten Jahreshälfte 2023

Für 2023 war insbesondere die Anhebung des steuerfreien Grundfreibetrags auf 10.908 Euro bereits in den mit Datum vom 18. November 2022 veröffentlichten (Az. IV C 5 – S 2361/19/10008 :006) Lohnsteuertabellen und Lohnsteuerprogrammen enthalten.

Zusätzlich ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab dem 1. Januar 2023 von 1.200 Euro auf 1.230 Euro und der in der Steuerklasse II eingebaute Entlastungsbetrag für Alleinerziehende von 4.008 Euro auf 4.260 Euro angehoben worden. Die Anhebung dieser Beträge war noch nicht in den im November 2022 bekannt gegebenen Programmablaufplänen enthalten, musste aber ebenfalls Berücksichtigung beim Lohnsteuerabzug finden.

Mit Datum vom 13. Februar 2023 hatte die Verwaltung deshalb erstmals geänderte Programmablaufpläne für 2023 bekannt gemacht (IV C 5 – S 2361/19/10008 :008), die ab dem 1. April 2023 anzuwenden waren. Der in den ersten Monaten des Jahres 2023 vorgenommene Lohnsteuerabzug war vom Arbeitgeber nach Inkrafttreten der neuen Tabellen zu korrigieren (§ 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 EStG).

Änderung bei der Pflegeversicherung: Neue Programme ab Juli 2023

Im Juni hat das BMF erneut geänderte Programmablaufpläne für den Lohnsteuerabzug ab dem 1. Juli 2023 veröffentlicht (  BMF,  Schreiben v. 19. Juni 2023 – IV C 5-S 2361/19/10008:009). Die geänderten Programmablaufpläne berücksichtigen die Anhebung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung zum 1. Juli 2023 um 0,35 Prozentpunkte auf 3,40 Prozent durch das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG). Der Programmablaufplan für die maschinelle Lohnsteuerberechnung berücksichtigt zudem die Anhebung des Kinderlosenzuschlags um 0,25 Prozentpunkte auf 0,6 Prozent.

Beim Lohnzahlungszeitraum Jahr berücksichtigen die Programmablaufpläne eine Anhebung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung um 0,175 Prozentpunkte auf 3,225 Prozent; der Programmablaufplan für die maschinelle Lohnsteuerberechnung berücksichtigt zudem die Anhebung des Kinderlosenzuschlags um 0,125 Prozentpunkte auf 0,475 Prozent. So kann auch bei unterschiedlichen Beitragssätzen im ersten und zweiten Halbjahr 2023 ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber (§ 42b EStG) mit zutreffenden bzw. annähernd zutreffenden Ergebnissen durchgeführt werden.

Wichtig: Ab Mitte 2023 ist der Pflegebeitrag für größere Familien für die Dauer der Erziehungsphase bis zum 25. Geburtstag des jeweiligen Kindes gesenkt worden – und zwar schrittweise je Kind. Einzelheiten dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Sozialversicherung. Beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 bleibt der Abschlag in der sozialen Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind jedoch noch unberücksichtigt. Das soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern keine Informationen zu den in der sozialen Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen. Deren Zahl kann nämlich von den „steuerlichen“ Kindern abweichen.

Änderung bei Lohnsteuertarif und Beitragsgrenzen: Neue Programme ab 2024

Mit Datum vom 3. November 2023 hat das BMF den Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer für 2024 bekannt gemacht (§ 39b Absatz 6 EStG). Der Programmablaufplan für 2024 berücksichtigt die Anpassungen des Einkommensteuertarifs und des Kinderfreibetrags durch das beschlossene Inflationsausgleichsgesetz sowie die geplanten Beitragsbemessungsgrenzen für 2024.

Dazu gehören die Anhebung des sogenannten Grundfreibetrags auf 11.604 Euro und des Kinderfreibetrags auf 4.656 Euro bzw. 9.312 Euro sowie der Freigrenze beim Solidaritätszuschlag. Angenommen wird zudem, dass in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung die Beitragsbemessungsgrenze im Jahr 2024 62.100 Euro und in der Rentenversicherung die allgemeine Beitragsbemessungsgrenze (BBG West) 90.600 Euro sowie die Beitragsbemessungsgrenze Ost (BBG Ost) 89.400 Euro beträgt.

Der Programmablaufplan berücksichtigt ausdrücklich noch nicht die geplanten Änderungen durch das sogenannte Wachstumschancengesetz. Dazu gehören unter anderem Änderungen bei Versorgungsbezügen und bei der Besteuerung von Abfindungen oder Jubiläumszuwendungen. Einzelheiten dazu lesen Sie in unserer News zum Wachstumschancengesetz.

Bereits jetzt hat das BMF angekündigt, dass Anfang 2024 – nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens zum Wachstumschancengesetz – ein nochmals geänderter Programmablaufplan für die maschinelle Lohnsteuerberechnung mit weiteren Einzelheiten zur Korrektur des Lohnsteuerabzugs bekannt gemacht wird. Damit ist es nahezu sicher, dass es auch 2024 zu nachträglichen Korrekturen des Lohnsteuerabzugs aufgrund geänderter Tabellen und Programme kommen wird.

Hinweis: Bis zur Bekanntmachung eines Programmablaufplans für die Erstellung von Lohnsteuertabellen für 2024 zur manuellen Berechnung der Lohnsteuer gilt folgende Übergangsregelung:Arbeitgeber, die die Lohnsteuer manuell ermitteln, können für einen Übergangszeitraum die Lohnsteuer auch auf Grundlage von Lohnsteuertabellen für 2023 (Bekanntmachung vom 19. Juni 2023, BStBl I Seite 1014, Anlage 2) ermitteln, wenn der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich widerspricht. Der Programmablaufplan für die Erstellung von Lohnsteuertabellen für 2024 zur manuellen Berechnung der Lohnsteuer (einschließlich der Berechnung des Solidaritätszuschlags und der Bemessungsgrundlage für die Kirchenlohnsteuer) wird Anfang 2024 zusammen mit dem geänderten Programmablaufplan für die maschinelle Lohnsteuerberechnung bekannt gemacht.

Lohnsteuerabzug: So erfolgt die Korrektur

Der in den Monaten bis zur Anwendung der endgültigen Programmablaufpläne vorgenommene Lohnsteuerabzug ist vom Arbeitgeber nach Inkrafttreten der neuen Tabellen zu korrigieren, wenn ihm dies – was die Regel ist – wirtschaftlich zumutbar ist (§ 41c Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Satz 2 EStG). Die Art und Weise der Neuberechnung ist jedoch nicht zwingend festgelegt. Sie kann erfolgen

  • durch eine Neuberechnung zurückliegender Lohnzahlungszeiträume,
  • durch eine Differenzberechnung für diese Lohnzahlungszeiträume oder
  • durch eine Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug.

Eine Verpflichtung zur Neuberechnung besteht zum Beispiel nicht, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt oder ausgeschrieben wurde (§ 41c Abs. 3 EStG).

Hinweis: Die rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs hat keine Auswirkungen auf einen Faktor für das Ehegattenfaktorverfahren (§ 39f EStG). Dieser gilt weiter (vgl. § 39f Absatz 1 Satz 9 EStG). Gleiches gilt für einen ermittelten Freibetrag (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und 4a bis 8 sowie Satz 3 EStG).

Was sich durch das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz ändert

admin

Mit dem reformierten Fachkräfteeinwanderungsgesetz soll der Weg von ausländischen Fachkräften in den deutschen Arbeitsmarkt einfacher werden. Der Bundestag hat das Gesetz im Juni 2023 beschlossen. Einige Änderungen treten im November 2023 in Kraft, weitere erst im Frühjahr 2024. Welche Neuerungen gibt es?

Fachkräfte fehlen in fast allen Branchen. Der Bedarf ist allgemein spürbar. Damit ausländische Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern künftig leichter in Deutschland arbeiten können, hat der Gesetzgeber ein moderneres Einwanderungsrecht auf den Weg gebracht. Den entsprechenden Gesetzentwurf zur Reform des Einwanderungsgesetzes hat der Bundestag am 23. Juni 2023 beschlossen.

Das Gesetz sieht ein Drei-Säulen-Modell vor, auf das die Fachkräfteeinwanderung gestützt werden soll: Fachkräftesäule, Erfahrungssäule und Potenzialsäule. Die Regelungen treten ab November 2023 nach und nach in Kraft.

Fachkräftesäule als zentrales Element der Einwanderung

Zentrales Element der Einwanderung soll die Fachkräftesäule bleiben. Diese soll es Menschen aus Drittstaaten mit einem deutschen oder einem in Deutschland anerkannten Abschluss ermöglichen, in allen qualifizierten Beschäftigungen zu arbeiten. Die „Blaue Karte EU“, den Aufenthaltstitel für akademische Fachkräfte von außerhalb der EU, mit ihren günstigen Bedingungen für Familiennachzug, einen unbefristeten Aufenthalt und Jobwechsel sollen künftig noch mehr Fachkräfte mit Hochschulabschluss erhalten können. Deutschland setzt damit die Regelungen der reformierten „Blue Card“ EU-Richtlinie für hochqualifizierte Einwanderer um.

Ab November 2023: Mehr Fachkräfte erhalten Blue Card, weniger Beschränkung bei der Jobwahl

Neuerungen, die bereits ab November 2023 gelten, sind die Erleichterungen für den Erhalt einer Blue Card: Hier wurde die Mindestverdienstgrenze für die Erteilung der Blue Card gesenkt. Die Mindestgehaltsschwelle für die Erteilung der Blue Card für Regelberufe legt das Gesetz jetzt auf nur noch 50 Prozent der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der allgemeinen Rentenversicherung fest. Die neue Mindestgehaltsschwelle liegt damit im laufenden Jahr 2023 bei 43.800 Euro brutto im Jahr. Bei den sogenannten Engpassberufen ist die Gehaltsschwelle noch niedriger (45,3 Prozent und damit derzeit 39.682,80 Euro). Die Mindestgehaltsschwelle gilt – sowohl für Engpassberufe als auch für Regelberufe – ebenfalls für Hochschulabsolventen, wenn der Abschluss nicht mehr als drei Jahre vor Beantragung der Blauen Karte EU zurückliegt.

Die Liste der Engpassberufe wurde zudem deutlich erweitert. IT-Spezialistinnen und -Spezialisten können künftig eine Blue Card erhalten, wenn sie zwar keinen Hochschulabschluss besitzen, aber mindestens drei Jahre vergleichbare Berufserfahrung nachweisen können.

Neu ist ab November 2024 zudem, dass die ausgeübte Tätigkeit nicht mit dem Abschluss übereinstimmen muss. Das gilt nicht nur für den Hochschulabschluss: Auch für Fachkräfte mit Berufsausbildung muss die Tätigkeit nicht mehr zwingend in Verbindung mit dem Abschluss stehen. Fachkräfte können damit jede qualifizierte Beschäftigung ausüben. Beispielsweise kann eine als Kauffrau für Büromanagement anerkannte Fachkraft auch im Bereich Logistik als Fachkraft beschäftigt werden. Ausnahmen gelten nur für die reglementierten Berufe.

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Erfahrungssäule: Berufserfahrung und ausländischer Abschluss

Ab März 2024 treten zudem die neuen Regelungen zur Beschäftigung und Anerkennung in Kraft. Dies betrifft unter anderem den Aufenthalt zur Anerkennung einer ausländischen Berufsqualifikation. Auch ohne dass ihr Abschluss in Deutschland formal anerkannt ist, dürfen ausländische Fachkräfte künftig in nicht reglementierten Berufen in Deutschland arbeiten. Voraussetzung sind mindestens zwei Jahre Berufserfahrung sowie ein im Herkunftsland staatlich anerkannter Berufsabschluss mit mindestens zweijähriger Ausbildungsdauer. Das bedeutet deutliche Vereinfachungen und somit kürzere Verfahren. Jedoch ist eine Gehaltsschwelle einzuhalten oder es muss eine Tarifbindung vorliegen. Hierdurch soll verhindert werden, dass eigentlich qualifizierte Fachkräfte im Niedriglohnsektor landen.

Neu ist auch, dass die Aufnahme einer Beschäftigung in Deutschland mit einer sogenannten Anerkennungspartnerschaft möglich ist, wenn die Gehaltsschwelle nicht erreicht wird. Die künftige Fachkraft kann dann – soweit dies berufsrechtlich erlaubt ist – einen Aufenthaltstitel erhalten und in Deutschland bereits vom ersten Tag an eine Beschäftigung aufnehmen, obwohl ihr Berufsabschluss noch nicht anerkannt ist. Dies gilt auch, wenn noch Qualifizierungsmaßnahmen notwendig sind. Das Anerkennungsverfahren bzw. das Vorliegen eines Bescheids über die teilweise Gleichwertigkeit sind vor Einreise nicht erforderlich. Beschäftigte und Arbeitgeber verpflichten sich, bei Visumserteilung das Anerkennungsverfahren zügig durchzuführen. Voraussetzung ist neben einem Arbeitsvertrag eine mindestens zweijährige Berufsqualifikation.

Kurzzeitige Beschäftigung in Branchen mit großem Bedarf

Das Gesetz sieht weiter die Möglichkeit einer kontingentierten kurzzeitigen Beschäftigung für Branchen mit besonders großem Bedarf vor. Darüber ist es unabhängig von einer Qualifikation möglich, acht Monate in Deutschland zu arbeiten. Voraussetzung ist ein tarifgebundener Arbeitgeber. Die Beschäftigung ist vom ersten Tag an sozialversicherungspflichtig. 

Potenzialsäule: Mit Chancenkarte zur Arbeitssuche

Ab Juni 2024 wird dann auch die neue Chancenkarte für einen Aufenthalt zur Arbeitsplatzsuche eingeführt. Damit bekommen mehr Menschen aus Drittstaaten, die noch keinen deutschen Arbeitsvertrag haben, die Möglichkeit zur Arbeitssuche vor Ort in Deutschland. Drittstaatsangehörige, die eine volle Gleichwertigkeit der ausländischen Qualifikation nachweisen und daher als „Fachkräfte“ nach § 18 Abs. 3 AufenthG gelten, können die Chancenkarte ohne weitere besondere Voraussetzungen erhalten. Alle anderen müssen einen ausländischen Hochschulabschluss, einen im Ausbildungsstaat anerkannten mindestens zweijährigen Berufsabschluss oder einen von einer deutschen Auslandshandelskammer erteilten Berufsabschluss nachweisen. Zudem sind entweder einfache deutsche (Niveau A1 GER) oder englische Sprachkenntnisse (Niveau B2 GER) erforderlich.

Liegen diese Voraussetzungen vor, können Menschen aus Drittstaaten unterschiedliche Punkte sammeln. Um die Chancenkarte zu erhalten, müssen mindestens sechs Punkte erreicht werden. Zu den Kriterien zählen die Anerkennung der Qualifikationen in Deutschland, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung, Alter und Deutschlandbezug sowie das Potenzial der mitziehenden Lebens- oder Ehepartnerinnen und -partner.

Mit der Chancenkarte erhalten die internationalen Kräfte einen Aufenthaltstitel zur Arbeitssuche für zunächst bis zu einem Jahr. Während der Arbeitsplatzsuche ist eine Beschäftigung im Umfang von bis zu zwanzig Wochenstunden erlaubt sowie die Probebeschäftigung bei einem zukünftigen Arbeitgeber für bis zu zwei Wochen. Im Gesetz ist auch die Möglichkeit einer Verlängerung der Chancenkarte um bis zu zwei Jahre vorgesehen, wenn der Ausländer oder die Ausländerin einen Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Arbeitsplatzangebot für eine inländische qualifizierte Beschäftigung hat und die Bundesagentur für Arbeit zustimmt.

Westbalkanregelung: Neue Regelung ab Juni 2024

Die Westbalkanregelung eröffnet Staatsangehörigen von Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien einen Arbeitsmarktzugang in Deutschland für jede Art von Beschäftigung in nicht-reglementierten Berufen. Diese ursprünglich bis Ende 2023 befristete Regelung wurde entfristet. Ab Juni 2024 beträgt das Kontingent jährlich 50.000 Zustimmungen der Bundesagentur für Arbeit.

Fachkräfteeinwanderung: Weniger Bürokratie und mehr Unterstützung in Betrieben

Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro

admin

Das Kabinett hat am 15. November 2023 die „Vierte Mindestlohnanpassungsverordnung“ beschlossen. Damit steht fest, dass der gesetzliche Mindestlohn zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro erhöht wird. Zum Januar 2025 soll eine nächste Anpassung um weitere 41 Cent auf 12,82 Euro erfolgen.

Der gesetzliche Mindestlohn steigt mit Wirkung zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro. Eine weitere Erhöhung ist für das darauffolgende Jahr vorgesehen: Zum 1. Januar 2025 soll sich der Mindestlohn auf 12,82 Euro erhöhen.

Nachdem der Mindestlohn zuletzt zum 1. Oktober 2022 in einem einmaligen Schritt per Gesetz auf 12 Euro angehoben wurde, war jetzt wieder die Mindestlohnkommission für die Anpassung des Mindestlohns zuständig. Den Vorschlag, den sie am 26. Juni 2023 bekannt gegeben hat, hat die Bundesregierung nun durch die Vierte Mindestlohnanpassungsverordnung, die zum 1. Januar 2024 in Kraft treten soll, rechtlich verbindlich gemacht.

Vorige Mindestlohnanhebung zum 1. Oktober 2022

In Deutschland gilt seit dem 1. Oktober 2022 ein gesetzlicher Mindestlohn von 12 Euro pro Arbeitsstunde. Der Deutsche Bundestag hatte das Mindestlohnerhöhungsgesetz mit Zustimmung des Bundesrats beschlossen; es wurde zum 30. Juni 2022 verkündet. Gleichzeitig wurde der Minijob mit seiner bisher geltenden 450-Euro-Grenze an den Mindestlohn angepasst. Damit wurde er zum 520-Euro-Job. (Lesen Sie dazu: Änderungen bei Minijobs und Midijobs). Den entsprechenden Gesetzentwurf hatte der Deutsche Bundestag am 3. Juni 2022 verabschiedet; der Bundesrat stimmte dem Gesetz eine Woche später zu.

Download-Tipp: Checkliste Mindestlohn, Minijob, MidijobZum 1. Januar 2024 gibt es Anpassungen beim Mindestlohn wie auch bei der Geringfügigkeitsgrenze und der Untergrenze von Midijobs. Diese kostenlose Checkliste von Haufe zeigt, was Sie bei der Umsetzung in der Entgeltabrechnung beachten müssen.  Hier geht es zum Download.

Einmalige Mindestlohn-Erhöhung durch Gesetz

Mit dem Gesetz wurde die im Koalitionsvertrag der Ampelparteien vereinbarte einmalige gesetzliche Erhöhung des Mindestlohns auf brutto 12 Euro je Zeitstunde umgesetzt. SPD und Grüne erfüllten damit ihr Wahlversprechen. Die Mindestlohnhöhe von 12 Euro entsprach ungefähr 60 Prozent des Medianlohns in Deutschland – eine Richtgröße, die von der EU-Kommission als Orientierung für einen angemessenen Mindestlohn empfohlen wird. Der gesetzliche Mindestlohn, der zum 1. Januar 2015 mit 8,50 Euro brutto die Stunde eingeführt wurde, betrug Ende 2021 9,60 Euro und wurde zum 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro angehoben. Mit der gesetzlichen Anhebung zum Oktober 2022 erhöhte sich der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland damit innerhalb eines Jahres um 22 Prozent.

Üblicherweise entscheidet die Mindestlohnkommission

Über die Anhebung des Mindestlohnes entscheidet üblicherweise die eigens dafür eingerichtete unabhängige Mindestlohnkommission. Sie soll frei von politischer Einflussnahme entscheiden und legt die Höhe alle zwei Jahre neu fest. Außer dem Vorsitzenden gehören dem Gremium je drei Vertreter der Gewerkschaften und der Arbeitgeber sowie zwei beratende Wissenschaftler an. Bei ihrer Empfehlung für die Mindestlohnhöhe orientiert sich die Mindestlohnkommission an der Tarifentwicklung. Auch die nächsten Erhöhungen mit Wirkung zum 1. Januar 2024 und 1. Januar 2025 lagen wieder in ihrer Hand. Der Vorschlag wurde jetzt von der Regierung durch die Verordnung verbindlich festgelegt.

Mindestlohn gilt für alle – mit wenigen Ausnahmen

Der gesetzliche Mindestlohn gilt grundsätzlich für alle volljährigen Arbeitnehmenden. Nur für wenige Ausnahmen gilt der Mindestlohn nicht. So haben Langzeitarbeitslose nach einer Arbeitsaufnahme in den ersten sechs Monaten keinen Mindestlohnanspruch. Auch für Azubis gilt er nicht, für diese gibt es die Azubi Mindestausbildungsvergütung. Auch wer ein Pflichtpraktikum oder freiwillige Praktika unter drei Monaten absolviert, kann keinen Mindestlohn beanspruchen. Daneben gibt es in mehreren Branchen tarifliche Mindestlöhne, die über der gesetzlichen Lohnuntergrenze liegen. 

Anforderungen an die Aufzeichnung der Nachtarbeit

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Nach § 3b Abs. 1 EStG sind Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen.

Das FG Schleswig-Holstein hatte zu entscheiden, ob bei den Aufzeichnungen des Arbeitgebers für die Anwendung des § 3b EStG Voraussetzung ist, dass die Anfangs- und Schlusszeiten der – hier – Nachtarbeit enthalten sind.

Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG

Nach § 3b Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 1 EStG ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht. Laufender Arbeitslohn ist das dem Arbeitnehmer regelmäßig zufließende Arbeitsentgelt.

Für die steuerfreien Zuschläge ist Voraussetzung, dass sie neben dem Grundlohn geleistet werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte, auch an Sonn- und Feiertagen oder nachts geleistete Tätigkeit sein. Im Arbeitsvertrag ist hierfür regelmäßig zwischen der Grundvergütung und den Erschwerniszuschlägen zu unterschieden und ein Bezug zwischen der zu leistenden Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit und der Lohnhöhe herzustellen.

Zuschläge können daher nach § 3b EStG nur steuerfrei geleistet werden, wenn und soweit der Arbeitnehmer für die zuschlagsbewehrte Tätigkeit auch Anspruch auf Grundlohn hat.

Finanzamt verlangt Angabe der Uhrzeit

Im Rahmen einer Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Kläger an seine Arbeitnehmer teilweise Nachtzuschläge gezahlt und diese als steuerfrei behandelt hatte. Nachtarbeit wird nach § 3b Abs. 2 Satz 2 EStG in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr erbracht.

Allerdings seien die Stundenaufzeichnungen des Klägers nicht hinreichend konkret, da weder Arbeitsbeginn noch Arbeitsende daraus hervorgingen. Allein die Aufzeichnung der Arbeitsdauer während der steuerbegünstigten Zeiten sei nicht ausreichend. Aus den vorliegenden Unterlagen ging hervor, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wieviel Zeit zu welchen Konditionen (wieviel EUR pro Stunde) innerhalb der begünstigten Zeit gearbeitet hat.

Das Finanzamt war der Auffassung, dass die Angabe der Uhrzeit unerlässlich sei. Eine Prüfung, ob Zuschläge tatsächlich für die steuerlich begünstigten Zeiten gezahlt worden seien, sei nur dann möglich, wenn die Uhrzeiten aufgezeichnet würden und anhand dieser Uhrzeiten ein Abgleich mit den tatsächlichen Begebenheiten, wie z.B. Öffnungszeiten des Betriebes, Überschneidungen mit anderen Terminen, erfolgen könne. Ohne diese Aufzeichnungen des Arbeitsbeginns und -endes sei eine Prüfung der Arbeitsleistung in den begünstigten Zeiten nicht möglich.

FG: Anfangs- und Schlusszeit keine materielle Voraussetzung

Dem FG Schleswig-Holstein dagegen reichten die Auszeichnungen des Klägers aus (Urteil v. 9.11.2022, 4 K 145/20). Zwar sei dem Finanzamt dahingehend zuzustimmen, dass die Steuerfreiheit als steuergünstige Tatsache grundsätzlich vom Steuerpflichtigen darzulegen und zu beweisen ist; dies führe aber nicht dazu, dass § 3b EStG unanwendbar ist, wenn in den Aufzeichnungen keine genaue Anfangs- und Schlusszeit festgehalten wird.

§ 3b EStG sehe – anders als z.B. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – eine solche konkrete inhaltliche Aufzeichnungspflicht für die Begünstigung nicht vor und könne daher auch keine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung darstelle. Zudem sei festzustellen, dass auch sonst keine Rechtsgrundlage erkennbar ist, wonach die Anwendung der Norm trotz unstreitigen Vorliegens ihrer materiell-rechtlichen Voraussetzungen unanwendbar bleiben sollte.

Rechtsprechung des BFH

Auch aus der Rechtsprechung des BFH ergebe sich nichts Anderes. Zwar sei z. B. dem BFH-Urteil v. 8.12.2011, VI R 18/11, zu entnehmen, dass „grundsätzlich“ Einzelaufstellungen erforderlich sind. Aufgrund der Einzelaufzeichnungen soll sichtbar werden, dass die fraglichen Lohnzahlungen tatsächlich „für“ konkret geleistete Nachtarbeit erbracht wurden. Entscheidend sei, dass erkennbar werde, dass der Arbeitgeber den zusätzlichen Lohn nicht pauschal, sondern in Ansehung der vom Arbeitnehmer im Einzelnen und in den begünstigten Zeiten erbrachten Arbeitsleistung gezahlt habe.

Dem Urteil sei aber auch zu entnehmen, dass eine Einzelaufstellung verzichtbar ist, wenn die Voraussetzungen aus anderen Gründen als erfüllt angesehen werden können. Die Aufzeichnungen sollen letztlich nur ein Mittel der Beweisführung darstellen.

Damit seien weder dem Gesetz noch der Rechtsprechung Gründe zu entnehmen, im Urteilsfall von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen, so das FG. Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Norm lägen unstreitig vor.

Die Entscheidung des FG ist rechtskräftig.

Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice: Was ist möglich?

admin

Mit der rasanten Bedeutungszunahme der Arbeit im Homeoffice rückt auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten immer stärker in den Fokus von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Kosten für das Homeoffice sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Während viele Büros auch nach der Coronapandemie leer bleiben, sehen Arbeitnehmende sich mit hohen Kosten für Strom und Heizung für das Homeoffice ebenso wie mit Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Wir geben einen Überblick zu den Möglichkeiten, aber auch zu den Tücken eines eventuellen Arbeitgeberersatzes unter Berücksichtigung der neuesten Gesetzes- und Verwaltungsregeln.

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Zumindest eine gute Nachricht gibt es fast immer: Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

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Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm/ihr die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig

  • im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
  • eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice – zum Beispiel Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung oder gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen – sollten regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden.

Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch als Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich geregelt werden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei einer regelmäßigen beziehungsweise dauerhaften Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des/der Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen der privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an hohe Voraussetzungen geknüpft:

Ab 2023 kann ein Arbeitszimmer nur noch angesetzt werden, wenn im Homeoffice der Tätigkeitsmittelpunkt liegt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Dafür sind regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche Tätigkeit im Homeoffice erforderlich. Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, kann neuerdings anstelle der tatsächlichen Aufwendungen alternativ pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) in der Steuererklärung abgezogen werden. (Einzelheiten dazu siehe BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027).

Homeoffice-Pauschale: Abzug als Werbungskosten

Wegen der hohen Hürden für ein Arbeitszimmer und zur Vereinfachung wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen.

Die Pauschale ist ab 2023 auf 6 Euro pro Tag angehoben worden (vorher 5 Euro). Der Höchstbetrag liegt jetzt bei 1.260 Euro im Jahr (vorher 600 Euro). Er wird beim Ansatz der Pauschale für 210 Tage erreicht.

Homeoffice-Pauschale: Voraussetzungen im Überblick

Für den Abzug der Pauschale gibt es zwei zu unterscheidende Anwendungsfälle (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG):

  • Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Pauschale in Höhe von 6 Euro abgezogen werden. Für diese Tage entfällt dann jedoch der Ansatz von Entfernungspauschalen für den Weg zur Arbeit.
  • Der Abzug der Tagespauschale neben dem Abzug von Fahrtkosten für die Fahrten zur Arbeit ist nur zulässig, wenn für die berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Finanzverwaltung hat zu den Voraussetzungen einen Anwendungserlass herausgegeben (BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027):

Überwiegende Tätigkeit im Homeoffice: „Überwiegend“ ist eine zeitliche Bestimmung. Danach muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet worden sein. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der oder die Steuerpflichtige an diesem Tag seine/ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt.

Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: In diesen Fällen ist zwar ein Tätigwerden, aber kein zeitlich überwiegendes Tätigwerden in der häuslichen Wohnung für den Abzug der Tagespauschale erforderlich. „Anderer Arbeitsplatz“ ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt.

Ein anderer Arbeitsplatz darf nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Steht regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z. B. Poolarbeitsplatz), ist die Voraussetzung nicht erfüllt und ein Abzug der Tagespauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.

Homeoffice-Pauschale: Was können Arbeitgeber tun

Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor und in allen Fallkonstellationen nicht in Betracht.

Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Arbeitnehmenden aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Insbesondere muss für die zweite Fallgruppe konkret dargelegt werden, dass dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann hierfür Anhaltspunkte bieten.

Hilfreich kann in allen Fällen eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeofficetage und/oder das Vorhandensein eines anderen Arbeitsplatzes sein. Dabei ist zu beachten, dass für Heimarbeitstage regelmäßig der Fahrtkostenabzug entfällt und mit einem Poolarbeitsplatz das Dauerhaftigkeitskriterium nicht erfüllt wird.

Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an. Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser/diese Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei den Arbeitnehmenden Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.

Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird – zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen -, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für die Arbeitnehmenden zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Fazit: Arbeitgebererstattungen für Homeoffice in vielfacher Hinsicht möglich

Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung sind in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden.

Es ist jedoch zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt -, ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie als Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch den Steuerberater.

Bei der Steuererklärung der Betroffen ist regelmäßig zumindest ein Abzug der Homeoffice-Pauschale für die Heimarbeitstage möglich.