Spesen

Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2023

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Die Verwaltung hat die Auslandssätze für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschalen für Reisen ab dem Jahr 2023 bekannt gemacht. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Punkte und Änderungen.

Der Verwaltungserlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 2023. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen (  BMF, Schreiben v. 23.11.2022 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :004).

Änderungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen

Änderungen gegenüber der Vorversion ergeben sich aus der Tabelle unter anderem für folgende Staaten beziehungsweise Orte:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Frankreich (mit Ausnahme Paris)u
  • Portugal
  • USA (unterschiedliche Pauschalen für viele Metropolen)

So betragen beispielsweise die Spesensätze für Frankreich (außer Paris) ab 2023:

  • bei vollen Abwesenheitstagen (24 Stunden) 53 Euro (2022: 44 Euro) und
  • für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden 36 Euro (2022: 29 Euro).

Im Gegenzug fallen die gesonderten Pauschalen für Lyon, Marseille und Straßburg weg.

Pauschalen für Übernachtungskosten im Ausland

Die Verwaltungsanweisung enthält darüber hinaus die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ab 2023. Auch hier ergeben sich einige Änderungen gegenüber der Vorversion, insbesondere bei den meisten der oben genannten Staaten. So können für eine Übernachtung in New York jetzt 308 Euro pauschal erstattet werden (2022: 282 Euro). Die Pauschalen sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar.

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen

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Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, erfahren Sie hier.

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

  • Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
  • Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
  • Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
  • Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. 

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

  • Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
  • Übernachtungskosten und
  • Verpflegungskosten.

Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:

  • Name des Reisenden,
  • Zeit, Dauer, Start, Ziel,
  • Zweck der Reise,
  • ggf. gefahrene Kilometer,
  • Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

sowie dazu entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.