Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen für Rechnungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinstbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (brutto).

Angabe von Name und Anschrift

Erforderlich sind

der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Ausstellungsdatum muss angegeben werden

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar. Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.

Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise (z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen) gebildet werden.

Beispiel: Aufbau der Rechnungsnummer

I 0703-M – 003896 – 23

Bedeutung

I: Inlandslieferung;
0703: Rechnungsdatum 3. Juli;
M: Nummernkreis Auslieferungslager München;
003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3.896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München);
23 bezeichnet das Jahr 2023.

Rechnungen über Kleinbeträge (= Rechnungsbetrag bis 250 EUR) und Fahrausweise müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert die Angabe der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung.

Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Geschenkartikel oder Beratungsleistung) reichen jedoch nicht aus.

Nötig ist vielmehr die handelsübliche Bezeichnung. Dies ist i. d. R. eine genaue Produktangabe. Fraglich ist die Tiefe bzw. Genauigkeit im Niedrigpreissegment (Preis unterhalb von 10 EUR). Hier lässt sich sagen, dass die Frage, ob eine handelsübliche Bezeichnung vorliegt, von der Handelsstufe, der Art und dem Inhalt der Lieferung und dem Wert der einzelnen Gegenstände abhängt und immer im Einzelfall zu bestimmen ist.

Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts ist verpflichtend

Vorgeschrieben ist als Angabe auf einer Rechnung auch der Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt.

Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Das gilt auch dann, wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer-/Leistungsdatum übereinstimmt. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z. B. „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, muss dieser gesondert auf der Rechnung vermerkt werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden

Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:

Entgelt,
Steuerbetrag,
Steuersatz/Steuerfreiheit.

In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen. Auch bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuerbetrags verzichtet werden. Der Steuersatz ist nur anzugeben, wenn die Beförderung dem Regelsteuersatz unterliegt.

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Ebenfalls auf der Rechnung aufzuführen sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.

Gemeint sind damit Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis …“. Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich. Die Vorschriften über einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag finden bei Inanspruchnahme der Entgeltminderung keine Anwendung.

Rechnungen erstellen in Sonderfällen

Bestimmte Geschäfte unterliegen Sondervorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen beachtet werden müssen. Doch Vorsicht: Um von Steuervorteilen zu profitieren, müssen zahlreiche Nachweispflichten erfüllt werden. Nachfolgend informieren wir Sie mit einer Auswahl der wichtigsten Sonderfälle.

Anzahlungen und Teilleistungen

Ist die Leistung nicht teilbar und werden Anzahlungen geleistet, entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Vorauszahlungen.

Ist eine Leistung grundsätzlich teilbar, kann auch über Teilleistungen abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vollbringen der jeweiligen Teilleistung.

Sowohl bei Rechnungen über Anzahlungen als auch bei Abrechnung von Teilleistungen ist Umsatzsteuer auszuweisen. In der Endrechnung (= Schlussrechnung) ist auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinzuweisen und deren Betrag anzurechnen. Werden in der Endrechnung die vor Leistungsausführung vereinnahmten Beträge und die hierauf entfallenden Steuerbeträge nicht berücksichtigt, ist der gesamte Steuerbetrag aus der Endrechnung an das Finanzamt abzuführen. Die in der Endrechnung nicht berücksichtigte Umsatzsteuer aus den im Vorfeld vereinnahmten Beträgen wird gem. § 14c UStG geschuldet.

Elektronische Rechnung

Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.

Dabei gelten als

Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax
elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.

In jedem Fall müssen „die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden“. D. h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.

Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.

Gutschrift

Die Gutschrift verpflichtet den Leistenden zur Umsatzsteuerzahlung und berechtigt den Leistungsempfänger, also den Aussteller der Gutschrift, zum Vorsteuerabzug. Der Abrechnungsbeleg muss zwingend mit dem Wort Gutschrift bezeichnet sein.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Werden Waren an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen in die EU verkauft (= innergemeinschaftliche Lieferung), ist der Unternehmer verpflichtet bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen. Darin sind sowohl die USt-ID-Nr. des Leistenden als auch die des Leistungsempfängers anzugeben.

Fahrausweise

Fahrausweise sind Belege, die einen Anspruch auf eine (künftige) Beförderung von Personen verbriefen. Dazu gehören auch Zuschlags- oder Platzkarten. Quittungen über eine Taxibenutzung sind keine Fahrausweise.

Fahrausweise gelten als Rechnungen und berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie folgende Mindestangaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des Beförderers,
Ausstellungsdatum,
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt und
Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr (falls vorliegend).

Ein Vorsteuerabzug ist auch aus mittels Online-Verfahren erstellten Fahrausweisen möglich, wenn

die Belastung des Kaufpreises auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und
der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Fahrausweises aufbewahrt.

Rechnungen eines Kleinunternehmers

Unternehmer, deren Umsatz zzgl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, brauchen als Kleinunternehmer ihre Umsätze nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Ein Steuerausweis in Ausgangsrechnungen ist nicht zulässig. Ebenso kann keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt werden.

Allerdings sind auch hier die Pflichtangaben in der Rechnung zu beachten. Insbesondere muss der Leistende seine Steuernummer angeben.

Rechnungen über Reiseleistungen

Werden Reiseleistungen abgerechnet, so kann § 25 UStG angewendet werden. Die Vorschrift ist einschlägig, wenn ein Unternehmer eine Reiseleistung erbringt und hierbei entsprechende Vorleistungen von einem oder mehreren anderen Unternehmern verwendet. Besteuert wird dann die Differenz zwischen dem für die Reiseleistung erhaltenen Betrag abzgl. dem für die Vorleistung gezahlten Betrag. In der Rechnung muss auf die Besteuerung von Reiseleistungen hingewiesen werden. Zwingender Hinweis: „Sonderregelung für Reisebüros„. Ein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer in der Rechnung ist nicht zulässig. Ein fehlender Hinweis auf die besondere Besteuerung der Reiseleistungen löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus.

Rechnungen über Differenzgeschäfte

Bei der Veräußerung von Gegenständen durch einen Wiederverkäufer, für die beim Einkauf kein Vorsteueranspruch bestand, kann die Umsatzsteuer aus der Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (Marge) berechnet werden. Ein gesonderter Ausweis dieser Umsatzsteuer ist nicht zulässig. Ein Vorsteuerabzug für den Abnehmer entfällt. In der Rechnung ist auf die Anwendung der Vorschrift (Differenzbesteuerung) hinzuweisen.

Zwingender Hinweis in der Rechnung, je nach zugrunde liegendem Geschäft:

„Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
„Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
„Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.

Ein fehlender Hinweis auf Differenzbesteuerung löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus.

Rechnung bei Exporten in Nicht-EU-Länder

Lieferungen in Nicht-EU-Länder (sog. „Drittländer“), sind i. d. R. als Ausfuhren umsatzsteuerfrei. Der Nachweis wird regelmäßig über einen Zollbeleg als Ausfuhrnachweis geführt. Die Rechnung ist ohne Steuerausweis mit Hinweis auf die Ausfuhr zu erstellen.

Rechnung bei Exporten in EU-Länder

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen in das Gebiet der Europäischen Union sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn die Lieferung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt; Lieferungen an Privatpersonen sind umsatzsteuerpflichtig (anders als bei einer sog. Ausfuhrlieferung in „Drittländer“ = Nicht-EU-Länder). Darüber hinaus muss der Erwerber bei einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung den gelieferten Gegenstand für sein Unternehmen verwenden.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Begründung der Umsatzsteuerfreiheit muss dem Finanzamt die Unternehmereigenschaft des EU-Abnehmers nachgewiesen werden. Dies erfolgt mittels Angabe des Abnehmers und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur an Unternehmen erteilt. In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden.

Gelangensbestätigung – Aufzeichnungsvorschriften

Zusätzlich muss ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat (vgl. § 17a und b UStDV; Aufzeichnungsvorschriften § 22 Abs. 4f und 4g UStG beachten).

Zusammenfassende Meldung

Der Unternehmer hat monatlich (bzw. für jedes Quartal bei vierteljährlichen Umsätzen von bis zu 50.000 EUR) in einer sog. „Zusammenfassenden Meldung“ (ZM) seine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (Lieferungen in den EU-Raum) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu melden.

In der Meldung sind die Lieferungen nach Staaten und Abnehmern unter Angabe der Entgelte und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufzuführen.

Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Schließen mehrere Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und gelangt dieser Gegenstand unmittelbar vom ersten Lieferer an den letzten Abnehmer, liegt ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn

die Unternehmer in jeweils verschiedenen Mitgliedstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind,
der Gegenstand der Lieferungen aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates gelangt und
der Gegenstand der Lieferungen durch den ersten Lieferer oder den ersten Abnehmer befördert oder versendet wird.

Auch hier muss in der Rechnung ein entsprechender Vermerk über die Art des Umsatzes („innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft“) angebracht werden, wenn die Besteuerung vom Empfänger der Ware vorgenommen werden muss.

Rechnungen über elektronische Dienstleitungen an Endverbraucher in der EU

Seit 1.1.2015 gilt das sog. MOSS-Verfahren („Mini-one-stop-shop“). Der Ort für elektronische Dienstleistungen, die an Endverbraucher in der EU ausgeführt werden, liegt grundsätzlich am Wohnort des Leistungsempfängers. Es gelten grundsätzlich die Regelungen des EU-Staates, in dem der Leistungsempfänger wohnt. Dies umfasst auch die Vorschriften über die Rechnungsausstellung.

Seit 1.1.2019 gilt die Ortsverlagerung an den Wohnort des Leistungsempfängers nicht, wenn der Gesamtbetrag der vom Unternehmer erbrachten maßgebenden Leistungen (sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen) nicht mehr als 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr betragen hat und auch im laufenden Jahr diesen Wert nicht übersteigt. Bzgl. der Rechnungsstellung verbleibt es in diesem Fall bei den im Staat des Leistenden geltenden Vorschriften. Auf Antrag ist jedoch auch bei Unterschreiten des Grenzwertes von 10.000 EUR eine Option zur Ortsverlagerung möglich.

Ab 1.7.2021 wurde der Anwendungsbereich des MOSS-Verfahrens erweitert und zum sog. OSS-Verfahren („One-stop-shop“) umgestaltet. Bzgl. der Regelungen zu elektronischen Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU ergeben sich keine Änderungen im Vergleich zum MOSS-Verfahren. Regelungen zum Besteuerungsverfahren sind gesetzlich nunmehr aber in § 18j UStG geregelt.

Wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer eine entsprechende Leistung an einen in einem in der EU ansässigen Endverbraucher erbringt, darf er in der Rechnung keine (deutsche) Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Eine fehlerhafte Rechnung, v. a. hinsichtlich der Pflichtangaben, ist ärgerlich, darf aber in den meisten Fällen korrigiert werden. Voraussetzung ist, dass der Aussteller die Rechnung berichtigt. Es ist daher erforderlich, dass sich beide Unternehmer absprechen, um einheitlich vorzugehen. Andernfalls riskiert der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug und der leistende Unternehmer bleibt auf den Steuern „sitzen“.

Folgen einer fehlerhaften Rechnung

Folgende Fehler bei einem Unternehmer führen zu einer höheren Umsatzsteuer:

Für eine steuerpflichtige Leistung wird infolge eines Rechenfehlers eine höhere USt. ausgewiesen.
Steuerfreie Leistungen werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet.
Nicht steuerbare Leistungen (unentgeltliche Leistungen, Leistungen im Ausland, Geschäftsveräußerungen im Ganzen) werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet..

Die zu hoch ausgewiesene Steuer wird vom Unternehmer geschuldet. Der Leistungsempfänger kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, weil es sich nicht um eine gesetzlich für die Leistung geschuldete Umsatzsteuer handelt.

Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z. B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller dennoch eine Steuer von 19% aus dem geforderten Zahlungsbetrag. Der Rechnungsempfänger kann aber nur den ausgewiesenen 7 %-igen Vorsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.

In beiden Fällen (zu hoher/niedriger Steuerausweis) können die Rechnungen berichtigt werden.

Berichtigung fehlerhafter Rechnungen

Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Die Berichtigung ist beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers zu beantragen – dabei ist insb. der Rechnungsempfänger zu benennen.
Der leistende Unternehmer muss die vereinnahmte Umsatzsteuer an den Leitungsempfänger zurückzahlen.
Der Rechnungsempfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben bzw. muss diese seinem Finanzamt wieder zurückerstattet haben.
Die Umsatzsteuer kann gekürzt werden, wenn das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers seine Zustimmung erteilt hat.

Bußgeldvorschriften bei Verstößen

Verstöße gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen und die Aufbewahrungspflicht können zu Bußgeldern in unterschiedlicher Höhe führen. Die Bußgelder reichen von 5.000 EUR bis zu 10.000 EUR.

Unvollständige, später berichtigte Rechnung

Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe (z. B. Datum/Leistungsbezeichnung/Anschrift), kann die Rechnung vom Aussteller berichtigt werden. Dann ist der Vorsteuerabzug möglich.

Wichtig ist der Zeitpunkt, wann die Vorsteuer abgezogen werden darf. Falls eine rückwirkende Berichtigung möglich ist, fallen keine Nachzahlungszinsen an.

Berichtigungsfähige Rechnung

Laut BFH (BFH, Urteil v. 20.10.2016, V R 26/15) kann eine Rechnung rückwirkend berichtigt werden, wenn eine sog. „berichtigungsfähige“ Rechnung vorliegt. Dies ist nur der Fall, wenn die Rechnung Angaben

zum Rechnungsaussteller,
zum Leistungsempfänger,
zur Leistungsbeschreibung,
zum Entgelt und
zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer

enthält. Diese Angaben dürfen in der Rechnung allerdings nur in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sein, dass sie fehlenden Angaben nicht gleichstehen. Bei einer Berichtigung findet hier keine Verzinsung statt, da die Berichtigung auf den Zeitpunkt der erstmaligen Ausstellung zurückwirkt. Mögliche Berichtigungen mit Rückwirkung sind danach:

Vervollständigen der Anschrift bzw. genaue Bezeichnung des Leistenden bzw. Leistungsempfängers.
Nachholung der USt-ID oder Steuernummer,
Nachholung der Rechnungsnummer,
Konkretisierende Angaben zur Art der erbrachten Leistung.

Die Berichtigung muss bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erfolgen.

Die Checkliste im folgenden Kapitel gibt Ihnen einen kompakten Überblick über wesentliche Punkte, die beim Erhalt einer Eingangsrechnung geprüft werden sollten.

Kontrolle von Eingangsrechnungen

Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
Stimmen die Steuersätze (steuerfrei – mit Hinweis – /7 %/19 %)?
Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
Gibt es ein Rechnungsdatum?
Gibt es eine Rechnungsnummer?
Sind diverse Teilrechnungen (einzelne Dokumente) in einem Sammeldokument zusammengefasst?
Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen (z.B. 20 %, nur 19 % sind abzugsfähig)?

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