Definition: Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Ob Weihnachtsfeier oder Sommerfest – bei Betriebsveranstaltungen gibt es steuer- und versicherungsrechtlich einiges zu beachten. Doch was genau gilt eigentlich als Betriebsveranstaltung und was nicht? Und welche Anforderungen gibt es hinsichtlich des Teilnehmerkreises?

Nicht jede Veranstaltung des Arbeitgebers erfüllt automatisch den Begriff der Betriebsveranstaltung. Ein Blick auf die Begriffsdefinition.

Betriebsveranstaltung: Definition

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind:

• Betriebsausflüge,
• Sommerfeste,
• Weihnachtsfeiern,
• Jubiläumsfeiern.

Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung

Als Teilnehmende an der Betriebsveranstaltung kommen in Betracht:

• aktive Mitarbeitende,
• ehemalige Mitarbeitende,
• Leiharbeitnehmende,
• Arbeitnehmende anderer konzernangehöriger Unternehmen,
• Praktikanten, Referendare und ähnliche Personen sowie
• Begleitpersonen.

Achtung: Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmenden oder Arbeitnehmenden anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offen stehen

Voraussetzung für die Gewährung des steuerlichen Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen steht. Ausnahmen sind möglich, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die zum Beispiel

• jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs wie zum Beispiel einer Abteilung durchgeführt werden, sofern alle Mitarbeitende dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können.
• nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmenden des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen).
• nur für solche Mitarbeitenden durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes Dienstjubiläum gefeiert haben oder feiern (Jubilarfeiern).

Lesen Sie hierzu mehr im Kapitel „Betriebsveranstaltung muss für Pauschalbesteuerung allen offenstehen“.

Was nicht als Betriebsveranstaltung gilt

Keine Betriebsveranstaltungen sind folgende Veranstaltungen:

• Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Mitarbeiters, zum Beispiel bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, ist keine Betriebsveranstaltung. Bei solchen Veranstaltungen können aber Sachzuwendungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro unter dem Gesichtspunkt des ganz überwiegend betrieblichen Interesses ebenfalls lohnsteuerfrei bleiben (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 u. 4 LStR). 
• Ein sogenanntes Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStR) ist keine Betriebsveranstaltung.

Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht den Begriff der Betriebsveranstaltung, ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitenden im Rahmen dieser Veranstaltung gewährt, um Arbeitslohn handelt.

Für Betriebsveranstaltungen gilt aktuell ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung. Dieser Betrag soll auf 150 Euro hochgesetzt werden. Bei der Berechnung kommt es auf die Anwesenden, nicht auf die Eingeladenen an.

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei. Darüber hinaus liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. 

Betriebsveranstaltung: Freibetrag statt Freigrenze

Im Gegensatz zu einer Freigrenze muss bei einem Freibetrag von 110 Euro lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden. Das wären bei einer Feier für 120 Euro je Person 10 Euro. Bei Überschreiten des Freibetrags ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent möglich. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. 

110 Euro-Freibetrag: Was zählt zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung?

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer – unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um Kosten handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere: 

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten.
• Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten; Reisekosten liegen hingegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebs­veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation den Mitarbeitenden obliegt. Steuerfreie Reisekosten-Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig.

Beispiel: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeitende, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie gegebenenfalls im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Beispiel: Arbeitgeber B veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert er eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche 
Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft. Insoweit ergibt sich keine Änderung zur vorherigen Rechtslage.
• Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) sind ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Das Geschenk muss aus Anlass der Betriebsveranstaltung erfolgen und dabei den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Sachzuwendungen: Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde„).
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sind in die Berechnung des Freibetrags des jeweiligen Mitarbeitenden einzubeziehen. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen: Teilnehmerzahl und Abweichungen zur Umsatzsteuer beachten„).
• Barzuwendungen, die statt der vorgenannten Sachzuwendungen gewährt werden, 
wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, sind in die Berechnung einzubeziehen. Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung der Mitarbeitenden führen wie zum Beispiel Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. 

Betriebsveranstaltung: Beispiele für die Berechnung bei Überschreiten des 110-Euro-Freibetrags

Zur Berechnung, ob sich die Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Freibetrags bewegen oder darüber hinausgehen, sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zunächst zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es demgegenüber nicht an. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen: Teilnehmerzahl und Abweichungen zur Umsatzsteuer beachten„).

In einem zweiten Schritt ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.

Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Mitarbeitenden zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. 

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmenden zuzurechnen. 50 Arbeitnehmende haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmenden beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmenden ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.

Hinweis: Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes soll der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Person auf 150 Euro hochgesetzt werden. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag „Großes Gesetzgebungspaket mit lohnsteuerlichen Änderungen“.

Selbstkosten sind keine Aufwendungen für äußeren Rahmen

Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind aber die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers. Dazu zählen zum Beipiel die anteiligen Kosten der Lohn­buchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. 

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001

Wird bei einer Betriebsveranstaltung der Freibetrag von 110 Euro überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den über 110 Euro hinausgehenden Restbetrag besteht jedoch die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung.

Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das kommt für die geldwerten Vorteile in Betracht, sofern der Freibetrag von 110 Euro bzw. die Grenze von zwei Veranstaltungen im Jahr überschritten sind.

Betriebsveranstaltung: Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent

Bei einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent ist zu beachten, dass

• ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung nicht erforderlich ist,
• die Pauschalierung auch für nur wenige betroffene Mitarbeitende zulässig ist,
• zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer anfällt und
• die Pauschalierung der Lohnsteuer Sozialversicherungsfreiheit auslöst.

Vorteile durch pauschale Versteuerung der Betriebsveranstaltung

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung kommt für jene Beträge in Betracht, die bei der einzelnen Veranstaltung die Grenze von 110 Euro übersteigen. Die Pauschalversteuerung ist aber auch möglich, wenn einzelne Arbeitnehmende an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnehmen. In diesem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, eine zuvor aus den ersten beiden Betriebsveranstaltungen nicht versteuerte Zuwendung nachträglich pauschal zu versteuern. Dadurch kann die Steuerfreiheit für eine weitere Betriebsveranstaltung genutzt werden. Alternativ zur pauschalen Besteuerung kann die Zuwendung mit den individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin (ELStAM) besteuert werden.

Achtung: Auswirkungen in der Sozialversicherung

Versteuert der Arbeitgeber eine Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung individuell, handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine steuerfreie oder eine vom Arbeitgeber pauschal besteuerte Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung stellt hingegen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar. Wird die Wahl der Versteuerung (pauschal oder individuell) nachträglich geändert, wirkt sich dies auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung aus. Maßgeblich ist, zu welchem Zeitpunkt die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wird. Eine beitragsrechtliche Korrektur ist nur bei einer steuerrechtlichen Korrektur durch den Arbeitgeber bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Dafür ist der 28. Februar des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen.

Beispiel: Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar 2023 ein Fest. Die Kosten betragen 20 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin. Diese werden als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abgerechnet. Das im Juli 2023 stattfindende Sommerfest, dessen Kosten 80 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen, rechnet er ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Im Dezember 2023 veranstaltet der Arbeitgeber eine Weihnachtsfeier, deren Kosten 100 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen.Für die Zuwendungen an Arbeitnehmende, die bereits an den Festen im Februar und Juli 2023 teilgenommen haben, bleibt neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Der Arbeitgeber kann auch rückwirkend die Kosten für das Fest im Februar pauschal besteuern und die Kosten des Weihnachtsfestes im Dezember 2023 steuerfrei belassen. Nimmt er diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung vor, also spätestens bis 29. Februar 2024, bleiben die Zuwendungen der drei Betriebsveranstaltungen beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen: Beispiel zur Berechnung

Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Beispiel: An einer Weihnachtsfeier nehmen 100 Mitarbeitende des Arbeitgebers teil. Die Aufwendungen des Arbeitgebers betragen 13.000 Euro (= 130 Euro pro Teilnehmer/Teilnehmerin; ohne Verlosungsgewinn). Bei der anlässlich der Weihnachtsfeier durchgeführten Tombola gewinnt ein Mitarbeiter ein Fahrrad im Wert von 2.000 Euro.Zu den Gesamtkosten gehören alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Kosten für den Verlosungsgewinn. Die gesamten Aufwendungen von 15.000 Euro sind auf die 100 Teilnehmenden zu verteilen, sodass sich ein Pro-Kopf-Anteil von 150 Euro ergibt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro sind 40 Euro pro Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin (= 4.000 Euro insgesamt) steuerpflichtig. Die pauschale Lohnsteuer beträgt 1.000 Euro.

Eine Pauschalierung der Lohnsteuer kommt von vornherein nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Was als Betriebsveranstaltung gilt und was nicht, lesen Sie hier.

Pauschalbesteuerung bei Betriebsveranstaltungen auch auf Leiharbeitnehmende anwendbar

Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Mitarbeitende von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmende durch den Entleiher können wahlweise vom Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist auch insoweit anwendbar.

Wendet der Zuwendende die 110-Euro-Freibetragsregelung an, soll er sich nach Verwaltungsanweisung beim Arbeitgeber vergewissern, dass für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Der Entleiher müsste also beispielsweise fragen, wie oft der Leiharbeiter oder die Leiharbeiterin schon beim Arbeitgeber oder bei anderen Entleihern gefeiert hat. Es bleibt schleierhaft, wie das in der Unternehmenspraxis gehandhabt werden kann.

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001

Nach mehreren erstinstanzlichen Urteilen darf die Lohnsteuer für Feiern, die ausschließlich für Führungskräfte ausgerichtet werden, nicht mit dem Pauschsteuersatz von 25 Prozent für Betriebsveranstaltungen erhoben werden. Die endgültige Entscheidung trifft aber der Bundesfinanzhof.

Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Unstreitige Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Er kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG).

Der Fall: Betriebsveranstaltung für ausgesuchten Teilnehmerkreis

In einem aktuellen Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof (BFH, Aktenzeichen VI R 5/22) ist zu klären, ob als Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ebenfalls eine Teilnahme­möglichkeit für alle Beschäftigten bestehen muss. Im Streitjahr veranstaltete der Vorstand der Klägerin in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Mitglieder des Vorstandes eingeladen waren. Neben Getränken und einem mehrgängigen Menü wurde der Raum dekoriert und musikalische Untermalung dargeboten. Die aufgewendeten Kosten betrugen über 8.000 Euro.

Im gleichen Jahr wurde eine Weihnachtsfeier für Beschäftigte ausgerichtet, die zum oberen Führungskreis bzw. Konzernführungskreis gehören. Dabei handelte es sich um Mitarbeitende, die ein bestimmtes Karrierelevel erreicht hatten, aber nicht um einen eigenständigen Betriebsteil. Die von der Klägerin für diese Veranstaltung aufgewendeten Kosten betrugen fast 170.000 Euro.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung wurden die Aufwendungen für beide Weihnachtsfeiern als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst und entsprechende Lohnsteuer-Nachforderungen gestellt. Der Freibetrag von 110 Euro war unstreitig nicht zu gewähren. Das Finanzamt verweigerte jedoch auch die Anwendung des Pauschalsteuersatzes von 25 Prozent, weil die Teilnahme an den beiden Veranstaltungen nicht allen Mitarbeitenden offen gestanden habe.

Aus Klägersicht ist das „Offenstehen für alle Mitarbeitenden“ jedoch seit der Neuregelung des § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG kein Definitionsmerkmal des Begriffs „Betriebsveranstaltung“ mehr und damit für die Pauschalbesteuerung nicht erforderlich.

Erste Instanz: Pauschalbesteuerung gilt auch nur bei Veranstaltungen für alle

Das hat das Finanzgericht in seinem erstinstanzlichen Urteil jedoch anders entschieden (FG Köln Urteil vom 27.01.2022 – 6 K 2175/20, EFG 2022 S. 874). Die Pauschalbesteuerung bei Betriebsveranstaltungen ist nur anwendbar, wenn die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Die frühere Rechtsprechung zur Pauschal­besteuerung (vgl. BFH Urteil vom 15.01.2009 – VI R 22/06, BStBl 2009 II S. 476) findet nach Auffassung der Richter trotz der Einfügung einer gesetzlichen Regelung zur Definition und zum Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) weiterhin Anwendung.

Zwar sei der Klägerin darin zuzustimmen, dass das Kriterium des „Offenstehens für alle Mitarbeitenden“ nicht mehr ausdrücklich im Gesetzestext aufgeführt wird. Nach Sinn und Zweck der Pauschalierungsregelung sei die Voraussetzung jedoch weiterhin zu beachten.

Der bei der Pauschalierung anzuwendende Durchschnittssteuersatz von 25 Prozent beruhe auf der Annahme einer „vertikalen Beteiligung“ von Arbeitnehmenden aller Lohngruppen an einer Betriebsveranstaltung. Steht eine Veranstaltung dagegen nicht allen Betriebsangehörigen offen, verfehle die Pauschalbesteuerung mit einem festen Steuersatz von 25 Prozent das im Grundgesetz verankerte Prinzip der Besteuerung nach der Leistungsfähigkeit und das Gebot der Folgerichtigkeit. Insofern hat das Finanzamt nach Auffassung des Finanzgerichts zu Recht die Pauschalierung der Lohnsteuer verweigert.

Aufgrund der inzwischen eingelegt Revision liegt die endgültige Entscheidung aber nun beim Bundesfinanzhof (BFH).

Vorgängerentscheidung rechtskräftig

Das FG Köln beruft sich in seinem Urteil auch auf einen ähnlichen Fall beim FG Münster (FG Münster Urteil vom 20.2.2020 – 8 K 32/19 E,P,L, EFG 2020 S. 682). Dort hatte der Arbeitgeber eine Jahresabschlussfeier veranstaltet, zu der nur angestellte Führungskräfte eingeladen waren.

Das FG Münster hatte die Klage ebenfalls abgewiesen. Der Freibetrag von 110 Euro war auch hier unstreitig nicht zu gewähren. Auch nach Auffassung der Münsteraner Richter setzt die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent voraus, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Dies gelte auch unter Berücksichtigung der inzwischen erfolgten Legaldefinition der Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) weiter.

Zweck der Pauschalbesteuerung sei es, eine einfache und sachgerechte Besteuerung der Vorteile zu ermöglichen, die bei der teilnehmenden Belegschaft im Ganzen, also von Arbeitnehmenden aller Lohngruppen, anfallen. Dieser Regelungszweck sollte durch die Einführung der Legaldefinition nicht geändert werden.

Auch gegen dieses Urteil war die Revision zugelassen, es ist jedoch rechtskräftig geworden. Durch die neue Entscheidung des FG Köln und die dagegen eingelegte Revision wird die Streitfrage nun aber doch höchstrichterlich geklärt.

Hinweise: Weitere Einzelheiten zur Behandlung von Betriebsveranstaltungen, zum Freibetrag und zur Pauschalbesteuerung enthält das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 – IV C 5 – S 2332/15/10001 (BStBl 2015 I, 832).

Als Alternative zur verweigerten Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG im vorstehenden Fall kommt eine Besteuerung der Veranstaltung nach § 37b EStG in Betracht. Der Steuersatz beträgt hier jedoch 30 Prozent.

Der steuerliche Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Was ist steuerlich zu beachten, wenn mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden?

Für Betriebsveranstaltungen wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gewährt. Dieser Freibetrag kann allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewendet werden. Nimmt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Die dritte und gegebenenfalls weitere Veranstaltungen sind steuerpflichtig.

Steuerliches Wahlrecht bei mehreren Betriebsveranstaltungen im Jahr

Ein Wahlrecht des Arbeitgebers besteht deshalb, weil er die Zuwendungen bei den Betriebsveranstaltungen, für die der Freibetrag nicht angewendet wird und die deshalb zu steuerpflichtigem Arbeitslohn der teilnehmenden Mitarbeitenden führen, pauschal versteuern kann. Für diesen Fall soll er die Veranstaltung mit den geringsten Kosten auch im Nachhinein als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung bestimmen können.

Beispiel: Mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr

In einer Firma finden im Jahr 2023 drei Betriebsveranstaltungen statt, an denen jeweils alle Mitarbeitenden teilnehmen. Der auf den einzelnen teilnehmenden Mitarbeiter entfallende Vorteil beläuft sich bei

• der Jubiläumsfeier im März 2023 auf 105 Euro,
• dem Betriebsausflug im September 2023 auf 60 Euro und
• bei der Weihnachtsfeier im Dezember 2023 auf 90 Euro.

Der Vorteil liegt bei jeder einzelnen Veranstaltung im Rahmen des Freibetrags von 110 Euro. Da hier aber alle Mitarbeitenden an drei Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben, kann für eine dieser Veranstaltungen der Freibetrag nicht berücksichtigt werden. Hier würde es sich anbieten, für den Betriebsausflug die geldwerten Vorteile in Höhe von 60 Euro der Pauschalbesteuerung zu unterwerfen.

Nicht alle Mitarbeitenden nehmen an allen Betriebsveranstaltungen teil

Werden im Kalenderjahr im Betrieb mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt und nehmen nicht immer alle Mitarbeitenden teil, muss für jede einzelne Betriebsveranstaltung festgehalten werden, wer tatsächlich dabei war. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, wer die zahlenmäßige Obergrenze überschritten hat. Die Alternative wäre, die Vorteile aus einer der drei Betriebsveranstaltungen insgesamt der Besteuerung zu unterwerfen. Eine praktikable, aber teure Lösung.

Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben

Dient die Teilnahme eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, zum Beispiel wenn der Personalchef oder Betriebsrats- sowie Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf ihn oder sie entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht übertragen werden

Der Freibetrag in Höhe von 110 Euro kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung und je Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin in Anspruch genommen werden. Das bedeutet zum einen, dass es in den Fällen, in denen der Arbeitgeber lediglich eine einzige Betriebsveranstaltung durchführt, nicht zur Verdoppelung des Freibetrags kommt. Zum anderen heißt das aber auch, dass ein für eine Betriebsveranstaltung nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht teilweise auf die andere Betriebsveranstaltung oder auf andere Mitarbeitende übertragen werden kann.

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001

Die Durchführung von Betriebsfeiern bringt einige Tücken mit sich – besonders was den Versicherungsschutz in der Unfallversicherung angeht. Hier stellen sich wichtige Fragen wie: Wer ist versichert? Was genau ist versichert? Wann endet der Versicherungsschutz? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Kapitel.

Für viele Arbeitgeber ist es oft nicht leicht zu beurteilen, wo der gesetzliche Unfallversicherungsschutz bei einer Betriebsfeier anfängt und wo er aufhört.

Wann ist eine betriebliche Veranstaltung unfallversichert?

Gemeinschaftsveranstaltungen stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, wenn die Zusammenkunft der Pflege der Verbundenheit zwischen der Unternehmensleitung und den Beschäftigten sowie der Beschäftigten untereinander dient. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende also während einer betrieblichen Weihnachtsfeier oder eines Sommerfestes über die Berufsgenossenschaft abgesichert.

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Arbeitsunfall bei Betriebsfeier: Teilnahme an einer „offiziellen“ Feier ist versichert

Zwar ist es nicht erforderlich, dass die Unternehmensleitung die Feier selbst veranstaltet; dies kann auch der Betriebsrat tun. Allerdings muss die Veranstaltung als Voraussetzung für den Unfallversicherungsschutz zumindest von der Leitung gebilligt und gefördert werden. Die Rolle der Unternehmensleitung kann natürlich auch ein offizieller Vertreter übernehmen – entscheidend ist lediglich, dass die Feier „von der Autorität des Unternehmens getragen“ wird.

Die persönliche Anwesenheit der Unternehmensleitung oder einer von ihr beauftragten Person ist nicht erforderlich. Der für den Versicherungsschutz maßgebende offizielle Charakter wird auch dadurch bestätigt, dass die Teilnahme an der Feier allen Angehörigen des Unternehmens offenstehen muss.

Auch kleine Betriebseinheiten sind versichert

Auch Ausflüge und Feiern von kleinen Mitarbeitergruppen sind unfallversichert, sofern niemand ausgeschlossen wird. Das geht aus einem Urteil des Bundessozialgerichts aus dem Jahr 2016 hervor. (Lesen Sie dazu unseren Beitrag „Betriebsfeiern: Auch kleine Betriebseinheiten sind unfallversichert„.)

Gesetzliche Unfallversicherung bei Betriebsveranstaltungen: Was genau ist versichert?

Versichert sind während der Feier alle Tätigkeiten, die mit dem Gesamtzweck der Veranstaltung im Zusammenhang stehen. Das umfasst zum Beispiel das Essen, sportliche Betätigungen, das Tanzen und die Teilnahme an Spielen.

Arbeitsunfall: Wann endet der Versicherungsschutz bei Betriebsveranstaltungen?

Die offizielle Feier und damit der Versicherungsschutz enden, wenn die Unternehmensleitung die Veranstaltung für beendet erklärt oder sich das Veranstaltungsende aus anderen Umständen mit der erforderlichen Eindeutigkeit ergibt. Dafür genügt es nicht, dass der Dienstvorgesetzte die Feier verlassen hat. Vielmehr kommt es insbesondere auf das weitere Handeln der vom Dienstvorgesetzten beauftragten Personen an.

In der Rechtsprechung wird das Veranstaltungsende überwiegend dann angenommen, wenn jedenfalls eine deutliche Mehrzahl der Teilnehmenden die Veranstaltung bereits verlassen hat (BSG, Urteil vom 26. September 1961, 2 RU 160/60). Selbst wenn der Chef noch mit einigen wenigen Beschäftigten weiterfeiert, kann das schon Privatsache sein (Hessisches LSG, Urteil vom 26. Februar 2008 – L 3 U 71/06).

Betriebsveranstaltung: Versicherungsschutz auf Hinweg und Rückweg

Versichert sind – wie bei der Beschäftigung selbst – die Wege von und zur Weihnachtsfeier. Dabei gelten die bekannten Regeln für den Arbeitsweg: Versichert ist nur der direkte Weg ohne Umwege. Die Bildung von Fahrgemeinschaften ist zulässig.

Achtung: Kein Unfallversicherungsschutz für Gäste

Für nicht im Unternehmen beschäftigte Gäste, Familienangehörige oder ehemalig Beschäftigte besteht kein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz. Das gilt auch dann, wenn sie offiziell eingeladen sind. Hingegen sind Mitarbeitende, die zum Beispiel während einer Elternzeit zur Feier eingeladen werden, wie Beschäftigte versichert.

Arbeitsunfall auf Betriebsveranstaltung: Was gilt bei alkoholbedingten Unfällen?

Trotz des recht weit gehenden Versicherungsschutzes gibt es keinen Freibrief. So kann Alkoholgenuss sehr wohl den Versicherungsschutz gefährden. Lässt sich ein Unfall auf dem Nachhauseweg auf Alkohol zurückführen, erlischt der Unfallversicherungsschutz. Besser ist es also, auf öffentliche Verkehrsmittel oder Taxen auszuweichen. Das kann – gegebenenfalls vom Betrieb – bereits bei der Planung berücksichtigt werden.