Nach § 3b Abs. 1 EStG sind Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen.
Das FG Schleswig-Holstein hatte zu entscheiden, ob bei den Aufzeichnungen des Arbeitgebers für die Anwendung des § 3b EStG Voraussetzung ist, dass die Anfangs- und Schlusszeiten der – hier – Nachtarbeit enthalten sind.
Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG
Nach § 3b Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 1 EStG ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht. Laufender Arbeitslohn ist das dem Arbeitnehmer regelmäßig zufließende Arbeitsentgelt.
Für die steuerfreien Zuschläge ist Voraussetzung, dass sie neben dem Grundlohn geleistet werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte, auch an Sonn- und Feiertagen oder nachts geleistete Tätigkeit sein. Im Arbeitsvertrag ist hierfür regelmäßig zwischen der Grundvergütung und den Erschwerniszuschlägen zu unterschieden und ein Bezug zwischen der zu leistenden Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit und der Lohnhöhe herzustellen.
Zuschläge können daher nach § 3b EStG nur steuerfrei geleistet werden, wenn und soweit der Arbeitnehmer für die zuschlagsbewehrte Tätigkeit auch Anspruch auf Grundlohn hat.
Finanzamt verlangt Angabe der Uhrzeit
Im Rahmen einer Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Kläger an seine Arbeitnehmer teilweise Nachtzuschläge gezahlt und diese als steuerfrei behandelt hatte. Nachtarbeit wird nach § 3b Abs. 2 Satz 2 EStG in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr erbracht.
Allerdings seien die Stundenaufzeichnungen des Klägers nicht hinreichend konkret, da weder Arbeitsbeginn noch Arbeitsende daraus hervorgingen. Allein die Aufzeichnung der Arbeitsdauer während der steuerbegünstigten Zeiten sei nicht ausreichend. Aus den vorliegenden Unterlagen ging hervor, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wieviel Zeit zu welchen Konditionen (wieviel EUR pro Stunde) innerhalb der begünstigten Zeit gearbeitet hat.
Das Finanzamt war der Auffassung, dass die Angabe der Uhrzeit unerlässlich sei. Eine Prüfung, ob Zuschläge tatsächlich für die steuerlich begünstigten Zeiten gezahlt worden seien, sei nur dann möglich, wenn die Uhrzeiten aufgezeichnet würden und anhand dieser Uhrzeiten ein Abgleich mit den tatsächlichen Begebenheiten, wie z.B. Öffnungszeiten des Betriebes, Überschneidungen mit anderen Terminen, erfolgen könne. Ohne diese Aufzeichnungen des Arbeitsbeginns und -endes sei eine Prüfung der Arbeitsleistung in den begünstigten Zeiten nicht möglich.
FG: Anfangs- und Schlusszeit keine materielle Voraussetzung
Dem FG Schleswig-Holstein dagegen reichten die Auszeichnungen des Klägers aus (Urteil v. 9.11.2022, 4 K 145/20). Zwar sei dem Finanzamt dahingehend zuzustimmen, dass die Steuerfreiheit als steuergünstige Tatsache grundsätzlich vom Steuerpflichtigen darzulegen und zu beweisen ist; dies führe aber nicht dazu, dass § 3b EStG unanwendbar ist, wenn in den Aufzeichnungen keine genaue Anfangs- und Schlusszeit festgehalten wird.
§ 3b EStG sehe – anders als z.B. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – eine solche konkrete inhaltliche Aufzeichnungspflicht für die Begünstigung nicht vor und könne daher auch keine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung darstelle. Zudem sei festzustellen, dass auch sonst keine Rechtsgrundlage erkennbar ist, wonach die Anwendung der Norm trotz unstreitigen Vorliegens ihrer materiell-rechtlichen Voraussetzungen unanwendbar bleiben sollte.
Rechtsprechung des BFH
Auch aus der Rechtsprechung des BFH ergebe sich nichts Anderes. Zwar sei z. B. dem BFH-Urteil v. 8.12.2011, VI R 18/11, zu entnehmen, dass „grundsätzlich“ Einzelaufstellungen erforderlich sind. Aufgrund der Einzelaufzeichnungen soll sichtbar werden, dass die fraglichen Lohnzahlungen tatsächlich „für“ konkret geleistete Nachtarbeit erbracht wurden. Entscheidend sei, dass erkennbar werde, dass der Arbeitgeber den zusätzlichen Lohn nicht pauschal, sondern in Ansehung der vom Arbeitnehmer im Einzelnen und in den begünstigten Zeiten erbrachten Arbeitsleistung gezahlt habe.
Dem Urteil sei aber auch zu entnehmen, dass eine Einzelaufstellung verzichtbar ist, wenn die Voraussetzungen aus anderen Gründen als erfüllt angesehen werden können. Die Aufzeichnungen sollen letztlich nur ein Mittel der Beweisführung darstellen.
Damit seien weder dem Gesetz noch der Rechtsprechung Gründe zu entnehmen, im Urteilsfall von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen, so das FG. Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Norm lägen unstreitig vor.
Mit der rasanten Bedeutungszunahme der Arbeit im Homeoffice rückt auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten immer stärker in den Fokus von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Kosten für das Homeoffice sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.
Während viele Büros auch nach der Coronapandemie leer bleiben, sehen Arbeitnehmende sich mit hohen Kosten für Strom und Heizung für das Homeoffice ebenso wie mit Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert.Wir geben einen Überblick zu den Möglichkeiten, aber auch zu den Tücken eines eventuellen Arbeitgeberersatzes unter Berücksichtigung der neuesten Gesetzes- und Verwaltungsregeln.
Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei
Zumindest eine gute Nachricht gibt es fast immer: Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).
Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm/ihr die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig
im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin ausgeschlossen ist.
Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.
Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert
Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice – zum Beispiel Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung oder gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen – sollten regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden.
Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch als Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich geregelt werden.
Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung
Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei einer regelmäßigen beziehungsweise dauerhaften Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.
Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.
Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig
Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des/der Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.
Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen der privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an hohe Voraussetzungen geknüpft:
Ab 2023 kann ein Arbeitszimmer nur noch angesetzt werden, wenn im Homeoffice der Tätigkeitsmittelpunkt liegt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Dafür sind regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche Tätigkeit im Homeoffice erforderlich. Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, kann neuerdings anstelle der tatsächlichen Aufwendungen alternativ pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) in der Steuererklärung abgezogen werden. (Einzelheiten dazu siehe BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027).
Homeoffice-Pauschale: Abzug als Werbungskosten
Wegen der hohen Hürden für ein Arbeitszimmer und zur Vereinfachung wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen.
Die Pauschale ist ab 2023 auf 6 Euro pro Tag angehoben worden (vorher 5 Euro). Der Höchstbetrag liegt jetzt bei 1.260 Euro im Jahr (vorher 600 Euro). Er wird beim Ansatz der Pauschale für 210 Tage erreicht.
Homeoffice-Pauschale: Voraussetzungen im Überblick
Für den Abzug der Pauschale gibt es zwei zu unterscheidende Anwendungsfälle (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG):
Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Pauschale in Höhe von 6 Euro abgezogen werden. Für diese Tage entfällt dann jedoch der Ansatz von Entfernungspauschalen für den Weg zur Arbeit.
Der Abzug der Tagespauschale neben dem Abzug von Fahrtkosten für die Fahrten zur Arbeit ist nur zulässig, wenn für die berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Die Finanzverwaltung hat zu den Voraussetzungen einen Anwendungserlass herausgegeben (BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027):
Überwiegende Tätigkeit im Homeoffice: „Überwiegend“ ist eine zeitliche Bestimmung. Danach muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet worden sein. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der oder die Steuerpflichtige an diesem Tag seine/ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt.
Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: In diesen Fällen ist zwar ein Tätigwerden, aber kein zeitlich überwiegendes Tätigwerden in der häuslichen Wohnung für den Abzug der Tagespauschale erforderlich. „Anderer Arbeitsplatz“ ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt.
Ein anderer Arbeitsplatz darf nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Steht regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z. B. Poolarbeitsplatz), ist die Voraussetzung nicht erfüllt und ein Abzug der Tagespauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.
Homeoffice-Pauschale: Was können Arbeitgeber tun
Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor und in allen Fallkonstellationen nicht in Betracht.
Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Arbeitnehmenden aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Insbesondere muss für die zweite Fallgruppe konkret dargelegt werden, dass dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann hierfür Anhaltspunkte bieten.
Hilfreich kann in allen Fällen eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeofficetage und/oder das Vorhandensein eines anderen Arbeitsplatzes sein. Dabei ist zu beachten, dass für Heimarbeitstage regelmäßig der Fahrtkostenabzug entfällt und mit einem Poolarbeitsplatz das Dauerhaftigkeitskriterium nicht erfüllt wird.
Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an. Demnach gilt:
Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser/diese Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei den Arbeitnehmenden Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.
Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird – zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen -, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für die Arbeitnehmenden zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.
Fazit: Arbeitgebererstattungen für Homeoffice in vielfacher Hinsicht möglich
Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung sind in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden.
Es ist jedoch zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt -, ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie als Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch den Steuerberater.
Bei der Steuererklärung der Betroffen ist regelmäßig zumindest ein Abzug der Homeoffice-Pauschale für die Heimarbeitstage möglich.
Die Rücklagen für die Bereitstellung des Insolvenzgeldes übersteigen aktuell die durchschnittlichen jährlichen Aufwendungen. Der Entwurf der Verordnung zur Festsetzung des Umlagesatzes für das Insolvenzgeld für das Kalenderjahr 2024 sieht deshalb für das kommende Jahr einen gleichbleibenden Umlagesatz von 0,06 Prozent vor.
Die Insolvenzgeldumlage ist mit wenigen Ausnahmen von allen Arbeitgebern, die Arbeitnehmende im Inland beschäftigen, zu zahlen. Für die Umlagepflicht ist die Größe, Branche und Ertragslage des Betriebes irrelevant. Die Umlage ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden zu entrichten. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht.
Insolvenzgeldumlage: Ausnahmen
Ausländische Saisonarbeitskräfte weisen mit der Bescheinigung A1 nach, dass sie den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ihres jeweiligen Heimatlands unterliegen. Für diese ausländischen Saisonarbeitskräfte gelten weiterhin die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ihres Heimatlands. Eine Insolvenzumlagepflicht besteht für diese Personen nicht.
Was ist Insolvenzgeld?
Im Falle einer Insolvenz sichert das Insolvenzgeld die Entgeltansprüche des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin gegenüber dem zahlungsunfähigen Arbeitgeber. Die Insolvenzgeldumlage dient vorrangig der Finanzierung ausgefallener Entgeltansprüche der Arbeitnehmenden im Falle der Insolvenz des Arbeitgebers. Aus dem Umlagetopf werden auch die Einzugsstellen der Sozialversicherung bedient, wenn der Arbeitgeber wegen der insolvenzbedingten Zahlungsunfähigkeit seinen Beitragsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann.
Insolvenzgeldumlage 2024: Bemessungsgrundlage
Die Insolvenzgeldumlage wird nach dem laufenden und einmaligen Arbeitsentgelt bemessen. Konkret von dem Entgelt, von dem die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung im Falle des Bestehens von Rentenversicherungspflicht zu zahlen wären. Sie ist für alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmenden und Auszubildenden aufzubringen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie rentenversicherungspflichtig, rentenversicherungsfrei oder von der Rentenversicherungspflicht befreit sind. Sie ist also zum Beispiel auch für geringfügig entlohnte Minijobber und kurzfristige Minijobber zu zahlen.
Insolvenzgeldumlage 2023
Die Insolvenzgeldumlage ist gesetzlich im § 360 SGB III festgeschrieben. Im Jahr 2023 wurde sie im Vergleich zum Vorjahr mit der Insolvenzgeldumlagesatzverordnung 2023 von 0,09 auf 0,06 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts gesenkt.
Insolvenzgeldumlage 2024
Entsprechend dem Entwurf der Insolvenzgeldumlagesatzverordnung 2024 liegen für das Jahr 2024 weiterhin die Voraussetzungen für einen niedrigeren Umlagesatz, als der im Gesetz festgeschriebene, vor. Die Insolvenzgeldumlage bleibt für das Jahr2024 unverändert bei 0,06 Prozent. Im Gesetz sind 0,15 Prozent festgeschrieben.
Berechnung Insolvenzgeldumlage: Beispiel
Summe des dem Grunde nach rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts aller Arbeitnehmenden und Auszubildenden pro Monat: 25.000 Euro
Insolvenzgeldumlage:
Höhe der Insolvenzgeldumlage: 25.000 Euro x 0,06 Prozent = 15 Euro
Im Beitragsnachweisdatensatz ist die Insolvenzgeldumlage mit der Beitragsgruppe 0050 zu berücksichtigen.
Insolvenzgeldumlage: Befreiung
Folgende Arbeitgeber sind von der Insolvenzgeldumlage befreit, weil sie quasi nicht insolvent werden können:
Bund, Länder und Gemeinden,
Körperschaften-, Stiftungen-, und Anstalten des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist,
Juristische Personen des öffentlichen Rechts, wenn die Zahlungsfähigkeit kraft Gesetzes durch Bund, Länder oder Gemeinden gesichert ist,
Als Körperschaften des öffentlichen Rechts organisierte Religionsgemeinschaften und ihre gleiche Rechtstellung genießende Untergliederungen,
Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten,
Botschaften und Konsulate ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland,
Wohnungseigentümergemeinschaften, für die ein Insolvenzverfahren nach § 11 Abs. 2 des Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht (WoEigG) ausgeschlossen ist und
Möchten Unternehmen, die „Sustainability Skill Gap“ schließen, ist es unverzichtbar, Mitarbeitende zu Themen rund um Umwelt und Klima zu schulen. Das betrifft nicht nur einzelne Abteilungen, sondern alle Bereiche des Unternehmens.
Die nachhaltige Transformation anzustoßen und Emissionen zu reduzieren sollte in Anbetracht der Klimakrise für Unternehmen zur Priorität gehören. Es geht nicht mehr nur darum, gesetzlichen Vorgaben zu folgen, sondern auch wirtschaftlich konkurrenzfähig zu bleiben sowie als attraktiver Arbeitgeber aufzutreten. Denn nur mit einer nachhaltigen Work Force kann die Transformation gelingen. Darüber hinaus entstehen laut dem World Economic Forum die meisten neuen Stellen in den Bereichen Technologie, Digitalisierung und Nachhaltigkeit.
Für Arbeitnehmende ist es also maßgebend, sich in diesen Bereichen auszukennen. Im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit bedeutet das, dass Arbeitnehmende zum einen grundlegendes Wissen zum Klimawandel, seinen Folgen und Lösungen für aktuelle Herausforderungen haben sollten, zum anderen ist es wichtig zu begreifen, wie die nachhaltige Transformation die eigene Jobrolle betrifft und sich die damit einhergehenden neuen Fähigkeiten aneignen
Entgegen der Vorstellung einiger Arbeitgeber sind für die nachhaltige Transformation nämlich nicht nur die CSR- beziehungsweise Nachhaltigkeits-Manager und -Managerinnen oder die Geschäftsbereiche zuständig, die direkte Emissionen verursachen, sondern alle Bereiche und Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass auch HR, das Marketing-Team, das Beschaffungsmanagement, die IT-, Finanz- und Rechtsabteilung und viele mehr im Hinblick auf die nachhaltige Transformation geschult und miteinbezogen werden sollten. Denn nur wenn alle Mitarbeitenden mit an Bord sind, kann der positive Wandel im Unternehmen langfristig gelingen. Es stellt sich also die Frage, welche Lernbedarfe die verschiedenen Abteilungen haben und welche nachhaltigen Kompetenzen zukünftig unverzichtbar sind.
Grundlagenwissen ist unumgänglich
Alle Mitarbeitenden können in ihren jeweiligen Abteilungen Veränderungen anstoßen und positive Impulse setzen. Bevor es in die spezifischen Kompetenzen für bestimmte Jobrollen geht, muss allerdings solides Grundlagenwissen aufgebaut werden. Darum sollten Schulungen zu Themen rund um Umwelt und Klima in jedem Fall auch allgemeine Fakten beinhalten. Mitarbeitende müssen verstehen, welche Auswirkungen der Klimawandel hat, wie Emissionen entstehen, wie diese reduziert werden können und mehr. So erfahren sie über die Dringlichkeit der Situation, Verantwortung der Unternehmen und verstehen gleichzeitig, dass sie aktiv einen Beitrag leisten können.
Sind die Grundlagen abgedeckt, können Mitarbeitende sich darauf fokussieren, die wichtigsten nachhaltigen Kompetenzen für ihre Funktion zu erlernen und anzuwenden. Diese können in den gängigen Abteilungen von Unternehmen verschiedene Ausmaße annehmen.
Sustainability Skills für verschiedene Abteilungen im Überblick:
IT-Abteilung
Digitale Dienste, große Datenmengen und Hardware verursachen Emissionen. Zu verstehen, wie genau diese Emissionen entstehen, ist der erste Schritt, um sie zu reduzieren. Um beispielsweise in Bezug auf Hardware nachhaltig zu handeln, sollten die Mitarbeitenden sich mit dem System der Kreislaufwirtschaft auskennen und bereits bei der Beschaffung auf Nachhaltigkeitskriterien achten. Programmiert die IT-Abteilung selbst, kann sie nachhaltige Softwareentwicklungspraktiken einführen und zum Beispiel energieeffiziente Algorithmen nutzen.
HR
Die HR-Abteilung ist direkt an der nachhaltigen Transformation im Unternehmen beteiligt, weil sie dabei unterstützt, alle Mitarbeitenden auf Ihre Aufgaben vorzubereiten und zu begleiten. Außerdem spielt Nachhaltigkeit zunehmend auch eine Rolle bei der Personalsuche, denn für Arbeitnehmende kann dies der entscheidende Faktor für oder gegen einen neuen Arbeitgeber sein. Gleichzeitig müssen HRler und HRlerinnen wissen, welche neuen Berufe im Rahmen der nachhaltigen Transformation entstehen und wie diese am besten besetzt werden können.
Marketing
Mitarbeitende im Marketing haben Aufgaben entlang des gesamten Produktlebenszyklus. Dementsprechend können sie auch an unterschiedlichsten Stellen Nachhaltigkeit fördern. Ob es darum geht, nachhaltige Verpackungen zu etablieren, umweltschonende Werbematerialien einzuführen oder Greenwashing zu vermeiden; sie brauchen in diversen Bereichen Wissen über klimaschonende Maßnahmen und Lösungen in ihrem sich verändernden Arbeitsalltag.
Beschaffungsmanagement
Einkäufer und Einkäuferinnen kommt im Rahmen des nachhaltigen Wandels in Unternehmen eine Schlüsselrolle zu. Die Einkäufe des Unternehmens haben beträchtliche Umweltauswirkungen und sind mit Emissionen verbunden. Um diese zu verstehen und so gering wie möglich zu halten, sind Schulungen nötig, die sich besonders mit indirekten Scope 3 Emissionen beschäftigen und in denen Beschaffungsmanager und -managerinnen lernen können, worauf sie beim nachhaltigen Einkaufen und bei Lieferketten achten müssen.
Finanzabteilung
Langfristig sind die Kosten des Klimawandels höher als die Investitionen in nachhaltige Maßnahmen, die ihm entgegenwirken. Finanzabteilungen müssen sich dieser relativ neuen Kosten bewusst sein, sie errechnen und abwägen können. Darüber hinaus spielen beispielsweise auch Investitionen eine große Rolle. Geldanlagen in umweltschädlichen Bereichen wirken sich auf die Nachhaltigkeit des gesamten Unternehmens aus. Gleichzeitig können Investitionen in erneuerbare Energien oder Wiederaufforstung CO₂-Emissionen in anderen Bereichen ausgleichen. Wie ein Unternehmen sein Geld investiert, kann also einen großen Einfluss auf die Nachhaltigkeitsziele haben.
Rechtsabteilung
Für die Rechtsabteilung in einem Unternehmen spielt besonders Klimahaftung eine Rolle. Dies bezieht sich auf die Feststellung der Haftbarkeit eines Unternehmens für Schäden, die durch den Klimawandel verursacht werden. Dabei kann es um Betriebserlaubnisse für Energiegewinnung und Kohleabbau gehen, aber auch um unlautere Öko-Werbung oder EU-Regulierungen. Solche Prozesse erfordern Fachwissen, das in Rechtsabteilungen dringend nötig ist, um auf jegliche Entwicklungen vorbereitet zu sein und Prävention zu leisten.
Resturlaub müssen Beschäftigte bis zum Jahresende nehmen, sonst droht laut Bundesurlaubsgesetz der Urlaubsverfall. Ganz so einfach ist es jedoch nicht – denn Arbeitgeber haben Mitwirkungsobliegenheiten. Was ist beim Urlaubsverfall zu beachten? Und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Urlaubsübertragung?
Ein Blick ins Bundesurlaubsgesetz (BurlG) reicht beim Thema Urlaubsverfall nicht mehr aus. Denn danach muss der Jahresurlaub von Beschäftigten grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) – ansonsten verfällt er zum 31. Dezember. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung ins darauffolgende Jahr zulässig – und auch dann verfallen die restlichen Urlaubstage spätestens zum 31. März (§ 7 Abs. 3 S. 2 BurlG).
In einigen wichtigen Urteilen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) zuletzt Vorgaben des EuGH zum Urlaubsrecht umgesetzt. Damit sind für die Praxis insbesondere die Mitwirkungsobliegenheiten für Arbeitgeber relevant. Sie müssen Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen, ansonsten hat dies gravierende Folgen. Wann also verfällt der Urlaubsanspruch und wann ist eine Urlaubsübertragung möglich?
Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.
Dringende persönliche Gründe sind beispielsweise
Arbeitsunfähigkeit,
Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss
oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte.
Dringende betriebliche Gründe können sein:
termin- oder saisongebundene Aufträge,
technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.
Urlaubsübertragung ins Folgejahr: mit Grund kein Antrag nötig
Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.
Urlaubsübertragung auf neuen Arbeitgeber
Wechseln Beschäftigte innerhalb eines Jahres den Job, können sie bei ihrem neuen Arbeitgeber grundsätzlich den noch verbliebenen Urlaub aus der alten Beschäftigung beanspruchen. Um zu vermeiden, dass Arbeitnehmende ihren Urlaub doppelt beanspruchen, ist der bisherige Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, eine Bescheinigung darüber auszustellen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.
Urlaubsverfall zum Jahresende oder zum 31. März
Grundsätzlich verfällt Urlaub, der bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, nach dem BUrlG ersatzlos. Dies gilt jedoch nur noch eingeschränkt. Der gesetzliche (Mindest-)Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden kann nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist.
Hinweispflicht des Arbeitgebers für Urlaubsverfall
Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.
Probleme hinsichtlich der Übertragung von Urlaub und dem Urlaubsverfall ergeben sich insbesondere immer dann, wenn Beschäftigte dauerhaft erkranken. Grundsätzlich bleibt ihnen der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten, wenn sie ihren Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraumes nicht nehmen konnten.
Urlaubsverfall nach 15 Monaten bei Langzeiterkrankung?
Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmenden, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. Danach ist nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. Für Fälle der Scheinselbstständigkeit eines Arbeitnehmenden gilt nach Auffassung des EuGH diese Grenze von 15 Monaten nicht.
Bisher ungeklärt war, ob die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers gilt. Das BAG hatte dem EuGH diese Fragen zur Vorabentscheidung vorgelegt. Jetzt steht fest: Jahresurlaub darf auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen. Der Europäische Gerichtshof hat die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit zwar grundsätzlich bestätigt. Wenn der Arbeitgeber allerdings seine Mitwirkung versäumt, dürfen Urlaubstage in dem Urlaubsjahr, in dem Beschäftigte auch tatsächlich gearbeitet haben und dann erkrankten, nicht verfallen. Hier hat das BAG seine Rechtsprechung den EuGH-Vorgaben entsprechend angepasst und weiterentwickelt.
Ausnahmen für den Urlaubsverfall bestehen beispielsweise für Arbeitnehmende im Mutterschutz oder in Elternzeit: Der vor Mutterschutz und Elternzeit bestehende Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.
Übertragung und Verfall von Urlaub: Tarifvertraglich großer Spielraum
Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die -den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden- Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden.
Fotos oder Videos von Beschäftigten werden von Unternehmen gerne zu Werbezwecken auf ihrer Homepage oder in den sozialen Medien verwendet. Die Folge sind immer häufiger Schadensersatzklagen wegen Datenschutzverstößen. Was müssen Arbeitgeber beachten, wenn sie Aufnahmen von Mitarbeitenden verwenden möchten?
Unternehmen nutzen Fotos oder Filmaufnahmen von Mitarbeitenden gerne für die eigene Homepage oder auf Social-Media-Plattformen. Mal sind es die Highlights der glamourösen Weihnachtsfeier oder des erfolgreich durchgeführten Unternehmenslaufs, die gezeigt werden; aber auch für Schulungsvideos – wie in einem Fall vor dem LAG Baden-Württemberg – werden immer wieder eigene Mitarbeitende eingesetzt. Und nicht immer ist die Veröffentlichung zu jedem Zeitpunkt im Interesse der abgebildeten Mitarbeitenden.
Ohne rechtliche Grundlage ist eine Verwendung des Bildmaterials jedoch nicht möglich und Verstöße gegen den Datenschutz können Entschädigungsansprüche auslösen. Das LAG Baden-Württemberg verpflichtete den Arbeitgeber vorliegend, 10.000 Euro Schadensersatz an einen Ex- Mitarbeiter zu zahlen. Der Arbeitgeber hätte nach Ende des Arbeitsverhältnisses nicht weiter mit Fotos und Videos des ausgeschiedenen Mitarbeiters werben dürfen.
Einwilligung in Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos Was ist rechtlich bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos zu beachten? Bei der Beurteilung dieser Frage waren lange vor allem die Voraussetzungen des Kunsturhebergesetz (KUG) entscheidend. Danach dürfen Bildnisse grundsätzlich nur mit Einwilligung der Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Abgesehen von den Ausnahmen des § 23 KUG benötigt der Arbeitgeber eine Einwilligung für die Veröffentlichung von Fotoaufnahmen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier eigene Grundsätze entwickelt, nach denen die Einwilligung der Arbeitnehmenden zur Veröffentlichung ihrer Fotos schriftlich erfolgen muss.
Verwendung von Mitarbeiterfotos: Datenschutz beachten Bei Foto- oder Videoaufnahmen von Mitarbeitenden im Unternehmenskontext ist der Datenschutz zu beachten, denn nach allgemeiner Auffassung handelt es sich dabei auch um personenbezogene Daten. Ob durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) möglicherweise die Vorschriften des KUG überlagert werden, wird seit deren Geltung diskutiert. Klar ist: Immer häufiger kommt es zu Schadensersatzklagen von Mitarbeitenden aufgrund von Datenschutzverstößen nach Art. 82 Abs. 1 DSGVO. Dass Arbeitgeber daraufhin zur Zahlung von Schadensersatz verpflichtet werden, ist längst kein Einzelfall mehr.
Arbeitgeber sollten daher Mitarbeiterfotos unbedingt nur unter Einhaltung der strengeren datenschutzrechtlichen Voraussetzungen veröffentlichen. Auch hier gilt gemäß Art. 6 DSGVO ein sogenannter Erlaubnisvorbehalt. Arbeitgeber benötigen grundsätzlich eine Einwilligung, außer wenn das berechtigte Interesse des Arbeitgebers gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO überwiegt. Dies beurteilt sich weiter inzident nach den Voraussetzungen von § 23 KUG, wobei beispielsweise keine Einwilligung nötig ist, wenn Personen auf einem Foto nur als Beiwerk erscheinen.
Transparenz, Freiwilligkeit, Schriftform: die datenschutzkonforme Einwilligung Ist auf dem Foto ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zu erkennen, ist also auch nach Datenschutzrecht überwiegend eine vorherige Einwilligung erforderlich. Für diese Einwilligung gelten konkrete Anforderungen: So ist eine Einwilligung nur zulässig, wenn sie freiwillig erfolgt. Eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis kann nur dann freiwillig sein, wenn der Arbeitnehmende eine Wahl hat und ihm/ihr keine Konsequenzen drohen, falls er/sie die Einwilligung verweigert.
Erforderlich ist ein Hinweis darauf, dass bei Nichteinwilligung keine negativen Konsequenzen drohen. Die Einwilligung muss vor der Veröffentlichung eingeholt werden. Die Einwilligung sollte gemäß § 26 Abs.2 S.3 DSGVO schriftlich vorliegen. Der Arbeitgeber hat Informationspflichten nach §§ 13, 14 DSGVO. Die Mitarbeitenden müssen genau informiert werden, wo und in welchem Kontext die Bildaufnahmen veröffentlicht werden. Die Mitarbeitenden müssen darüber informiert werden, dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Nach einem Widerruf sind die Bilder zu entfernen. Schadensersatz bei Datenschutzverstößen soll abschrecken Ob Fotos oder Bewegtbilder von Mitarbeitenden: Wenn Arbeitgeber die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bei einer Veröffentlichung nicht einhalten, drohen Schadensersatzklagen. Bei der Bemessung des immateriellen Schadensersatzes durch das Gericht sind alle Umstände des Einzelfalls zu betrachten. Zudem muss berücksichtigt werden, dass ein tatsächlicher und wirksamer rechtlicher Schutz der aus der DSGVO hergeleiteten Rechte gewährleistet werden soll.
Der Schadenersatz bei Datenschutzverstößen soll eine abschreckende Wirkung haben, um der Datenschutzgrundverordnung zum Durchbruch zu verhelfen. Die bisherigen Entscheidungen in diesem Zusammenhang zeigen, dass Gerichte dies ernst nehmen und Verstöße effektiv sanktionieren.
Sie möchten Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Arbeitgeberzuschuss zur den Kosten für Tagesmutter, Kita oder Kindergarten zahlen? Hier lesen Sie, wann Zuschüsse zu den Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber steuerfrei bleiben.
Steuer- und sozialversicherungsfrei sind Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Mitarbeitenden in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt (§ 3 Nr. 33 EStG).
Arbeitgeberzuschuss zur Kinderbetreuung: in voller Höhe steuerfrei
Im Gegensatz zum Abzug der Kinderbetreuungskosten (2/3 der Kosten, max. 4.000 EUR) in der Steuererklärung (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG) ist die Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse der Höhe nach grundsätzlich nicht begrenzt. Damit können z. B. auch hohe Kosten für die Kinderbetreuung in exklusiven privat organisierten Einrichtungen in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
Achtung: Es können höchstens die tatsächlichen Aufwendungen der Beschäftigten lohnsteuerfrei gezahlt werden. Überzahlungen sind steuerpflichtig.
Begünstigt sind sowohl Sachleistungen (z. B. betriebseigene Kindergärten) als auch Geldleistungen (z. B. Zuschüsse zu Kita-Gebühren). Vergleichbare Einrichtungen sind Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.
Keine steuerfreie Erstattung von Betreuungskosten im eigenen Haushalt
Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Hausgehilfinnen oder Familienangehörige, können nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht eines Kindes ermöglichen, sind sie ebenfalls nicht steuerfrei. Das Gleiche gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, zum Beispiel die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten (R 3.33 Abs. 2 LStR).
Wann sind Barzuschüsse zu den Kinderbetreuungskosten steuerfrei?
Bei Barzuschüssen des Arbeitgebers ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zudem nur dann gegeben, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR).
Weitere Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.
Arbeitgeberzuschuss nur für Betreuung nicht-schulpflichtiger Kinder steuerfrei
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind nur möglich, sofern die Kinder nicht schulpflichtig sind. Von nicht schulpflichtigen Kindern kann ausgegangen werden kann, solange sie noch nicht eingeschult sind (R 3.33 Abs. 3 LStR). Damit können in den Ländern mit „späten Sommerferien“ auch in den Monaten August und gegebenenfalls September (bis zum Tag der Einschulung) die Kindergartenzuschüsse ohne weiteres steuerfrei ausgezahlt werden.
Kinderbetreuungskosten auch in der Sozialversicherung beitragsfrei
Sofern die Voraussetzungen vorliegen, dass Kinderbetreuungskosten lohnsteuerfrei sind, sind diese auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).
Steuerfreie Arbeitgebererstattungen kürzen abzugsfähige Ausgaben in der Steuererklärung
Der Abzug von Sonderausgaben und damit auch von Kinderbetreuungskosten in der Steuererklärung setzt Aufwendungen voraus, durch die der oder die Betroffene tatsächlich und endgültig wirtschaftlich belastet wird. Nach der Rechtsprechung sind deshalb die als Sonderausgaben abziehbaren Kinderbetreuungskosten um steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zu kürzen (BFH, Beschluss v. 14.4.2021, III R 30/20, BStBl 2021 II S. 772).
Ob Weihnachtsfeier oder Sommerfest – bei Betriebsveranstaltungen gibt es steuer- und versicherungsrechtlich einiges zu beachten. Doch was genau gilt eigentlich als Betriebsveranstaltung und was nicht? Und welche Anforderungen gibt es hinsichtlich des Teilnehmerkreises?
Nicht jede Veranstaltung des Arbeitgebers erfüllt automatisch den Begriff der Betriebsveranstaltung. Ein Blick auf die Begriffsdefinition.
Betriebsveranstaltung: Definition
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind:
Betriebsausflüge,
Sommerfeste,
Weihnachtsfeiern,
Jubiläumsfeiern.
Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung
Als Teilnehmende an der Betriebsveranstaltung kommen in Betracht:
Praktikanten, Referendare und ähnliche Personen sowie
Begleitpersonen.
Achtung: Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmenden oder Arbeitnehmenden anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.
Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offen stehen
Voraussetzung für die Gewährung des steuerlichen Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen steht. Ausnahmen sind möglich, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die zum Beispiel
jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs wie zum Beispiel einer Abteilung durchgeführt werden, sofern alle Mitarbeitende dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können.
nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmenden des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen).
nur für solche Mitarbeitenden durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes Dienstjubiläum gefeiert haben oder feiern (Jubilarfeiern).
Keine Betriebsveranstaltungen sind folgende Veranstaltungen:
Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Mitarbeiters, zum Beispiel bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, ist keine Betriebsveranstaltung. Bei solchen Veranstaltungen können aber Sachzuwendungen bis zu einer Freigrenze von 110 Euro unter dem Gesichtspunkt des ganz überwiegend betrieblichen Interesses ebenfalls lohnsteuerfrei bleiben (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 u. 4 LStR).
Ein sogenanntes Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStR) ist keine Betriebsveranstaltung.
Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht den Begriff der Betriebsveranstaltung, ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitenden im Rahmen dieser Veranstaltung gewährt, um Arbeitslohn handelt.
Für Betriebsveranstaltungen gilt aktuell ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung. Dieser Betrag soll auf 150 Euro hochgesetzt werden. Bei der Berechnung kommt es auf die Anwesenden, nicht auf die Eingeladenen an.
Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei. Darüber hinaus liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Im Gegensatz zu einer Freigrenze muss bei einem Freibetrag von 110 Euro lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden. Das wären bei einer Feier für 120 Euro je Person 10 Euro. Bei Überschreiten des Freibetrags ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent möglich. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr.
110 Euro-Freibetrag: Was zählt zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung?
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer –unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um Kosten handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere:
Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten.
Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten; Reisekosten liegen hingegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation den Mitarbeitenden obliegt. Steuerfreie Reisekosten-Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig.
Beispiel: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeitende, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie gegebenenfalls im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Beispiel: Arbeitgeber B veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert er eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft. Insoweit ergibt sich keine Änderung zur vorherigen Rechtslage.
Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) sind ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Das Geschenk muss aus Anlass der Betriebsveranstaltung erfolgen und dabei den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Sachzuwendungen: Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde„).
Barzuwendungen, die statt der vorgenannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, sind in die Berechnung einzubeziehen. Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung der Mitarbeitenden führen wie zum Beispiel Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.
Betriebsveranstaltung: Beispiele für die Berechnung bei Überschreiten des 110-Euro-Freibetrags
Zur Berechnung, ob sich die Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Freibetrags bewegen oder darüber hinausgehen, sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zunächst zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es demgegenüber nicht an. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen: Teilnehmerzahl und Abweichungen zur Umsatzsteuer beachten„).
In einem zweiten Schritt ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.
Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Mitarbeitenden zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.
Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmenden zuzurechnen. 50 Arbeitnehmende haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmenden beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmenden ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.
Hinweis: Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes soll der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Person auf 150 Euro hochgesetzt werden. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag „Großes Gesetzgebungspaket mit lohnsteuerlichen Änderungen“.
Selbstkosten sind keine Aufwendungen für äußeren Rahmen
Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind aber die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers. Dazu zählen zum Beipiel die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001
Wird bei einer Betriebsveranstaltung der Freibetrag von 110 Euro überschritten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den über 110 Euro hinausgehenden Restbetrag besteht jedoch die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung.
Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das kommt für die geldwerten Vorteile in Betracht, sofern der Freibetrag von 110 Euro bzw. die Grenze von zwei Veranstaltungen im Jahr überschritten sind.
Betriebsveranstaltung: Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent
Bei einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent ist zu beachten, dass
ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung nicht erforderlich ist,
die Pauschalierung auch für nur wenige betroffene Mitarbeitende zulässig ist,
zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer anfällt und
die Pauschalierung der Lohnsteuer Sozialversicherungsfreiheit auslöst.
Vorteile durch pauschale Versteuerung der Betriebsveranstaltung
Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung kommt für jene Beträge in Betracht, die bei der einzelnen Veranstaltung die Grenze von 110 Euro übersteigen. Die Pauschalversteuerung ist aber auch möglich, wenn einzelne Arbeitnehmende an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnehmen. In diesem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, eine zuvor aus den ersten beiden Betriebsveranstaltungen nicht versteuerte Zuwendung nachträglich pauschal zu versteuern. Dadurch kann die Steuerfreiheit für eine weitere Betriebsveranstaltung genutzt werden. Alternativ zur pauschalen Besteuerung kann die Zuwendung mit den individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin (ELStAM) besteuert werden.
Achtung: Auswirkungen in der Sozialversicherung
Versteuert der Arbeitgeber eine Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung individuell, handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine steuerfreie oder eine vom Arbeitgeber pauschal besteuerte Zuwendung aus Anlass einer Betriebsveranstaltung stellt hingegen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar. Wird die Wahl der Versteuerung (pauschal oder individuell) nachträglich geändert, wirkt sich dies auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung aus. Maßgeblich ist, zu welchem Zeitpunkt die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wird. Eine beitragsrechtliche Korrektur ist nur bei einer steuerrechtlichen Korrektur durch den Arbeitgeber bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Dafür ist der 28. Februar des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen.
Beispiel: Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar 2023 ein Fest. Die Kosten betragen 20 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin. Diese werden als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abgerechnet. Das im Juli 2023 stattfindende Sommerfest, dessen Kosten 80 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen, rechnet er ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Im Dezember 2023 veranstaltet der Arbeitgeber eine Weihnachtsfeier, deren Kosten 100 Euro pro Teilnehmer bzw. Teilnehmerin betragen.Für die Zuwendungen an Arbeitnehmende, die bereits an den Festen im Februar und Juli 2023 teilgenommen haben, bleibt neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Der Arbeitgeber kann auch rückwirkend die Kosten für das Fest im Februar pauschal besteuern und die Kosten des Weihnachtsfestes im Dezember 2023 steuerfrei belassen. Nimmt er diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung vor, also spätestens bis 29. Februar 2024, bleiben die Zuwendungen der drei Betriebsveranstaltungen beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Pauschalversteuerung von Betriebsveranstaltungen: Beispiel zur Berechnung
Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
Beispiel: An einer Weihnachtsfeier nehmen 100 Mitarbeitende des Arbeitgebers teil. Die Aufwendungen des Arbeitgebers betragen 13.000 Euro (= 130 Euro pro Teilnehmer/Teilnehmerin; ohne Verlosungsgewinn). Bei der anlässlich der Weihnachtsfeier durchgeführten Tombola gewinnt ein Mitarbeiter ein Fahrrad im Wert von 2.000 Euro.Zu den Gesamtkosten gehören alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Kosten für den Verlosungsgewinn. Die gesamten Aufwendungen von 15.000 Euro sind auf die 100 Teilnehmenden zu verteilen, sodass sich ein Pro-Kopf-Anteil von 150 Euro ergibt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro sind 40 Euro pro Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin (= 4.000 Euro insgesamt) steuerpflichtig. Die pauschale Lohnsteuer beträgt 1.000 Euro.
Pauschalbesteuerung bei Betriebsveranstaltungen auch auf Leiharbeitnehmende anwendbar
Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Mitarbeitende von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmende durch den Entleiher können wahlweise vom Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist auch insoweit anwendbar.
Wendet der Zuwendende die 110-Euro-Freibetragsregelung an, soll er sich nach Verwaltungsanweisung beim Arbeitgeber vergewissern, dass für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Der Entleiher müsste also beispielsweise fragen, wie oft der Leiharbeiter oder die Leiharbeiterin schon beim Arbeitgeber oder bei anderen Entleihern gefeiert hat. Es bleibt schleierhaft, wie das in der Unternehmenspraxis gehandhabt werden kann.
Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001
Nach mehreren erstinstanzlichen Urteilen darf die Lohnsteuer für Feiern, die ausschließlich für Führungskräfte ausgerichtet werden, nicht mit dem Pauschsteuersatz von 25 Prozent für Betriebsveranstaltungen erhoben werden. Die endgültige Entscheidung trifft aber der Bundesfinanzhof.
Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Unstreitige Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Ist der Steuerfreibetrag von 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Er kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG).
Der Fall: Betriebsveranstaltung für ausgesuchten Teilnehmerkreis
In einem aktuellen Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof (BFH, Aktenzeichen VI R 5/22) ist zu klären, ob als Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ebenfalls eine Teilnahmemöglichkeit für alle Beschäftigten bestehen muss. Im Streitjahr veranstaltete der Vorstand der Klägerin in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Mitglieder des Vorstandes eingeladen waren. Neben Getränken und einem mehrgängigen Menü wurde der Raum dekoriert und musikalische Untermalung dargeboten. Die aufgewendeten Kosten betrugen über 8.000 Euro.
Im gleichen Jahr wurde eine Weihnachtsfeier für Beschäftigte ausgerichtet, die zum oberen Führungskreis bzw. Konzernführungskreis gehören. Dabei handelte es sich um Mitarbeitende, die ein bestimmtes Karrierelevel erreicht hatten, aber nicht um einen eigenständigen Betriebsteil. Die von der Klägerin für diese Veranstaltung aufgewendeten Kosten betrugen fast 170.000 Euro.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung wurden die Aufwendungen für beide Weihnachtsfeiern als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst und entsprechende Lohnsteuer-Nachforderungen gestellt. Der Freibetrag von 110 Euro war unstreitig nicht zu gewähren. Das Finanzamt verweigerte jedoch auch die Anwendung des Pauschalsteuersatzes von 25 Prozent, weil die Teilnahme an den beiden Veranstaltungen nicht allen Mitarbeitenden offen gestanden habe.
Aus Klägersicht ist das „Offenstehen für alle Mitarbeitenden“ jedoch seit der Neuregelung des § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG kein Definitionsmerkmal des Begriffs „Betriebsveranstaltung“ mehr und damit für die Pauschalbesteuerung nicht erforderlich.
Erste Instanz: Pauschalbesteuerung gilt auch nur bei Veranstaltungen für alle
Das hat das Finanzgericht in seinem erstinstanzlichen Urteil jedoch anders entschieden (FG Köln Urteil vom 27.01.2022 – 6 K 2175/20, EFG 2022 S. 874). Die Pauschalbesteuerung bei Betriebsveranstaltungen ist nur anwendbar, wenn die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Die frühere Rechtsprechung zur Pauschalbesteuerung (vgl. BFH Urteil vom 15.01.2009 – VI R 22/06, BStBl 2009 II S. 476) findet nach Auffassung der Richter trotz der Einfügung einer gesetzlichen Regelung zur Definition und zum Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) weiterhin Anwendung.
Zwar sei der Klägerin darin zuzustimmen, dass das Kriterium des „Offenstehens für alle Mitarbeitenden“ nicht mehr ausdrücklich im Gesetzestext aufgeführt wird. Nach Sinn und Zweck der Pauschalierungsregelung sei die Voraussetzung jedoch weiterhin zu beachten.
Der bei der Pauschalierung anzuwendende Durchschnittssteuersatz von 25 Prozent beruhe auf der Annahme einer „vertikalen Beteiligung“ von Arbeitnehmenden aller Lohngruppen an einer Betriebsveranstaltung. Steht eine Veranstaltung dagegen nicht allen Betriebsangehörigen offen, verfehle die Pauschalbesteuerung mit einem festen Steuersatz von 25 Prozent das im Grundgesetz verankerte Prinzip der Besteuerung nach der Leistungsfähigkeit und das Gebot der Folgerichtigkeit. Insofern hat das Finanzamt nach Auffassung des Finanzgerichts zu Recht die Pauschalierung der Lohnsteuer verweigert.
Aufgrund der inzwischen eingelegt Revision liegt die endgültige Entscheidung aber nun beim Bundesfinanzhof (BFH).
Vorgängerentscheidung rechtskräftig
Das FG Köln beruft sich in seinem Urteil auch auf einen ähnlichen Fall beim FG Münster (FG Münster Urteil vom 20.2.2020 – 8 K 32/19 E,P,L, EFG 2020 S. 682). Dort hatte der Arbeitgeber eine Jahresabschlussfeier veranstaltet, zu der nur angestellte Führungskräfte eingeladen waren.
Das FG Münster hatte die Klage ebenfalls abgewiesen. Der Freibetrag von 110 Euro war auch hier unstreitig nicht zu gewähren. Auch nach Auffassung der Münsteraner Richter setzt die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent voraus, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Dies gelte auch unter Berücksichtigung der inzwischen erfolgten Legaldefinition der Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) weiter.
Zweck der Pauschalbesteuerung sei es, eine einfache und sachgerechte Besteuerung der Vorteile zu ermöglichen, die bei der teilnehmenden Belegschaft im Ganzen, also von Arbeitnehmenden aller Lohngruppen, anfallen. Dieser Regelungszweck sollte durch die Einführung der Legaldefinition nicht geändert werden.
Auch gegen dieses Urteil war die Revision zugelassen, es ist jedoch rechtskräftig geworden. Durch die neue Entscheidung des FG Köln und die dagegen eingelegte Revision wird die Streitfrage nun aber doch höchstrichterlich geklärt.
Als Alternative zur verweigerten Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG im vorstehenden Fall kommt eine Besteuerung der Veranstaltung nach § 37b EStG in Betracht. Der Steuersatz beträgt hier jedoch 30 Prozent.
Der steuerliche Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Was ist steuerlich zu beachten, wenn mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden?
Für Betriebsveranstaltungen wird ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gewährt. Dieser Freibetrag kann allerdings nur für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewendet werden. Nimmt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Die dritte und gegebenenfalls weitere Veranstaltungen sind steuerpflichtig.
Steuerliches Wahlrecht bei mehreren Betriebsveranstaltungen im Jahr
Ein Wahlrecht des Arbeitgebers besteht deshalb, weil er die Zuwendungen bei den Betriebsveranstaltungen, für die der Freibetrag nicht angewendet wird und die deshalb zu steuerpflichtigem Arbeitslohn der teilnehmenden Mitarbeitenden führen, pauschal versteuern kann. Für diesen Fall soll er die Veranstaltung mit den geringsten Kosten auch im Nachhinein als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung bestimmen können.
Beispiel: Mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr
In einer Firma finden im Jahr 2023 drei Betriebsveranstaltungen statt, an denen jeweils alle Mitarbeitenden teilnehmen. Der auf den einzelnen teilnehmenden Mitarbeiter entfallende Vorteil beläuft sich bei
der Jubiläumsfeier im März 2023 auf 105 Euro,
dem Betriebsausflug im September 2023 auf 60 Euro und
bei der Weihnachtsfeier im Dezember 2023 auf 90 Euro.
Der Vorteil liegt bei jeder einzelnen Veranstaltung im Rahmen des Freibetrags von 110 Euro. Da hier aber alle Mitarbeitenden an drei Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben, kann für eine dieser Veranstaltungen der Freibetrag nicht berücksichtigt werden. Hier würde es sich anbieten, für den Betriebsausflug die geldwerten Vorteile in Höhe von 60 Euro der Pauschalbesteuerung zu unterwerfen.
Nicht alle Mitarbeitenden nehmen an allen Betriebsveranstaltungen teil
Werden im Kalenderjahr im Betrieb mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt und nehmen nicht immer alle Mitarbeitenden teil, muss für jede einzelne Betriebsveranstaltung festgehalten werden, wer tatsächlich dabei war. Andernfalls kann nicht festgestellt werden, wer die zahlenmäßige Obergrenze überschritten hat. Die Alternative wäre, die Vorteile aus einer der drei Betriebsveranstaltungen insgesamt der Besteuerung zu unterwerfen. Eine praktikable, aber teure Lösung.
Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben
Dient die Teilnahme eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, zum Beispiel wenn der Personalchef oder Betriebsrats- sowie Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf ihn oder sie entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.
Nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht übertragen werden
Der Freibetrag in Höhe von 110 Euro kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung und je Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin in Anspruch genommen werden. Das bedeutet zum einen, dass es in den Fällen, in denen der Arbeitgeber lediglich eine einzige Betriebsveranstaltung durchführt, nicht zur Verdoppelung des Freibetrags kommt. Zum anderen heißt das aber auch, dass ein für eine Betriebsveranstaltung nicht ausgeschöpfter Freibetrag nicht teilweise auf die andere Betriebsveranstaltung oder auf andere Mitarbeitende übertragen werden kann.
Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 – S 2332/15/10001
Die Durchführung von Betriebsfeiern bringt einige Tücken mit sich – besonders was den Versicherungsschutz in der Unfallversicherung angeht. Hier stellen sich wichtige Fragen wie: Wer ist versichert? Was genau ist versichert? Wann endet der Versicherungsschutz? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Kapitel.
Für viele Arbeitgeber ist es oft nicht leicht zu beurteilen, wo der gesetzliche Unfallversicherungsschutz bei einer Betriebsfeier anfängt und wo er aufhört.
Wann ist eine betriebliche Veranstaltung unfallversichert?
Gemeinschaftsveranstaltungen stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, wenn die Zusammenkunft der Pflege der Verbundenheit zwischen der Unternehmensleitung und den Beschäftigten sowie der Beschäftigten untereinander dient. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende also während einer betrieblichen Weihnachtsfeier oder eines Sommerfestes über die Berufsgenossenschaft abgesichert.
Arbeitsunfall bei Betriebsfeier: Teilnahme an einer „offiziellen“ Feier ist versichert
Zwar ist es nicht erforderlich, dass die Unternehmensleitung die Feier selbst veranstaltet; dies kann auch der Betriebsrat tun. Allerdings muss die Veranstaltung als Voraussetzung für den Unfallversicherungsschutz zumindest von der Leitung gebilligt und gefördert werden. Die Rolle der Unternehmensleitung kann natürlich auch ein offizieller Vertreter übernehmen – entscheidend ist lediglich, dass die Feier „von der Autorität des Unternehmens getragen“ wird.
Die persönliche Anwesenheit der Unternehmensleitung oder einer von ihr beauftragten Person ist nicht erforderlich. Der für den Versicherungsschutz maßgebende offizielle Charakter wird auch dadurch bestätigt, dass die Teilnahme an der Feier allen Angehörigen des Unternehmens offenstehen muss.
Auch kleine Betriebseinheiten sind versichert
Auch Ausflüge und Feiern von kleinen Mitarbeitergruppen sind unfallversichert, sofern niemand ausgeschlossen wird. Das geht aus einem Urteil des Bundessozialgerichts aus dem Jahr 2016 hervor. (Lesen Sie dazu unseren Beitrag „Betriebsfeiern: Auch kleine Betriebseinheiten sind unfallversichert„.)
Gesetzliche Unfallversicherung bei Betriebsveranstaltungen: Was genau ist versichert?
Versichert sind während der Feier alle Tätigkeiten, die mit dem Gesamtzweck der Veranstaltung im Zusammenhang stehen. Das umfasst zum Beispiel das Essen, sportliche Betätigungen, das Tanzen und die Teilnahme an Spielen.
Arbeitsunfall: Wann endet der Versicherungsschutz bei Betriebsveranstaltungen?
Die offizielle Feier und damit der Versicherungsschutz enden, wenn die Unternehmensleitung die Veranstaltung für beendet erklärt oder sich das Veranstaltungsende aus anderen Umständen mit der erforderlichen Eindeutigkeit ergibt. Dafür genügt es nicht, dass der Dienstvorgesetzte die Feier verlassen hat. Vielmehr kommt es insbesondere auf das weitere Handeln der vom Dienstvorgesetzten beauftragten Personen an.
In der Rechtsprechung wird das Veranstaltungsende überwiegend dann angenommen, wenn jedenfalls eine deutliche Mehrzahl der Teilnehmenden die Veranstaltung bereits verlassen hat (BSG, Urteil vom 26. September 1961, 2 RU 160/60). Selbst wenn der Chef noch mit einigen wenigen Beschäftigten weiterfeiert, kann das schon Privatsache sein (Hessisches LSG, Urteil vom 26. Februar 2008 – L 3 U 71/06).
Betriebsveranstaltung: Versicherungsschutz auf Hinweg und Rückweg
Versichert sind – wie bei der Beschäftigung selbst – die Wege von und zur Weihnachtsfeier. Dabei gelten die bekannten Regeln für den Arbeitsweg: Versichert ist nur der direkte Weg ohne Umwege. Die Bildung von Fahrgemeinschaften ist zulässig.
Achtung: Kein Unfallversicherungsschutz für Gäste
Für nicht im Unternehmen beschäftigte Gäste, Familienangehörige oder ehemalig Beschäftigte besteht kein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz. Das gilt auch dann, wenn sie offiziell eingeladen sind. Hingegen sind Mitarbeitende, die zum Beispiel während einer Elternzeit zur Feier eingeladen werden, wie Beschäftigte versichert.
Arbeitsunfall auf Betriebsveranstaltung: Was gilt bei alkoholbedingten Unfällen?
Trotz des recht weit gehenden Versicherungsschutzes gibt es keinen Freibrief. So kann Alkoholgenuss sehr wohl den Versicherungsschutz gefährden. Lässt sich ein Unfall auf dem Nachhauseweg auf Alkohol zurückführen, erlischt der Unfallversicherungsschutz. Besser ist es also, auf öffentliche Verkehrsmittel oder Taxen auszuweichen. Das kann – gegebenenfalls vom Betrieb – bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Kommt es in Unternehmen zu einem Stellenabbau, werden Mitarbeitenden meist Abfindungen in Aussicht gestellt. Kürzlich entschied das LAG Nürnberg, dass bei der Abfindungshöhe zwischen älteren und jüngeren Beschäftigten unterschieden werden darf. Wann aber ist die Zahlung einer Abfindung reine Kulanz und wann sind Arbeitgeber tatsächlich dazu verpflichtet?
Es ist zwar gängige Praxis, dass Unternehmen ihren Beschäftigten bei Kündigungen Abfindungen zahlen, ein genereller gesetzlicher Anspruch darauf existiert aber nicht. In den meisten Fällen wird die Abfindung vom Arbeitgeber freiwillig oder nach gerichtlicher Entscheidung gezahlt. Auch wenn Arbeitgeber und Betriebsrat einen Sozialplan aushandeln, muss dieser nicht zwingend Abfindungen für die Mitarbeitenden vorsehen. Sind Abfindungen aber Teil des Sozialplans sind, dürfen diese für rentennahe Jahrgänge geringer ausfallen, urteilte kürzlich das Landesarbeitsgericht Nürnberg.
Abfindung bei betriebsbedingter Kündigung
Wenn Arbeitnehmende eine betriebliche Kündigung erhalten, können sie nach § 1 a Kündigungsschutzgesetz (KSchG) unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf die Einmalzahlung haben. (Lesen Sie hier mehr: Wann sind betriebsbedingte Kündigungen möglich?). Der Abfindungsanspruch besteht mit dem Ablauf der Kündigungsfrist, sofern innerhalb der Drei-Wochenfrist keine Kündigungsschutzklage erhoben wird und der Arbeitgeber zuvor in der Kündigungserklärung einen entsprechendenHinweis gegeben hat. Dies zeigt, dass der Arbeitgeber ein Wahlrecht hat, ob er mit der betriebsbedingten Kündigung eine Abfindungszahlung für den Fall des „Klageverzichts“ anbieten will. Die Regelung des § 1a KSchG begründet also keinen unabdingbaren Mindestanspruch auf eine Abfindung.
Die Höhe der Abfindungist gesetzlich geregelt in § 1a Abs. 2 KSchG und beträgt einen halben Monatsverdienst für jedes Jahr des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.
Abfindung: Aufhebungsvertrag
Mit einem Aufhebungsvertrag vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmende gemeinsam die Auflösung des Arbeitsverhältnisses. (Mehr zu den Voraussetzungen von Aufhebungsverträgen lesen Sie hier.) Häufig einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende dabei auf die Zahlung einer Abfindung. Verpflichtend ist das aber nicht. Wird der Aufhebungsvertrag auf Veranlassung des Arbeitnehmenden geschlossen, weil dieser zum Beispiel schnell eine neue Stelle antreten will, gibt es keinen Grund für den Arbeitgeber, eine Abfindung zu zahlen.
Die Höhe der Abfindung im Aufhebungsvertrag kann frei verhandelt werden. Eine gesetzliche Regelung besteht nicht. In der Praxis einigt man sich oft auf Zahlung einer Abfindung in Höhe von einer halben Bruttomonatsvergütung pro Beschäftigungsjahr.
Abfindung im Kündigungsschutzprozess durch Auflösungsurteil
Wenn das Arbeitsgericht in einem Kündigungsschutzprozess feststellt, dass die vom Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung, unwirksam ist, ist das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin häufig schon so belastet, dass eine sinnvolle Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist. Nach § 9 KSchG besteht dann die Möglichkeit, die Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch Urteil gegen Zahlung einer Abfindung zu erreichen. Die Höhe der Abfindung bestimmt dann das Gericht nach pflichtgemäßem Ermessen.
Abfindung: Vergleich vor dem Arbeitsgericht
In der sogenannten Güteverhandlung regt das Gericht häufig von sich aus einen Vergleich an. Ein solcher kann für den Arbeitgeber von Vorteil sein, wenn der entlassene Mitarbeitende gegen die Kündigung klagt, weil er beispielsweise überzeugt ist, die Kündigungsfrist sei nicht eingehalten worden. Wenn sich abzeichnet, dass die Kündigung unwirksam ist, kann der Arbeitgeber so das Risiko, den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin weiter beschäftigen zu müssen, klein halten.
Abfindung nach Betriebsverfassungsgesetz
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sieht in § 113 BetrVG Abfindungen durch Urteil auch bei Kündigungen wegen Abweichens von einem Interessenausgleich oder einer Betriebsänderung ohne vorherigen Versuch eines Interessenausgleichs vor. Voraussetzung ist also, dass der Arbeitgeber eine geplante Betriebsänderung durchgeführt hat, ohne einen Interessenausgleich mit dem Betriebsrat versucht zu haben; oder aber, dass er von einem mit diesem erzielten Interessenausgleich über die geplante Betriebsänderung ohne zwingenden Grund abgewichen ist und der Arbeitnehmer deshalb entlassen wurde.
Schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Anspruch auf zusätzlichen Urlaub. Was Arbeitgeber über die Voraussetzungen, die Berechnung und die Besonderheiten – beispielsweise wenn die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des kompletten Jahres besteht – wissen müssen, lesen Sie hier.
Schwerbehinderte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen genießen vielfach besonderen rechtlichen Schutz. Neben dem üblichen Jahresurlaub, der ihnen wie allen Arbeitnehmenden zusteht, haben sie einen Anspruch auf zusätzlichen bezahlten Urlaub. Für Fragen nach dem Urlaubsverfall oder der Übertragbarkeit können für den Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung die üblichen Regelungen zum Urlaubsrecht herangezogen werden. Besonderheiten gelten für den Verfall des Zusatzurlaubs bei rückwirkender Anerkennung der Schwerbehinderung.
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung: Ab welchem Grad der Behinderung?
Nur schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Zusatzurlaub. Als solche gelten Menschen, deren körperliche, geistige oder seelische Beeinträchtigung einen Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 beträgt. Liegt der Grad der Behinderung des Mitarbeitenden darunter, hat er oder sie grundsätzlich keinen Anspruch auf Zusatzurlaub. Dies gilt ebenfalls für Beschäftigte, die einen Grad der Schwerbehinderung von 30 oder 40 haben, selbst wenn sie eine Gleichstellung erhalten haben im Sinne von § 2 Abs. 3 SGB IX.
Urlaubsanspruch bei Schwerbehinderung: Gewährung, Dauer und Voraussetzungen
Der Urlaubsanspruch bei Schwerbehinderung gemäß § 208 SGB IX entsteht ab dem Zeitpunkt, ab dem das Versorgungsamt die Schwerbehinderteneigenschaft feststellt. Dies ist grundsätzlich rückwirkend der Zeitpunkt der Antragstellung. Der Urlaubsanspruch beträgt in der Regel fünf zusätzliche Urlaubstage im Jahr bei einer Fünftagewoche, soweit nicht tarifliche, betriebliche oder sonstige Urlaubsregelungen einen längeren Zusatzurlaub für Schwerbehinderte vorsehen. Bei der Sechstagewoche erhöht sich der Zusatzurlaub auf sechs Arbeitstage, bei der Viertagewoche verringert er sich entsprechend auf vier Arbeitstage.
Schwerbehindertenurlaub: Besonderheiten bei der Berechnung
Der Urlaub bei Schwerbehinderung berechnet sich wie folgt, wenn die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des gesamten Kalenderjahrs besteht: Der oder die schwerbehinderte Arbeitnehmende hat zeitanteilig für jeden vollen Monat der im Beschäftigungsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs (§ 208 Abs. 2 SGB IX). Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden auf volle Urlaubstage aufgerundet.
Rückwirkende Anerkennung der Schwerbehinderung: Auswirkung auf Zusatzurlaub
Wenn die Schwerbehinderteneigenschaft rückwirkend festgestellt wird, hat der schwerbehinderte Arbeitnehmer infolge dessen für jeden vollen Monat, in dem die Schwerbehinderteneigenschaft besteht, einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs (§ 208 Abs. 2 SGB IX). Der Zusatzurlaub aus dem vorangegangenen Urlaubsjahr kann jedoch nicht beansprucht werden.
Ausnahme: Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Anspruch bereits im vorangegangenen Jahr, also während des Feststellungsverfahrens, gegenüber dem Arbeitgeber ausdrücklich geltend gemacht hat.
Übertragung des Zusatzurlaubs für Schwerbehinderte
Für die Übertragbarkeit des Zusatzurlaubs ins nächste Kalenderjahr sowie für den Urlaubsverfall gelten die üblichen urlaubsrechtlichen Regelungen. Der Anspruch auf Zusatzurlaub muss demnach vom Arbeitnehmenden rechtzeitig vor Ende des Jahres beim Arbeitgeber geltend gemacht werden. Zweckmäßig ist es, ihn schriftlich und unter Vorlage des Schwerbehindertenausweises zu beantragen.
Verfall des Zusatzurlaubs für Schwerbehinderte
Der Anspruch auf Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen kann grundsätzlich nur dann gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG mit Ablauf des Urlaubsjahrs oder eines zulässigen Übertragungszeitraums erlöschen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zuvor rechtzeitig aufgefordert und darauf hingewiesen hat, den Urlaub zu nehmen. Das gilt nicht, wenn der Arbeitgeber keine Kenntnis von der Schwerbehinderung des Arbeitnehmenden hat und diese nicht offenkundig ist. Der Anspruch auf Zusatzurlaub verfällt in diesem Fall mit Ablauf des Urlaubsjahrs bzw. Übertragungszeitraums, auch wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist.
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung: Was gilt bei Teilzeitarbeit?
Bei einer Teilzeitarbeitsbeschäftigung ist die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage maßgeblich für die Dauer des Zusatzurlaubs.