Lohnbuchhaltung

Urlaubsanspruch richtig berechnen

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Urlaub ist bezahlte Freizeit und soll der Erholung von Arbeitnehmenden dienen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt dabei nur den gesetzlichen Mindestanspruch. Diesen darf der Arbeitgeber nicht unterschreiten. Wie viele Tage beträgt der Mindesturlaub? Wer kann ihn beanspruchen und ab wann besteht der Urlaubsanspruch? Was gilt bei einer Kündigung?

Der Erholungsurlaub ist wichtig. Daher regelt das Bundesurlaubsgesetz, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Mindesturlaub  im Kalenderjahr gewähren müssen. Viele Tarifverträge sehen mehr Urlaubstage vor, auch individuell können Arbeitgeber und Arbeitnehmende im Arbeitsvertrag mehr Urlaub vereinbaren. Zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch für alle Arbeitnehmenden gibt es Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen wie Jugendliche und Schwerbehinderte.

Wer hat Anspruch auf gesetzlichen Urlaub?

Im Bundesurlaubsgesetz ist in § 2 BurlG festgelegt, wer Anspruch auf Urlaub hat. Das sind laut Gesetz alle Arbeitnehmer, wozu Arbeiter, Angestellte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen zählen. Urlaubsanspruch haben nicht nur Vollzeitkräfte, sondern auch Teilzeitbeschäftigte, Minijobber oder Saisonarbeitskräfte.

Wie hoch ist der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Der Mindestanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) in § 3 festgelegt und beträgt 24 Tage Urlaub. Nach dem Gesetz ist der Samstag ein regulärer Werktag und damit bei der Urlaubsberechnung zu  berücksichtigen. Bei einer Fünftagewoche beträgt der gesetzliche Erholungsurlaub demnach 20 Tage im Jahr. Bei einer Teilzeittätigkeit ist der Urlaubsanspruch aufgrund der reduzierten Arbeitszeit entsprechend geringer. Dabei kommt es bei der Frage, wie viele Urlaubstage in Teilzeit beschäftigten Mitarbeitenden zusteht, auf die Verteilung der Arbeitszeit an.

Ab wann besteht ein Urlaubsanspruch?

Arbeitnehmende haben erst, wenn sie sechs Monate im Unternehmen tätig sind, einen vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dies regelt § 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Davor steht ihnen nur Teilurlaub zu.

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Wann beginnt die Wartefrist?

Die Wartezeit bis zum Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs beginnt, sobald das Arbeitsverhältnis rechtlich Bestand hat. Es kommt also nicht auf die tatsächliche Arbeitsaufnahme, sondern allein auf den zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses an. Was passiert also, wenn der Mitarbeitende am ersten Tag nicht erscheint oder dieser Tag ein Feiertag ist?

Die Wartezeit beginnt mit dem vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses. Das ist regelmäßig der erste Tag der vereinbarten Arbeitsaufnahme. Dieser Tag ist auch dann maßgeblich, wenn es nicht zu einer Arbeitsaufnahme kommt, weil

  • es sich um einen Samstag, Sonn- oder Feiertag handelt oder
  • der Arbeitnehmende erkrankt ist oder
  • der Arbeitnehmende unentschuldigt fehlt.

Urlaubsanspruch in der Probezeit

Arbeitnehmende dürfen während der Probezeit bereits Urlaub beantragen. Auch wenn Arbeitnehmende den vollen Anspruch auf gesetzlichen Jahresurlaub gemäß § 4 BUrlG erst nach sechs Monaten erwerben, bedeutet dies nicht, dass vorher kein Urlaub möglich ist. Denn bereits mit jedem Monat, den sie tätig sind, erwerben sie gemäß § 5 BUrlG anteilig ein Zwölftel des kompletten Urlaubsanspruchs. Dies gilt nach § 19 Abs. 4 JArbSchG auch für Jugendliche, da das Jugendarbeitsschutzgesetz auf das  BUrlG verweist.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Wenn Arbeitnehmende das Unternehmen im laufenden Jahr verlassen, wirkt sich das auch auf den Urlaubsanspruch aus: Wer das Arbeitsverhältnis wechselt und beim alten Arbeitgeber bereits Urlaub genommen hat, bei dem ist der Urlaubsanspruch bezogen auf den gesetzlichen Mindesturlaub beim neuen Arbeitgeber zu kürzen. Worauf es hier ankommt, lesen Sie in der News: Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel im Jahr. 

Diese Regelung des § 6 Abs. 1 BUrlG hat den Zweck, doppelten Urlaub zu vermeiden. Sie gilt ebenso für Urlaub, für den der Arbeitgeber  § 7 Abs. 4 BUrlG einen finanziellen Ausgleich leistet. Wie die Höhe des Abgeltungsanspruchs zu berechnen ist, erfahren Sie in unserer News „Wie wird die Urlaubsabgeltung richtig berechnet?“.

Den Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden richtig zu berechnen ist nicht immer ganz einfach. Hier gilt es Sonderfälle zu beachten. Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist? Was gilt für die Urlaubsberechnung bei Teilzeitbeschäftigten? Wie wird der Urlaubsanspruch bei Mutterschutz oder Elternzeit berechnet?

Fragen bei der Berechnung der Urlaubsdauer stellen sich immer wieder. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr bei einer Sechstagewoche. In vielen Fällen – nicht nur bei Teilzeitbeschäftigten oder Minijobbern, sondern auch bei vielen Vollzeitbeschäftigten – stimmt dies gar nicht mit den tatsächlichen Arbeitstagen überein und muss entsprechend angepasst werden. Dabei dürfen Arbeitgeber die Tage nicht einfach abrunden. Besonderheiten ergeben sich zudem bei Mutterschutz oder Elternzeit.

Wie wird die Zahl der Urlaubstage richtig berechnet?

Der Anspruch auf Erholungsurlaub bezieht sich laut Bundesurlaubsgesetz auf Werktage, wobei der Samstag als gesetzlicher Werktag gilt. Um den Urlaubsanspruch für die tatsächlichen Arbeitstage zu berechnen, muss der gesetzliche Urlaubsanspruch in Werktagen in Arbeitstage umgerechnet werden.

Die Formel dazu lautet: Die Gesamtdauer des Urlaubs wird durch 6 dividiert und mit der Zahl der vom Arbeitnehmer geschuldeten Arbeitstage pro Woche multipliziert. 

Beispiel: 24 Urlaubstage / 6 Wochenarbeitstage x 5 tatsächliche Arbeitstage = 20 Urlaubstage

In der Praxis werden die Urlaubstage zumindest im Arbeitsvertrag meist als Arbeitstage ausgewiesen. Damit entfällt die Umrechnung.

Berechnung des Urlaubsanspruchs bei Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte haben Urlaub unter den gleichen Voraussetzungen und in entsprechendem Umfang wie vollbeschäftigte Arbeitnehmende. Man unterscheidet zwischen Teilzeitkräften, die täglich arbeiten, und jenen, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten.

Urlaub bei Teilzeit in Fünftagewoche

Arbeitet ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin täglich, aber mit einer geringeren als der üblichen Stundenzahl, so gilt für die Berechnung des Urlaubs die gleiche Regelung wie bei Vollzeitbeschäftigten. Da dem Urlaubsrecht immer die tageweise Freistellung von der Erbringung der Arbeitsleistung zu eigen ist, führt allein der Umstand, dass ein Arbeitnehmender zwar jeden Tag, aber mit einer geringen Stundenzahl arbeitet, nicht zur Verkürzung seines/ihres (nach Tagen gerechneten) Urlaubsanspruchs.

Urlaubsanspruch bei nicht täglicher Teilzeitarbeit

Werden Teilzeitbeschäftigte hingegen nicht täglich beschäftigt, ist die Anzahl der Urlaubstage in dem Verhältnis anzupassen, in dem die tatsächlichen Beschäftigungstage zu den Werktagen des Kalenderjahres stehen.

Beispiel: Urlaubsberechnung Teilzeit

Ein Arbeitnehmer hat einen tarifvertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche, arbeitet aber in Teilzeit an 2 Arbeitstagen wöchentlich:

30 Urlaubstage / 5 Wochenarbeitstage x 2 Arbeitstage = 12 Arbeitstage Urlaub

Achtung: Die 12 Arbeitstage Urlaub sind immer nur auf die Tage der Woche anzurechnen, an denen der Arbeitnehmende arbeiten müsste (z. B. Dienstag und Donnerstag). Die übrigen Tage sind ohnehin frei. Der Arbeitnehmende hat dann im Ergebnis 6 Wochen Urlaub, wie ein Vollzeitbeschäftigter.

Urlaubsanspruch bei Mutterschutz berechnen

Das Mutterschutzgesetz gilt für alle Frauen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen – auch für Azubis, arbeitnehmerähnliche Personen oder Werkstudentinnen. Während eines Zeitraums von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung dürfen sie nicht beschäftigt werden. Ausfallzeiten während mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote zählen als Beschäftigungszeiten und dürfen nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet werden. Der Urlaubsanspruch bleibt für diese Zeit komplett erhalten. Nach gängiger Rechtsprechung darf nicht genommener Urlaub gemäß § 24 Satz 2 MuSchG nach Ende des Mutterschutzes oder gemäß § 17 Abs. 2 BEEG nach einer sich an den Mutterschutz anschließende Elternzeit, im laufenden oder im Folgejahr genommen werden.

Elternzeit: Urlaubsanspruch berechnen

Anders als beim Mutterschutz darf Urlaubsanspruch wegen einer Elternzeit von Arbeitnehmenden gekürzt werden. § 17 Abs. 1 BEEG regelt, dass der Arbeitgeber den bezahlten Erholungsurlaub, der der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer für das Urlaubsjahr aus dem Arbeitsverhältnis zusteht, für jeden vollen Monat, für den Elternzeit in Anspruch genommen wird, um ein Zwölftel kürzen darf. Dies ist auch mit Europarecht vereinbar. Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber die Kürzung erklärt, sie tritt nicht automatisch ein.

Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist?

Sonntage und Feiertage werden in der Regel nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet. Anders sieht es allerdings aus, wenn der betreffende Arbeitnehmer regelmäßig an Sonntagen oder Feiertagen arbeitet, beispielsweise im Schichtdienst oder in der Gastronomie. Dann gelten die Sonntage und Feiertage als Werktage und werden als Urlaubstage gezählt.

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Kann der Arbeitgeber den Urlaub kürzen oder widerrufen?

Den Zeitraum des Urlaubs festzulegen ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Dennoch muss er, soweit wie möglich, die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen. Nur unter bestimmten Voraussetzungen darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. (Was Arbeitgeber dabei beachten müssen, lesen Sie in der News „Wann Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen können“).

Ist der Urlaub einmal festgelegt, so kann dies regelmäßig weder durch einseitige Erklärung des Arbeitnehmenden (Verzicht) noch durch eine solche des Arbeitgebers rückgängig gemacht werden. Ist eine nachträgliche Änderung beabsichtigt, bedarf es vielmehr einer entsprechenden Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Dies gilt sowohl für Änderungswünsche des Arbeitnehmenden als auch dann, wenn der Arbeitgeber sich aus betrieblichen Gründen außerstande sieht, den Urlaub zu der festgelegten Zeit zu gewähren. Lesen Sie hier, wie Arbeitgeber den Urlaub rechtmäßig festlegen.

Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die im Urlaub krank werden, können ihren Urlaub nachholen. Weisen sie die Tage mit ärztlichem Attest nach, werden diese auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Was aber gilt bei einer Langzeiterkrankung? Welche Auswirkungen hat Krankheit grundsätzlich auf den Urlaubsanspruch?

Das Thema Urlaub und Krankheit beschäftigt die Rechtsprechung immer wieder – insbesondere die Frage, welche Auswirkungen eine lange Erkrankung des Arbeitnehmenden auf dessen Urlaubsanspruch hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier seine Rechtsprechung zum Urlaubsrecht in den letzten Jahren immer wieder an die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angepasst. Arbeitgeber müssen hier weiter die aktuelle Rechtsprechung im Blick haben. Zuletzt haben sich hierdurch  insbesondere die Hinweispflichten des Arbeitgebers verschärft. Nach einer Vorlage an den EuGH zur Frage der möglichen Verjährung von Urlaubsansprüchen, entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Jahresurlaub auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen darf.

Wie verändert sich der Urlaubsanspruch bei Krankheit?

Für den Fall, dass Mitarbeitende erkranken, sieht das Bundesurlaubsgesetz eine Regelung vor: Gemäß § 9 BUrlG werden im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers die durch das Zeugnis eines Arztes seiner Wahl nachgewiesenen Tage der Krankheit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Das bedeutet, dass der wegen Krankheit nicht verbrauchte Urlaub dem oder der Arbeitnehmenden als Urlaubsanspruch erhalten bleibt. Er darf diese Tage jedoch nicht einfach selbstständig anhängen, der Urlaub muss neu beantragt werden.

Wann verfällt der Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit?

Ist der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin länger erkrankt und kann wegen der Krankheit den Urlaub innerhalb eines ganzen Kalenderjahres oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums im Folgejahr nicht nehmen, verfallen die Urlaubsansprüche – nach europarechtskonformer Auslegung des deutschen Urlaubsrechts durch das BAG – erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (lesen Sie dazu: Urlaubsverfall bei Langzeiterkrankung). In Umsetzung der EuGH-Vorgaben gilt nach aktueller BAG-Rechtsprechung, dass Urlaubstage aus dem Jahr, in dem Arbeitnehmende erkranken – also noch teilweise gearbeitet haben – ohne vorherigen Hinweis des Arbeitgebers nicht verfallen dürfen.

Krank im Urlaub: Pflichten für Arbeitnehmende

Wenn Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen im Urlaub arbeitsunfähig erkranken, können sie vom Arbeitgeber nach § 3 EFZG Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verlangen. Daher haben sie dem Arbeitgeber gegenüber besondere Nachweispflichten. Sie müssen ein ärztliches Attest am Urlaubsort einholen und den Arbeitgeber auch aus dem Urlaub im Ausland schnellstmöglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Was gilt aber, wenn Arbeitnehmende nicht im Urlaub krank werden, sondern bereits vorher? Ob es zulässig ist, den bereits genehmigten Urlaub trotz Krankheit anzutreten, lesen Sie in unserer News „Urlaub und Krankschreibung: Was arbeitsrechtlich zu beachten ist“.

Wenn die Urlaubstage im Jahr nicht ausreichen, wünschen sich viele Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub. Darunter ist eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit durch den Arbeitgeber zu verstehen. Wann dürfen Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub nehmen? Und wofür gibt es Sonderurlaub?

Manchmal reicht der übliche Jahresurlaub nicht aus. In solchen Fällen wünschen sich Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub für eine Weltreise, ein Sabbatical, Sonderurlaub für eine Weiterbildung oder die Betreuung von Kindern oder Angehörigen. Die Begriffe sind rechtlich nicht klar definiert. Gemeint ist jedoch immer eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeitsleistung durch den Arbeitgeber.

Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmenden unbezahlten Urlaub zu gewähren. Die unbezahlte Freistellung liegt allein im Ermessen des Arbeitgebers. Nur in seltenen Fällen kann sich aus seiner Fürsorgepflicht eine solche Verpflichtung ergeben. Mehr lesen Sie in unserer News zur unbezahlten Freistellung. 

Der unbezahlte Urlaub ist als solcher gesetzlich nicht geregelt. Für eine nicht unerhebliche Anzahl von Fallgruppen der Beurlaubung und (bezahlten) Freistellung hat der Gesetzgeber jedoch Tatbestände geregelt, die zu einer Befreiung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin von der Arbeitspflicht führen. In all diesen Fällen richten sich die Voraussetzungen und die Dauer der Arbeitsbefreiung ebenso wie die Frage einer etwaigen Entgeltfortzahlung nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Als wichtige Fälle sind zu nennen:

  • Schutzfristen für Schwangere und Wöchnerinnen (Mutterschutz)
  • Elternzeit
  • Pflegezeit
  • Bildungsurlaub
  • Stellensuche nach § 629 BGB
  • Freistellung wegen Kindeserkrankung nach § 45 SGB V
  • Arbeitsausfall wegen persönlicher Verhinderung § 616 BGB; die persönliche Verhinderung kann sehr unterschiedliche Ursachen haben, von Ereignissen in der Privatsphäre des Arbeitnehmers bis hin zu ehrenamtlichen Tätigkeiten
  • Freistellungen in Verbindung mit besonderen Tätigkeiten und Aufgaben beim Arbeitgeber.

Wissenswertes zur lohnsteuerlichen Behandlung von unbezahltem Urlaub lesen Sie in diesem Beitrag.

Was versteht man unter Sonderurlaub?

In vielen Arbeits- oder Tarifverträgen finden sich explizite Regelungen zum Sonderurlaub. Arbeitnehmende können neben dem eigentlichen Erholungsurlaub oftmals wegen Umständen wie der eigenen Hochzeit, einer Beerdigung oder eines Umzugs bezahlten Sonderurlaub beanspruchen. Möglich sind auch Regelungen, mit denen Sonderurlaub über einen längeren Zeitraum gewährt wird. Dann entsteht nach gängiger BAG-Rechtsprechung in dieser Zeit kein Anspruch auf Erholungsurlaub. Gibt es keine Regelung zum Sonderurlaub im Arbeits- oder Tarifvertrag kann der Arbeitnehmer sich unter Umständen aus persönlichen Gründen für ein bis zwei Tage auf Sonderurlaub nach § 275 Abs.3 BGB und § 616 BGB berufen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub gibt es jedoch nicht.

Von dem Begriff des Sonderurlaubs wird hingegen nicht die zuweilen im Vorfeld oder im Zusammenhang mit einer Kündigung ausgesprochene Suspendierung erfasst. Zwar verzichtet der Arbeitgeber auch bei der Suspendierung auf die Arbeit des oder der Arbeitnehmenden, jedoch geschieht dies regelmäßig einseitig durch den Arbeitgeber, um eigene Interessen zu schützen.

Außerordentliche Kündigung: Wann eine soziale Auslauffrist nötig ist

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Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?

Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.

Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?

Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann. 

Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist

Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.

Unkündbarkeit: Ordentliche Kündigung ausgeschlossen

Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.  

Aussteuerung beim Krankengeld: Arbeitslosengeld, Meldungen und der Umgang mit Einmalzahlungen

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Sind Arbeitnehmende länger als 78 Wochen arbeitsunfähig, endet ihr Anspruch auf Krankengeld durch die gesetzliche Krankenkasse. Danach können die Betroffenen das sogenannte Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit beziehen. Erfahren Sie hier, was es für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bei der Aussteuerung betroffener Beschäftigter zu beachten gilt.

Die gesetzlichen Krankenkassen zahlen bei Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit längstens für 78 Wochen (innerhalb von drei Jahren) Krankengeld. Die Beendigung der Krankengeldzahlung nach 78 Wochen bezeichnet man als „Aussteuerung“. Sofern man davon ausgeht, aufgrund der Erkrankung nicht mehr seinen Job ausüben zu können, sollte man eine Erwerbsminderungsrente beantragen. Doch manchmal hat der Rentenversicherungsträger zum Zeitpunkt der Aussteuerung noch nicht über den Anspruch auf Erwerbsminderungsrente entschieden. Betroffene drohen dann in eine Lücke in unserem sozialen Netz zu fallen. Ihnen fehlt nicht nur ihr Einkommen, sie können auch ihren Krankenversicherungsschutz verlieren.

Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (Nahtlosigkeitsregelung)

Die drohende Lücke kann durch das Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (§ 145 SGB III) geschlossen werden. Hierbei handelt es sich um eine besondere Form des Arbeitslosengeldes, welches bis zur nachfolgenden Leistung gezahlt wird, weshalb man auch von einer „Nahtlosigkeitsregelung“ spricht. Während des Leistungsbezugs besteht die Krankenversicherung fort. Die Beiträge hierfür werden von der Agentur für Arbeit getragen.

Anspruch auf Arbeitslosengeld trotz Arbeitsverhältnis

Das arbeitsrechtliche Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen weiterhin. Trotzdem muss sich der Arbeitnehmende arbeitslos melden und damit signalisieren, dass er das Direktionsrecht seines Arbeitgebers nicht mehr anerkennt. Obwohl das Arbeitsverhältnis noch besteht, hat der Arbeitnehmende in dieser besonderen Situation einen Anspruch auf Arbeitslosengeld.

Krankengeld-Ende: Was der Arbeitgeber zu veranlassen hat

Gemäß der gemeinsamen Verlautbarung zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt, haben Arbeitgeber zum Ende des Krankengeldbezuges die Abmeldung des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses für betroffene Arbeitnehmende zu veranlassen (Meldegrund 30 – Abmeldung wegen Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung).

Da Krankengeld für bis zu 78 Wochen bezogen werden kann, werden in dem Kalenderjahr, in dem die Abmeldung erfolgt, bis zum Abmeldetermin meist ausschließlich beitragsfreie Zeiten und damit keine SV-Tage vorliegen. Sind in dem Kalenderjahr bis zum Abmeldedatum keine SV-Tage anzusetzen, ist ein nach Ende des Krankengeldbezugs gewährtes einmalig gezahltes Arbeitsentgelt beitragsfrei.

Märzklausel beachten

Wird eine Einmalzahlung in der Zeit von Januar bis März eines Jahres ausgezahlt, muss die Märzklausel beachtet werden. Die Einmalzahlung ist dann dem Vorjahr zuzuordnen. Wurden im Vorjahr beitragspflichtige Zeiten zurückgelegt, muss die bei Einmalzahlungen übliche Vergleichsberechnung auf der Basis der Vorjahresdaten erfolgen.

So lässt sich gut sparen: Wenn der Arbeitgeber Smartphone & Co. zahlt

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Unternehmen können Mitarbeitenden Geräte für Telekommunikation und Datenverarbeitung steuerfrei überlassen. Dies gilt auch bei rein privater Nutzung.

Gestiegene Ausgaben für Lebensmittel, immer höhere Energiekosten und auch Freizeitvergnügen werden stetig teurer. Wie gut, wenn dann wenigstens Chef oder Chefin die Kosten für das Handy und den Laptop übernimmt. Dabei profitieren beide Seiten. Denn für Arbeitgeber bieten diese sogenannten Sachleistungen gewichtige Argumente bei der Suche nach den besten Fachkräften und bei der Bindung ihrer qualifizierten Mitarbeitenden.  

Steuerfreie Überlassung von Handy und Computer

Unternehmen können ihren Arbeitnehmern betrieblich genutzte Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte steuerfrei überlassen. Dies gilt sowohl für das Smartphone als auch für einen Computer, das Tablet oder den Laptop. Auch Drucker, Ladegeräte, Router, Softwareprogramme und Virenscanner zählen dazu. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Geräte beruflich nutzen. Selbst bei ausschließlich privatem Gebrauch ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern – noch nicht einmal, wenn der Arbeitgeber die monatlichen Gebühren für Telefon und Internet übernimmt.

Um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, sind lediglich zwei Voraussetzungen zu beachten: Der Mitarbeitende muss sich in einem aktiven Arbeitsverhältnis befinden. Auch ein Minijob reicht dafür aus. Außerdem muss das wirtschaftliche Eigentum von Smartphone, Computer und Zubehör beim Arbeitgeber bleiben. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen das Risiko einer Beschädigung trägt und für Reparatur, Ersatz und Entsorgung zuständig ist. Zum Nachweis sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies in einem schriftlichen Vertrag festhalten oder als Zusatz in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Darin sollte auch eine Rückgabepflicht bei Ausscheiden aus dem Betrieb fixiert werden.

Wenn Technik oder Geld vom Arbeitnehmer kommt

Kauft das Unternehmen ein Telekommunikations- oder Datenverarbeitungsgerät seines Mitarbeitenden und überlässt es ihm anschließend wieder zur privaten Nutzung, kommt es auf die vertragliche Gestaltung an. Nur wenn die Voraussetzungen stimmen, gilt auch in diesem Fall die Steuerfreiheit. Das heißt: Zunächst muss ein wirksamer Kaufvertrag geschlossen werden. Entscheidend ist dabei, dass das wirtschaftliche Eigentum auf den Arbeitgeber übergeht. Ist dies der Fall und entsprechen die Bedingungen denen beim direkten Kauf durch das Unternehmen, genießt der Arbeitnehmer auch hier den steuerfreien Vorteil.

Manchmal liegen die Meinungen weit auseinander, welche Technik es denn sein muss. Will zum Beispiel ein Mitarbeitender ein hochwertigeres Handy oder einen leistungsstärkeren Laptop, zeigen sich viele Chefs verhandlungsbereit. Sie übernehmen dann die Kosten für das von ihnen ausgesuchte Gerät und der Arbeitnehmer zahlt die Differenz. Wichtig zu wissen ist in diesem Fall aber: Steuerfrei bleibt die Überlassung so nicht mehr. Bei dem vom Mitarbeitenden übernommenen Betrag handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug, auf den Lohnsteuer fällig wird. Dieser kann jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Zuschuss fürs Internet

Zahlt der Arbeitgeber lieber einen Zuschuss zu den Internetkosten seines Mitarbeiters, muss er diesen ebenfalls pauschal versteuern. Für den Arbeitnehmer bleibt die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei. Diese Regel gilt grundsätzlich für Beträge bis maximal 50 EUR im Monat. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer einmal im Jahr schriftlich bestätigt, dass ihm diese Kosten durch die Internutzung tatsächlich entstanden sind.

Gehaltszugaben als Betriebsausgabe

Auch mit Blick auf die Kostenseite kann es für Arbeitgeber durchaus interessant sein, Mitarbeitende mit Smartphone oder Computer auszustatten. Fällt die Wahl dabei auf technische Geräte mit Anschaffungskosten unter 1.000 EUR netto, zählen sie zu den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG. Dies gilt für sämtliche Technik, die selbstständig nutzbar ist. Vorteil dieser GWG ist, dass Unternehmen die Investition im selben Jahr und in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen können. Das bedeutet, dass das Handy oder der Laptop noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Was außerdem bei Technik vom Chef zu beachten ist

Vor lauter Freude über die private Kostenersparnis sollten Mitarbeitende aber nicht vergessen: Das überlassene Handy oder der Laptop kann im Nachhinein durchaus noch zum Streitthema werden, wenn die Erwartungen von Chef und Arbeitnehmer auseinandergehen. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorab ein paar wichtige Punkte klären. Dazu zählt an erster Stelle, ob die Form der Nutzung. Ist es tatsächlich möglich, das Gerät rein privat zu nutzen oder soll es Einschränkungen geben? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Und dürfen alle gewünschten Apps installiert werden?

Außerordentliche Kündigung: Wann eine soziale Auslauffrist nötig ist

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Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?

Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.

Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?

Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann. 

Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist

Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.

Unkündbarkeit: Ordentliche Kündigung ausgeschlossen

Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.  

Krankengeld trotz verspäteter AU-Folgebescheinigung

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Um Krankengeld zu beziehen, müssen Beschäftigte das Fortbestehen einer Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse lückenlos nachweisen. Jedoch durfte die Krankenkasse einer Arbeitnehmerin, deren AU-Bescheinigung zwei Tage zu spät ausgestellt wurde, das Krankengeld nicht streichen, entschied das Bundessozialgericht (BSG).

Bei einer Arbeitsunfähigkeit haben Beschäftigte einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den Arbeitgeber für höchstens sechs Wochen. Danach tritt die Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld. Für die Bewilligung von Krankengeld ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig. Grundsätzlich hat der Versicherte im Sinne einer Obliegenheit dafür Sorge zu tragen, dass eine rechtzeitige Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt erfolgt. Das gilt auch für eine Folgebescheinigung, die der Mitarbeitende benötigt, wenn die Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit andauert.

Um den Anspruch auf Krankengeld zu wahren, dürfen die AU-Bescheinigungen grundsätzlich keine zeitliche Lücke aufweisen. Ausreichen kann es jedoch, wenn Arbeitnehmende rechtzeitig persönlich die Arztpraxis aufsuchen, entschied das Bundessozialgericht (BSG) vorliegend.

Der Fall: Kein Krankengeld wegen verspäteter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitnehmerin bezog fortlaufend Krankengeld von der Krankenkasse wegen ihrer Arbeitsunfähigkeit – über das Beschäftigungsende hinaus. Die letzte AU-Bescheinigung ihres Hausarztes war bis 17. Juni 2018 befristet. Am 18. Juni wollte die Arbeitnehmerin die AU-Bescheinigung in ihrer Hausarztpraxis verlängern lassen. Da sie keinen Termin hatte und es an diesem Tag ein hohes Patientenaufkommen gab, wurde sie auf einen Arzttermin am 20. Juni 2018 verwiesen. Die weitere Arbeitsunfähigkeit wurde damit nicht am 18. Juni 2018, sondern erst am 20. Juni 2018 ärztlich festgestellt.

Daraufhin verweigerte die Krankenkasse die weitere Zahlung von Krankengeld. Die Feststellungslücke bei der Arbeitsunfähigkeit habe die Mitgliedschaft aus dem Beschäftigungsverhältnis der Arbeitnehmerin mit Anspruch auf Krankengeld beendet. Es sei das Risiko der Arbeitnehmerin, nicht umgehend einen Termin zu erhalten.

BSG: Voraussetzungen für Krankengeldbezug liegen vor

Wie bereits die Vorinstanzen entschied nun auch das Bundessozialgericht, dass die Mitgliedschaft der Arbeitnehmerin in der Krankenkasse über den 17. Juni 2018 hinaus bestand und sie weiterhin Anspruch auf Krankengeld bis zum 11. September 2018 hat. Das BSG wies in seiner Begründung darauf hin, dass zwar grundsätzlich für die weitere Bewilligung von Krankengeld eine lückenlose Arbeitsunfähigkeits-Feststellung nötig sei. Fehle diese, ende damit an sich die nach § 192 Absatz 1 Nummer 2 SGB V aufrechterhaltene Pflichtmitgliedschaft sowie der Krankenversicherungsschutz mit Anspruch auf Krankengeld. Ausnahmen seien nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts jedoch zulässig, wenn der Versicherte alles in seiner Macht Stehende und ihm Zumutbare für eine pünktliche lückenlose Feststellung der Arbeitsunfähigkeit getan habe.

Spätere Ausstellung der AU-Bescheinigung unschädlich

Dies war vorliegend für das BSG gegeben: Die Arbeitnehmerin habe alles Zumutbare getan, indem sie am 18. Juni 2018 persönlich zur üblichen Öffnungszeit die Praxis ihres behandelnden Arztes aufgesucht habe, um wegen derselben Krankheit eine Arbeitsunfähigkeits-Folgefeststellung zu bekommen. Nach Auffassung des Gerichts wahrt ein Versicherter seinen Anspruch auf weiteres Krankengeld durch rechtzeitiges Tätigwerden grundsätzlich auch dann, wenn er oder sie am letztmöglichen Tag die Praxis aufsucht, um die AU-Bescheinigung verlängern zu lassen, dort aber wegen Überlastung des Arztes aufgrund hohen Patientenaufkommens mit seinem/ihrem Begehren abgewiesen worden sei.

Fehlverhalten der Arztpraxis ist Krankenkasse zuzurechnen

Die Voraussetzungen für den Krankengeldanspruch waren damit erfüllt, urteilte das BSG. Die Lücke in der ärztlichen Feststellung von Arbeitsunfähigkeit sei in dem Fall nicht leistungsschädlich, da sie dem Vertragsarzt und der Krankenkasse und nicht der Arbeitnehmerin zuzurechnen sei. In der Begründung führte das BSG aus, dass das Praxispersonal der Arbeitnehmerin einen Termin für den 20. Juni 2018 gegeben habe, in der Vorstellung, dass eine spätere Ausstellung einer AU-Bescheinigung unschädlich für den Krankengeldanspruch sei.

Dieses Fehlverhalten aufseiten der Vertragsarztpraxis müsse der Krankenkasse zugerechnet werden. Denn für diese Fehlvorstellung seien Krankenkassen mit verantwortlich, da sie als maßgebliche Mitakteure im Gemeinsamen Bundesausschuss an dessen Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie beteiligt sind, die eine begrenzte rückwirkende ärztliche Arbeitsunfähigkeits-Feststellung zulässt. Damit sei der Arbeitnehmerin die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung aufgrund Beschäftigung erhalten geblieben.

Hinweis: Bundessozialgericht, 21. September 2023, Az: B 3 KR 11/22 R. Vorinstanz: Bayerisches Landessozialgericht, L 5 KR 40/19, 15. März 2022

Firmenwagenüberlassung: Garagenkosten mindern meist nicht den geldwerten Vorteil

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Anteilig auf die Garage von Mitarbeitenden entfallende Grundstückskosten sowie deren Abschreibung mindern den geldwerten Vorteil für die Firmenwagenüberlassung nur, wenn eine rechtliche Verpflichtung gegenüber dem Arbeitgeber besteht, das Fahrzeug in der Garage unterzustellen. Das geht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs hervor.

Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, so liegt für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eine Bereicherung vor. Bei Anwendung der sogenannten Ein-Prozent-Regelung wird deshalb pauschal für jeden Kalendermonat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen – einschließlich Umsatzsteuer – als Sachbezug (Arbeitslohn) angesetzt und lohnversteuert.

Die Zahlung eines Nutzungsentgelts oder die Übernahme laufender Kfz-Kosten mindern nach Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung den geldwerten Vorteil. Umstritten war aber, ob dazu auch von Arbeitnehmenden getragene Garagenkosten gehören, insbesondere die Abschreibung und anteilige Grundstückskosten der Garage auf dem privaten Eigenheimgrundstück.

Garagenkosten: Keine Berücksichtigung der Abschreibung ohne Unterstellverpflichtung

Im Urteilsfall beim Bundesfinanzhof (BFH) war der Kläger angestellter Syndikusanwalt sowie Syndikussteuerberater und erzielte weitere Einnahmen aus Veröffentlichungen. Der Arbeitgeber stellte ihm zwei betriebliche Fahrzeuge zur privaten Nutzung zur Verfügung. In der gemeinsamen Steuererklärung mit seiner Ehefrau gab der Kläger an, die Fahrzeuge in der privaten Garage unterzustellen. In der Einkommensteuererklärung zogen sie die Abschreibung der auf dem Privatgrundstück befindlichen Garage als selbst getragene Kraftfahrzeugkosten vom geldwerten Vorteil für die Fahrzeuge ab. Das Finanzamt verweigerte die Berücksichtigung. Die dagegen gerichtete Klage vor dem Finanzgericht Niedersachsen war ebenfalls nicht erfolgreich (  FG Niedersachsen, Urteil vom 9. Oktober 2020, 14 K 21/19). 

Nach der Entscheidung des BFH kann die vom Arbeitnehmer für seine Garage getragene Absetzung für Abnutzung (AfA) den geldwerten Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen Arbeitgeber-Fahrzeugs zur außerdienstlichen Nutzung nicht mindern, wenn keine rechtliche Verpflichtung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber besteht, das Fahrzeug in der Garage unterzustellen (  BFH, Urteil vom 4. Juli 2023 – VIII R 29/20).

Den geldwerten Vorteil mindernde Nutzungsentgelte sind nur solche Aufwendungen, die für die Überlassung und Inbetriebnahme des Dienstwagens an den Arbeitgeber zu leisten sind. Arbeitnehmende müssen sich insoweit gegenüber dem Arbeitgeber zur Tragung bestimmter Aufwendungen für das überlassene Fahrzeug verpflichten. Im Urteilsfall gab es hingegen nur die allgemeine Vorgabe, das Geschäftsfahrzeug sorgfältig und unter Beachtung der Betriebsanleitung zu behandeln.

Garagenkosten: Arbeitgeberbescheinigung reicht nicht aus 

Der BFH nimmt in seinem Urteil auch Bezug auf eine weitere Entscheidung aus Münster (Urteil des Finanzgerichts Münster vom 14. März 2019, 10 K 2990/17 E). Im dortigen Urteilsfall machte der Kläger anteilige Garagenkosten in Höhe von rund 1.500 Euro geltend. Zur Begründung reichte er eine Bescheinigung seines Arbeitgebers ein, nach der eine mündliche Vereinbarung getroffen worden sei, das Fahrzeug nachts in einer abschließbaren Garage abzustellen.

Das Finanzgericht hat diese Klage ebenfalls abgewiesen. Nach Auffassung des Gerichts tritt eine Minderung des Nutzungsvorteils nur ein, wenn Mitarbeitende ein Nutzungsentgelt zahlen oder einzelne nutzungsabhängige Kosten des betrieblichen Pkws tragen. Nutzungsabhängige Kosten seien aber nur solche, die notwendig seien, um das Fahrzeug nutzen zu dürfen, etwa Kraftstoffkosten oder Leasingraten. Für die Inbetriebnahme des Fahrzeugs sei die Unterbringung in einer Garage jedoch nicht notwendig. Die vorgelegte Arbeitgeberbescheinigung belege auch nicht, dass die Unterbringung in einer Garage zwingende Voraussetzung für die Überlassung des Fahrzeugs gewesen sei. Die Entscheidung ist rechtskräftig.

Verwaltungsauffassung zu Garagenkosten

Zahlen Mitarbeitende an den Arbeitgeber laufende Nutzungsentgelte für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, mindert das auch laufend den geldwerten Vorteil. Als Nutzungsentgelt gilt dabei auch die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch Mitarbeitende. Selbst getragene einzelne Kraftfahrzeugkosten sind nach Verwaltungsauffassung Kosten, die zu den Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs gehören (BMF, Schreiben vom 3. März 2022, BStBl I 2022, 232; lesen Sie dazu auch den Beitrag „Aktuelle Entwicklungen zur Firmenwagenüberlassung„).

Zu diesen Kosten zählen nach Rz. 32 des vorgenannten Erlasses unter anderem:

  • Absetzung für Abnutzung (AfA),
  • Leasing- und Leasingsonderzahlungen,
  • Treibstoffkosten,
  • Wartungs- und Reparaturkosten,
  • Kraftfahrzeugsteuer,
  • Beiträge für Versicherungen,
  • aber auch die Garagen- oder Stellplatzmiete.

Voraussetzung für die Berücksichtigung der Garagenkosten: Verpflichtung nachweisen

Insoweit erscheinen die vorstehenden Entscheidungen der Gerichte auf den ersten Blick überraschend. Der BFH verweist aber zutreffend auf die Rz. 52 und 53 des BMF-Schreibens vom 3. März 2022: Danach wird (nur) die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch Arbeitnehmende vorteilsmindernd berücksichtigt.

Arbeitgeberfinanziertes Deutschland-Ticket und Minijob: geht das?

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Für Minijobber ist eine Verdienstgrenze zu beachten. Übersteigt der durchschnittliche monatliche Verdienst die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze, liegt kein Minijob mehr vor und die damit einhergehenden Vorteile entfallen. Ob ein arbeitgeberfinanziertes Deutschland-Ticket das Einkommen und somit die Geringfügigkeitsgrenze beeinträchtigt, erfahren Sie hier. 

Grundsätzlich sind Bezüge, die steuer- und sozialversicherungsfrei sind, für die Geringfügigkeitsgrenze unerheblich und dürfen auch oberhalb dieser monatlichen Verdienstgrenze liegen. So verhält es sich auch mit dem Deutschland-Ticket, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. 

Deutschland-Ticket als Jobticket

Das seit Mai 2023 angebotene Deutschland-Ticket, auch 49-Euro-Ticket genannt, kann als Jobticket genutzt werden. Jobtickets sind Monats- oder Jahresfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, die der Arbeitgeber – häufig vergünstigt – bei einem Verkehrsunternehmen erwirbt, um sie den Arbeitnehmenden unentgeltlich oder verbilligt zu überlassen. Letztendlich ist es aber nicht entscheidend, ob Arbeitgebende das Ticket stellen oder Arbeitnehmende es selbst abonnieren und über die Lohnabrechnung einen Zuschuss vom Arbeitgeber erhalten.

Jobtickets sind steuerfrei

Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für Aufwendungen der Arbeitnehmenden für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Sammelpunkt gezahlt werden, bleiben steuerfrei. Das Gleiche gilt für die unentgeltliche oder verbilligte Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Die Begünstigung gilt auch für private Fahrten im ÖPNV.

Diese Grundregeln gelten selbstverständlich auch für das Deutschland-Tickets weiter, sofern es als Jobticket genutzt wird. Werden jedoch höhere Zuschüsse gezahlt, als der oder die Arbeitnehmende tatsächlich an Aufwendungen hatte, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger und damit auch als sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Mehr dazu lesen Sie hier.

Sozialversicherung folgt Steuerrecht

In der Sozialversicherung kommt häufig der Grundsatz zur Anwendung, dass steuerfreie Entgeltbestandteile auch sozialversicherungsfrei und damit beitragsfrei sind. Dies gilt für lohnsteuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers immer dann, wenn sie zusätzlich zum laufenden Verdienst erfolgen. Insofern ist das Zusätzlichkeitserfordernis im Steuer- und Sozialversicherungsrecht in Bezug auf das Jobticket identisch. Das steuerfreie Deutschland-Ticket ist folglich auch sozialversicherungsfrei.

Kein Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze

Vom Arbeitgebenden übernommene steuerfreie Zuschüsse zum Deutschland-Ticket sind kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Sie gefährden den Minijob daher nicht. Deshalb können auch Minijobber, die bereits mit ihrem vereinbarten Arbeitsentgelt die Jahresentgeltgrenze ausschöpfen von dem steuer- und sozialversicherungsfreien Deutschland-Ticket profitieren. Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt übersteigt dann auch weiterhin nicht die monatliche Geringfügigkeitsgrenze.