Die Entfernungspauschale wurde ab 2021 ab dem 21. Entfernungskilometer um 5 Cent auf 0,35 EUR angehoben. Wie wirkt sich das bei Nutzung verschiedener Verkehrsmittel aus?
In einem neuen Schreiben hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit der Erhöhung der Entfernungspauschale und der Benutzung verschiedener Verkehrsmittel eine günstigere Berechnungsmethode zugelassen (BMF, Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 – S 2351/20/10001 :002).
Beispiel: A fährt an 230 Arbeitstagen mit dem eigenen PKW 30 km zur nächsten Bahnstation und von dort 65 km mit der Bahn zur ersten Tätigkeitsstätte. Die kürzeste maßgebende Straßenverbindung beträgt aber nur 90 km.
Maßgebende Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Die Entfernungsbestimmung richtet sich nach der Straßenverbindung; sie ist unabhängig von dem Verkehrsmittel, das tatsächlich für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird. Hier ist daher von 90 km auszugehen.
Berechnung 2021-2023
Für die Entfernungen bis zu 20 km ist unverändert ein Entfernungspauschale von 0,30 EUR zu berücksichtigen. Wenn die Entfernung mindestens 21 Kilometer beträgt ist daher wie folgt zu rechnen:
Zahl der Arbeitstage x 20 Entfernungskilometer x 0,30 EUR zuzüglich Zahl der Arbeitstage x restliche Entfernungskilometer x 0,35 EUR.
Begrenzung
Die anzusetzende Entfernungspauschale ist auf einen Höchstbetrag von 4.500 EUR im Kalenderjahr begrenzt, wenn der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird, soweit im Kalenderjahr insgesamt keine höheren Aufwendungen glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden. Bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens greift die Begrenzung auf 4.500 EUR nicht.
Es ist nicht selten, dass Arbeitnehmer die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auf unterschiedliche Weise zurücklegen. Häufig kommt Park & Ride zum Einsatz, d. h. für eine Teilstrecke wird der PKW und für die weitere Teilstrecke die Bahn benutzt.
In so einem Fall ist zunächst die maßgebende Entfernung anhand der kürzesten Straßenverbindung der Gesamtstrecke von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte zu ermitteln (hier siehe oben 90 km). Dann wird die kürzeste Straßenverbindung in die Teilstrecken der jeweiligen Verkehrsmittel aufgeteilt. Die Teilstrecke, die mit dem eigenen Kraftwagen zurückgelegt wird, ist in voller Höhe anzusetzen; der verbleibende Teil der maßgebenden Entfernung ist die Teilstrecke, die auf öffentliche Verkehrsmittel entfällt, welche der Deckelung von 4.500 EUR unterliegt. Beide Beträge ergeben die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale.
Umgekehrte Reihenfolge der Berücksichtigung der Kilometer
Im Rahmen dieser Berechnung erlaubt es die Finanzverwaltung, dass die erhöhte Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungskilometer vorrangig bei der Teilstrecke zu berücksichtigen ist, die mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurückgelegt wird, da für diese der Höchstbetrag von 4.500 EUR nicht gilt und die Entfernungspauschale von 0,30 EUR für die ersten 20 km vorrangig bei der Teilstrecke der öffentlichen Verkehrsmittel.
Abzugsfähige Entfernungspauschale im Beispielsfall
Hier ist daher wie folgt zu rechnen:
230 Arbeitstage x 20 km mit der Bahn x 0,30 EUR
1.380 EUR
230 Arbeitstage x 40 km mit der Bahn x 0,35 EUR
3.220 EUR
Gesamt
4.600 EUR
Maximal Bahn
4.500 EUR
230 Arbeitstage x 30 km mit dem eigenen PKW x 0,35 EUR
2.415 EUR
Gesamt
6.915 EUR
Im Vergleich dazu die Berechnung wenn die PKW-km zuerst berücksichtigt würden:
230 Arbeitstage x 20 km mit dem eigenen PKW x 0,30 EUR
1.380 EUR
230 Arbeitstage x 10 km mit dem eigenen PKW x 0,35 EUR
Der Kauf von Elektrofahrzeugen wird in Deutschland seit 2016 mithilfe des Umweltbonus gefördert. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich dieser zusammensetzt und wie Sie den Umweltbonus richtig verbuchen. Letzteres wird ausführlich anhand eines Praxis-Beispiels erklärt.
Zur Förderung alternativer Antriebstechnologien wurde 2016 der Umweltbonus geschaffen, der jeweils zur Hälfte von der Bundesrepublik Deutschland und von den Herstellern finanziert wird. Auf Basis der seither mehrfach geänderten „Richtlinie zur Förderung des Absatzes von elektrisch betriebenen Fahrzeugen“ (im folgenden Förderrichtlinie genannt) wird Käufern von elektrisch betriebenen Neufahrzeugen eine Förderung in Höhe von
3.000 EUR für rein elektrische Fahrzeuge und Brennstoffzellenfahrzeuge mit einem BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR (bzw. 2.500 EUR bei einem BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR) und
in Höhe von 2.250 EUR für von außen aufladbaren Hybridfahrzeugen mit einem BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR (bzw. 1.875 EUR bei einem BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR)
gewährt, wenn die in der genannten Förderrichtlinie festgelegten Zuwendungsvoraussetzungen erfüllt sind. Danach ergibt sich folgende Förderung:
BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR
BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR (bis 65.000 EUR)
Elektro- oder Brennstoffzellenfahrzeug
Aufladbares Hybridelektrofahrzeug
Elektro- oder Brennstoffzellenfahrzeug
Aufladbares Hybridelektrofahrzeug
Bundesanteil Umweltbonus
3.000
2.250
2.500
1.875
Herstelleranteil Umweltbonus
3.000
2.250
2.500
1.875
Summe
6.000
4.500
5.000
3.750
Wandel des Umweltbonus zur Innovationsprämie
Statt des Umweltbonus gewährt der Bund gemäß der Richtlinie in der Fassung vom 21.10.2020 eine Innovationsprämie für Fahrzeuge, die nach dem 3.6.2020 und bis zum 31.12.2021 erstmalig zugelassen werden. Bei Gewährung der Innovationsprämie wird der Bundesanteil am Umweltbonus verdoppelt,während der Herstelleranteil unverändert bleibt.
Die Weiterführung der Innovationsprämie war zuletzt ungewiss. Die Ampel-Koalition hat im Koalitionsvertrag ausgeführt, sie werde „die Innovationsprämie zur Unterstützung der Anschaffung elektrischer Pkw unverändert nach der bisherigen Regelung bis zum 31.12.2022 fortführen“. Ab dem 1.1.2023 soll die Förderung grundsätzlich neu ausgestaltet werden.
Unter Berücksichtigung der Innovationsprämie ergibt sich folgende Förderung:
BAFA-Listenpreis (netto) für das Basismodell von maximal 40.000 EUR
BAFA-Listenpreis (netto) über 40.000 EUR (bis 65.000 EUR)
Elektro- oder Brennstoffzellenfahrzeug
Aufladbares Hybridelektrofahrzeug
Elektro- oder Brennstoffzellenfahrzeug
Aufladbares Hybridelektrofahrzeug
Innovationsprämie
6.000
4.500
5.000
3.750
Herstelleranteil Umweltbonus
3.000
2.250
2.500
1.875
Summe
9.000
6.750
7.500
5.625
Die praktische Umsetzung der Förderung erfolgt in 2 Stufen:
Rabattgewährung in Höhe des Herstelleranteils am Umweltbonus (entspricht dem Bundesanteil am Umweltbonus) durch den Hersteller beim Kauf eines geförderten Fahrzeugs. Eine Voraussetzung für die Förderung ist, dass aus der Kauf-Rechnung das Basismodell und der Herstelleranteil am Umweltbonus eindeutig hervorgehen müssen.
Die Förderung umfasst auch „junge“ Gebrauchtfahrzeuge Hier werden zur Verdeutlichung der buchhalterischen Behandlung beispielhaft die Fördermöglichkeiten für Neuwagen dargestellt. Förderfähig ist darüber hinaus grundsätzlich auch der Erwerb eines Elektrofahrzeugs i.S.d. Förderrichtlinie bei der zweiten Zulassung im Inland. Zu den Voraussetzungen wird auf die Förderrichtlinie verwiesen.
Bilanzielle Behandlung des Umweltbonus
Die bilanzielle Behandlung des Umweltbonus und der Innovationsprämie ist ebenfalls zweigeteilt:
Der Herstelleranteil ist ein auf der Kaufrechnung vom Nettopreis abgesetzter Rabatt, der als Anschaffungspreisminderung i.S.d. § 255 Abs. 1 Satz 3 HGB anzusehen ist.
Hingegen ist der nicht rückzahlbare Förderbetrag, der durch das BAFA an den Erwerber ausgezahlt wird, ein echter Zuschuss, da die Zahlung unabhängig von einer konkreten Gegenleistung erfolgt.
Handelsrechtlich müssen entweder die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines begünstigten Vermögensgegenstands um den erhaltenen Zuschuss gekürzt oder ein Passivposten (bzw. Sonderposten für Zuschüsse) nach § 265 Abs. 5 Satz 2 HGB gebildet werden, der dann über die Nutzungsdauer des begünstigten Vermögensgegenstands erfolgswirksam aufgelöst wird. Für bestimmte Fallkonstellationen wird auch ein Wahlrecht zur sofortigen erfolgswirksamen Vereinnahmung vertreten.
Steuerrechtlich besteht nach R 6.5 Abs. 2 EStR für Investitionszuschüsse ein Wahlrecht, diese entweder erfolgsneutral von den Anschaffungskosten eines subventionierten Wirtschaftsguts abzusetzen oder sie im Jahr des Zuflusses sofort ertragswirksam zu vereinnahmen.
Praxis-Beispiel: Kauf eines neuen Elektrofahrzeugs mit Umweltbonus
Die Umsätze von Herrn Huber unterliegen insgesamt der Umsatzsteuer, weshalb er uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Herr Huber erwirbt im Dezember 02 einen Pkw für 18.000 EUR zuzüglich 19 % = 3.420 EUR Umsatzsteuer von Autohändler Meyer (Konto 66389). Dabei handelt es sich um ein neues Elektrofahrzeug, das die Anforderungen zur Gewährung einer Innovationsprämie nach der „Richtlinie zur Förderung des Absatzes von elektrisch betriebenen Fahrzeugen“ erfüllt.
Der sog. BAFA-Listenpreis beträgt 20.000 EUR (netto). Als Sonderausstattung bestellt Herr Huber eine Metalliclackierung und ein Sonnendach. Der Händler macht folgende Aufstellung (in EUR):
Bruttolistenpreis
23.800
–
Umsatzsteuer
3.800
=
Nettolistenpreis Basismodell
20.000
–
Eigenbetrag des Automobilherstellers am Umweltbonus (sog. Herstelleranteil)
3.000
=
Netto-Kaufpreis
17.000
+
Metalliclackierung
600
+
Sonnendach
400
=
Nettobetrag (gesamt)
18.000
+
Umsatzsteuer
3.420
=
Bruttobetrag (gesamt)
21.420
Herr Huber unterschreibt am 14.12.02 den Kaufvertrag bei Händler Meyer. Tags darauf stellt er online den Antrag auf Förderung beim BAFA und reicht u. a. den Kaufvertrag ein. Die Zulassung des Fahrzeugs durch den Händler erfolgt am 22.12.02 und die Auslieferung bzw. Abholung am 28.12.02. Bereits am 14.12.02 hat Autohändler Meyer Herrn Huber eine Gesamtrechnung ausgestellt mit dem Vermerk: „Voraussichtliche Übergabe bzw. Lieferung 28.12.02. Der Gesamtbetrag ist vor Übergabe zu zahlen.“ Am 23.12.02 überweist Herr Huber den gesamten Bruttorechnungsbetrag an Autohändler Meyer.
Vorschlag zur Buchung der Anzahlung am 23.12.02:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
0499/0795
Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
18.000
1200/1800
Bank
21.420
1576/1406
Abziehbare Vorsteuer 19 %
3.420
Vorschlag zur Buchung bei Lieferung des Fahrzeugs am 28.12.02:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
0320/0520
Pkw
18.000
0499/0795
Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
18.000
Herr Huber weist das Elektrofahrzeug zum 31.12.02 in der Bilanz aus. Die Abschreibung für das Jahr der Anschaffung (Geschäftsjahr 02) berechnet Herr Huber wie folgt (in EUR):
Vorschlag zur Buchung der Abschreibung für das Geschäftsjahr 02 zum 31.12.02:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
4832/6222
Abschreibungen auf Kfz
250
0320/0520
Pkw
250
Nach Prüfung der eingereichten Unterlagen geht Herr Huber am 18.1.03 ein Zuwendungsbescheid zu. Daraufhin reicht Herr Huber eine Verwendungsnachweiserklärung, eine Kopie der Kaufpreisrechnung und einen Nachweis der Zulassung des Neufahrzeugs (online) beim BAFA ein. Nach Prüfung durch das BAFA erfolgt die Auszahlung rund 4 Wochen später Ende Februar 03 in Höhe von 6.000 EUR.
Sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich nimmt Herr Huber eine Kürzung der Anschaffungskosten vor (und verzichtet damit auf die steuerlich (alternativ mögliche) sofortige erfolgswirksame Vereinnahmung). Der Restbuchwert zum 31.12.02 ist um den gewährten Zuschuss zu vermindern und ab dem Geschäftsjahr 03 über die verbleibende Restnutzungsdauer abzuschreiben. Da im Jahr 02 nur eine Nutzung von einem Monat erfolgt, beträgt die Restnutzungsdauer noch 5 Jahre und 11 Monate (bzw. 71 Monate). Damit ergibt sich für das Jahr 03 folgende Jahresabschreibung: (in EUR)
Arbeitnehmer können eine Inflationsausgleichsprämie i. H. v. 3.000 EUR vom Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlt bekommen. Was Sie wissen müssen und wie Sie diese buchen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Um die Belastung der Endverbraucher durch stark angestiegene Gaspreise zu mindern, hat der Gesetzgeber im Oktober 2022 verschiedene steuerliche Entlastungen beschlossen. Eine hiervon ist die Einführung einer steuerfreien Inflationsausgleichsprämie für die Zeit vom 26.10.2022 bis 31.12.2024. Was Hintergrund und Voraussetzung bei der Inflationsausgleichsprämie ist und wie diese in der Buchhaltung zu erfassen ist, erfahren Sie hier.
Hintergrund der Inflationsausgleichsprämie
Der Gesetzgeber hat in § 3 Nr. 11c EStG die Inflationsausgleichsprämie
i. H. v. bis zu 3.000 EUR insgesamt als steuerfreie Leistung aufgenommen, die
zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn an den Arbeitnehmer gezahlt werden kann.
Die Zahlung kann in der Zeit vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024,
durch den Arbeitgeber freiwillig als steuer- und sozialversicherungsfreie Prämie an seine Arbeitnehmer in Form von Zuschüssen oder Sachbezügen gewährt werden, um die gestiegenen Verbraucherpreise abzumildern.
Begünstigt sind alle Arbeitnehmer i. S. d. Einkommensteuergesetzes, also auch kurzfristig Beschäftigte, Minijobber oder Gesellschafter-Geschäftsführer, wobei bei letzteren immer ergänzend ein Fremdvergleich durchzuführen ist um das Vorliegen einer vGA (verdeckten Gewinnausschüttung) zu vermeiden.
Dem Arbeitgeber steht in Höhe der gezahlten Prämien der Betriebsausgabenabzug zu.
Praxis-Hinweis: Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Leistung
Die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie ist nicht zwingend durch den Arbeitgeber vorzunehmen. Es handelt sich hierbei um eine freiwillige Leistung, die in einer Summe oder aber auch jahresübergreifend bis zu insgesamt 3.000 EUR durch den Arbeitgeber gewährt werden kann. D. h. im Jahr 2022 kann der Arbeitgeber z. B. 1.000 EUR an den Arbeitnehmer zahlen und in den Jahren 2023 und 2024 jeweils erneut 1.000 EUR. Der Gesamtbetrag von 3.000 EUR darf bis Ende 2024 nicht überschritten werden. Wie derBetrag von 3.000 EUR auf die Zeit bis zum 31.12.2024 verteilt wird, ist dem Arbeitgeber überlassen. Eine Überschreitung der Grenze von 3.000 EUR führt zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
In welcher Form muss die Prämie erbracht werden?
In welcher Form die Prämie erbracht wird, liegt ebenfalls ganz beim Arbeitgeber. Grundsätzlich ist die freiwillige Gewährung der Inflationsprämie sowohl in Form eines Barzuschusses als auch in Form einer Sachzuwendung möglich. Denkbar ist damit z. B. auch die steuerfreie Gewährung von Essensmarken im Rahmen der Inflationsausgleichsprämie.
Achten Sie bei der Lohnabrechnung auf eine eindeutige Zuordnung!
Die Steuerfreiheit kann nur gewährt werden, wenn diese Arbeitgeberleistung im Lohnkonto aufgezeichnet wird. Auf der Gehaltsabrechnung sollte der Arbeitgeber einen entsprechenden Hinweis wie „Inflationsausgleichszahlung“ oder „Zahlung für Verbraucherpreisanstieg“ aufnehmen, um die steuerfreie Zahlung eindeutig von anderen Zahlungen abzugrenzen.
Praxis-Tipp: Weihnachts- oder Urlaubsgeld durch Inflationsausgleichsprämie ersetzbar
Der Arbeitgeber kann bislang freiwillige Leistungen, wie zum Beispiel ein nicht fest vereinbartes und nicht regelmäßig gezahltes Weihnachts- oder Urlaubsgeld auch durch eine andere freiwillige Leistung, wie z. B. die Inflationsausgleichsprämie, ersetzen. Das hat den Vorteil, dass die Zusatzzahlungen unter den Bedingungen des § 3 Nr. 11c EStG steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen kann. Der Arbeitgeber spart den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und der Arbeitnehmer erhält mehr Netto vom Brutto. Der Vorteil liegt damit auf beiden Seiten und kann auch die Mitarbeiterbindung im Unternehmen fördern.
So buchen Sie die steuerfreie Inflationsausgleichsprämie
Die Leistung der steuerfreien Inflationsausgleichsprämie nach § 3 Nr. 11a EStG bucht der Arbeitgeber auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03: 4140, SKR 04: 6130).
Buchungsbeispiel
Der bilanzierende Einzelunternehmen Pots beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Mit der Lohnabrechnung für den Dezember 2022 gewährt er diesen – anstatt eines freiwilligen Weihnachtsgeldes – eine steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationsausgleichsprämie i. H. v. jeweils 1.500 EUR.
Pots bucht:
1. Erstellung der Lohnabrechnung Dezember 2022:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
4140/6130
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei
7.500
1755/3790
Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto
7.500
1755/3790
Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto
7.500
1740/3720
Verbindlichkeiten aus Lohn/Gehalt
7.500
2. Auszahlung an die Arbeitnehmer:
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
1740/3720
Verbindlichkeiten aus Lohn/Gehalt
7.500
1200/1800
Bank
7.500
Rückstellungen bilden für Inflationsausgleichsprämie?
Bestehen für ein bilanzierendes Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres Verbindlichkeiten, deren Grund zwar gewiss, aber deren zeitlicher Anfall und/oder Höhe noch nicht gewiss ist, hat das Unternehmen zur periodengerechten Abgrenzung dieser Verpflichtungen eine Rückstellung im Jahresabschluss auszuweisen. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eine sogenannte Außenverpflichtung handelt und der Anlass der Verpflichtung – also deren Entstehung – im abgelaufenen Wirtschaftsjahr liegt.
Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie? Es kommt auf die Ausgestaltung an
Für die Inflationsausgleichsprämie ist zu beachten, dass es sich bei dieser grundsätzlich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, deren Zusage und Zahlung in der Praxis je nach Unternehmensgröße und Branche stark variiert. So gibt es z. B. etwaig bereits in Tarifverträgen Festlegungen zur Zahlungsverpflichtung gegenüber den Mitarbeitern oder aber unternehmensinterne Regelungen zur Zahlung in Abhängigkeit von der Betriebszugehörigkeit. Die verschiedenen Faktoren haben einen wesentlichen Einfluss auf die Beurteilung, ob eine Rückstellung für eine Inflationsausgleichsprämie zu bilden ist, so dass eine allgemeine Aussage hier nicht getroffen werden kann. Vielmehr ist auf die betriebsinternen und/oder tarifvertraglichen Vereinbarungen abzustellen und auch Fluktuationswahrscheinlichkeiten sind – nach Aussage des IDW – im Rahmen der Rückstellungsprüfung zu berücksichtigen.
Grundsätzlich Rückstellungen zu bilden, sofern Inflationsausgleichsprämie fest zugesagt wurde
Grundsätzlich kann aber gesagt werden: Hat der Unternehmer aufgrund tarifvertraglicher oder betrieblicher Vereinbarung eine feste Zusage für die Zahlung der Inflationsausgleichsprämie im abgelaufenen Wirtschaftsjahr gegeben und ist diese bereits zum Abschlusszeitpunkt in voller Höhe erdient, ist eine Rückstellung im Jahresabschluss einzustellen, soweit die Zahlung erst im Folgejahr erfolgt. Erfolgt der tarifvertragliche Abschluss mit der Zusage einer Inflationsausgleichszahlung oder bei nicht tarifvertraglich gebundenen Unternehmen die Zusage an die Arbeitnehmer erst nach dem Abschlussstichtag, scheidet die Bildung einer Rückstellung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr grundsätzlich aus.
Praxis-Beispiel: Bildung einer Rückstellung für Inflationsausgleichsprämie
Zur Unterstützung in der angespannten wirtschaftlichen Lage nach dem stetigen Ansteigen der Energiepreise und als Dank für die gute Arbeit im Geschäftsjahr 2022 sagt Unternehmer Pots seinen 3 langjährigen festangestellten Mitarbeitern beim Weihnachtsessen Ende Dezember 2022 die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie i. H. v. je 3.000 EUR zu, welche zusammen mit dem Gehalt für Januar 2023 ausgezahlt werden soll. Hiervon sollen je 1.000 EUR auf die Wirtschaftsjahre 2022, 2023, 2024 entfallen. Pots gibt jedoch zur Bedingung: Verlässt ein Mitarbeiter in der Zeit vom 1.1.2023 bis zum 31.12.2024 das Unternehmen aufgrund einer Kündigung oder eines Aufhebungsvertrages, ist die ausgezahlte Inflationsprämie zeitanteilig zurückzuzahlen.
Lösung: Die Inflationsausgleichsprämie ist von dem Verbleiben der Mitarbeiter im Unternehmen auch in den kommenden 2 Wirtschaftsjahren abhängig und damit noch nicht vollständig erdient. Die Prämie kann daher in 2022 noch nicht in voller Höhe als Aufwand erfasst werden und ist vielmehr anteilig zu verbuchen. D.h.: Die Prämie wurde in 2022 bereits i. H. v. 1.000 EUR je Mitarbeiter voll erdient. Für diesen Aufwand (3 x 1.000 EUR =) 3.000 EUR ist demnach eine Rückstellung im Jahresabschluss 2022 auszuweisen.
Konto SKR 03/04 Soll
Kontenbezeichnung
Betrag
Konto SKR 03/04 Haben
Kontenbezeichnung
Betrag
4140/6130
Freiwillige soziale Leistung, lohnsteuerfrei
3.000
0965/3074
Rückstellung für Personalkosten
3.000
Für den Restbetrag der Prämie (je 2.000 EUR pro Mitarbeiter), welcher noch nicht erdient ist, ist mit der Zahlung im Januar 2023 vielmehr ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden. Dieser ist in den Folgejahren zeitanteilig je nach Erdienung durch die Mitarbeiter aufzulösen.
Kommt es in Unternehmen zu einem Stellenabbau, werden Mitarbeitenden meist Abfindungen in Aussicht gestellt. Kürzlich entschied das LAG Nürnberg, dass bei der Abfindungshöhe zwischen älteren und jüngeren Beschäftigten unterschieden werden darf. Wann aber ist die Zahlung einer Abfindung reine Kulanz und wann sind Arbeitgeber tatsächlich dazu verpflichtet?
Es ist zwar gängige Praxis, dass Unternehmen ihren Beschäftigten bei Kündigungen Abfindungen zahlen, ein genereller gesetzlicher Anspruch darauf existiert aber nicht. In den meisten Fällen wird die Abfindung vom Arbeitgeber freiwillig oder nach gerichtlicher Entscheidung gezahlt. Auch wenn Arbeitgeber und Betriebsrat einen Sozialplan aushandeln, muss dieser nicht zwingend Abfindungen für die Mitarbeitenden vorsehen. Sind Abfindungen aber Teil des Sozialplans sind, dürfen diese für rentennahe Jahrgänge geringer ausfallen, urteilte kürzlich das Landesarbeitsgericht Nürnberg.
Abfindung bei betriebsbedingter Kündigung
Wenn Arbeitnehmende eine betriebliche Kündigung erhalten, können sie nach § 1 a Kündigungsschutzgesetz (KSchG) unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf die Einmalzahlung haben. (Lesen Sie hier mehr: Wann sind betriebsbedingte Kündigungen möglich?). Der Abfindungsanspruch besteht mit dem Ablauf der Kündigungsfrist, sofern innerhalb der Drei-Wochenfrist keine Kündigungsschutzklage erhoben wird und der Arbeitgeber zuvor in der Kündigungserklärung einen entsprechendenHinweis gegeben hat. Dies zeigt, dass der Arbeitgeber ein Wahlrecht hat, ob er mit der betriebsbedingten Kündigung eine Abfindungszahlung für den Fall des „Klageverzichts“ anbieten will. Die Regelung des § 1a KSchG begründet also keinen unabdingbaren Mindestanspruch auf eine Abfindung.
Die Höhe der Abfindungist gesetzlich geregelt in § 1a Abs. 2 KSchG und beträgt einen halben Monatsverdienst für jedes Jahr des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.
Abfindung: Aufhebungsvertrag
Mit einem Aufhebungsvertrag vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmende gemeinsam die Auflösung des Arbeitsverhältnisses. (Mehr zu den Voraussetzungen von Aufhebungsverträgen lesen Sie hier.) Häufig einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende dabei auf die Zahlung einer Abfindung. Verpflichtend ist das aber nicht. Wird der Aufhebungsvertrag auf Veranlassung des Arbeitnehmenden geschlossen, weil dieser zum Beispiel schnell eine neue Stelle antreten will, gibt es keinen Grund für den Arbeitgeber, eine Abfindung zu zahlen.
Die Höhe der Abfindung im Aufhebungsvertrag kann frei verhandelt werden. Eine gesetzliche Regelung besteht nicht. In der Praxis einigt man sich oft auf Zahlung einer Abfindung in Höhe von einer halben Bruttomonatsvergütung pro Beschäftigungsjahr.
Abfindung im Kündigungsschutzprozess durch Auflösungsurteil
Wenn das Arbeitsgericht in einem Kündigungsschutzprozess feststellt, dass die vom Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung, unwirksam ist, ist das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin häufig schon so belastet, dass eine sinnvolle Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist. Nach § 9 KSchG besteht dann die Möglichkeit, die Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch Urteil gegen Zahlung einer Abfindung zu erreichen. Die Höhe der Abfindung bestimmt dann das Gericht nach pflichtgemäßem Ermessen.
Abfindung: Vergleich vor dem Arbeitsgericht
In der sogenannten Güteverhandlung regt das Gericht häufig von sich aus einen Vergleich an. Ein solcher kann für den Arbeitgeber von Vorteil sein, wenn der entlassene Mitarbeitende gegen die Kündigung klagt, weil er beispielsweise überzeugt ist, die Kündigungsfrist sei nicht eingehalten worden. Wenn sich abzeichnet, dass die Kündigung unwirksam ist, kann der Arbeitgeber so das Risiko, den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin weiter beschäftigen zu müssen, klein halten.
Abfindung nach Betriebsverfassungsgesetz
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sieht in § 113 BetrVG Abfindungen durch Urteil auch bei Kündigungen wegen Abweichens von einem Interessenausgleich oder einer Betriebsänderung ohne vorherigen Versuch eines Interessenausgleichs vor. Voraussetzung ist also, dass der Arbeitgeber eine geplante Betriebsänderung durchgeführt hat, ohne einen Interessenausgleich mit dem Betriebsrat versucht zu haben; oder aber, dass er von einem mit diesem erzielten Interessenausgleich über die geplante Betriebsänderung ohne zwingenden Grund abgewichen ist und der Arbeitnehmer deshalb entlassen wurde.
Schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Anspruch auf zusätzlichen Urlaub. Was Arbeitgeber über die Voraussetzungen, die Berechnung und die Besonderheiten – beispielsweise wenn die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des kompletten Jahres besteht – wissen müssen, lesen Sie hier.
Schwerbehinderte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen genießen vielfach besonderen rechtlichen Schutz. Neben dem üblichen Jahresurlaub, der ihnen wie allen Arbeitnehmenden zusteht, haben sie einen Anspruch auf zusätzlichen bezahlten Urlaub. Für Fragen nach dem Urlaubsverfall oder der Übertragbarkeit können für den Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung die üblichen Regelungen zum Urlaubsrecht herangezogen werden. Besonderheiten gelten für den Verfall des Zusatzurlaubs bei rückwirkender Anerkennung der Schwerbehinderung.
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung: Ab welchem Grad der Behinderung?
Nur schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Zusatzurlaub. Als solche gelten Menschen, deren körperliche, geistige oder seelische Beeinträchtigung einen Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 beträgt. Liegt der Grad der Behinderung des Mitarbeitenden darunter, hat er oder sie grundsätzlich keinen Anspruch auf Zusatzurlaub. Dies gilt ebenfalls für Beschäftigte, die einen Grad der Schwerbehinderung von 30 oder 40 haben, selbst wenn sie eine Gleichstellung erhalten haben im Sinne von § 2 Abs. 3 SGB IX.
Urlaubsanspruch bei Schwerbehinderung: Gewährung, Dauer und Voraussetzungen
Der Urlaubsanspruch bei Schwerbehinderung gemäß § 208 SGB IX entsteht ab dem Zeitpunkt, ab dem das Versorgungsamt die Schwerbehinderteneigenschaft feststellt. Dies ist grundsätzlich rückwirkend der Zeitpunkt der Antragstellung. Der Urlaubsanspruch beträgt in der Regel fünf zusätzliche Urlaubstage im Jahr bei einer Fünftagewoche, soweit nicht tarifliche, betriebliche oder sonstige Urlaubsregelungen einen längeren Zusatzurlaub für Schwerbehinderte vorsehen. Bei der Sechstagewoche erhöht sich der Zusatzurlaub auf sechs Arbeitstage, bei der Viertagewoche verringert er sich entsprechend auf vier Arbeitstage.
Schwerbehindertenurlaub: Besonderheiten bei der Berechnung
Der Urlaub bei Schwerbehinderung berechnet sich wie folgt, wenn die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des gesamten Kalenderjahrs besteht: Der oder die schwerbehinderte Arbeitnehmende hat zeitanteilig für jeden vollen Monat der im Beschäftigungsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs (§ 208 Abs. 2 SGB IX). Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden auf volle Urlaubstage aufgerundet.
Rückwirkende Anerkennung der Schwerbehinderung: Auswirkung auf Zusatzurlaub
Wenn die Schwerbehinderteneigenschaft rückwirkend festgestellt wird, hat der schwerbehinderte Arbeitnehmer infolge dessen für jeden vollen Monat, in dem die Schwerbehinderteneigenschaft besteht, einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs (§ 208 Abs. 2 SGB IX). Der Zusatzurlaub aus dem vorangegangenen Urlaubsjahr kann jedoch nicht beansprucht werden.
Ausnahme: Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Anspruch bereits im vorangegangenen Jahr, also während des Feststellungsverfahrens, gegenüber dem Arbeitgeber ausdrücklich geltend gemacht hat.
Übertragung des Zusatzurlaubs für Schwerbehinderte
Für die Übertragbarkeit des Zusatzurlaubs ins nächste Kalenderjahr sowie für den Urlaubsverfall gelten die üblichen urlaubsrechtlichen Regelungen. Der Anspruch auf Zusatzurlaub muss demnach vom Arbeitnehmenden rechtzeitig vor Ende des Jahres beim Arbeitgeber geltend gemacht werden. Zweckmäßig ist es, ihn schriftlich und unter Vorlage des Schwerbehindertenausweises zu beantragen.
Verfall des Zusatzurlaubs für Schwerbehinderte
Der Anspruch auf Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen kann grundsätzlich nur dann gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG mit Ablauf des Urlaubsjahrs oder eines zulässigen Übertragungszeitraums erlöschen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zuvor rechtzeitig aufgefordert und darauf hingewiesen hat, den Urlaub zu nehmen. Das gilt nicht, wenn der Arbeitgeber keine Kenntnis von der Schwerbehinderung des Arbeitnehmenden hat und diese nicht offenkundig ist. Der Anspruch auf Zusatzurlaub verfällt in diesem Fall mit Ablauf des Urlaubsjahrs bzw. Übertragungszeitraums, auch wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist.
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung: Was gilt bei Teilzeitarbeit?
Bei einer Teilzeitarbeitsbeschäftigung ist die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage maßgeblich für die Dauer des Zusatzurlaubs.
Urlaub ist bezahlte Freizeit und soll der Erholung von Arbeitnehmenden dienen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt dabei nur den gesetzlichen Mindestanspruch. Diesen darf der Arbeitgeber nicht unterschreiten. Wie viele Tage beträgt der Mindesturlaub? Wer kann ihn beanspruchen und ab wann besteht der Urlaubsanspruch? Was gilt bei einer Kündigung?
Der Erholungsurlaub ist wichtig. Daher regelt das Bundesurlaubsgesetz, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Mindesturlaub im Kalenderjahr gewähren müssen. Viele Tarifverträge sehen mehr Urlaubstage vor, auch individuell können Arbeitgeber und Arbeitnehmende im Arbeitsvertrag mehr Urlaub vereinbaren. Zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch für alle Arbeitnehmenden gibt es Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen wie Jugendliche und Schwerbehinderte.
Wer hat Anspruch auf gesetzlichen Urlaub?
Im Bundesurlaubsgesetz ist in § 2 BurlG festgelegt, wer Anspruch auf Urlaub hat. Das sind laut Gesetz alle Arbeitnehmer, wozu Arbeiter, Angestellte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen zählen. Urlaubsanspruch haben nicht nur Vollzeitkräfte, sondern auch Teilzeitbeschäftigte, Minijobber oder Saisonarbeitskräfte.
Wie hoch ist der gesetzliche Urlaubsanspruch?
Der Mindestanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) in § 3 festgelegt und beträgt 24 Tage Urlaub. Nach dem Gesetz ist der Samstag ein regulärer Werktag und damit bei der Urlaubsberechnung zu berücksichtigen. Bei einer Fünftagewoche beträgt der gesetzliche Erholungsurlaub demnach 20 Tage im Jahr. Bei einer Teilzeittätigkeit ist der Urlaubsanspruch aufgrund der reduzierten Arbeitszeit entsprechend geringer. Dabei kommt es bei der Frage, wie viele Urlaubstage in Teilzeit beschäftigten Mitarbeitenden zusteht, auf die Verteilung der Arbeitszeit an.
Ab wann besteht ein Urlaubsanspruch?
Arbeitnehmende haben erst, wenn sie sechs Monate im Unternehmen tätig sind, einen vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dies regelt § 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Davor steht ihnen nur Teilurlaub zu.
Download-Tipp: Checkliste UrlaubsfragenMit dem Haufe-Whitepaper „Mitarbeiterfragen zu Urlaubsanspruch und -Vergütung“ erhalten Arbeitgeber eine kostenlose Checkliste, um komplexe Fragestellungen rund um das Thema Urlaub schnell und rechtssicher beantworten zu können. Hier geht es direkt zum Download.
Wann beginnt die Wartefrist?
Die Wartezeit bis zum Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs beginnt, sobald das Arbeitsverhältnis rechtlich Bestand hat. Es kommt also nicht auf die tatsächliche Arbeitsaufnahme, sondern allein auf den zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses an. Was passiert also, wenn der Mitarbeitende am ersten Tag nicht erscheint oder dieser Tag ein Feiertag ist?
Die Wartezeit beginnt mit dem vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses. Das ist regelmäßig der erste Tag der vereinbarten Arbeitsaufnahme. Dieser Tag ist auch dann maßgeblich, wenn es nicht zu einer Arbeitsaufnahme kommt, weil
es sich um einen Samstag, Sonn- oder Feiertag handelt oder
der Arbeitnehmende erkrankt ist oder
der Arbeitnehmende unentschuldigt fehlt.
Urlaubsanspruch in der Probezeit
Arbeitnehmende dürfen während der Probezeit bereits Urlaub beantragen. Auch wenn Arbeitnehmende den vollen Anspruch auf gesetzlichen Jahresurlaub gemäß § 4 BUrlG erst nach sechs Monaten erwerben, bedeutet dies nicht, dass vorher kein Urlaub möglich ist. Denn bereits mit jedem Monat, den sie tätig sind, erwerben sie gemäß § 5 BUrlG anteilig ein Zwölftel des kompletten Urlaubsanspruchs. Dies gilt nach § 19 Abs. 4 JArbSchG auch für Jugendliche, da das Jugendarbeitsschutzgesetz auf das BUrlG verweist.
Urlaubsanspruch bei Kündigung
Wenn Arbeitnehmende das Unternehmen im laufenden Jahr verlassen, wirkt sich das auch auf den Urlaubsanspruch aus: Wer das Arbeitsverhältnis wechselt und beim alten Arbeitgeber bereits Urlaub genommen hat, bei dem ist der Urlaubsanspruch bezogen auf den gesetzlichen Mindesturlaub beim neuen Arbeitgeber zu kürzen. Worauf es hier ankommt, lesen Sie in der News: Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel im Jahr.
Diese Regelung des § 6 Abs. 1 BUrlG hat den Zweck, doppelten Urlaub zu vermeiden. Sie gilt ebenso für Urlaub, für den der Arbeitgeber § 7 Abs. 4 BUrlG einen finanziellen Ausgleich leistet. Wie die Höhe des Abgeltungsanspruchs zu berechnen ist, erfahren Sie in unserer News „Wie wird die Urlaubsabgeltung richtig berechnet?“.
Den Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden richtig zu berechnen ist nicht immer ganz einfach. Hier gilt es Sonderfälle zu beachten. Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist? Was gilt für die Urlaubsberechnung bei Teilzeitbeschäftigten? Wie wird der Urlaubsanspruch bei Mutterschutz oder Elternzeit berechnet?
Fragen bei der Berechnung der Urlaubsdauer stellen sich immer wieder. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr bei einer Sechstagewoche. In vielen Fällen – nicht nur bei Teilzeitbeschäftigten oder Minijobbern, sondern auch bei vielen Vollzeitbeschäftigten – stimmt dies gar nicht mit den tatsächlichen Arbeitstagen überein und muss entsprechend angepasst werden. Dabei dürfen Arbeitgeber die Tage nicht einfach abrunden. Besonderheiten ergeben sich zudem bei Mutterschutz oder Elternzeit.
Wie wird die Zahl der Urlaubstage richtig berechnet?
Der Anspruch auf Erholungsurlaub bezieht sich laut Bundesurlaubsgesetz auf Werktage, wobei der Samstag als gesetzlicher Werktag gilt. Um den Urlaubsanspruch für die tatsächlichen Arbeitstage zu berechnen, muss der gesetzliche Urlaubsanspruch in Werktagen in Arbeitstage umgerechnet werden.
Die Formel dazu lautet:Die Gesamtdauer des Urlaubs wird durch 6 dividiert und mit der Zahl der vom Arbeitnehmer geschuldeten Arbeitstage pro Woche multipliziert.
In der Praxis werden die Urlaubstage zumindest im Arbeitsvertrag meist als Arbeitstage ausgewiesen. Damit entfällt die Umrechnung.
Berechnung des Urlaubsanspruchs bei Teilzeit
Teilzeitbeschäftigte haben Urlaub unter den gleichen Voraussetzungen und in entsprechendem Umfang wie vollbeschäftigte Arbeitnehmende. Man unterscheidet zwischen Teilzeitkräften, die täglich arbeiten, und jenen, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten.
Urlaub bei Teilzeit in Fünftagewoche
Arbeitet ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin täglich, aber mit einer geringeren als der üblichen Stundenzahl, so gilt für die Berechnung des Urlaubs die gleiche Regelung wie bei Vollzeitbeschäftigten. Da dem Urlaubsrecht immer die tageweise Freistellung von der Erbringung der Arbeitsleistung zu eigen ist, führt allein der Umstand, dass ein Arbeitnehmender zwar jeden Tag, aber mit einer geringen Stundenzahl arbeitet, nicht zur Verkürzung seines/ihres (nach Tagen gerechneten) Urlaubsanspruchs.
Urlaubsanspruch bei nicht täglicher Teilzeitarbeit
Werden Teilzeitbeschäftigte hingegen nicht täglich beschäftigt, ist die Anzahl der Urlaubstage in dem Verhältnis anzupassen, in dem die tatsächlichen Beschäftigungstage zu den Werktagen des Kalenderjahres stehen.
Beispiel: Urlaubsberechnung Teilzeit
Ein Arbeitnehmer hat einen tarifvertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche, arbeitet aber in Teilzeit an 2 Arbeitstagen wöchentlich:
Achtung: Die 12 Arbeitstage Urlaub sind immer nur auf die Tage der Woche anzurechnen, an denen der Arbeitnehmende arbeiten müsste (z. B. Dienstag und Donnerstag). Die übrigen Tage sind ohnehin frei. Der Arbeitnehmende hat dann im Ergebnis 6 Wochen Urlaub, wie ein Vollzeitbeschäftigter.
Urlaubsanspruch bei Mutterschutz berechnen
Das Mutterschutzgesetz gilt für alle Frauen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen – auch für Azubis, arbeitnehmerähnliche Personen oder Werkstudentinnen. Während eines Zeitraums von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung dürfen sie nicht beschäftigt werden. Ausfallzeiten während mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote zählen als Beschäftigungszeiten und dürfen nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet werden. Der Urlaubsanspruch bleibt für diese Zeit komplett erhalten. Nach gängiger Rechtsprechung darf nicht genommener Urlaub gemäß § 24 Satz 2 MuSchG nach Ende des Mutterschutzes oder gemäß § 17 Abs. 2 BEEG nach einer sich an den Mutterschutz anschließende Elternzeit, im laufenden oder im Folgejahr genommen werden.
Elternzeit: Urlaubsanspruch berechnen
Anders als beim Mutterschutz darf Urlaubsanspruch wegen einer Elternzeit von Arbeitnehmenden gekürzt werden. § 17 Abs. 1 BEEG regelt, dass der Arbeitgeber den bezahlten Erholungsurlaub, der der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer für das Urlaubsjahr aus dem Arbeitsverhältnis zusteht, für jeden vollen Monat, für den Elternzeit in Anspruch genommen wird, um ein Zwölftel kürzen darf. Dies ist auch mit Europarecht vereinbar. Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber die Kürzung erklärt, sie tritt nicht automatisch ein.
Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist?
Sonntage und Feiertage werden in der Regel nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet. Anders sieht es allerdings aus, wenn der betreffende Arbeitnehmer regelmäßig an Sonntagen oder Feiertagen arbeitet, beispielsweise im Schichtdienst oder in der Gastronomie. Dann gelten die Sonntage und Feiertage als Werktage und werden als Urlaubstage gezählt.
Download-Tipp: Checkliste UrlaubsfragenMit dem Haufe-Whitepaper „Mitarbeiterfragen zu Urlaubsanspruch und -Vergütung“ erhalten Arbeitgeber eine kostenlose Checkliste, um komplexe Fragestellungen rund um das Thema Urlaub schnell und rechtssicher beantworten zu können. Hier geht es direkt zum Download.
Kann der Arbeitgeber den Urlaub kürzen oder widerrufen?
Den Zeitraum des Urlaubs festzulegen ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Dennoch muss er, soweit wie möglich, die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen. Nur unter bestimmten Voraussetzungen darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. (Was Arbeitgeber dabei beachten müssen, lesen Sie in der News „Wann Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen können“).
Ist der Urlaub einmal festgelegt, so kann dies regelmäßig weder durch einseitige Erklärung des Arbeitnehmenden (Verzicht) noch durch eine solche des Arbeitgebers rückgängig gemacht werden. Ist eine nachträgliche Änderung beabsichtigt, bedarf es vielmehr einer entsprechenden Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Dies gilt sowohl für Änderungswünsche des Arbeitnehmenden als auch dann, wenn der Arbeitgeber sich aus betrieblichen Gründen außerstande sieht, den Urlaub zu der festgelegten Zeit zu gewähren. Lesen Sie hier, wie Arbeitgeber den Urlaub rechtmäßig festlegen.
Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die im Urlaub krank werden, können ihren Urlaub nachholen. Weisen sie die Tage mit ärztlichem Attest nach, werden diese auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Was aber gilt bei einer Langzeiterkrankung? Welche Auswirkungen hat Krankheit grundsätzlich auf den Urlaubsanspruch?
Das Thema Urlaub und Krankheit beschäftigt die Rechtsprechung immer wieder – insbesondere die Frage, welche Auswirkungen eine lange Erkrankung des Arbeitnehmenden auf dessen Urlaubsanspruch hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier seine Rechtsprechung zum Urlaubsrecht in den letzten Jahren immer wieder an die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angepasst. Arbeitgeber müssen hier weiter die aktuelle Rechtsprechung im Blick haben. Zuletzt haben sich hierdurch insbesondere die Hinweispflichten des Arbeitgebers verschärft. Nach einer Vorlage an den EuGH zur Frage der möglichen Verjährung von Urlaubsansprüchen, entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Jahresurlaub auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen darf.
Wie verändert sich der Urlaubsanspruch bei Krankheit?
Für den Fall, dass Mitarbeitende erkranken, sieht das Bundesurlaubsgesetz eine Regelung vor: Gemäß § 9 BUrlG werden im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers die durch das Zeugnis eines Arztes seiner Wahl nachgewiesenen Tage der Krankheit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Das bedeutet, dass der wegen Krankheit nicht verbrauchte Urlaub dem oder der Arbeitnehmenden als Urlaubsanspruch erhalten bleibt. Er darf diese Tage jedoch nicht einfach selbstständig anhängen, der Urlaub muss neu beantragt werden.
Wann verfällt der Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit?
Ist der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin länger erkrankt und kann wegen der Krankheit den Urlaub innerhalb eines ganzen Kalenderjahres oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums im Folgejahr nicht nehmen, verfallen die Urlaubsansprüche – nach europarechtskonformer Auslegung des deutschen Urlaubsrechts durch das BAG – erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (lesen Sie dazu: Urlaubsverfall bei Langzeiterkrankung). In Umsetzung der EuGH-Vorgaben gilt nach aktueller BAG-Rechtsprechung, dass Urlaubstage aus dem Jahr, in dem Arbeitnehmende erkranken – also noch teilweise gearbeitet haben – ohne vorherigen Hinweis des Arbeitgebers nicht verfallen dürfen.
Krank im Urlaub: Pflichten für Arbeitnehmende
Wenn Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen im Urlaub arbeitsunfähig erkranken, können sie vom Arbeitgeber nach § 3 EFZG Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verlangen. Daher haben sie dem Arbeitgeber gegenüber besondere Nachweispflichten. Sie müssen ein ärztliches Attest am Urlaubsort einholen und den Arbeitgeber auch aus dem Urlaub im Ausland schnellstmöglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Was gilt aber, wenn Arbeitnehmende nicht im Urlaub krank werden, sondern bereits vorher? Ob es zulässig ist, den bereits genehmigten Urlaub trotz Krankheit anzutreten, lesen Sie in unserer News „Urlaub und Krankschreibung: Was arbeitsrechtlich zu beachten ist“.
Wenn die Urlaubstage im Jahr nicht ausreichen, wünschen sich viele Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub. Darunter ist eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit durch den Arbeitgeber zu verstehen. Wann dürfen Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub nehmen? Und wofür gibt es Sonderurlaub?
Manchmal reicht der übliche Jahresurlaub nicht aus. In solchen Fällen wünschen sich Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub für eine Weltreise, ein Sabbatical, Sonderurlaub für eine Weiterbildung oder die Betreuung von Kindern oder Angehörigen. Die Begriffe sind rechtlich nicht klar definiert. Gemeint ist jedoch immer eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeitsleistung durch den Arbeitgeber.
Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmenden unbezahlten Urlaub zu gewähren. Die unbezahlte Freistellung liegt allein im Ermessen des Arbeitgebers. Nur in seltenen Fällen kann sich aus seiner Fürsorgepflicht eine solche Verpflichtung ergeben.Mehr lesen Sie in unserer News zur unbezahlten Freistellung.
Der unbezahlte Urlaub ist als solcher gesetzlich nicht geregelt. Für eine nicht unerhebliche Anzahl von Fallgruppen der Beurlaubung und (bezahlten) Freistellung hat der Gesetzgeber jedoch Tatbestände geregelt, die zu einer Befreiung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin von der Arbeitspflicht führen. In all diesen Fällen richten sich die Voraussetzungen und die Dauer der Arbeitsbefreiung ebenso wie die Frage einer etwaigen Entgeltfortzahlung nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.
Als wichtige Fälle sind zu nennen:
Schutzfristen für Schwangere und Wöchnerinnen (Mutterschutz)
Elternzeit
Pflegezeit
Bildungsurlaub
Stellensuche nach § 629 BGB
Freistellung wegen Kindeserkrankung nach § 45 SGB V
Arbeitsausfall wegen persönlicher Verhinderung § 616 BGB; die persönliche Verhinderung kann sehr unterschiedliche Ursachen haben, von Ereignissen in der Privatsphäre des Arbeitnehmers bis hin zu ehrenamtlichen Tätigkeiten
Freistellungen in Verbindung mit besonderen Tätigkeiten und Aufgaben beim Arbeitgeber.
In vielen Arbeits- oder Tarifverträgen finden sich explizite Regelungen zum Sonderurlaub. Arbeitnehmende können neben dem eigentlichen Erholungsurlaub oftmals wegen Umständen wie der eigenen Hochzeit, einer Beerdigung oder eines Umzugs bezahlten Sonderurlaub beanspruchen. Möglich sind auch Regelungen, mit denen Sonderurlaub über einen längeren Zeitraum gewährt wird. Dann entsteht nach gängiger BAG-Rechtsprechung in dieser Zeit kein Anspruch auf Erholungsurlaub. Gibt es keine Regelung zum Sonderurlaub im Arbeits- oder Tarifvertrag kann der Arbeitnehmer sich unter Umständen aus persönlichen Gründen für ein bis zwei Tage auf Sonderurlaub nach § 275 Abs.3 BGB und § 616 BGB berufen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub gibt es jedoch nicht.
Von dem Begriff des Sonderurlaubs wird hingegen nicht die zuweilen im Vorfeld oder im Zusammenhang mit einer Kündigung ausgesprochene Suspendierung erfasst. Zwar verzichtet der Arbeitgeber auch bei der Suspendierung auf die Arbeit des oder der Arbeitnehmenden, jedoch geschieht dies regelmäßig einseitig durch den Arbeitgeber, um eigene Interessen zu schützen.
Eine Domain, Internet-Adresse, ist wirtschaftlich nicht abnutzbar und damit kein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.
Domain-Adresse ist als immaterielles Wirtschaftsgut zu buchen
Buchungssatz: Kauf eines Domain-Namens
Kontobezeichnung
SKR 03/04
Kontobezeichnung
SKR 03/04
Immaterielle WirtschaftsgüterÄhnliche Rechte und Werte
0025/0130
Bank
1200/1800
Die Domain-Adresse wird häufig von anderen Inhabern gekauft
Der Erfolg eines Internet-Auftritts hängt wesentlich vom Domain-Namen ab. Dies ist die Internet-Adresse, unter welcher sich das Unternehmen/der Unternehmer/der Freiberufler im Internet präsentiert. Ist der gewünschte Domain-Name bereits vergeben, werden mitunter hohe Beträge gezahlt, um den Domain-Namen vom Inhaber zu erwerben.
Kosten mindern nicht den Gewinn
Aufwendungen zum Erwerb der Domain-Adresse sind keine
sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Anschaffungskosten für ein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.
Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung gehen davon aus, dass sich eine Domain-Adresse wirtschaftlich nicht abnutzt, wie beispielsweise eine abschreibungsfähige EDV-Software.
Aufwendungen für den Domain-Namen sind Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Die entstandenen Kosten werden im Rahmen der Gewinnermittlung
in der Bilanz als aktives (immaterielles Wirtschaftsgut) Betriebsvermögen ausgewiesen.
in der Einnahmen-Überschussrechnung in das Anlageverzeichnis übernommen.
Eine Domain ist auch verkehrsfähig. Der Rechtsverkehr hat Möglichkeiten entwickelt, eine Domain wirtschaftlich zu übertragen. Damit ist eine abstrakte Veräußerbarkeit gegeben (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301). Erst im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe, Veräußerung oder Entnahme des immateriellen Wirtschaftsgutes erfolgt bei beiden Gewinnermittlungsarten eine Verlust- bzw. Gewinnrealisierung.
Die Domain ist ein einem gewerblichen Schutzrecht ähnliches Recht (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Beim Verkauf eines Domain-Namens handelt es sich um einen Veräußerungsvorgang und nicht um eine Leistung im Tätigkeitsbereich oder im Bereich der Nutzung des Vermögens (FG Köln, Urteil v. 20.4.2010, 8 K 3038/08, EFG 2010 S. 1216). Der Verkauf einer Domain ist nicht anders zu behandeln, als der Verkauf eines Patents oder der Verzicht auf die Mieterrechte bei vorzeitiger Auflösung eines Mietvertrags gegen Entgelt. Der Vorgang ist immer steuerbar, auch wenn er als privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG) anzusehen ist oder unter eine Einkunftsart im Einkommensteuergesetz fällt (FG Rheinland Pfalz, Urteil v. 31.10.2007, 1 K 1941/05, DStRE 2008 S. 562).
Umsatz- und Vorsteuer vom Verkauf einer Domain
Umsatzsteuerrechtlich stellt der „Verkauf“ einer Domain eine sonstige Leistung dar, die darin besteht, beim Domainverwalter zu kündigen und diesen zu veranlassen, die Domain für den Erwerber zu registrieren (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Die Bestellung oder Übertragung von Rechten gehört stets zu den sonstigen Leistungen. In der Regel handelt es sich zivilrechtlich um einen entgeltlichen Domainkauf in Form eines Rechtskaufs gemäß § 453 BGB bzw. eines rechtskaufähnlichen Geschäfts, da die Domain einen in § 453 BGB genannten „sonstigen Gegenstand“ darstellt.
Der Verkäufer muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Käufer hat aus der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer einen Vorsteueranspruch.
Domain ist lediglich immaterielles Betriebsvermögen
Der Domain-Name ist ein immaterieller Vermögensgegenstand (§ 266 Abs. 2 Buchst. A I 1 HGB) und damit zugleich ein immaterielles Wirtschaftsgut.
Zu diesen Vermögensgegenständen gehören neben Gegenständen alle vermögenswerten Vorteile des Betriebs, die allein oder mit dem Betrieb verkehrsfähig sind (BFH, Urteil v. 26.8.1992, I R 24/91, BStBl II 1992 S. 977).
Ein Domain-Name ist ein ähnliches Recht. Zu den ähnlichen Rechten und Werten gehören Positionen, die nicht unter die Begriffe Konzessionen oder gewerbliche Schutzrechte fallen, ihnen aber inhaltlich vergleichbar sind.
Das Finanzamt darf die Internet-Domain pfänden
Der BFH hat die Voraussetzungen präzisiert, unter denen das Finanzamt Ansprüche aus einem Internet-Domainvertrag pfänden kann. Wenn Steuerrückstände bestehen, kann das Finanzamt den Anspruch auf Aufrechterhaltung der Registrierung der Internet-Domain pfänden. Dies aber nur, wenn das gepfändete Recht einen Wert hat, der die Vollstreckungskosten übersteigt. Gepfändet wird nicht die technische Adresse, sondern die Gesamtheit der schuldrechtlichen Ansprüche (BFH, Urteil vom 20.06.2017, VII R 27/15, BStBl. 2017 II S. 1035).
Domain = nur eine Internet-Adresse
Ein Domain-Name ist kein gewerbliches Schutzrecht (Patent-, Marken- oder Urheberrecht) und auch nicht hiermit vergleichbar. Die Patent-, Marken- oder Urheberrechte zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihrem Inhaber einen Absolutheitsanspruch gewähren, der vom Gesetzgeber begründet worden ist und nicht durch Parteivereinbarung geschaffen werden kann (FG Münster, Urteil v. 16.9.2015, 7 K 781/14 AO, EFG 2015 S. 2028).
Der Inhaber eines Domain-Namens erwirbt an der Domain kein absolutes Recht. Eine Domain ist dagegen nur eine technische Adresse im Internet.
Eine Domain ist allerdings mit einem gewerblichen Schutzrecht inhaltlich vergleichbar. Der Domaininhaber hat einen schuldrechtlichen Anspruch gegen die DENIC. Mit Abschluss des Vertrages über die Registrierung einer Domain erhält der Domaininhaber zunächst einen Anspruch auf Aufnahme der Domain und ihrer technischen Daten in die Nameserver der DENIC.
Hinweis: Das verbirgt sich hinter DENIC
Die DENIC ist eine eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Frankfurt. Ihre Mitglieder sind Unternehmen, die für ihre Kunden Domains verwalten. Die DENIC arbeitet dabei nicht gewinnorientiert, sondern versteht sich als neutraler Not-for-Profit-Dienstleister für alle in Deutschland am Internet Interessierten.
Je nachdem, ob eine Homepage selbst erstellt oder deren Erstellung in Auftrag gegeben wurde, müssen die Kosten in der Buchführung unterschiedlich behandelt werden.
Angeschaffte Website muss aktiviert werden
Eine selbst hergestellte Website ist steuerlich sofort abzugsfähig. Nur im Fall der Anschaffung wird sie aktiviert und abgeschrieben. Was Sie bei der Homepage beachten müssen und wo die Grenze zur Domain ist, möchten wir Ihnen darstellen.
Die Kosten einer Homepage bestimmt der Unternehmer
Die Erstellung einer Homepage ist je nach Umfang sehr kostenintensiv. Das Unternehmen entscheidet, ob lediglich die Firma präsentiert oder auch die einzelnen Produkte oder Leistungen dargestellt werden. Zudem besteht häufig auch ein Online-Shop. Weiterhin muss das Geld für die online verkauften Produkte eingefordert werden.
Kostenarten bei der Herstellung der Homepage
Folgende Kosten können für die Entwicklung einer Homepage entstehen:
Konzeption der Homepage hinsichtlich Aufbau und Darstellung der einzelnen Seiten. Zudem muss die Website grafisch gestaltet werden, damit sie für den Kunden zum Blickfang wird.
Programmierung: Weiterleitung auf den einzelnen Seiten. Bilder und Videoanwendungen werden benötigt. Die entsprechenden Texte müssen bereitgestellt und übernommen werden.
Ein beabsichtigter Internet-Shop muss auf die angebotenen Produkte hinweisen. Die Produkte müssen bebildert und ausgepreist werden.
Software: Für die Erstellung der Homepage und für das Bezahl-System des Internet-Shops sind bestimmte Programme erforderlich.
Unterschiedliche Ansätze im Handels- und Steuerrecht
Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Handelsrecht
Die Homepage ist ein immaterielles abnutzbares Wirtschaftsgut. Eine Aktivierung kann mit (nicht allen) Herstellungskosten erfolgen (§ 248 Abs. 2 HGB). Es besteht ein Wahlrecht. Die Abschreibung erfolgt über den Nutzungszeitraum, den der Unternehmer bestimmt.
Für die Konzeption der Website und die Programmierung besteht nach wie vor ein Aktivierungsverbot.
Der Internet-Shop kann aktiviert werden, da hier die Merkmale für ein Wirtschaftsgut vorliegen: Nutzenwert, Greifbarkeit, Übertragbarkeit und selbständige Bewertbarkeit (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301).
Die Software-Produkte können nur entgeltlich erworben werden. Aus diesem Grund sind diese zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben.
Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Steuerrecht
Das Steuerrecht schließt die Aktivierung von Wirtschaftsgütern aus, soweit sie nicht entgeltlich erworben wurden (§ 5 Abs. 2 EStG). Hiervon sind aber nur die Herstellungskosten betroffen.
Von den oben genannten Kostenarten müssen lediglich die Anschaffungskosten für die Software-Produkte aktiviert werden, da nur diese entgeltlich erworben werden. Die Abschreibung erfolgt über die Nutzungsdauer.
Fehlende Aktivierungspflicht = Betriebsausgaben
Schreibt das Gesetz vor, dass Wirtschaftsgüter, wie im Fall der Herstellung, nicht aktiviert werden können, sind die gesamten Kosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese mindern in erster Linie den Gewinn und damit die Einkommen- und Körperschaftsteuer und zusätzlich noch die Gewerbesteuer.
Abschreibung einer Website nur möglich, wenn die Website nicht selbst im Unternehmen erstellt wird, sondern von einem Fremdanbieter hergestellt. Dann liegen Anschaffungskosten für ein immaterielles Wirtschaftsgut vor.
Der Dienstleister erstellt den Internetauftritt und überträgt dem Auftraggeber die Verfügungsmacht. Hierfür erhält er ein Entgelt. Damit ist der Erwerb entgeltlich. Die entstandenen Aufwendungen sind zu aktivieren. Die Anschaffungskosten müssen sowohl nach Handels- als auch nach Steuerrecht aktiviert und über den Nutzungszeitraum abgeschrieben werden.
Praxis-Tipp: Selbst erstellte Website nicht zu aktivieren
Wird die Website im Unternehmen selbst hergestellt, führt dies zu Herstellungskosten. Die entstandenen Kosten dürfen weder aktiviert noch abgeschrieben werden (§ 5 Abs. 2 EStG). Diese Kosten mindern sofort den steuerlichen Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und auch die Gewerbesteuer.
Für die Abschreibung einer Homepage gibt es keine Regelung
Als immaterieller Vermögensgegenstand kann eine Homepage nur linear abgeschrieben werden. Erfahrungswerte über die Nutzungsdauer von Homepages liegen noch nicht vor. Auch die amtlichen steuerlichen Abschreibungstabellen äußern sich hierzu noch nicht. Bei der Abschreibungsdauer kann auf die von Computer-Software zurückgegriffen werden. Kleine Softwarepakete (bis zu 1.000 EUR) werden in der Regel nur 2 bis 3 Jahre genutzt. Betriebsbedingt kann sich aber für die Homepage auch ein kürzerer Zeitraum ergeben.
Praxis-Hinweis: Wartungskosten sind Betriebsausgaben
Soweit die Homepage regelmäßig gewartet bzw. auf den neusten Stand gebracht wird oder bei der Umstellung der bisherigen Programmierung, entstehen Kosten. Diese Kosten führen zu Betriebsausgaben und mindern
bei der Bilanzierung im Zeitpunkt der Entstehung
bei der Einnahmen-Überschussrechnung im Zeitpunkt der Zahlung
den steuerlichen Gewinn und damit auch die Gewerbesteuer.
Praxis-Tipp: Bei Vorsteuerabzugsberechtigung zählt die Vorsteuer nicht zu den Anschaffungskosten
Nicht zu den Anschaffungskosten gehört die Vorsteuer. Diese können Sie mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen.
Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, erhöht die gezahlte Umsatzsteuer sowohl die Anschaffungskosten (§ 9b EStG) als auch die abzugsfähigen Betriebsausgaben.
Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, erfahren Sie hier.
Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.
Hierzu gehören insbesondere:
Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
Reisenebenkosten.
Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.
Vorsteuerabzug aus Reisekosten
Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind.
Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus
Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
Übernachtungskosten und
Verpflegungskosten.
Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.
Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.
Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:
Name des Reisenden,
Zeit, Dauer, Start, Ziel,
Zweck der Reise,
ggf. gefahrene Kilometer,
Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug
sowie dazu entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.
Nutzen Selbstständige ein Arbeitszimmer in der eigenen Immobilie, kann dies zu Betriebsvermögen werden. Bei Aufgabe von Tätigkeit oder Eigenheim wird dann der Wertzuwachs besteuert.
Kein Verkehrschaos auf dem Weg ins Büro, ein kurzer Weg an den Schreibtisch, mehr Ruhe zum Arbeiten – dies sind nur einige der Gründe, weswegen auch immer mehr Selbstständige zumindest zeitweise einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden nutzen. Befindet sich das Arbeitszimmer dabei im eigenen Haus oder in einer Eigentumswohnung, heißt es: Vorsicht! Leicht kann sich das Homeoffice später als Steuerfalle entpuppen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn Unternehmer oder Freiberufler ihre Aufwendungen im Laufe der Jahre steuerlich geltend machen.
Was viele Selbstständige nicht wissen: Sobald sie in ihrer Gewinnermittlung eine Abschreibung für betriebliche Räume im Eigenheim als Betriebsausgaben ansetzen, ordnet das Finanzamt diese Räumlichkeiten automatisch dem Betriebsvermögen zu. Das Gleiche gilt, wenn ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer beantragt oder entsprechende Ausgaben in der Gewinnermittlung geltend gemacht werden. Was zunächst dazu dient, Steuern zu sparen, kann für Unternehmer später bei der Aufgabe ihrer Tätigkeit oder einem Verkauf der Immobilie zu einer teuren Überraschung werden. Denn dann besteuert das Finanzamt den erzielten Wertzuwachs der Betriebsräume.
Besteuerung des häuslichen Arbeitszimmers bei Betriebsausgabe oder Immobilienverkauf
Die Grundlage der Berechnung bildet immer der anteilige Wert des häuslichen Arbeitszimmers. Dieser errechnet sich aus den Baukosten oder dem Kaufpreis der Immobilie im Verhältnis zur Fläche der beruflich genutzten Räume. Nach Abzug der jährlichen Abschreibungen ergibt sich daraus schließlich der Restbuchwert. Wird das Eigenheim oder die Eigentumswohnung verkauft, wird dieser Buchwert dem anteiligen Verkaufserlös gegenübergestellt. Bei der Geschäftsaufgabe dient der entsprechende Marktwert als Referenz.
Gerade nach langer Geschäftstätigkeit in den eigenen vier Wänden ergibt sich dadurch oft ein hoher Wertzuwachs, der dem Aufgabegewinn hinzugerechnet wird und damit die Steuerlast unerwartet nach oben treibt. Beträge in sechsstelliger Höhe sind durchaus realistisch. Bei Selbstständigen, deren Steuerersparnis in Zusammenhang mit den geltend gemachten Raumkosten deutlich niedriger ausfiel, greift dann die Steuerfalle. Das heißt, ihre Steuerbelastung ist durch den erzielten Wertanstieg des Arbeitszimmers höher als die über die Jahre erzielten Ersparnisse durch die angesetzten Aufwendungen.
Ausnahme von der Besteuerung
Nicht zum Betriebsvermögen zählt das Arbeitszimmer im Eigenheim, wenn
dessen Marktwert nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht und
höchstens 20.500 EUR beträgt.
Dabei werden bei der Ermittlung des Höchstwerts auch der anteilige Wert von Grund und Boden mit herangezogen. Vor diesem Hintergrund bleibt Selbstständigen die Überlegung einen möglichst kleinen Raum als Arbeitszimmer zu wählen. Zu bedenken bleibt allerdings auch in diesem Fall, dass mögliche Steigerungen des Marktwerts dazu führen könnten, dass der im Rahmen der Bagatellgrenze festgelegte Höchstwert überschritten wird.
Voraussetzung für häusliches Arbeitszimmer
Grundsätzlich sollten Selbstständige ihre jeweiligen Voraussetzungen überprüfen, bevor sie sich für ein Arbeitszimmer im Eigenheim entscheiden. Denn nur wenn sie dort den Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit haben, ist der volle Abzug der Betriebsausgaben überhaupt möglich. Haben sie noch einen Arbeitsplatz an anderer Stelle wie in einem externen Büro, einer Praxis oder in ihrem Handwerksbetrieb, können sie ihre Aufwendungen nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 EUR pro Jahr ansetzen. Und auch dies gilt nur dann, wenn sie das Homeoffice z. B. für vertrauliche Arbeiten benötigen, die sie an ihrem Arbeitsplatz nicht ausführen können. Gerade im Fall der eingeschränkten Abzugsfähigkeit ist das Risiko der Steuerfalle jedoch umso größer.
Praxis-Tipp: Homeoffice-Pauschale als Alternative
Statt Abschreibung und konkrete Aufwendungen für ihr häusliches Arbeitszimmer geltend zu machen, können Unternehmer und Freiberufler die Homeoffice-Pauschale nutzen. Für die Jahre 2020 bis 2022 belief sich diese auf 5 EUR pro Tag und max. 600 EUR im Jahr. Seit 2023 lassen sich sogar 1.260 EUR ansetzen. Der Vorteil für Selbstständige, die auf die Homeoffice-Pauschale setzen, ist: Es lässt sich kein Raum ihrer betrieblichen Tätigkeit in den eigenen vier Wänden zuordnen. Entsprechend ist die Einstufung eines Zimmers als Betriebsvermögen nicht möglich.
Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?
Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.
Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?
Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann.
Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist
Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.
Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.