Monat: Oktober 2023

Urlaubsanspruch richtig berechnen

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Urlaub ist bezahlte Freizeit und soll der Erholung von Arbeitnehmenden dienen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt dabei nur den gesetzlichen Mindestanspruch. Diesen darf der Arbeitgeber nicht unterschreiten. Wie viele Tage beträgt der Mindesturlaub? Wer kann ihn beanspruchen und ab wann besteht der Urlaubsanspruch? Was gilt bei einer Kündigung?

Der Erholungsurlaub ist wichtig. Daher regelt das Bundesurlaubsgesetz, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Mindesturlaub  im Kalenderjahr gewähren müssen. Viele Tarifverträge sehen mehr Urlaubstage vor, auch individuell können Arbeitgeber und Arbeitnehmende im Arbeitsvertrag mehr Urlaub vereinbaren. Zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch für alle Arbeitnehmenden gibt es Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen wie Jugendliche und Schwerbehinderte.

Wer hat Anspruch auf gesetzlichen Urlaub?

Im Bundesurlaubsgesetz ist in § 2 BurlG festgelegt, wer Anspruch auf Urlaub hat. Das sind laut Gesetz alle Arbeitnehmer, wozu Arbeiter, Angestellte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen zählen. Urlaubsanspruch haben nicht nur Vollzeitkräfte, sondern auch Teilzeitbeschäftigte, Minijobber oder Saisonarbeitskräfte.

Wie hoch ist der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Der Mindestanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) in § 3 festgelegt und beträgt 24 Tage Urlaub. Nach dem Gesetz ist der Samstag ein regulärer Werktag und damit bei der Urlaubsberechnung zu  berücksichtigen. Bei einer Fünftagewoche beträgt der gesetzliche Erholungsurlaub demnach 20 Tage im Jahr. Bei einer Teilzeittätigkeit ist der Urlaubsanspruch aufgrund der reduzierten Arbeitszeit entsprechend geringer. Dabei kommt es bei der Frage, wie viele Urlaubstage in Teilzeit beschäftigten Mitarbeitenden zusteht, auf die Verteilung der Arbeitszeit an.

Ab wann besteht ein Urlaubsanspruch?

Arbeitnehmende haben erst, wenn sie sechs Monate im Unternehmen tätig sind, einen vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dies regelt § 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Davor steht ihnen nur Teilurlaub zu.

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Wann beginnt die Wartefrist?

Die Wartezeit bis zum Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs beginnt, sobald das Arbeitsverhältnis rechtlich Bestand hat. Es kommt also nicht auf die tatsächliche Arbeitsaufnahme, sondern allein auf den zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses an. Was passiert also, wenn der Mitarbeitende am ersten Tag nicht erscheint oder dieser Tag ein Feiertag ist?

Die Wartezeit beginnt mit dem vereinbarten rechtlichen Beginn des Arbeitsverhältnisses. Das ist regelmäßig der erste Tag der vereinbarten Arbeitsaufnahme. Dieser Tag ist auch dann maßgeblich, wenn es nicht zu einer Arbeitsaufnahme kommt, weil

  • es sich um einen Samstag, Sonn- oder Feiertag handelt oder
  • der Arbeitnehmende erkrankt ist oder
  • der Arbeitnehmende unentschuldigt fehlt.

Urlaubsanspruch in der Probezeit

Arbeitnehmende dürfen während der Probezeit bereits Urlaub beantragen. Auch wenn Arbeitnehmende den vollen Anspruch auf gesetzlichen Jahresurlaub gemäß § 4 BUrlG erst nach sechs Monaten erwerben, bedeutet dies nicht, dass vorher kein Urlaub möglich ist. Denn bereits mit jedem Monat, den sie tätig sind, erwerben sie gemäß § 5 BUrlG anteilig ein Zwölftel des kompletten Urlaubsanspruchs. Dies gilt nach § 19 Abs. 4 JArbSchG auch für Jugendliche, da das Jugendarbeitsschutzgesetz auf das  BUrlG verweist.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Wenn Arbeitnehmende das Unternehmen im laufenden Jahr verlassen, wirkt sich das auch auf den Urlaubsanspruch aus: Wer das Arbeitsverhältnis wechselt und beim alten Arbeitgeber bereits Urlaub genommen hat, bei dem ist der Urlaubsanspruch bezogen auf den gesetzlichen Mindesturlaub beim neuen Arbeitgeber zu kürzen. Worauf es hier ankommt, lesen Sie in der News: Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel im Jahr. 

Diese Regelung des § 6 Abs. 1 BUrlG hat den Zweck, doppelten Urlaub zu vermeiden. Sie gilt ebenso für Urlaub, für den der Arbeitgeber  § 7 Abs. 4 BUrlG einen finanziellen Ausgleich leistet. Wie die Höhe des Abgeltungsanspruchs zu berechnen ist, erfahren Sie in unserer News „Wie wird die Urlaubsabgeltung richtig berechnet?“.

Den Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden richtig zu berechnen ist nicht immer ganz einfach. Hier gilt es Sonderfälle zu beachten. Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist? Was gilt für die Urlaubsberechnung bei Teilzeitbeschäftigten? Wie wird der Urlaubsanspruch bei Mutterschutz oder Elternzeit berechnet?

Fragen bei der Berechnung der Urlaubsdauer stellen sich immer wieder. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr bei einer Sechstagewoche. In vielen Fällen – nicht nur bei Teilzeitbeschäftigten oder Minijobbern, sondern auch bei vielen Vollzeitbeschäftigten – stimmt dies gar nicht mit den tatsächlichen Arbeitstagen überein und muss entsprechend angepasst werden. Dabei dürfen Arbeitgeber die Tage nicht einfach abrunden. Besonderheiten ergeben sich zudem bei Mutterschutz oder Elternzeit.

Wie wird die Zahl der Urlaubstage richtig berechnet?

Der Anspruch auf Erholungsurlaub bezieht sich laut Bundesurlaubsgesetz auf Werktage, wobei der Samstag als gesetzlicher Werktag gilt. Um den Urlaubsanspruch für die tatsächlichen Arbeitstage zu berechnen, muss der gesetzliche Urlaubsanspruch in Werktagen in Arbeitstage umgerechnet werden.

Die Formel dazu lautet: Die Gesamtdauer des Urlaubs wird durch 6 dividiert und mit der Zahl der vom Arbeitnehmer geschuldeten Arbeitstage pro Woche multipliziert. 

Beispiel: 24 Urlaubstage / 6 Wochenarbeitstage x 5 tatsächliche Arbeitstage = 20 Urlaubstage

In der Praxis werden die Urlaubstage zumindest im Arbeitsvertrag meist als Arbeitstage ausgewiesen. Damit entfällt die Umrechnung.

Berechnung des Urlaubsanspruchs bei Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte haben Urlaub unter den gleichen Voraussetzungen und in entsprechendem Umfang wie vollbeschäftigte Arbeitnehmende. Man unterscheidet zwischen Teilzeitkräften, die täglich arbeiten, und jenen, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten.

Urlaub bei Teilzeit in Fünftagewoche

Arbeitet ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin täglich, aber mit einer geringeren als der üblichen Stundenzahl, so gilt für die Berechnung des Urlaubs die gleiche Regelung wie bei Vollzeitbeschäftigten. Da dem Urlaubsrecht immer die tageweise Freistellung von der Erbringung der Arbeitsleistung zu eigen ist, führt allein der Umstand, dass ein Arbeitnehmender zwar jeden Tag, aber mit einer geringen Stundenzahl arbeitet, nicht zur Verkürzung seines/ihres (nach Tagen gerechneten) Urlaubsanspruchs.

Urlaubsanspruch bei nicht täglicher Teilzeitarbeit

Werden Teilzeitbeschäftigte hingegen nicht täglich beschäftigt, ist die Anzahl der Urlaubstage in dem Verhältnis anzupassen, in dem die tatsächlichen Beschäftigungstage zu den Werktagen des Kalenderjahres stehen.

Beispiel: Urlaubsberechnung Teilzeit

Ein Arbeitnehmer hat einen tarifvertraglichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche, arbeitet aber in Teilzeit an 2 Arbeitstagen wöchentlich:

30 Urlaubstage / 5 Wochenarbeitstage x 2 Arbeitstage = 12 Arbeitstage Urlaub

Achtung: Die 12 Arbeitstage Urlaub sind immer nur auf die Tage der Woche anzurechnen, an denen der Arbeitnehmende arbeiten müsste (z. B. Dienstag und Donnerstag). Die übrigen Tage sind ohnehin frei. Der Arbeitnehmende hat dann im Ergebnis 6 Wochen Urlaub, wie ein Vollzeitbeschäftigter.

Urlaubsanspruch bei Mutterschutz berechnen

Das Mutterschutzgesetz gilt für alle Frauen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen – auch für Azubis, arbeitnehmerähnliche Personen oder Werkstudentinnen. Während eines Zeitraums von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung dürfen sie nicht beschäftigt werden. Ausfallzeiten während mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote zählen als Beschäftigungszeiten und dürfen nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet werden. Der Urlaubsanspruch bleibt für diese Zeit komplett erhalten. Nach gängiger Rechtsprechung darf nicht genommener Urlaub gemäß § 24 Satz 2 MuSchG nach Ende des Mutterschutzes oder gemäß § 17 Abs. 2 BEEG nach einer sich an den Mutterschutz anschließende Elternzeit, im laufenden oder im Folgejahr genommen werden.

Elternzeit: Urlaubsanspruch berechnen

Anders als beim Mutterschutz darf Urlaubsanspruch wegen einer Elternzeit von Arbeitnehmenden gekürzt werden. § 17 Abs. 1 BEEG regelt, dass der Arbeitgeber den bezahlten Erholungsurlaub, der der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer für das Urlaubsjahr aus dem Arbeitsverhältnis zusteht, für jeden vollen Monat, für den Elternzeit in Anspruch genommen wird, um ein Zwölftel kürzen darf. Dies ist auch mit Europarecht vereinbar. Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber die Kürzung erklärt, sie tritt nicht automatisch ein.

Wie wird der Urlaub berechnet, wenn der Sonntag ein regelmäßiger Arbeitstag ist?

Sonntage und Feiertage werden in der Regel nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet. Anders sieht es allerdings aus, wenn der betreffende Arbeitnehmer regelmäßig an Sonntagen oder Feiertagen arbeitet, beispielsweise im Schichtdienst oder in der Gastronomie. Dann gelten die Sonntage und Feiertage als Werktage und werden als Urlaubstage gezählt.

Download-Tipp: Checkliste UrlaubsfragenMit dem Haufe-Whitepaper „Mitarbeiterfragen zu Urlaubsanspruch und -Vergütung“ erhalten Arbeitgeber eine kostenlose Checkliste, um komplexe Fragestellungen rund um das Thema Urlaub schnell und rechtssicher beantworten zu können. Hier geht es direkt zum Download.

Kann der Arbeitgeber den Urlaub kürzen oder widerrufen?

Den Zeitraum des Urlaubs festzulegen ist grundsätzlich Sache des Arbeitgebers. Dennoch muss er, soweit wie möglich, die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen. Nur unter bestimmten Voraussetzungen darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. (Was Arbeitgeber dabei beachten müssen, lesen Sie in der News „Wann Arbeitgeber Zwangsurlaub anordnen können“).

Ist der Urlaub einmal festgelegt, so kann dies regelmäßig weder durch einseitige Erklärung des Arbeitnehmenden (Verzicht) noch durch eine solche des Arbeitgebers rückgängig gemacht werden. Ist eine nachträgliche Änderung beabsichtigt, bedarf es vielmehr einer entsprechenden Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Dies gilt sowohl für Änderungswünsche des Arbeitnehmenden als auch dann, wenn der Arbeitgeber sich aus betrieblichen Gründen außerstande sieht, den Urlaub zu der festgelegten Zeit zu gewähren. Lesen Sie hier, wie Arbeitgeber den Urlaub rechtmäßig festlegen.

Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die im Urlaub krank werden, können ihren Urlaub nachholen. Weisen sie die Tage mit ärztlichem Attest nach, werden diese auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Was aber gilt bei einer Langzeiterkrankung? Welche Auswirkungen hat Krankheit grundsätzlich auf den Urlaubsanspruch?

Das Thema Urlaub und Krankheit beschäftigt die Rechtsprechung immer wieder – insbesondere die Frage, welche Auswirkungen eine lange Erkrankung des Arbeitnehmenden auf dessen Urlaubsanspruch hat. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier seine Rechtsprechung zum Urlaubsrecht in den letzten Jahren immer wieder an die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angepasst. Arbeitgeber müssen hier weiter die aktuelle Rechtsprechung im Blick haben. Zuletzt haben sich hierdurch  insbesondere die Hinweispflichten des Arbeitgebers verschärft. Nach einer Vorlage an den EuGH zur Frage der möglichen Verjährung von Urlaubsansprüchen, entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Jahresurlaub auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen darf.

Wie verändert sich der Urlaubsanspruch bei Krankheit?

Für den Fall, dass Mitarbeitende erkranken, sieht das Bundesurlaubsgesetz eine Regelung vor: Gemäß § 9 BUrlG werden im Falle einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers die durch das Zeugnis eines Arztes seiner Wahl nachgewiesenen Tage der Krankheit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Das bedeutet, dass der wegen Krankheit nicht verbrauchte Urlaub dem oder der Arbeitnehmenden als Urlaubsanspruch erhalten bleibt. Er darf diese Tage jedoch nicht einfach selbstständig anhängen, der Urlaub muss neu beantragt werden.

Wann verfällt der Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit?

Ist der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin länger erkrankt und kann wegen der Krankheit den Urlaub innerhalb eines ganzen Kalenderjahres oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums im Folgejahr nicht nehmen, verfallen die Urlaubsansprüche – nach europarechtskonformer Auslegung des deutschen Urlaubsrechts durch das BAG – erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (lesen Sie dazu: Urlaubsverfall bei Langzeiterkrankung). In Umsetzung der EuGH-Vorgaben gilt nach aktueller BAG-Rechtsprechung, dass Urlaubstage aus dem Jahr, in dem Arbeitnehmende erkranken – also noch teilweise gearbeitet haben – ohne vorherigen Hinweis des Arbeitgebers nicht verfallen dürfen.

Krank im Urlaub: Pflichten für Arbeitnehmende

Wenn Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen im Urlaub arbeitsunfähig erkranken, können sie vom Arbeitgeber nach § 3 EFZG Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verlangen. Daher haben sie dem Arbeitgeber gegenüber besondere Nachweispflichten. Sie müssen ein ärztliches Attest am Urlaubsort einholen und den Arbeitgeber auch aus dem Urlaub im Ausland schnellstmöglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Was gilt aber, wenn Arbeitnehmende nicht im Urlaub krank werden, sondern bereits vorher? Ob es zulässig ist, den bereits genehmigten Urlaub trotz Krankheit anzutreten, lesen Sie in unserer News „Urlaub und Krankschreibung: Was arbeitsrechtlich zu beachten ist“.

Wenn die Urlaubstage im Jahr nicht ausreichen, wünschen sich viele Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub. Darunter ist eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit durch den Arbeitgeber zu verstehen. Wann dürfen Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub nehmen? Und wofür gibt es Sonderurlaub?

Manchmal reicht der übliche Jahresurlaub nicht aus. In solchen Fällen wünschen sich Arbeitnehmende unbezahlten Urlaub für eine Weltreise, ein Sabbatical, Sonderurlaub für eine Weiterbildung oder die Betreuung von Kindern oder Angehörigen. Die Begriffe sind rechtlich nicht klar definiert. Gemeint ist jedoch immer eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeitsleistung durch den Arbeitgeber.

Gibt es einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmenden unbezahlten Urlaub zu gewähren. Die unbezahlte Freistellung liegt allein im Ermessen des Arbeitgebers. Nur in seltenen Fällen kann sich aus seiner Fürsorgepflicht eine solche Verpflichtung ergeben. Mehr lesen Sie in unserer News zur unbezahlten Freistellung. 

Der unbezahlte Urlaub ist als solcher gesetzlich nicht geregelt. Für eine nicht unerhebliche Anzahl von Fallgruppen der Beurlaubung und (bezahlten) Freistellung hat der Gesetzgeber jedoch Tatbestände geregelt, die zu einer Befreiung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin von der Arbeitspflicht führen. In all diesen Fällen richten sich die Voraussetzungen und die Dauer der Arbeitsbefreiung ebenso wie die Frage einer etwaigen Entgeltfortzahlung nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Als wichtige Fälle sind zu nennen:

  • Schutzfristen für Schwangere und Wöchnerinnen (Mutterschutz)
  • Elternzeit
  • Pflegezeit
  • Bildungsurlaub
  • Stellensuche nach § 629 BGB
  • Freistellung wegen Kindeserkrankung nach § 45 SGB V
  • Arbeitsausfall wegen persönlicher Verhinderung § 616 BGB; die persönliche Verhinderung kann sehr unterschiedliche Ursachen haben, von Ereignissen in der Privatsphäre des Arbeitnehmers bis hin zu ehrenamtlichen Tätigkeiten
  • Freistellungen in Verbindung mit besonderen Tätigkeiten und Aufgaben beim Arbeitgeber.

Wissenswertes zur lohnsteuerlichen Behandlung von unbezahltem Urlaub lesen Sie in diesem Beitrag.

Was versteht man unter Sonderurlaub?

In vielen Arbeits- oder Tarifverträgen finden sich explizite Regelungen zum Sonderurlaub. Arbeitnehmende können neben dem eigentlichen Erholungsurlaub oftmals wegen Umständen wie der eigenen Hochzeit, einer Beerdigung oder eines Umzugs bezahlten Sonderurlaub beanspruchen. Möglich sind auch Regelungen, mit denen Sonderurlaub über einen längeren Zeitraum gewährt wird. Dann entsteht nach gängiger BAG-Rechtsprechung in dieser Zeit kein Anspruch auf Erholungsurlaub. Gibt es keine Regelung zum Sonderurlaub im Arbeits- oder Tarifvertrag kann der Arbeitnehmer sich unter Umständen aus persönlichen Gründen für ein bis zwei Tage auf Sonderurlaub nach § 275 Abs.3 BGB und § 616 BGB berufen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub gibt es jedoch nicht.

Von dem Begriff des Sonderurlaubs wird hingegen nicht die zuweilen im Vorfeld oder im Zusammenhang mit einer Kündigung ausgesprochene Suspendierung erfasst. Zwar verzichtet der Arbeitgeber auch bei der Suspendierung auf die Arbeit des oder der Arbeitnehmenden, jedoch geschieht dies regelmäßig einseitig durch den Arbeitgeber, um eigene Interessen zu schützen.

Die Domain als Teil des Anlagevermögens

admin

Eine Domain, Internet-Adresse, ist wirtschaftlich nicht abnutzbar und damit kein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.

Domain-Adresse ist als immaterielles Wirtschaftsgut zu buchen

Buchungssatz: Kauf eines Domain-Namens

KontobezeichnungSKR 03/04KontobezeichnungSKR 03/04
Immaterielle WirtschaftsgüterÄhnliche Rechte und Werte0025/0130Bank1200/1800

Die Domain-Adresse wird häufig von anderen Inhabern gekauft

Der Erfolg eines Internet-Auftritts hängt wesentlich vom Domain-Namen ab. Dies ist die Internet-Adresse, unter welcher sich das Unternehmen/der Unternehmer/der Freiberufler im Internet präsentiert. Ist der gewünschte Domain-Name bereits vergeben, werden mitunter hohe Beträge gezahlt, um den Domain-Namen vom Inhaber zu erwerben.

Kosten mindern nicht den Gewinn

Aufwendungen zum Erwerb der Domain-Adresse sind keine

  • sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben.
  • Anschaffungskosten für ein abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.

Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung gehen davon aus, dass sich eine Domain-Adresse wirtschaftlich nicht abnutzt, wie beispielsweise eine abschreibungsfähige EDV-Software.

Aufwendungen für den Domain-Namen sind Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Die entstandenen Kosten werden im Rahmen der Gewinnermittlung

  • in der Bilanz als aktives (immaterielles Wirtschaftsgut) Betriebsvermögen ausgewiesen.
  • in der Einnahmen-Überschussrechnung in das Anlageverzeichnis übernommen.

Eine Domain ist auch verkehrsfähig. Der Rechtsverkehr hat Möglichkeiten entwickelt, eine Domain wirtschaftlich zu übertragen. Damit ist eine abstrakte Veräußerbarkeit gegeben (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301). Erst im Zeitpunkt der Betriebsaufgabe, Veräußerung oder Entnahme des immateriellen Wirtschaftsgutes erfolgt bei beiden Gewinnermittlungsarten eine Verlust- bzw. Gewinnrealisierung.

Die Domain ist ein einem gewerblichen Schutzrecht ähnliches Recht (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). Beim Verkauf eines Domain-Namens handelt es sich um einen Veräußerungsvorgang und nicht um eine Leistung im Tätigkeitsbereich oder im Bereich der Nutzung des Vermögens (FG Köln, Urteil v. 20.4.2010, 8 K 3038/08, EFG 2010 S. 1216). Der Verkauf einer Domain ist nicht anders zu behandeln, als der Verkauf eines Patents oder der Verzicht auf die Mieterrechte bei vorzeitiger Auflösung eines Mietvertrags gegen Entgelt. Der Vorgang ist immer steuerbar, auch wenn er als privates Veräußerungsgeschäft (§ 23 EStG) anzusehen ist oder unter eine Einkunftsart im Einkommensteuergesetz fällt (FG Rheinland Pfalz, Urteil v. 31.10.2007, 1 K 1941/05, DStRE 2008 S. 562).

Umsatz- und Vorsteuer vom Verkauf einer Domain

Umsatzsteuerrechtlich stellt der „Verkauf“ einer Domain eine sonstige Leistung dar, die darin besteht, beim Domainverwalter zu kündigen und diesen zu veranlassen, die Domain für den Erwerber zu registrieren (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.11.2011, 6 K 2154/09, EFG 2012 S. 880). 
Die Bestellung oder Übertragung von Rechten gehört stets zu den sonstigen Leistungen. In der Regel handelt es sich zivilrechtlich um einen entgeltlichen Domainkauf in Form eines Rechtskaufs gemäß § 453 BGB bzw. eines rechtskaufähnlichen Geschäfts, da die Domain einen in § 453 BGB genannten „sonstigen Gegenstand“ darstellt.

Der Verkäufer muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Käufer hat aus der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer einen Vorsteueranspruch.

Domain ist lediglich immaterielles Betriebsvermögen

Der Domain-Name ist ein immaterieller Vermögensgegenstand (§ 266 Abs. 2 Buchst. A I 1 HGB) und damit zugleich ein immaterielles Wirtschaftsgut.

Zu diesen Vermögensgegenständen gehören neben Gegenständen alle vermögenswerten Vorteile des Betriebs, die allein oder mit dem Betrieb verkehrsfähig sind (BFH, Urteil v. 26.8.1992, I R 24/91, BStBl II 1992 S. 977).

Ein Domain-Name ist ein ähnliches Recht. Zu den ähnlichen Rechten und Werten gehören Positionen, die nicht unter die Begriffe Konzessionen oder gewerbliche Schutzrechte fallen, ihnen aber inhaltlich vergleichbar sind.

Das Finanzamt darf die Internet-Domain pfänden

Der BFH hat die Voraussetzungen präzisiert, unter denen das Finanzamt Ansprüche aus einem Internet-Domainvertrag pfänden kann. Wenn Steuerrückstände bestehen, kann das Finanzamt den Anspruch auf Aufrechterhaltung der Registrierung der Internet-Domain pfänden. Dies aber nur, wenn das gepfändete Recht einen Wert hat, der die Vollstreckungskosten übersteigt. Gepfändet wird nicht die technische Adresse, sondern die Gesamtheit der schuldrechtlichen Ansprüche (BFH, Urteil vom 20.06.2017, VII R 27/15, BStBl. 2017 II S. 1035).

Domain = nur eine Internet-Adresse

Ein Domain-Name ist  kein gewerbliches Schutzrecht (Patent-, Marken- oder Urheberrecht) und auch nicht hiermit vergleichbar. Die Patent-, Marken- oder Urheberrechte zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihrem Inhaber einen Absolutheitsanspruch gewähren, der vom Gesetzgeber begründet worden ist und nicht durch Parteivereinbarung geschaffen werden kann (FG Münster, Urteil v. 16.9.2015, 7 K 781/14 AO, EFG 2015 S. 2028).

Der Inhaber eines Domain-Namens erwirbt an der Domain kein absolutes Recht. Eine Domain ist dagegen nur eine technische Adresse im Internet.

Eine Domain ist allerdings mit einem gewerblichen Schutzrecht inhaltlich vergleichbar. Der Domaininhaber hat einen schuldrechtlichen Anspruch gegen die DENIC. Mit Abschluss des Vertrages über die Registrierung einer Domain erhält der Domaininhaber zunächst einen Anspruch auf Aufnahme der Domain und ihrer technischen Daten in die Nameserver der DENIC.

Hinweis: Das verbirgt sich hinter DENIC

Die  DENIC ist eine eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Frankfurt. Ihre Mitglieder sind Unternehmen, die für ihre Kunden Domains verwalten. Die DENIC arbeitet dabei nicht gewinnorientiert, sondern versteht sich als neutraler Not-for-Profit-Dienstleister für alle in Deutschland am Internet Interessierten.

Je nachdem, ob eine Homepage selbst erstellt oder deren Erstellung in Auftrag gegeben wurde, müssen die Kosten in der Buchführung unterschiedlich behandelt werden.

Angeschaffte Website muss aktiviert werden

Eine selbst hergestellte Website ist steuerlich sofort abzugsfähig. Nur im Fall der Anschaffung wird sie aktiviert und abgeschrieben. Was Sie bei der Homepage beachten müssen und wo die Grenze zur Domain ist, möchten wir Ihnen darstellen.

Die Kosten einer Homepage bestimmt der Unternehmer

Die Erstellung einer Homepage ist je nach Umfang sehr kostenintensiv. Das Unternehmen entscheidet, ob lediglich die Firma präsentiert oder auch die einzelnen Produkte oder Leistungen dargestellt werden. Zudem besteht häufig auch ein Online-Shop. Weiterhin muss das Geld für die online verkauften Produkte eingefordert werden. 

Kostenarten bei der Herstellung der Homepage

Folgende Kosten können für die Entwicklung einer Homepage entstehen:

  • Konzeption der Homepage hinsichtlich Aufbau und Darstellung der einzelnen Seiten. Zudem muss die Website grafisch gestaltet werden, damit sie für den Kunden zum Blickfang wird.
  • Programmierung: Weiterleitung auf den einzelnen Seiten. Bilder und Videoanwendungen werden benötigt. Die entsprechenden Texte müssen bereitgestellt und übernommen werden.
  • Ein beabsichtigter Internet-Shop muss auf die angebotenen Produkte hinweisen. Die Produkte müssen bebildert und ausgepreist werden. 
  • Software: Für die Erstellung der Homepage und für das Bezahl-System des Internet-Shops sind bestimmte Programme erforderlich.

Unterschiedliche Ansätze im Handels- und Steuerrecht

Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Handelsrecht

Die Homepage ist ein immaterielles abnutzbares Wirtschaftsgut. Eine Aktivierung kann mit (nicht allen) Herstellungskosten erfolgen (§ 248 Abs. 2 HGB). Es besteht ein Wahlrecht. Die Abschreibung erfolgt über den Nutzungszeitraum, den der Unternehmer bestimmt.

Für die Konzeption der Website und die Programmierung besteht nach wie vor ein Aktivierungsverbot.

Der Internet-Shop kann aktiviert werden, da hier die Merkmale für ein Wirtschaftsgut vorliegen: Nutzenwert, Greifbarkeit, Übertragbarkeit und selbständige Bewertbarkeit (BFH, Urteil v. 19.10.2006, III R 6/05, BStBl II 2007 S. 301).

Die Software-Produkte können nur entgeltlich erworben werden. Aus diesem Grund sind diese zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Die Homepage und die Behandlung der Kosten im Steuerrecht

Das Steuerrecht schließt die Aktivierung von Wirtschaftsgütern aus, soweit sie nicht entgeltlich erworben wurden (§ 5 Abs. 2 EStG). Hiervon sind aber nur die Herstellungskosten betroffen.

Von den oben genannten Kostenarten müssen lediglich die Anschaffungskosten für die Software-Produkte aktiviert werden, da nur diese entgeltlich erworben werden. Die Abschreibung erfolgt über die Nutzungsdauer.

Fehlende Aktivierungspflicht = Betriebsausgaben

Schreibt das Gesetz vor, dass Wirtschaftsgüter, wie im Fall der Herstellung, nicht aktiviert werden können, sind die gesamten Kosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese mindern in erster Linie den Gewinn und damit die Einkommen- und Körperschaftsteuer und zusätzlich noch die Gewerbesteuer.

Abschreibung einer Website nur möglich,  wenn die Website nicht selbst im Unternehmen erstellt wird, sondern von einem Fremdanbieter hergestellt. Dann  liegen Anschaffungskosten für ein immaterielles Wirtschaftsgut vor.

Der Dienstleister erstellt den Internetauftritt und überträgt dem Auftraggeber die Verfügungsmacht. Hierfür erhält er ein Entgelt. Damit ist der Erwerb entgeltlich. Die entstandenen Aufwendungen sind zu aktivieren. Die Anschaffungskosten müssen sowohl nach Handels- als auch nach Steuerrecht aktiviert und über den Nutzungszeitraum abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Selbst erstellte Website nicht zu aktivieren

Wird die Website im Unternehmen selbst hergestellt, führt dies zu Herstellungskosten. Die entstandenen Kosten dürfen weder aktiviert noch abgeschrieben werden (§ 5 Abs. 2 EStG). Diese Kosten mindern sofort den steuerlichen Gewinn und damit die Einkommen-, Körperschaft- und auch die Gewerbesteuer.

Für die Abschreibung einer Homepage gibt es keine Regelung

Als immaterieller Vermögensgegenstand kann eine Homepage nur linear abgeschrieben werden. Erfahrungswerte über die Nutzungsdauer von Homepages liegen noch nicht vor. Auch die amtlichen steuerlichen Abschreibungstabellen äußern sich hierzu noch nicht. Bei der Abschreibungsdauer kann auf die von Computer-Software zurückgegriffen werden. Kleine Softwarepakete (bis zu 1.000 EUR) werden in der Regel nur 2 bis 3 Jahre genutzt. Betriebsbedingt kann sich aber für die Homepage auch ein kürzerer Zeitraum ergeben.

Praxis-Hinweis: Wartungskosten sind Betriebsausgaben

Soweit die Homepage regelmäßig gewartet bzw. auf den neusten Stand gebracht wird oder bei der Umstellung der bisherigen Programmierung, entstehen Kosten. Diese Kosten führen zu Betriebsausgaben und mindern

  • bei der Bilanzierung im Zeitpunkt der Entstehung 
  • bei der Einnahmen-Überschussrechnung im Zeitpunkt der Zahlung

den steuerlichen Gewinn und damit auch die Gewerbesteuer.

Praxis-Tipp: Bei Vorsteuerabzugsberechtigung zählt die Vorsteuer nicht zu den Anschaffungskosten

Nicht zu den Anschaffungskosten gehört die Vorsteuer. Diese können Sie mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen.

Sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, erhöht die gezahlte Umsatzsteuer sowohl die Anschaffungskosten (§ 9b EStG) als auch die abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen

admin

Reisekostenabrechnungen, ob vom Arbeitnehmer oder vom Unternehmer, müssen sorgfältig geprüft und exakt gebucht werden. Zu den Vorarbeiten zum Jahresabschluss zählt das Kontrollieren der Pflichtangaben und des vorgenommenen Vorsteuerabzugs. Was bei den Reisekosten abgestimmt werden muss, erfahren Sie hier.

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit – außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte – entstehen.

Hierzu gehören insbesondere:

  • Fahrtkosten (auch für Zwischenheimfahrten),
  • Mehraufwendungen für Verpflegung mit Pauschalbeträgen,
  • Übernachtungskosten am Reiseziel und während der Reise sowie
  • Reisenebenkosten.

Aufwendungen, die durch eine Reise nur mittelbar veranlasst sind, wie bspw. Kosten für Reisekleidung, Wäsche oder Koffer, sind grundsätzlich keine Reisekosten.

Vorsteuerabzug aus Reisekosten

Ein Unternehmer kann grundsätzlich die Umsatzsteuer auf die Reisekosten als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist, dass die generellen umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-) Rechnungen erfüllt sind. 

Abzugsfähig sind Vorsteuerbeträge aus

  • Fahrtkosten des Unternehmers und des Personals,
  • Übernachtungskosten und
  • Verpflegungskosten.

Fahrtkosten können bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie von Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug entstehen.

Ein Vorsteuerabzug aus Verpflegungspauschalen ist hingegen nicht möglich.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung sollte mind. enthalten:

  • Name des Reisenden,
  • Zeit, Dauer, Start, Ziel,
  • Zweck der Reise,
  • ggf. gefahrene Kilometer,
  • Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug

sowie dazu entsprechende Nachweise wie bspw. Tankquittungen, Fahrscheine, Telefonkosten, Übernachtungskosten, pauschale Verpflegungskosten, Bewirtungsbelege (separates Konto) sowie Eigenbelege über Trinkgelder.

Vorsicht Steuerfalle! Häusliches Arbeitszimmer im Eigenheim

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Nutzen Selbstständige ein Arbeitszimmer in der eigenen Immobilie, kann dies zu Betriebsvermögen werden. Bei Aufgabe von Tätigkeit oder Eigenheim wird dann der Wertzuwachs besteuert.

Kein Verkehrschaos auf dem Weg ins Büro, ein kurzer Weg an den Schreibtisch, mehr Ruhe zum Arbeiten – dies sind nur einige der Gründe, weswegen auch immer mehr Selbstständige zumindest zeitweise einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden nutzen. Befindet sich das Arbeitszimmer dabei im eigenen Haus oder in einer Eigentumswohnung, heißt es: Vorsicht! Leicht kann sich das Homeoffice später als Steuerfalle entpuppen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn Unternehmer oder Freiberufler ihre Aufwendungen im Laufe der Jahre steuerlich geltend machen.

Was viele Selbstständige nicht wissen: Sobald sie in ihrer Gewinnermittlung eine Abschreibung für betriebliche Räume im Eigenheim als Betriebsausgaben ansetzen, ordnet das Finanzamt diese Räumlichkeiten automatisch dem Betriebsvermögen zu. Das Gleiche gilt, wenn ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer beantragt oder entsprechende Ausgaben in der Gewinnermittlung geltend gemacht werden. Was zunächst dazu dient, Steuern zu sparen, kann für Unternehmer später bei der Aufgabe ihrer Tätigkeit oder einem Verkauf der Immobilie zu einer teuren Überraschung werden. Denn dann besteuert das Finanzamt den erzielten Wertzuwachs der Betriebsräume.

Besteuerung des häuslichen Arbeitszimmers bei Betriebsausgabe oder Immobilienverkauf

Die Grundlage der Berechnung bildet immer der anteilige Wert des häuslichen Arbeitszimmers. Dieser errechnet sich aus den Baukosten oder dem Kaufpreis der Immobilie im Verhältnis zur Fläche der beruflich genutzten Räume. Nach Abzug der jährlichen Abschreibungen ergibt sich daraus schließlich der Restbuchwert. Wird das Eigenheim oder die Eigentumswohnung verkauft, wird dieser Buchwert dem anteiligen Verkaufserlös gegenübergestellt. Bei der Geschäftsaufgabe dient der entsprechende Marktwert als Referenz.

Gerade nach langer Geschäftstätigkeit in den eigenen vier Wänden ergibt sich dadurch oft ein hoher Wertzuwachs, der dem Aufgabegewinn hinzugerechnet wird und damit die Steuerlast unerwartet nach oben treibt. Beträge in sechsstelliger Höhe sind durchaus realistisch. Bei Selbstständigen, deren Steuerersparnis in Zusammenhang mit den geltend gemachten Raumkosten deutlich niedriger ausfiel, greift dann die Steuerfalle. Das heißt, ihre Steuerbelastung ist durch den erzielten Wertanstieg des Arbeitszimmers höher als die über die Jahre erzielten Ersparnisse durch die angesetzten Aufwendungen.

Ausnahme von der Besteuerung

Nicht zum Betriebsvermögen zählt das Arbeitszimmer im Eigenheim, wenn

  • dessen Marktwert nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht und
  • höchstens 20.500 EUR beträgt.

Dabei werden bei der Ermittlung des Höchstwerts auch der anteilige Wert von Grund und Boden mit herangezogen. Vor diesem Hintergrund bleibt Selbstständigen die Überlegung einen möglichst kleinen Raum als Arbeitszimmer zu wählen. Zu bedenken bleibt allerdings auch in diesem Fall, dass mögliche Steigerungen des Marktwerts dazu führen könnten, dass der im Rahmen der Bagatellgrenze festgelegte Höchstwert überschritten wird.

Voraussetzung für häusliches Arbeitszimmer

Grundsätzlich sollten Selbstständige ihre jeweiligen Voraussetzungen überprüfen, bevor sie sich für ein Arbeitszimmer im Eigenheim entscheiden. Denn nur wenn sie dort den Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit haben, ist der volle Abzug der Betriebsausgaben überhaupt möglich. Haben sie noch einen Arbeitsplatz an anderer Stelle wie in einem externen Büro, einer Praxis oder in ihrem Handwerksbetrieb, können sie ihre Aufwendungen nur bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 EUR pro Jahr ansetzen. Und auch dies gilt nur dann, wenn sie das Homeoffice z. B. für vertrauliche Arbeiten benötigen, die sie an ihrem Arbeitsplatz nicht ausführen können. Gerade im Fall der eingeschränkten Abzugsfähigkeit ist das Risiko der Steuerfalle jedoch umso größer.

Praxis-Tipp: Homeoffice-Pauschale als Alternative

Statt Abschreibung und konkrete Aufwendungen für ihr häusliches Arbeitszimmer geltend zu machen, können Unternehmer und Freiberufler die Homeoffice-Pauschale nutzen. Für die Jahre 2020 bis 2022 belief sich diese auf 5 EUR pro Tag und max. 600 EUR im Jahr. Seit 2023 lassen sich sogar 1.260 EUR ansetzen. Der Vorteil für Selbstständige, die auf die Homeoffice-Pauschale setzen, ist: Es lässt sich kein Raum ihrer betrieblichen Tätigkeit in den eigenen vier Wänden zuordnen. Entsprechend ist die Einstufung eines Zimmers als Betriebsvermögen nicht möglich.

Außerordentliche Kündigung: Wann eine soziale Auslauffrist nötig ist

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Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?

Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.

Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?

Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann. 

Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist

Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.

Unkündbarkeit: Ordentliche Kündigung ausgeschlossen

Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.  

Aussteuerung beim Krankengeld: Arbeitslosengeld, Meldungen und der Umgang mit Einmalzahlungen

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Sind Arbeitnehmende länger als 78 Wochen arbeitsunfähig, endet ihr Anspruch auf Krankengeld durch die gesetzliche Krankenkasse. Danach können die Betroffenen das sogenannte Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit beziehen. Erfahren Sie hier, was es für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bei der Aussteuerung betroffener Beschäftigter zu beachten gilt.

Die gesetzlichen Krankenkassen zahlen bei Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit längstens für 78 Wochen (innerhalb von drei Jahren) Krankengeld. Die Beendigung der Krankengeldzahlung nach 78 Wochen bezeichnet man als „Aussteuerung“. Sofern man davon ausgeht, aufgrund der Erkrankung nicht mehr seinen Job ausüben zu können, sollte man eine Erwerbsminderungsrente beantragen. Doch manchmal hat der Rentenversicherungsträger zum Zeitpunkt der Aussteuerung noch nicht über den Anspruch auf Erwerbsminderungsrente entschieden. Betroffene drohen dann in eine Lücke in unserem sozialen Netz zu fallen. Ihnen fehlt nicht nur ihr Einkommen, sie können auch ihren Krankenversicherungsschutz verlieren.

Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (Nahtlosigkeitsregelung)

Die drohende Lücke kann durch das Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (§ 145 SGB III) geschlossen werden. Hierbei handelt es sich um eine besondere Form des Arbeitslosengeldes, welches bis zur nachfolgenden Leistung gezahlt wird, weshalb man auch von einer „Nahtlosigkeitsregelung“ spricht. Während des Leistungsbezugs besteht die Krankenversicherung fort. Die Beiträge hierfür werden von der Agentur für Arbeit getragen.

Anspruch auf Arbeitslosengeld trotz Arbeitsverhältnis

Das arbeitsrechtliche Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen weiterhin. Trotzdem muss sich der Arbeitnehmende arbeitslos melden und damit signalisieren, dass er das Direktionsrecht seines Arbeitgebers nicht mehr anerkennt. Obwohl das Arbeitsverhältnis noch besteht, hat der Arbeitnehmende in dieser besonderen Situation einen Anspruch auf Arbeitslosengeld.

Krankengeld-Ende: Was der Arbeitgeber zu veranlassen hat

Gemäß der gemeinsamen Verlautbarung zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt, haben Arbeitgeber zum Ende des Krankengeldbezuges die Abmeldung des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses für betroffene Arbeitnehmende zu veranlassen (Meldegrund 30 – Abmeldung wegen Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung).

Da Krankengeld für bis zu 78 Wochen bezogen werden kann, werden in dem Kalenderjahr, in dem die Abmeldung erfolgt, bis zum Abmeldetermin meist ausschließlich beitragsfreie Zeiten und damit keine SV-Tage vorliegen. Sind in dem Kalenderjahr bis zum Abmeldedatum keine SV-Tage anzusetzen, ist ein nach Ende des Krankengeldbezugs gewährtes einmalig gezahltes Arbeitsentgelt beitragsfrei.

Märzklausel beachten

Wird eine Einmalzahlung in der Zeit von Januar bis März eines Jahres ausgezahlt, muss die Märzklausel beachtet werden. Die Einmalzahlung ist dann dem Vorjahr zuzuordnen. Wurden im Vorjahr beitragspflichtige Zeiten zurückgelegt, muss die bei Einmalzahlungen übliche Vergleichsberechnung auf der Basis der Vorjahresdaten erfolgen.

Rechnungen richtig fakturieren

admin

Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen für Rechnungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinstbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (brutto).

Angabe von Name und Anschrift

Erforderlich sind

  • der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
  • die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Ausstellungsdatum muss angegeben werden

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar. Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.

Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise (z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen) gebildet werden.

Beispiel: Aufbau der Rechnungsnummer

I 0703-M – 003896 – 23

Bedeutung

  • I: Inlandslieferung;
  • 0703: Rechnungsdatum 3. Juli;
  • M: Nummernkreis Auslieferungslager München;
  • 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3.896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München);
  • 23 bezeichnet das Jahr 2023.

Rechnungen über Kleinbeträge (= Rechnungsbetrag bis 250 EUR) und Fahrausweise  müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert die Angabe der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung.

Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Geschenkartikel oder Beratungsleistung) reichen jedoch nicht aus.

Nötig ist vielmehr die handelsübliche Bezeichnung. Dies ist i. d. R. eine genaue Produktangabe. Fraglich ist die Tiefe bzw. Genauigkeit im Niedrigpreissegment (Preis unterhalb von 10 EUR). Hier lässt sich sagen, dass die Frage, ob eine handelsübliche Bezeichnung vorliegt, von der Handelsstufe, der Art und dem Inhalt der Lieferung und dem Wert der einzelnen Gegenstände abhängt und immer im Einzelfall zu bestimmen ist.

Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts ist verpflichtend

Vorgeschrieben ist als Angabe auf einer Rechnung auch der Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt.

Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Das gilt auch dann, wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer-/Leistungsdatum übereinstimmt. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z. B. „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, muss dieser gesondert auf der Rechnung vermerkt werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden

Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:

  • Entgelt,
  • Steuerbetrag,
  • Steuersatz/Steuerfreiheit.

In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen. Auch bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuerbetrags verzichtet werden. Der Steuersatz ist nur anzugeben, wenn die Beförderung dem Regelsteuersatz unterliegt.

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Ebenfalls auf der Rechnung aufzuführen sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.

Gemeint sind damit Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis …“. Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich. Die Vorschriften über einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag finden bei Inanspruchnahme der Entgeltminderung keine Anwendung.

Rechnungen erstellen in Sonderfällen

Bestimmte Geschäfte unterliegen Sondervorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen beachtet werden müssen. Doch Vorsicht: Um von Steuervorteilen zu profitieren, müssen zahlreiche Nachweispflichten erfüllt werden. Nachfolgend informieren wir Sie mit einer Auswahl der wichtigsten Sonderfälle.

Anzahlungen und Teilleistungen

Ist die Leistung nicht teilbar und werden Anzahlungen geleistet, entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Vorauszahlungen.

Ist eine Leistung grundsätzlich teilbar, kann auch über Teilleistungen abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vollbringen der jeweiligen Teilleistung.

Sowohl bei Rechnungen über Anzahlungen als auch bei Abrechnung von Teilleistungen ist Umsatzsteuer auszuweisen. In der Endrechnung (= Schlussrechnung) ist auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinzuweisen und deren Betrag anzurechnen. Werden in der Endrechnung die vor Leistungsausführung vereinnahmten Beträge und die hierauf entfallenden Steuerbeträge nicht berücksichtigt, ist der gesamte Steuerbetrag aus der Endrechnung an das Finanzamt abzuführen. Die in der Endrechnung nicht berücksichtigte Umsatzsteuer aus den im Vorfeld vereinnahmten Beträgen wird gem. § 14c UStG geschuldet.

Elektronische Rechnung

Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.

Dabei gelten als

  • Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax 
  • elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.

In jedem Fall müssen „die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden“. D. h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.

Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.

Gutschrift

Die Gutschrift verpflichtet den Leistenden zur Umsatzsteuerzahlung und berechtigt den Leistungsempfänger, also den Aussteller der Gutschrift, zum Vorsteuerabzug. Der Abrechnungsbeleg muss zwingend mit dem Wort Gutschrift bezeichnet sein.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Werden Waren an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen in die EU verkauft (= innergemeinschaftliche Lieferung), ist der Unternehmer verpflichtet bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen. Darin sind sowohl die USt-ID-Nr. des Leistenden als auch die des Leistungsempfängers anzugeben.

Fahrausweise

Fahrausweise sind Belege, die einen Anspruch auf eine (künftige) Beförderung von Personen verbriefen. Dazu gehören auch Zuschlags- oder Platzkarten. Quittungen über eine Taxibenutzung sind keine Fahrausweise.

Fahrausweise gelten als Rechnungen und berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie folgende Mindestangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Beförderers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt und
  • Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr (falls vorliegend).

Ein Vorsteuerabzug ist auch aus mittels Online-Verfahren erstellten Fahrausweisen möglich, wenn

  • die Belastung des Kaufpreises auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und
  • der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Fahrausweises aufbewahrt.

Rechnungen eines Kleinunternehmers

Unternehmer, deren Umsatz zzgl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr  22.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, brauchen als Kleinunternehmer ihre Umsätze nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Ein Steuerausweis in Ausgangsrechnungen ist nicht zulässig. Ebenso kann keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt werden.

Allerdings sind auch hier die Pflichtangaben in der Rechnung zu beachten. Insbesondere muss der Leistende seine Steuernummer angeben.

Rechnungen über Reiseleistungen

Werden Reiseleistungen abgerechnet, so kann § 25 UStG angewendet werden. Die Vorschrift ist einschlägig, wenn ein Unternehmer eine Reiseleistung erbringt und hierbei entsprechende Vorleistungen von einem oder mehreren anderen Unternehmern verwendet. Besteuert wird dann die Differenz zwischen dem für die Reiseleistung erhaltenen Betrag abzgl. dem für die Vorleistung gezahlten Betrag. In der Rechnung muss auf die Besteuerung von Reiseleistungen hingewiesen werden. Zwingender Hinweis: „Sonderregelung für Reisebüros„. Ein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer in der Rechnung ist nicht zulässig. Ein fehlender Hinweis auf die besondere Besteuerung der Reiseleistungen löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus.

Rechnungen über Differenzgeschäfte

Bei der Veräußerung von Gegenständen durch einen Wiederverkäufer, für die beim Einkauf kein Vorsteueranspruch bestand, kann die Umsatzsteuer aus der Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (Marge) berechnet werden. Ein gesonderter Ausweis dieser Umsatzsteuer ist nicht zulässig. Ein Vorsteuerabzug für den Abnehmer entfällt. In der Rechnung ist auf die Anwendung der Vorschrift (Differenzbesteuerung) hinzuweisen.

Zwingender Hinweis in der Rechnung, je nach zugrunde liegendem Geschäft:

  • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
  • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
  • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.

Ein fehlender Hinweis auf Differenzbesteuerung löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus. 

Rechnung bei Exporten in Nicht-EU-Länder

Lieferungen in Nicht-EU-Länder (sog. „Drittländer“),  sind i. d. R. als Ausfuhren umsatzsteuerfrei. Der Nachweis wird regelmäßig über einen Zollbeleg als Ausfuhrnachweis geführt. Die Rechnung ist ohne Steuerausweis mit Hinweis auf die Ausfuhr zu erstellen. 

Rechnung bei Exporten in EU-Länder

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen in das Gebiet der Europäischen Union sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn die Lieferung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt; Lieferungen an Privatpersonen sind umsatzsteuerpflichtig (anders als bei einer sog. Ausfuhrlieferung in „Drittländer“ = Nicht-EU-Länder). Darüber hinaus muss der Erwerber bei einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung den gelieferten Gegenstand für sein Unternehmen verwenden.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Begründung der Umsatzsteuerfreiheit muss dem Finanzamt die Unternehmereigenschaft des EU-Abnehmers nachgewiesen werden. Dies erfolgt mittels Angabe des Abnehmers und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur an Unternehmen erteilt. In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden.

Gelangensbestätigung – Aufzeichnungsvorschriften

Zusätzlich muss ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat (vgl. § 17a und b UStDV; Aufzeichnungsvorschriften § 22 Abs. 4f und 4g UStG beachten).

Zusammenfassende Meldung

Der Unternehmer hat monatlich (bzw. für jedes Quartal bei vierteljährlichen Umsätzen von bis zu 50.000 EUR) in einer sog. „Zusammenfassenden Meldung“ (ZM) seine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (Lieferungen in den EU-Raum) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu melden.

In der Meldung sind die Lieferungen nach Staaten und Abnehmern unter Angabe der Entgelte und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufzuführen.

Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Schließen mehrere Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und gelangt dieser Gegenstand unmittelbar vom ersten Lieferer an den letzten Abnehmer, liegt ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn

  • die Unternehmer in jeweils verschiedenen Mitgliedstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind,
  • der Gegenstand der Lieferungen aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates gelangt und
  • der Gegenstand der Lieferungen durch den ersten Lieferer oder den ersten Abnehmer befördert oder versendet wird.

Auch hier muss in der Rechnung ein entsprechender Vermerk über die Art des Umsatzes („innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft“) angebracht werden, wenn die Besteuerung vom Empfänger der Ware vorgenommen werden muss.

Rechnungen über elektronische Dienstleitungen an Endverbraucher in der EU

Seit 1.1.2015 gilt das sog. MOSS-Verfahren („Mini-one-stop-shop“). Der Ort für elektronische Dienstleistungen, die an Endverbraucher in der EU ausgeführt werden, liegt grundsätzlich am Wohnort des Leistungsempfängers. Es gelten grundsätzlich die Regelungen des EU-Staates, in dem der Leistungsempfänger wohnt. Dies umfasst auch die Vorschriften über die Rechnungsausstellung.

Seit 1.1.2019 gilt die Ortsverlagerung an den Wohnort des Leistungsempfängers nicht, wenn der Gesamtbetrag der vom Unternehmer erbrachten maßgebenden Leistungen (sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen) nicht mehr als 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr betragen hat und auch im laufenden Jahr diesen Wert nicht übersteigt. Bzgl. der Rechnungsstellung verbleibt es in diesem Fall bei den im Staat des Leistenden geltenden Vorschriften. Auf Antrag ist jedoch auch bei Unterschreiten des Grenzwertes von 10.000 EUR eine Option zur Ortsverlagerung möglich.

Ab 1.7.2021 wurde der Anwendungsbereich des MOSS-Verfahrens erweitert und zum sog. OSS-Verfahren („One-stop-shop“) umgestaltet. Bzgl. der Regelungen zu elektronischen Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU ergeben sich keine Änderungen im Vergleich zum MOSS-Verfahren. Regelungen zum Besteuerungsverfahren sind gesetzlich nunmehr aber in § 18j UStG geregelt.

Wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer eine entsprechende Leistung an einen in einem in der EU ansässigen Endverbraucher erbringt, darf er in der Rechnung keine (deutsche) Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Eine fehlerhafte Rechnung, v. a. hinsichtlich der Pflichtangaben, ist ärgerlich, darf aber in den meisten Fällen korrigiert werden. Voraussetzung ist, dass der Aussteller die Rechnung berichtigt. Es ist daher erforderlich, dass sich beide Unternehmer absprechen, um einheitlich vorzugehen. Andernfalls riskiert der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug und der leistende Unternehmer bleibt auf den Steuern „sitzen“.

Folgen einer fehlerhaften Rechnung

Folgende Fehler bei einem Unternehmer führen zu einer höheren Umsatzsteuer:

  • Für eine steuerpflichtige Leistung wird infolge eines Rechenfehlers eine höhere USt. ausgewiesen.
  • Steuerfreie Leistungen werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet.
  • Nicht steuerbare Leistungen (unentgeltliche Leistungen, Leistungen im Ausland, Geschäftsveräußerungen im Ganzen) werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet..

Die zu hoch ausgewiesene Steuer wird vom Unternehmer geschuldet. Der Leistungsempfänger kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, weil es sich nicht um eine gesetzlich für die Leistung geschuldete Umsatzsteuer handelt.

Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z. B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller dennoch eine Steuer von 19% aus dem geforderten Zahlungsbetrag. Der Rechnungsempfänger kann aber nur den ausgewiesenen 7 %-igen Vorsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.

In beiden Fällen (zu hoher/niedriger Steuerausweis) können die Rechnungen berichtigt werden.

Berichtigung fehlerhafter Rechnungen

Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

  • Die Berichtigung ist beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers zu beantragen – dabei ist insb. der Rechnungsempfänger zu benennen.
  • Der leistende Unternehmer muss die vereinnahmte Umsatzsteuer an den Leitungsempfänger zurückzahlen.
  • Der Rechnungsempfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben bzw. muss diese seinem Finanzamt wieder zurückerstattet haben.
  • Die Umsatzsteuer kann gekürzt werden, wenn das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers seine Zustimmung erteilt hat.

Bußgeldvorschriften bei Verstößen

Verstöße gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen und die Aufbewahrungspflicht können zu Bußgeldern in unterschiedlicher Höhe führen. Die Bußgelder reichen von 5.000 EUR bis zu 10.000 EUR. 

Unvollständige, später berichtigte Rechnung

Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe (z. B. Datum/Leistungsbezeichnung/Anschrift), kann die Rechnung vom Aussteller berichtigt werden. Dann ist der Vorsteuerabzug möglich.

Wichtig ist der Zeitpunkt, wann die Vorsteuer abgezogen werden darf. Falls eine rückwirkende Berichtigung möglich ist, fallen keine Nachzahlungszinsen an.

Berichtigungsfähige Rechnung

Laut BFH (BFH, Urteil v. 20.10.2016, V R 26/15) kann eine Rechnung rückwirkend berichtigt werden, wenn eine sog. „berichtigungsfähige“ Rechnung vorliegt. Dies ist nur der Fall, wenn die Rechnung Angaben

  • zum Rechnungsaussteller,
  • zum Leistungsempfänger,
  • zur Leistungsbeschreibung,
  • zum Entgelt und
  • zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer

enthält. Diese Angaben dürfen in der Rechnung allerdings nur in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sein, dass sie fehlenden Angaben nicht gleichstehen. Bei einer Berichtigung findet hier keine Verzinsung statt, da die Berichtigung auf den Zeitpunkt der erstmaligen Ausstellung zurückwirkt. Mögliche Berichtigungen mit Rückwirkung sind danach:

  • Vervollständigen der Anschrift bzw. genaue Bezeichnung des Leistenden bzw. Leistungsempfängers.
  • Nachholung der USt-ID oder Steuernummer,
  • Nachholung der Rechnungsnummer,
  • Konkretisierende Angaben zur Art der erbrachten Leistung.

Die Berichtigung muss bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erfolgen.

Die Checkliste im folgenden Kapitel gibt Ihnen einen kompakten Überblick über wesentliche Punkte, die beim Erhalt einer Eingangsrechnung geprüft werden sollten.

Kontrolle von Eingangsrechnungen

  • Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
  • Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
  • Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
  • Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
  • Stimmen die Steuersätze (steuerfrei – mit Hinweis – /7 %/19 %)?
  • Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
  • Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
  • Gibt es ein Rechnungsdatum?
  • Gibt es eine Rechnungsnummer?
  • Sind diverse Teilrechnungen (einzelne Dokumente) in einem Sammeldokument zusammengefasst?
  • Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
  • Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen (z.B. 20 %, nur 19 % sind abzugsfähig)?

So lässt sich gut sparen: Wenn der Arbeitgeber Smartphone & Co. zahlt

admin

Unternehmen können Mitarbeitenden Geräte für Telekommunikation und Datenverarbeitung steuerfrei überlassen. Dies gilt auch bei rein privater Nutzung.

Gestiegene Ausgaben für Lebensmittel, immer höhere Energiekosten und auch Freizeitvergnügen werden stetig teurer. Wie gut, wenn dann wenigstens Chef oder Chefin die Kosten für das Handy und den Laptop übernimmt. Dabei profitieren beide Seiten. Denn für Arbeitgeber bieten diese sogenannten Sachleistungen gewichtige Argumente bei der Suche nach den besten Fachkräften und bei der Bindung ihrer qualifizierten Mitarbeitenden.  

Steuerfreie Überlassung von Handy und Computer

Unternehmen können ihren Arbeitnehmern betrieblich genutzte Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte steuerfrei überlassen. Dies gilt sowohl für das Smartphone als auch für einen Computer, das Tablet oder den Laptop. Auch Drucker, Ladegeräte, Router, Softwareprogramme und Virenscanner zählen dazu. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Geräte beruflich nutzen. Selbst bei ausschließlich privatem Gebrauch ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern – noch nicht einmal, wenn der Arbeitgeber die monatlichen Gebühren für Telefon und Internet übernimmt.

Um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, sind lediglich zwei Voraussetzungen zu beachten: Der Mitarbeitende muss sich in einem aktiven Arbeitsverhältnis befinden. Auch ein Minijob reicht dafür aus. Außerdem muss das wirtschaftliche Eigentum von Smartphone, Computer und Zubehör beim Arbeitgeber bleiben. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen das Risiko einer Beschädigung trägt und für Reparatur, Ersatz und Entsorgung zuständig ist. Zum Nachweis sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies in einem schriftlichen Vertrag festhalten oder als Zusatz in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Darin sollte auch eine Rückgabepflicht bei Ausscheiden aus dem Betrieb fixiert werden.

Wenn Technik oder Geld vom Arbeitnehmer kommt

Kauft das Unternehmen ein Telekommunikations- oder Datenverarbeitungsgerät seines Mitarbeitenden und überlässt es ihm anschließend wieder zur privaten Nutzung, kommt es auf die vertragliche Gestaltung an. Nur wenn die Voraussetzungen stimmen, gilt auch in diesem Fall die Steuerfreiheit. Das heißt: Zunächst muss ein wirksamer Kaufvertrag geschlossen werden. Entscheidend ist dabei, dass das wirtschaftliche Eigentum auf den Arbeitgeber übergeht. Ist dies der Fall und entsprechen die Bedingungen denen beim direkten Kauf durch das Unternehmen, genießt der Arbeitnehmer auch hier den steuerfreien Vorteil.

Manchmal liegen die Meinungen weit auseinander, welche Technik es denn sein muss. Will zum Beispiel ein Mitarbeitender ein hochwertigeres Handy oder einen leistungsstärkeren Laptop, zeigen sich viele Chefs verhandlungsbereit. Sie übernehmen dann die Kosten für das von ihnen ausgesuchte Gerät und der Arbeitnehmer zahlt die Differenz. Wichtig zu wissen ist in diesem Fall aber: Steuerfrei bleibt die Überlassung so nicht mehr. Bei dem vom Mitarbeitenden übernommenen Betrag handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug, auf den Lohnsteuer fällig wird. Dieser kann jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Zuschuss fürs Internet

Zahlt der Arbeitgeber lieber einen Zuschuss zu den Internetkosten seines Mitarbeiters, muss er diesen ebenfalls pauschal versteuern. Für den Arbeitnehmer bleibt die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei. Diese Regel gilt grundsätzlich für Beträge bis maximal 50 EUR im Monat. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer einmal im Jahr schriftlich bestätigt, dass ihm diese Kosten durch die Internutzung tatsächlich entstanden sind.

Gehaltszugaben als Betriebsausgabe

Auch mit Blick auf die Kostenseite kann es für Arbeitgeber durchaus interessant sein, Mitarbeitende mit Smartphone oder Computer auszustatten. Fällt die Wahl dabei auf technische Geräte mit Anschaffungskosten unter 1.000 EUR netto, zählen sie zu den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG. Dies gilt für sämtliche Technik, die selbstständig nutzbar ist. Vorteil dieser GWG ist, dass Unternehmen die Investition im selben Jahr und in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen können. Das bedeutet, dass das Handy oder der Laptop noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Was außerdem bei Technik vom Chef zu beachten ist

Vor lauter Freude über die private Kostenersparnis sollten Mitarbeitende aber nicht vergessen: Das überlassene Handy oder der Laptop kann im Nachhinein durchaus noch zum Streitthema werden, wenn die Erwartungen von Chef und Arbeitnehmer auseinandergehen. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorab ein paar wichtige Punkte klären. Dazu zählt an erster Stelle, ob die Form der Nutzung. Ist es tatsächlich möglich, das Gerät rein privat zu nutzen oder soll es Einschränkungen geben? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Und dürfen alle gewünschten Apps installiert werden?

Außerordentliche Kündigung: Wann eine soziale Auslauffrist nötig ist

admin

Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?

Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.

Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?

Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann. 

Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist

Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.

Unkündbarkeit: Ordentliche Kündigung ausgeschlossen

Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.  

Krankengeld trotz verspäteter AU-Folgebescheinigung

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Um Krankengeld zu beziehen, müssen Beschäftigte das Fortbestehen einer Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse lückenlos nachweisen. Jedoch durfte die Krankenkasse einer Arbeitnehmerin, deren AU-Bescheinigung zwei Tage zu spät ausgestellt wurde, das Krankengeld nicht streichen, entschied das Bundessozialgericht (BSG).

Bei einer Arbeitsunfähigkeit haben Beschäftigte einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den Arbeitgeber für höchstens sechs Wochen. Danach tritt die Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld. Für die Bewilligung von Krankengeld ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig. Grundsätzlich hat der Versicherte im Sinne einer Obliegenheit dafür Sorge zu tragen, dass eine rechtzeitige Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt erfolgt. Das gilt auch für eine Folgebescheinigung, die der Mitarbeitende benötigt, wenn die Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit andauert.

Um den Anspruch auf Krankengeld zu wahren, dürfen die AU-Bescheinigungen grundsätzlich keine zeitliche Lücke aufweisen. Ausreichen kann es jedoch, wenn Arbeitnehmende rechtzeitig persönlich die Arztpraxis aufsuchen, entschied das Bundessozialgericht (BSG) vorliegend.

Der Fall: Kein Krankengeld wegen verspäteter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitnehmerin bezog fortlaufend Krankengeld von der Krankenkasse wegen ihrer Arbeitsunfähigkeit – über das Beschäftigungsende hinaus. Die letzte AU-Bescheinigung ihres Hausarztes war bis 17. Juni 2018 befristet. Am 18. Juni wollte die Arbeitnehmerin die AU-Bescheinigung in ihrer Hausarztpraxis verlängern lassen. Da sie keinen Termin hatte und es an diesem Tag ein hohes Patientenaufkommen gab, wurde sie auf einen Arzttermin am 20. Juni 2018 verwiesen. Die weitere Arbeitsunfähigkeit wurde damit nicht am 18. Juni 2018, sondern erst am 20. Juni 2018 ärztlich festgestellt.

Daraufhin verweigerte die Krankenkasse die weitere Zahlung von Krankengeld. Die Feststellungslücke bei der Arbeitsunfähigkeit habe die Mitgliedschaft aus dem Beschäftigungsverhältnis der Arbeitnehmerin mit Anspruch auf Krankengeld beendet. Es sei das Risiko der Arbeitnehmerin, nicht umgehend einen Termin zu erhalten.

BSG: Voraussetzungen für Krankengeldbezug liegen vor

Wie bereits die Vorinstanzen entschied nun auch das Bundessozialgericht, dass die Mitgliedschaft der Arbeitnehmerin in der Krankenkasse über den 17. Juni 2018 hinaus bestand und sie weiterhin Anspruch auf Krankengeld bis zum 11. September 2018 hat. Das BSG wies in seiner Begründung darauf hin, dass zwar grundsätzlich für die weitere Bewilligung von Krankengeld eine lückenlose Arbeitsunfähigkeits-Feststellung nötig sei. Fehle diese, ende damit an sich die nach § 192 Absatz 1 Nummer 2 SGB V aufrechterhaltene Pflichtmitgliedschaft sowie der Krankenversicherungsschutz mit Anspruch auf Krankengeld. Ausnahmen seien nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts jedoch zulässig, wenn der Versicherte alles in seiner Macht Stehende und ihm Zumutbare für eine pünktliche lückenlose Feststellung der Arbeitsunfähigkeit getan habe.

Spätere Ausstellung der AU-Bescheinigung unschädlich

Dies war vorliegend für das BSG gegeben: Die Arbeitnehmerin habe alles Zumutbare getan, indem sie am 18. Juni 2018 persönlich zur üblichen Öffnungszeit die Praxis ihres behandelnden Arztes aufgesucht habe, um wegen derselben Krankheit eine Arbeitsunfähigkeits-Folgefeststellung zu bekommen. Nach Auffassung des Gerichts wahrt ein Versicherter seinen Anspruch auf weiteres Krankengeld durch rechtzeitiges Tätigwerden grundsätzlich auch dann, wenn er oder sie am letztmöglichen Tag die Praxis aufsucht, um die AU-Bescheinigung verlängern zu lassen, dort aber wegen Überlastung des Arztes aufgrund hohen Patientenaufkommens mit seinem/ihrem Begehren abgewiesen worden sei.

Fehlverhalten der Arztpraxis ist Krankenkasse zuzurechnen

Die Voraussetzungen für den Krankengeldanspruch waren damit erfüllt, urteilte das BSG. Die Lücke in der ärztlichen Feststellung von Arbeitsunfähigkeit sei in dem Fall nicht leistungsschädlich, da sie dem Vertragsarzt und der Krankenkasse und nicht der Arbeitnehmerin zuzurechnen sei. In der Begründung führte das BSG aus, dass das Praxispersonal der Arbeitnehmerin einen Termin für den 20. Juni 2018 gegeben habe, in der Vorstellung, dass eine spätere Ausstellung einer AU-Bescheinigung unschädlich für den Krankengeldanspruch sei.

Dieses Fehlverhalten aufseiten der Vertragsarztpraxis müsse der Krankenkasse zugerechnet werden. Denn für diese Fehlvorstellung seien Krankenkassen mit verantwortlich, da sie als maßgebliche Mitakteure im Gemeinsamen Bundesausschuss an dessen Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie beteiligt sind, die eine begrenzte rückwirkende ärztliche Arbeitsunfähigkeits-Feststellung zulässt. Damit sei der Arbeitnehmerin die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung aufgrund Beschäftigung erhalten geblieben.

Hinweis: Bundessozialgericht, 21. September 2023, Az: B 3 KR 11/22 R. Vorinstanz: Bayerisches Landessozialgericht, L 5 KR 40/19, 15. März 2022