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Aussteuerung beim Krankengeld: Arbeitslosengeld, Meldungen und der Umgang mit Einmalzahlungen

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Sind Arbeitnehmende länger als 78 Wochen arbeitsunfähig, endet ihr Anspruch auf Krankengeld durch die gesetzliche Krankenkasse. Danach können die Betroffenen das sogenannte Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit beziehen. Erfahren Sie hier, was es für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bei der Aussteuerung betroffener Beschäftigter zu beachten gilt.

Die gesetzlichen Krankenkassen zahlen bei Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit längstens für 78 Wochen (innerhalb von drei Jahren) Krankengeld. Die Beendigung der Krankengeldzahlung nach 78 Wochen bezeichnet man als „Aussteuerung“. Sofern man davon ausgeht, aufgrund der Erkrankung nicht mehr seinen Job ausüben zu können, sollte man eine Erwerbsminderungsrente beantragen. Doch manchmal hat der Rentenversicherungsträger zum Zeitpunkt der Aussteuerung noch nicht über den Anspruch auf Erwerbsminderungsrente entschieden. Betroffene drohen dann in eine Lücke in unserem sozialen Netz zu fallen. Ihnen fehlt nicht nur ihr Einkommen, sie können auch ihren Krankenversicherungsschutz verlieren.

Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (Nahtlosigkeitsregelung)

Die drohende Lücke kann durch das Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit (§ 145 SGB III) geschlossen werden. Hierbei handelt es sich um eine besondere Form des Arbeitslosengeldes, welches bis zur nachfolgenden Leistung gezahlt wird, weshalb man auch von einer „Nahtlosigkeitsregelung“ spricht. Während des Leistungsbezugs besteht die Krankenversicherung fort. Die Beiträge hierfür werden von der Agentur für Arbeit getragen.

Anspruch auf Arbeitslosengeld trotz Arbeitsverhältnis

Das arbeitsrechtliche Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen weiterhin. Trotzdem muss sich der Arbeitnehmende arbeitslos melden und damit signalisieren, dass er das Direktionsrecht seines Arbeitgebers nicht mehr anerkennt. Obwohl das Arbeitsverhältnis noch besteht, hat der Arbeitnehmende in dieser besonderen Situation einen Anspruch auf Arbeitslosengeld.

Krankengeld-Ende: Was der Arbeitgeber zu veranlassen hat

Gemäß der gemeinsamen Verlautbarung zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt, haben Arbeitgeber zum Ende des Krankengeldbezuges die Abmeldung des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses für betroffene Arbeitnehmende zu veranlassen (Meldegrund 30 – Abmeldung wegen Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung).

Da Krankengeld für bis zu 78 Wochen bezogen werden kann, werden in dem Kalenderjahr, in dem die Abmeldung erfolgt, bis zum Abmeldetermin meist ausschließlich beitragsfreie Zeiten und damit keine SV-Tage vorliegen. Sind in dem Kalenderjahr bis zum Abmeldedatum keine SV-Tage anzusetzen, ist ein nach Ende des Krankengeldbezugs gewährtes einmalig gezahltes Arbeitsentgelt beitragsfrei.

Märzklausel beachten

Wird eine Einmalzahlung in der Zeit von Januar bis März eines Jahres ausgezahlt, muss die Märzklausel beachtet werden. Die Einmalzahlung ist dann dem Vorjahr zuzuordnen. Wurden im Vorjahr beitragspflichtige Zeiten zurückgelegt, muss die bei Einmalzahlungen übliche Vergleichsberechnung auf der Basis der Vorjahresdaten erfolgen.

Rechnungen richtig fakturieren

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Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen für Rechnungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinstbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (brutto).

Angabe von Name und Anschrift

Erforderlich sind

  • der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
  • die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Ausstellungsdatum muss angegeben werden

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar. Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.

Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise (z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen) gebildet werden.

Beispiel: Aufbau der Rechnungsnummer

I 0703-M – 003896 – 23

Bedeutung

  • I: Inlandslieferung;
  • 0703: Rechnungsdatum 3. Juli;
  • M: Nummernkreis Auslieferungslager München;
  • 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3.896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München);
  • 23 bezeichnet das Jahr 2023.

Rechnungen über Kleinbeträge (= Rechnungsbetrag bis 250 EUR) und Fahrausweise  müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert die Angabe der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung.

Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Geschenkartikel oder Beratungsleistung) reichen jedoch nicht aus.

Nötig ist vielmehr die handelsübliche Bezeichnung. Dies ist i. d. R. eine genaue Produktangabe. Fraglich ist die Tiefe bzw. Genauigkeit im Niedrigpreissegment (Preis unterhalb von 10 EUR). Hier lässt sich sagen, dass die Frage, ob eine handelsübliche Bezeichnung vorliegt, von der Handelsstufe, der Art und dem Inhalt der Lieferung und dem Wert der einzelnen Gegenstände abhängt und immer im Einzelfall zu bestimmen ist.

Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts ist verpflichtend

Vorgeschrieben ist als Angabe auf einer Rechnung auch der Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt.

Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Das gilt auch dann, wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer-/Leistungsdatum übereinstimmt. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z. B. „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, muss dieser gesondert auf der Rechnung vermerkt werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden

Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:

  • Entgelt,
  • Steuerbetrag,
  • Steuersatz/Steuerfreiheit.

In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.

Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen. Auch bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuerbetrags verzichtet werden. Der Steuersatz ist nur anzugeben, wenn die Beförderung dem Regelsteuersatz unterliegt.

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Ebenfalls auf der Rechnung aufzuführen sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.

Gemeint sind damit Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis …“. Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich. Die Vorschriften über einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag finden bei Inanspruchnahme der Entgeltminderung keine Anwendung.

Rechnungen erstellen in Sonderfällen

Bestimmte Geschäfte unterliegen Sondervorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen beachtet werden müssen. Doch Vorsicht: Um von Steuervorteilen zu profitieren, müssen zahlreiche Nachweispflichten erfüllt werden. Nachfolgend informieren wir Sie mit einer Auswahl der wichtigsten Sonderfälle.

Anzahlungen und Teilleistungen

Ist die Leistung nicht teilbar und werden Anzahlungen geleistet, entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Vorauszahlungen.

Ist eine Leistung grundsätzlich teilbar, kann auch über Teilleistungen abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vollbringen der jeweiligen Teilleistung.

Sowohl bei Rechnungen über Anzahlungen als auch bei Abrechnung von Teilleistungen ist Umsatzsteuer auszuweisen. In der Endrechnung (= Schlussrechnung) ist auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinzuweisen und deren Betrag anzurechnen. Werden in der Endrechnung die vor Leistungsausführung vereinnahmten Beträge und die hierauf entfallenden Steuerbeträge nicht berücksichtigt, ist der gesamte Steuerbetrag aus der Endrechnung an das Finanzamt abzuführen. Die in der Endrechnung nicht berücksichtigte Umsatzsteuer aus den im Vorfeld vereinnahmten Beträgen wird gem. § 14c UStG geschuldet.

Elektronische Rechnung

Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.

Dabei gelten als

  • Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax 
  • elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.

In jedem Fall müssen „die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden“. D. h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.

Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.

Gutschrift

Die Gutschrift verpflichtet den Leistenden zur Umsatzsteuerzahlung und berechtigt den Leistungsempfänger, also den Aussteller der Gutschrift, zum Vorsteuerabzug. Der Abrechnungsbeleg muss zwingend mit dem Wort Gutschrift bezeichnet sein.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Werden Waren an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen in die EU verkauft (= innergemeinschaftliche Lieferung), ist der Unternehmer verpflichtet bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen. Darin sind sowohl die USt-ID-Nr. des Leistenden als auch die des Leistungsempfängers anzugeben.

Fahrausweise

Fahrausweise sind Belege, die einen Anspruch auf eine (künftige) Beförderung von Personen verbriefen. Dazu gehören auch Zuschlags- oder Platzkarten. Quittungen über eine Taxibenutzung sind keine Fahrausweise.

Fahrausweise gelten als Rechnungen und berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie folgende Mindestangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Beförderers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt und
  • Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr (falls vorliegend).

Ein Vorsteuerabzug ist auch aus mittels Online-Verfahren erstellten Fahrausweisen möglich, wenn

  • die Belastung des Kaufpreises auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und
  • der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Fahrausweises aufbewahrt.

Rechnungen eines Kleinunternehmers

Unternehmer, deren Umsatz zzgl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr  22.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, brauchen als Kleinunternehmer ihre Umsätze nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Ein Steuerausweis in Ausgangsrechnungen ist nicht zulässig. Ebenso kann keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt werden.

Allerdings sind auch hier die Pflichtangaben in der Rechnung zu beachten. Insbesondere muss der Leistende seine Steuernummer angeben.

Rechnungen über Reiseleistungen

Werden Reiseleistungen abgerechnet, so kann § 25 UStG angewendet werden. Die Vorschrift ist einschlägig, wenn ein Unternehmer eine Reiseleistung erbringt und hierbei entsprechende Vorleistungen von einem oder mehreren anderen Unternehmern verwendet. Besteuert wird dann die Differenz zwischen dem für die Reiseleistung erhaltenen Betrag abzgl. dem für die Vorleistung gezahlten Betrag. In der Rechnung muss auf die Besteuerung von Reiseleistungen hingewiesen werden. Zwingender Hinweis: „Sonderregelung für Reisebüros„. Ein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer in der Rechnung ist nicht zulässig. Ein fehlender Hinweis auf die besondere Besteuerung der Reiseleistungen löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus.

Rechnungen über Differenzgeschäfte

Bei der Veräußerung von Gegenständen durch einen Wiederverkäufer, für die beim Einkauf kein Vorsteueranspruch bestand, kann die Umsatzsteuer aus der Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (Marge) berechnet werden. Ein gesonderter Ausweis dieser Umsatzsteuer ist nicht zulässig. Ein Vorsteuerabzug für den Abnehmer entfällt. In der Rechnung ist auf die Anwendung der Vorschrift (Differenzbesteuerung) hinzuweisen.

Zwingender Hinweis in der Rechnung, je nach zugrunde liegendem Geschäft:

  • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
  • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
  • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“.

Ein fehlender Hinweis auf Differenzbesteuerung löst keine Umsatzsteuer hinsichtlich des vereinnahmten Betrags aus. 

Rechnung bei Exporten in Nicht-EU-Länder

Lieferungen in Nicht-EU-Länder (sog. „Drittländer“),  sind i. d. R. als Ausfuhren umsatzsteuerfrei. Der Nachweis wird regelmäßig über einen Zollbeleg als Ausfuhrnachweis geführt. Die Rechnung ist ohne Steuerausweis mit Hinweis auf die Ausfuhr zu erstellen. 

Rechnung bei Exporten in EU-Länder

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen in das Gebiet der Europäischen Union sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn die Lieferung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt; Lieferungen an Privatpersonen sind umsatzsteuerpflichtig (anders als bei einer sog. Ausfuhrlieferung in „Drittländer“ = Nicht-EU-Länder). Darüber hinaus muss der Erwerber bei einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung den gelieferten Gegenstand für sein Unternehmen verwenden.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Begründung der Umsatzsteuerfreiheit muss dem Finanzamt die Unternehmereigenschaft des EU-Abnehmers nachgewiesen werden. Dies erfolgt mittels Angabe des Abnehmers und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur an Unternehmen erteilt. In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden.

Gelangensbestätigung – Aufzeichnungsvorschriften

Zusätzlich muss ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat (vgl. § 17a und b UStDV; Aufzeichnungsvorschriften § 22 Abs. 4f und 4g UStG beachten).

Zusammenfassende Meldung

Der Unternehmer hat monatlich (bzw. für jedes Quartal bei vierteljährlichen Umsätzen von bis zu 50.000 EUR) in einer sog. „Zusammenfassenden Meldung“ (ZM) seine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (Lieferungen in den EU-Raum) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu melden.

In der Meldung sind die Lieferungen nach Staaten und Abnehmern unter Angabe der Entgelte und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufzuführen.

Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Schließen mehrere Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und gelangt dieser Gegenstand unmittelbar vom ersten Lieferer an den letzten Abnehmer, liegt ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn

  • die Unternehmer in jeweils verschiedenen Mitgliedstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind,
  • der Gegenstand der Lieferungen aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates gelangt und
  • der Gegenstand der Lieferungen durch den ersten Lieferer oder den ersten Abnehmer befördert oder versendet wird.

Auch hier muss in der Rechnung ein entsprechender Vermerk über die Art des Umsatzes („innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft“) angebracht werden, wenn die Besteuerung vom Empfänger der Ware vorgenommen werden muss.

Rechnungen über elektronische Dienstleitungen an Endverbraucher in der EU

Seit 1.1.2015 gilt das sog. MOSS-Verfahren („Mini-one-stop-shop“). Der Ort für elektronische Dienstleistungen, die an Endverbraucher in der EU ausgeführt werden, liegt grundsätzlich am Wohnort des Leistungsempfängers. Es gelten grundsätzlich die Regelungen des EU-Staates, in dem der Leistungsempfänger wohnt. Dies umfasst auch die Vorschriften über die Rechnungsausstellung.

Seit 1.1.2019 gilt die Ortsverlagerung an den Wohnort des Leistungsempfängers nicht, wenn der Gesamtbetrag der vom Unternehmer erbrachten maßgebenden Leistungen (sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen) nicht mehr als 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr betragen hat und auch im laufenden Jahr diesen Wert nicht übersteigt. Bzgl. der Rechnungsstellung verbleibt es in diesem Fall bei den im Staat des Leistenden geltenden Vorschriften. Auf Antrag ist jedoch auch bei Unterschreiten des Grenzwertes von 10.000 EUR eine Option zur Ortsverlagerung möglich.

Ab 1.7.2021 wurde der Anwendungsbereich des MOSS-Verfahrens erweitert und zum sog. OSS-Verfahren („One-stop-shop“) umgestaltet. Bzgl. der Regelungen zu elektronischen Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU ergeben sich keine Änderungen im Vergleich zum MOSS-Verfahren. Regelungen zum Besteuerungsverfahren sind gesetzlich nunmehr aber in § 18j UStG geregelt.

Wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer eine entsprechende Leistung an einen in einem in der EU ansässigen Endverbraucher erbringt, darf er in der Rechnung keine (deutsche) Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Eine fehlerhafte Rechnung, v. a. hinsichtlich der Pflichtangaben, ist ärgerlich, darf aber in den meisten Fällen korrigiert werden. Voraussetzung ist, dass der Aussteller die Rechnung berichtigt. Es ist daher erforderlich, dass sich beide Unternehmer absprechen, um einheitlich vorzugehen. Andernfalls riskiert der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug und der leistende Unternehmer bleibt auf den Steuern „sitzen“.

Folgen einer fehlerhaften Rechnung

Folgende Fehler bei einem Unternehmer führen zu einer höheren Umsatzsteuer:

  • Für eine steuerpflichtige Leistung wird infolge eines Rechenfehlers eine höhere USt. ausgewiesen.
  • Steuerfreie Leistungen werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet.
  • Nicht steuerbare Leistungen (unentgeltliche Leistungen, Leistungen im Ausland, Geschäftsveräußerungen im Ganzen) werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet..

Die zu hoch ausgewiesene Steuer wird vom Unternehmer geschuldet. Der Leistungsempfänger kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, weil es sich nicht um eine gesetzlich für die Leistung geschuldete Umsatzsteuer handelt.

Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z. B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller dennoch eine Steuer von 19% aus dem geforderten Zahlungsbetrag. Der Rechnungsempfänger kann aber nur den ausgewiesenen 7 %-igen Vorsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.

In beiden Fällen (zu hoher/niedriger Steuerausweis) können die Rechnungen berichtigt werden.

Berichtigung fehlerhafter Rechnungen

Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

  • Die Berichtigung ist beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers zu beantragen – dabei ist insb. der Rechnungsempfänger zu benennen.
  • Der leistende Unternehmer muss die vereinnahmte Umsatzsteuer an den Leitungsempfänger zurückzahlen.
  • Der Rechnungsempfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben bzw. muss diese seinem Finanzamt wieder zurückerstattet haben.
  • Die Umsatzsteuer kann gekürzt werden, wenn das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers seine Zustimmung erteilt hat.

Bußgeldvorschriften bei Verstößen

Verstöße gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen und die Aufbewahrungspflicht können zu Bußgeldern in unterschiedlicher Höhe führen. Die Bußgelder reichen von 5.000 EUR bis zu 10.000 EUR. 

Unvollständige, später berichtigte Rechnung

Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe (z. B. Datum/Leistungsbezeichnung/Anschrift), kann die Rechnung vom Aussteller berichtigt werden. Dann ist der Vorsteuerabzug möglich.

Wichtig ist der Zeitpunkt, wann die Vorsteuer abgezogen werden darf. Falls eine rückwirkende Berichtigung möglich ist, fallen keine Nachzahlungszinsen an.

Berichtigungsfähige Rechnung

Laut BFH (BFH, Urteil v. 20.10.2016, V R 26/15) kann eine Rechnung rückwirkend berichtigt werden, wenn eine sog. „berichtigungsfähige“ Rechnung vorliegt. Dies ist nur der Fall, wenn die Rechnung Angaben

  • zum Rechnungsaussteller,
  • zum Leistungsempfänger,
  • zur Leistungsbeschreibung,
  • zum Entgelt und
  • zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer

enthält. Diese Angaben dürfen in der Rechnung allerdings nur in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sein, dass sie fehlenden Angaben nicht gleichstehen. Bei einer Berichtigung findet hier keine Verzinsung statt, da die Berichtigung auf den Zeitpunkt der erstmaligen Ausstellung zurückwirkt. Mögliche Berichtigungen mit Rückwirkung sind danach:

  • Vervollständigen der Anschrift bzw. genaue Bezeichnung des Leistenden bzw. Leistungsempfängers.
  • Nachholung der USt-ID oder Steuernummer,
  • Nachholung der Rechnungsnummer,
  • Konkretisierende Angaben zur Art der erbrachten Leistung.

Die Berichtigung muss bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erfolgen.

Die Checkliste im folgenden Kapitel gibt Ihnen einen kompakten Überblick über wesentliche Punkte, die beim Erhalt einer Eingangsrechnung geprüft werden sollten.

Kontrolle von Eingangsrechnungen

  • Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
  • Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
  • Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
  • Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
  • Stimmen die Steuersätze (steuerfrei – mit Hinweis – /7 %/19 %)?
  • Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
  • Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
  • Gibt es ein Rechnungsdatum?
  • Gibt es eine Rechnungsnummer?
  • Sind diverse Teilrechnungen (einzelne Dokumente) in einem Sammeldokument zusammengefasst?
  • Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
  • Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen (z.B. 20 %, nur 19 % sind abzugsfähig)?

So lässt sich gut sparen: Wenn der Arbeitgeber Smartphone & Co. zahlt

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Unternehmen können Mitarbeitenden Geräte für Telekommunikation und Datenverarbeitung steuerfrei überlassen. Dies gilt auch bei rein privater Nutzung.

Gestiegene Ausgaben für Lebensmittel, immer höhere Energiekosten und auch Freizeitvergnügen werden stetig teurer. Wie gut, wenn dann wenigstens Chef oder Chefin die Kosten für das Handy und den Laptop übernimmt. Dabei profitieren beide Seiten. Denn für Arbeitgeber bieten diese sogenannten Sachleistungen gewichtige Argumente bei der Suche nach den besten Fachkräften und bei der Bindung ihrer qualifizierten Mitarbeitenden.  

Steuerfreie Überlassung von Handy und Computer

Unternehmen können ihren Arbeitnehmern betrieblich genutzte Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte steuerfrei überlassen. Dies gilt sowohl für das Smartphone als auch für einen Computer, das Tablet oder den Laptop. Auch Drucker, Ladegeräte, Router, Softwareprogramme und Virenscanner zählen dazu. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Geräte beruflich nutzen. Selbst bei ausschließlich privatem Gebrauch ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern – noch nicht einmal, wenn der Arbeitgeber die monatlichen Gebühren für Telefon und Internet übernimmt.

Um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, sind lediglich zwei Voraussetzungen zu beachten: Der Mitarbeitende muss sich in einem aktiven Arbeitsverhältnis befinden. Auch ein Minijob reicht dafür aus. Außerdem muss das wirtschaftliche Eigentum von Smartphone, Computer und Zubehör beim Arbeitgeber bleiben. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen das Risiko einer Beschädigung trägt und für Reparatur, Ersatz und Entsorgung zuständig ist. Zum Nachweis sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies in einem schriftlichen Vertrag festhalten oder als Zusatz in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Darin sollte auch eine Rückgabepflicht bei Ausscheiden aus dem Betrieb fixiert werden.

Wenn Technik oder Geld vom Arbeitnehmer kommt

Kauft das Unternehmen ein Telekommunikations- oder Datenverarbeitungsgerät seines Mitarbeitenden und überlässt es ihm anschließend wieder zur privaten Nutzung, kommt es auf die vertragliche Gestaltung an. Nur wenn die Voraussetzungen stimmen, gilt auch in diesem Fall die Steuerfreiheit. Das heißt: Zunächst muss ein wirksamer Kaufvertrag geschlossen werden. Entscheidend ist dabei, dass das wirtschaftliche Eigentum auf den Arbeitgeber übergeht. Ist dies der Fall und entsprechen die Bedingungen denen beim direkten Kauf durch das Unternehmen, genießt der Arbeitnehmer auch hier den steuerfreien Vorteil.

Manchmal liegen die Meinungen weit auseinander, welche Technik es denn sein muss. Will zum Beispiel ein Mitarbeitender ein hochwertigeres Handy oder einen leistungsstärkeren Laptop, zeigen sich viele Chefs verhandlungsbereit. Sie übernehmen dann die Kosten für das von ihnen ausgesuchte Gerät und der Arbeitnehmer zahlt die Differenz. Wichtig zu wissen ist in diesem Fall aber: Steuerfrei bleibt die Überlassung so nicht mehr. Bei dem vom Mitarbeitenden übernommenen Betrag handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug, auf den Lohnsteuer fällig wird. Dieser kann jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Zuschuss fürs Internet

Zahlt der Arbeitgeber lieber einen Zuschuss zu den Internetkosten seines Mitarbeiters, muss er diesen ebenfalls pauschal versteuern. Für den Arbeitnehmer bleibt die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei. Diese Regel gilt grundsätzlich für Beträge bis maximal 50 EUR im Monat. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer einmal im Jahr schriftlich bestätigt, dass ihm diese Kosten durch die Internutzung tatsächlich entstanden sind.

Gehaltszugaben als Betriebsausgabe

Auch mit Blick auf die Kostenseite kann es für Arbeitgeber durchaus interessant sein, Mitarbeitende mit Smartphone oder Computer auszustatten. Fällt die Wahl dabei auf technische Geräte mit Anschaffungskosten unter 1.000 EUR netto, zählen sie zu den sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG. Dies gilt für sämtliche Technik, die selbstständig nutzbar ist. Vorteil dieser GWG ist, dass Unternehmen die Investition im selben Jahr und in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen können. Das bedeutet, dass das Handy oder der Laptop noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Was außerdem bei Technik vom Chef zu beachten ist

Vor lauter Freude über die private Kostenersparnis sollten Mitarbeitende aber nicht vergessen: Das überlassene Handy oder der Laptop kann im Nachhinein durchaus noch zum Streitthema werden, wenn die Erwartungen von Chef und Arbeitnehmer auseinandergehen. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorab ein paar wichtige Punkte klären. Dazu zählt an erster Stelle, ob die Form der Nutzung. Ist es tatsächlich möglich, das Gerät rein privat zu nutzen oder soll es Einschränkungen geben? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Und dürfen alle gewünschten Apps installiert werden?

Außerordentliche Kündigung: Wann eine soziale Auslauffrist nötig ist

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Nach einem Streit über die Kündigung, die ein Arbeitgeber einem Außendienstmitarbeiter gegenüber wegen eines Trinkgelages im Anschluss an die Weihnachtsfeier ausgesprochen hatte, endete das Arbeitsverhältnis „mit einer sozialen Auslauffrist“. Was steht hinter dem Konstrukt?

Wichtige Gründe berechtigen den Arbeitgeber zu einer außerordentlichen Kündigung. Die Gründe waren in diesem Fall gegeben: Der Arbeitgeber, eine Winzergenossenschaft, stellte fest, dass der Mitarbeiter nach beendeter Weihnachtsfeier mit der Chipkarte des Kollegen gegen Mitternacht die Räume des Arbeitgebers aufgesucht hatte, um dort unbefugt vier Flaschen Wein zu trinken. Auch das LAG Düsseldorf bestätigte, dass dieses Verhalten eine außerordentliche Kündigung rechtfertige. Jedoch einigte man sich auf Vorschlag des Gerichts auf eine soziale Auslauffrist.

Außerordentliche Kündigung – immer fristlos?

Im Gegensatz zu einer ordentlichen Kündigung gelten für die außerordentliche Kündigung keine Kündigungsfristen. Üblicherweise erfolgt die außerordentliche Kündigung also fristlos, das Arbeitsverhältnis endet sofort. Aber nicht immer ist eine außerordentliche Kündigung auch eine fristlose Kündigung. Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber abweichend davon zwar außerordentlich kündigen darf, aber eine Kündigungsfrist einhalten muss: die sogenannte soziale Auslauffrist. Im oben genannten Fall war der Vorschlag des Gerichts einer soziale Auslauffrist aus „sozialen Gründen“, was beispielsweise aus Rücksicht auf eine längere Betriebszugehörigkeit geschehen kann. 

Außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist

Eine außerordentliche Kündigung bedarf insbesondere einer sozialen Auslauffrist, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufgrund tariflicher oder sonstiger Vorschriften ordentlich nicht kündbar ist. Zwar ist der Arbeitgeber auch dann berechtigt, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen, dem Mitarbeitenden gemäß § 626 BGB außerordentlich zu kündigen. Er muss ihm aber eine Kündigungsfrist gewähren, damit sich der Arbeitnehmer auf die Folgen der Kündigung einstellen kann. Diese soziale Auslauffrist entspricht meist der gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn die ordentliche Kündigung nicht ausgeschlossen wäre.

Unkündbarkeit: Ordentliche Kündigung ausgeschlossen

Regelungen, bei denen eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, ergeben sich besonders häufig aus Tarifverträgen. Diese sehen beispielsweise vor, dass ältere Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer mit einer langen Betriebszugehörigkeit unkündbar sind. Das Recht zur ordentlichen Kündigung kann aber auch, wie bei Betriebsratsmitgliedern, gesetzlich ausgeschlossen sein. Der Ausschluss der ordentlichen Kündigung kann grundsätzlich auch im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen vereinbart werden. Gründe hierfür sind oftmals Altersschutz, Gegenleistung für Verzicht auf Vergütung oder Standortsicherungen. Unkündbarkeit bedeutet folglich nur, dass eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist.  

Krankengeld trotz verspäteter AU-Folgebescheinigung

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Um Krankengeld zu beziehen, müssen Beschäftigte das Fortbestehen einer Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse lückenlos nachweisen. Jedoch durfte die Krankenkasse einer Arbeitnehmerin, deren AU-Bescheinigung zwei Tage zu spät ausgestellt wurde, das Krankengeld nicht streichen, entschied das Bundessozialgericht (BSG).

Bei einer Arbeitsunfähigkeit haben Beschäftigte einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den Arbeitgeber für höchstens sechs Wochen. Danach tritt die Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld. Für die Bewilligung von Krankengeld ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig. Grundsätzlich hat der Versicherte im Sinne einer Obliegenheit dafür Sorge zu tragen, dass eine rechtzeitige Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt erfolgt. Das gilt auch für eine Folgebescheinigung, die der Mitarbeitende benötigt, wenn die Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit andauert.

Um den Anspruch auf Krankengeld zu wahren, dürfen die AU-Bescheinigungen grundsätzlich keine zeitliche Lücke aufweisen. Ausreichen kann es jedoch, wenn Arbeitnehmende rechtzeitig persönlich die Arztpraxis aufsuchen, entschied das Bundessozialgericht (BSG) vorliegend.

Der Fall: Kein Krankengeld wegen verspäteter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitnehmerin bezog fortlaufend Krankengeld von der Krankenkasse wegen ihrer Arbeitsunfähigkeit – über das Beschäftigungsende hinaus. Die letzte AU-Bescheinigung ihres Hausarztes war bis 17. Juni 2018 befristet. Am 18. Juni wollte die Arbeitnehmerin die AU-Bescheinigung in ihrer Hausarztpraxis verlängern lassen. Da sie keinen Termin hatte und es an diesem Tag ein hohes Patientenaufkommen gab, wurde sie auf einen Arzttermin am 20. Juni 2018 verwiesen. Die weitere Arbeitsunfähigkeit wurde damit nicht am 18. Juni 2018, sondern erst am 20. Juni 2018 ärztlich festgestellt.

Daraufhin verweigerte die Krankenkasse die weitere Zahlung von Krankengeld. Die Feststellungslücke bei der Arbeitsunfähigkeit habe die Mitgliedschaft aus dem Beschäftigungsverhältnis der Arbeitnehmerin mit Anspruch auf Krankengeld beendet. Es sei das Risiko der Arbeitnehmerin, nicht umgehend einen Termin zu erhalten.

BSG: Voraussetzungen für Krankengeldbezug liegen vor

Wie bereits die Vorinstanzen entschied nun auch das Bundessozialgericht, dass die Mitgliedschaft der Arbeitnehmerin in der Krankenkasse über den 17. Juni 2018 hinaus bestand und sie weiterhin Anspruch auf Krankengeld bis zum 11. September 2018 hat. Das BSG wies in seiner Begründung darauf hin, dass zwar grundsätzlich für die weitere Bewilligung von Krankengeld eine lückenlose Arbeitsunfähigkeits-Feststellung nötig sei. Fehle diese, ende damit an sich die nach § 192 Absatz 1 Nummer 2 SGB V aufrechterhaltene Pflichtmitgliedschaft sowie der Krankenversicherungsschutz mit Anspruch auf Krankengeld. Ausnahmen seien nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts jedoch zulässig, wenn der Versicherte alles in seiner Macht Stehende und ihm Zumutbare für eine pünktliche lückenlose Feststellung der Arbeitsunfähigkeit getan habe.

Spätere Ausstellung der AU-Bescheinigung unschädlich

Dies war vorliegend für das BSG gegeben: Die Arbeitnehmerin habe alles Zumutbare getan, indem sie am 18. Juni 2018 persönlich zur üblichen Öffnungszeit die Praxis ihres behandelnden Arztes aufgesucht habe, um wegen derselben Krankheit eine Arbeitsunfähigkeits-Folgefeststellung zu bekommen. Nach Auffassung des Gerichts wahrt ein Versicherter seinen Anspruch auf weiteres Krankengeld durch rechtzeitiges Tätigwerden grundsätzlich auch dann, wenn er oder sie am letztmöglichen Tag die Praxis aufsucht, um die AU-Bescheinigung verlängern zu lassen, dort aber wegen Überlastung des Arztes aufgrund hohen Patientenaufkommens mit seinem/ihrem Begehren abgewiesen worden sei.

Fehlverhalten der Arztpraxis ist Krankenkasse zuzurechnen

Die Voraussetzungen für den Krankengeldanspruch waren damit erfüllt, urteilte das BSG. Die Lücke in der ärztlichen Feststellung von Arbeitsunfähigkeit sei in dem Fall nicht leistungsschädlich, da sie dem Vertragsarzt und der Krankenkasse und nicht der Arbeitnehmerin zuzurechnen sei. In der Begründung führte das BSG aus, dass das Praxispersonal der Arbeitnehmerin einen Termin für den 20. Juni 2018 gegeben habe, in der Vorstellung, dass eine spätere Ausstellung einer AU-Bescheinigung unschädlich für den Krankengeldanspruch sei.

Dieses Fehlverhalten aufseiten der Vertragsarztpraxis müsse der Krankenkasse zugerechnet werden. Denn für diese Fehlvorstellung seien Krankenkassen mit verantwortlich, da sie als maßgebliche Mitakteure im Gemeinsamen Bundesausschuss an dessen Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie beteiligt sind, die eine begrenzte rückwirkende ärztliche Arbeitsunfähigkeits-Feststellung zulässt. Damit sei der Arbeitnehmerin die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung aufgrund Beschäftigung erhalten geblieben.

Hinweis: Bundessozialgericht, 21. September 2023, Az: B 3 KR 11/22 R. Vorinstanz: Bayerisches Landessozialgericht, L 5 KR 40/19, 15. März 2022

Firmenwagenüberlassung: Garagenkosten mindern meist nicht den geldwerten Vorteil

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Anteilig auf die Garage von Mitarbeitenden entfallende Grundstückskosten sowie deren Abschreibung mindern den geldwerten Vorteil für die Firmenwagenüberlassung nur, wenn eine rechtliche Verpflichtung gegenüber dem Arbeitgeber besteht, das Fahrzeug in der Garage unterzustellen. Das geht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs hervor.

Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, so liegt für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eine Bereicherung vor. Bei Anwendung der sogenannten Ein-Prozent-Regelung wird deshalb pauschal für jeden Kalendermonat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen – einschließlich Umsatzsteuer – als Sachbezug (Arbeitslohn) angesetzt und lohnversteuert.

Die Zahlung eines Nutzungsentgelts oder die Übernahme laufender Kfz-Kosten mindern nach Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung den geldwerten Vorteil. Umstritten war aber, ob dazu auch von Arbeitnehmenden getragene Garagenkosten gehören, insbesondere die Abschreibung und anteilige Grundstückskosten der Garage auf dem privaten Eigenheimgrundstück.

Garagenkosten: Keine Berücksichtigung der Abschreibung ohne Unterstellverpflichtung

Im Urteilsfall beim Bundesfinanzhof (BFH) war der Kläger angestellter Syndikusanwalt sowie Syndikussteuerberater und erzielte weitere Einnahmen aus Veröffentlichungen. Der Arbeitgeber stellte ihm zwei betriebliche Fahrzeuge zur privaten Nutzung zur Verfügung. In der gemeinsamen Steuererklärung mit seiner Ehefrau gab der Kläger an, die Fahrzeuge in der privaten Garage unterzustellen. In der Einkommensteuererklärung zogen sie die Abschreibung der auf dem Privatgrundstück befindlichen Garage als selbst getragene Kraftfahrzeugkosten vom geldwerten Vorteil für die Fahrzeuge ab. Das Finanzamt verweigerte die Berücksichtigung. Die dagegen gerichtete Klage vor dem Finanzgericht Niedersachsen war ebenfalls nicht erfolgreich (  FG Niedersachsen, Urteil vom 9. Oktober 2020, 14 K 21/19). 

Nach der Entscheidung des BFH kann die vom Arbeitnehmer für seine Garage getragene Absetzung für Abnutzung (AfA) den geldwerten Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen Arbeitgeber-Fahrzeugs zur außerdienstlichen Nutzung nicht mindern, wenn keine rechtliche Verpflichtung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber besteht, das Fahrzeug in der Garage unterzustellen (  BFH, Urteil vom 4. Juli 2023 – VIII R 29/20).

Den geldwerten Vorteil mindernde Nutzungsentgelte sind nur solche Aufwendungen, die für die Überlassung und Inbetriebnahme des Dienstwagens an den Arbeitgeber zu leisten sind. Arbeitnehmende müssen sich insoweit gegenüber dem Arbeitgeber zur Tragung bestimmter Aufwendungen für das überlassene Fahrzeug verpflichten. Im Urteilsfall gab es hingegen nur die allgemeine Vorgabe, das Geschäftsfahrzeug sorgfältig und unter Beachtung der Betriebsanleitung zu behandeln.

Garagenkosten: Arbeitgeberbescheinigung reicht nicht aus 

Der BFH nimmt in seinem Urteil auch Bezug auf eine weitere Entscheidung aus Münster (Urteil des Finanzgerichts Münster vom 14. März 2019, 10 K 2990/17 E). Im dortigen Urteilsfall machte der Kläger anteilige Garagenkosten in Höhe von rund 1.500 Euro geltend. Zur Begründung reichte er eine Bescheinigung seines Arbeitgebers ein, nach der eine mündliche Vereinbarung getroffen worden sei, das Fahrzeug nachts in einer abschließbaren Garage abzustellen.

Das Finanzgericht hat diese Klage ebenfalls abgewiesen. Nach Auffassung des Gerichts tritt eine Minderung des Nutzungsvorteils nur ein, wenn Mitarbeitende ein Nutzungsentgelt zahlen oder einzelne nutzungsabhängige Kosten des betrieblichen Pkws tragen. Nutzungsabhängige Kosten seien aber nur solche, die notwendig seien, um das Fahrzeug nutzen zu dürfen, etwa Kraftstoffkosten oder Leasingraten. Für die Inbetriebnahme des Fahrzeugs sei die Unterbringung in einer Garage jedoch nicht notwendig. Die vorgelegte Arbeitgeberbescheinigung belege auch nicht, dass die Unterbringung in einer Garage zwingende Voraussetzung für die Überlassung des Fahrzeugs gewesen sei. Die Entscheidung ist rechtskräftig.

Verwaltungsauffassung zu Garagenkosten

Zahlen Mitarbeitende an den Arbeitgeber laufende Nutzungsentgelte für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, mindert das auch laufend den geldwerten Vorteil. Als Nutzungsentgelt gilt dabei auch die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch Mitarbeitende. Selbst getragene einzelne Kraftfahrzeugkosten sind nach Verwaltungsauffassung Kosten, die zu den Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs gehören (BMF, Schreiben vom 3. März 2022, BStBl I 2022, 232; lesen Sie dazu auch den Beitrag „Aktuelle Entwicklungen zur Firmenwagenüberlassung„).

Zu diesen Kosten zählen nach Rz. 32 des vorgenannten Erlasses unter anderem:

  • Absetzung für Abnutzung (AfA),
  • Leasing- und Leasingsonderzahlungen,
  • Treibstoffkosten,
  • Wartungs- und Reparaturkosten,
  • Kraftfahrzeugsteuer,
  • Beiträge für Versicherungen,
  • aber auch die Garagen- oder Stellplatzmiete.

Voraussetzung für die Berücksichtigung der Garagenkosten: Verpflichtung nachweisen

Insoweit erscheinen die vorstehenden Entscheidungen der Gerichte auf den ersten Blick überraschend. Der BFH verweist aber zutreffend auf die Rz. 52 und 53 des BMF-Schreibens vom 3. März 2022: Danach wird (nur) die arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarte vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten durch Arbeitnehmende vorteilsmindernd berücksichtigt.

Wann Urlaubsverfall und Urlaubsübertragung möglich sind

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Resturlaub müssen Beschäftigte bis zum Jahresende nehmen, sonst droht laut Bundesurlaubsgesetz der Urlaubsverfall. Ganz so einfach ist es jedoch nicht – denn Arbeitgeber haben Mitwirkungsobliegenheiten. Was ist beim Urlaubsverfall zu beachten? Und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Urlaubsübertragung?

Ein Blick ins Bundesurlaubsgesetz (BurlG) reicht beim Thema Urlaubsverfall nicht mehr aus. Denn danach muss der Jahresurlaub von Beschäftigten grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) – ansonsten verfällt er zum 31. Dezember. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung ins darauffolgende Jahr zulässig – und auch dann verfallen die restlichen Urlaubstage spätestens zum 31. März (§ 7 Abs. 3 S. 2 BurlG).

In einigen wichtigen Urteilen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) zuletzt Vorgaben des EuGH zum Urlaubsrecht umgesetzt. Damit sind für die Praxis insbesondere die Mitwirkungsobliegenheiten für Arbeitgeber relevant. Sie müssen Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen, ansonsten hat dies gravierende Folgen. Wann also verfällt der Urlaubsanspruch und wann ist eine Urlaubsübertragung möglich?

Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe sind beispielsweise 

  • Arbeitsunfähigkeit, 
  • Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss 
  • oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte. 

Dringende betriebliche Gründe können sein: 

  • termin- oder saisongebundene Aufträge,
  • technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr: mit Grund kein Antrag nötig

Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.

Urlaubsübertragung auf neuen Arbeitgeber

Wechseln Beschäftigte innerhalb eines Jahres den Job, können sie bei ihrem neuen Arbeitgeber grundsätzlich den noch verbliebenen Urlaub aus der alten Beschäftigung beanspruchen. Um zu vermeiden, dass Arbeitnehmende ihren Urlaub doppelt beanspruchen, ist der bisherige Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, eine Bescheinigung darüber auszustellen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Urlaubsverfall zum Jahresende oder zum 31. März

Grundsätzlich verfällt Urlaub, der bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, nach dem BUrlG ersatzlos. Dies gilt jedoch nur noch eingeschränkt. Der gesetzliche (Mindest-)Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden kann nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. 

Hinweispflicht des Arbeitgebers für Urlaubsverfall

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Hier musste das BAG seine bisherige Rechtsprechung zum Urlaubsverfall an EU-Recht anpassen. Der EuGH hatte zuvor entschieden, dass es unionsrechtswidrig ist, dass der Arbeitnehmende seinen Urlaubsanspruch verliert, bloß weil er keinen Urlaubsantrag eingereicht hat. Diese Entscheidung hat das BAG mit seinem Urteil vom 19. Februar 2019, (Az: 9 AZR 541/15) umgesetzt.

Urlaubsverfall und Verjährung: Fragen geklärt

Die Hinweispflicht des Arbeitgebers umfasst auch Urlaub aus vergangenen Jahren. Wie wichtig die Aufforderungs- und Hinweispflichten des Arbeitgebers sind, hat der EuGH erneut bestätigt. Nunmehr ist klar: Urlaubsansprüche können nicht einfach so verjähren, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht auf den Resturlaub und den möglichen Verfall der Urlaubstage hingewiesen hat. In unionskonformer Auslegung entschied das BAG, dass die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche erst nach Erfüllung der Hinweispflicht beginnt.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Probleme hinsichtlich der Übertragung von Urlaub und dem Urlaubsverfall ergeben sich insbesondere immer dann, wenn Beschäftigte dauerhaft erkranken. Grundsätzlich bleibt ihnen der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten, wenn sie ihren Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraumes nicht nehmen konnten.

Urlaubsverfall nach 15 Monaten bei Langzeiterkrankung?

Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmenden, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. Danach ist nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. Für Fälle der Scheinselbstständigkeit eines Arbeitnehmenden gilt nach Auffassung des EuGH diese Grenze von 15 Monaten nicht.

Bisher ungeklärt war, ob die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers gilt. Das BAG hatte dem EuGH diese Fragen zur Vorabentscheidung vorgelegt. Jetzt steht fest: Jahresurlaub darf auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen. Der Europäische Gerichtshof hat die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit zwar grundsätzlich bestätigt. Wenn der Arbeitgeber allerdings seine Mitwirkung versäumt, dürfen Urlaubstage in dem Urlaubsjahr, in dem Beschäftigte auch tatsächlich gearbeitet haben und dann erkrankten, nicht verfallen. Hier hat das BAG seine Rechtsprechung den EuGH-Vorgaben entsprechend angepasst und weiterentwickelt.

Ausnahmen für den Urlaubsverfall bestehen beispielsweise für Arbeitnehmende im Mutterschutz oder in Elternzeit: Der vor Mutterschutz und Elternzeit bestehende Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.

Übertragung und Verfall von Urlaub: Tarifvertraglich großer Spielraum

Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die -den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden- Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden. 

Arbeitgeberfinanziertes Deutschland-Ticket und Minijob: geht das?

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Für Minijobber ist eine Verdienstgrenze zu beachten. Übersteigt der durchschnittliche monatliche Verdienst die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze, liegt kein Minijob mehr vor und die damit einhergehenden Vorteile entfallen. Ob ein arbeitgeberfinanziertes Deutschland-Ticket das Einkommen und somit die Geringfügigkeitsgrenze beeinträchtigt, erfahren Sie hier. 

Grundsätzlich sind Bezüge, die steuer- und sozialversicherungsfrei sind, für die Geringfügigkeitsgrenze unerheblich und dürfen auch oberhalb dieser monatlichen Verdienstgrenze liegen. So verhält es sich auch mit dem Deutschland-Ticket, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. 

Deutschland-Ticket als Jobticket

Das seit Mai 2023 angebotene Deutschland-Ticket, auch 49-Euro-Ticket genannt, kann als Jobticket genutzt werden. Jobtickets sind Monats- oder Jahresfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, die der Arbeitgeber – häufig vergünstigt – bei einem Verkehrsunternehmen erwirbt, um sie den Arbeitnehmenden unentgeltlich oder verbilligt zu überlassen. Letztendlich ist es aber nicht entscheidend, ob Arbeitgebende das Ticket stellen oder Arbeitnehmende es selbst abonnieren und über die Lohnabrechnung einen Zuschuss vom Arbeitgeber erhalten.

Jobtickets sind steuerfrei

Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für Aufwendungen der Arbeitnehmenden für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Sammelpunkt gezahlt werden, bleiben steuerfrei. Das Gleiche gilt für die unentgeltliche oder verbilligte Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Die Begünstigung gilt auch für private Fahrten im ÖPNV.

Diese Grundregeln gelten selbstverständlich auch für das Deutschland-Tickets weiter, sofern es als Jobticket genutzt wird. Werden jedoch höhere Zuschüsse gezahlt, als der oder die Arbeitnehmende tatsächlich an Aufwendungen hatte, ist der Differenzbetrag als steuerpflichtiger und damit auch als sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Mehr dazu lesen Sie hier.

Sozialversicherung folgt Steuerrecht

In der Sozialversicherung kommt häufig der Grundsatz zur Anwendung, dass steuerfreie Entgeltbestandteile auch sozialversicherungsfrei und damit beitragsfrei sind. Dies gilt für lohnsteuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers immer dann, wenn sie zusätzlich zum laufenden Verdienst erfolgen. Insofern ist das Zusätzlichkeitserfordernis im Steuer- und Sozialversicherungsrecht in Bezug auf das Jobticket identisch. Das steuerfreie Deutschland-Ticket ist folglich auch sozialversicherungsfrei.

Kein Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze

Vom Arbeitgebenden übernommene steuerfreie Zuschüsse zum Deutschland-Ticket sind kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Sie gefährden den Minijob daher nicht. Deshalb können auch Minijobber, die bereits mit ihrem vereinbarten Arbeitsentgelt die Jahresentgeltgrenze ausschöpfen von dem steuer- und sozialversicherungsfreien Deutschland-Ticket profitieren. Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt übersteigt dann auch weiterhin nicht die monatliche Geringfügigkeitsgrenze.