Was sich durch das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz ändert

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Mit dem reformierten Fachkräfteeinwanderungsgesetz soll der Weg von ausländischen Fachkräften in den deutschen Arbeitsmarkt einfacher werden. Der Bundestag hat das Gesetz im Juni 2023 beschlossen. Einige Änderungen treten im November 2023 in Kraft, weitere erst im Frühjahr 2024. Welche Neuerungen gibt es?

Fachkräfte fehlen in fast allen Branchen. Der Bedarf ist allgemein spürbar. Damit ausländische Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern künftig leichter in Deutschland arbeiten können, hat der Gesetzgeber ein moderneres Einwanderungsrecht auf den Weg gebracht. Den entsprechenden Gesetzentwurf zur Reform des Einwanderungsgesetzes hat der Bundestag am 23. Juni 2023 beschlossen.

Das Gesetz sieht ein Drei-Säulen-Modell vor, auf das die Fachkräfteeinwanderung gestützt werden soll: Fachkräftesäule, Erfahrungssäule und Potenzialsäule. Die Regelungen treten ab November 2023 nach und nach in Kraft.

Fachkräftesäule als zentrales Element der Einwanderung

Zentrales Element der Einwanderung soll die Fachkräftesäule bleiben. Diese soll es Menschen aus Drittstaaten mit einem deutschen oder einem in Deutschland anerkannten Abschluss ermöglichen, in allen qualifizierten Beschäftigungen zu arbeiten. Die „Blaue Karte EU“, den Aufenthaltstitel für akademische Fachkräfte von außerhalb der EU, mit ihren günstigen Bedingungen für Familiennachzug, einen unbefristeten Aufenthalt und Jobwechsel sollen künftig noch mehr Fachkräfte mit Hochschulabschluss erhalten können. Deutschland setzt damit die Regelungen der reformierten „Blue Card“ EU-Richtlinie für hochqualifizierte Einwanderer um.

Ab November 2023: Mehr Fachkräfte erhalten Blue Card, weniger Beschränkung bei der Jobwahl

Neuerungen, die bereits ab November 2023 gelten, sind die Erleichterungen für den Erhalt einer Blue Card: Hier wurde die Mindestverdienstgrenze für die Erteilung der Blue Card gesenkt. Die Mindestgehaltsschwelle für die Erteilung der Blue Card für Regelberufe legt das Gesetz jetzt auf nur noch 50 Prozent der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der allgemeinen Rentenversicherung fest. Die neue Mindestgehaltsschwelle liegt damit im laufenden Jahr 2023 bei 43.800 Euro brutto im Jahr. Bei den sogenannten Engpassberufen ist die Gehaltsschwelle noch niedriger (45,3 Prozent und damit derzeit 39.682,80 Euro). Die Mindestgehaltsschwelle gilt – sowohl für Engpassberufe als auch für Regelberufe – ebenfalls für Hochschulabsolventen, wenn der Abschluss nicht mehr als drei Jahre vor Beantragung der Blauen Karte EU zurückliegt.

Die Liste der Engpassberufe wurde zudem deutlich erweitert. IT-Spezialistinnen und -Spezialisten können künftig eine Blue Card erhalten, wenn sie zwar keinen Hochschulabschluss besitzen, aber mindestens drei Jahre vergleichbare Berufserfahrung nachweisen können.

Neu ist ab November 2024 zudem, dass die ausgeübte Tätigkeit nicht mit dem Abschluss übereinstimmen muss. Das gilt nicht nur für den Hochschulabschluss: Auch für Fachkräfte mit Berufsausbildung muss die Tätigkeit nicht mehr zwingend in Verbindung mit dem Abschluss stehen. Fachkräfte können damit jede qualifizierte Beschäftigung ausüben. Beispielsweise kann eine als Kauffrau für Büromanagement anerkannte Fachkraft auch im Bereich Logistik als Fachkraft beschäftigt werden. Ausnahmen gelten nur für die reglementierten Berufe.

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Erfahrungssäule: Berufserfahrung und ausländischer Abschluss

Ab März 2024 treten zudem die neuen Regelungen zur Beschäftigung und Anerkennung in Kraft. Dies betrifft unter anderem den Aufenthalt zur Anerkennung einer ausländischen Berufsqualifikation. Auch ohne dass ihr Abschluss in Deutschland formal anerkannt ist, dürfen ausländische Fachkräfte künftig in nicht reglementierten Berufen in Deutschland arbeiten. Voraussetzung sind mindestens zwei Jahre Berufserfahrung sowie ein im Herkunftsland staatlich anerkannter Berufsabschluss mit mindestens zweijähriger Ausbildungsdauer. Das bedeutet deutliche Vereinfachungen und somit kürzere Verfahren. Jedoch ist eine Gehaltsschwelle einzuhalten oder es muss eine Tarifbindung vorliegen. Hierdurch soll verhindert werden, dass eigentlich qualifizierte Fachkräfte im Niedriglohnsektor landen.

Neu ist auch, dass die Aufnahme einer Beschäftigung in Deutschland mit einer sogenannten Anerkennungspartnerschaft möglich ist, wenn die Gehaltsschwelle nicht erreicht wird. Die künftige Fachkraft kann dann – soweit dies berufsrechtlich erlaubt ist – einen Aufenthaltstitel erhalten und in Deutschland bereits vom ersten Tag an eine Beschäftigung aufnehmen, obwohl ihr Berufsabschluss noch nicht anerkannt ist. Dies gilt auch, wenn noch Qualifizierungsmaßnahmen notwendig sind. Das Anerkennungsverfahren bzw. das Vorliegen eines Bescheids über die teilweise Gleichwertigkeit sind vor Einreise nicht erforderlich. Beschäftigte und Arbeitgeber verpflichten sich, bei Visumserteilung das Anerkennungsverfahren zügig durchzuführen. Voraussetzung ist neben einem Arbeitsvertrag eine mindestens zweijährige Berufsqualifikation.

Kurzzeitige Beschäftigung in Branchen mit großem Bedarf

Das Gesetz sieht weiter die Möglichkeit einer kontingentierten kurzzeitigen Beschäftigung für Branchen mit besonders großem Bedarf vor. Darüber ist es unabhängig von einer Qualifikation möglich, acht Monate in Deutschland zu arbeiten. Voraussetzung ist ein tarifgebundener Arbeitgeber. Die Beschäftigung ist vom ersten Tag an sozialversicherungspflichtig. 

Potenzialsäule: Mit Chancenkarte zur Arbeitssuche

Ab Juni 2024 wird dann auch die neue Chancenkarte für einen Aufenthalt zur Arbeitsplatzsuche eingeführt. Damit bekommen mehr Menschen aus Drittstaaten, die noch keinen deutschen Arbeitsvertrag haben, die Möglichkeit zur Arbeitssuche vor Ort in Deutschland. Drittstaatsangehörige, die eine volle Gleichwertigkeit der ausländischen Qualifikation nachweisen und daher als „Fachkräfte“ nach § 18 Abs. 3 AufenthG gelten, können die Chancenkarte ohne weitere besondere Voraussetzungen erhalten. Alle anderen müssen einen ausländischen Hochschulabschluss, einen im Ausbildungsstaat anerkannten mindestens zweijährigen Berufsabschluss oder einen von einer deutschen Auslandshandelskammer erteilten Berufsabschluss nachweisen. Zudem sind entweder einfache deutsche (Niveau A1 GER) oder englische Sprachkenntnisse (Niveau B2 GER) erforderlich.

Liegen diese Voraussetzungen vor, können Menschen aus Drittstaaten unterschiedliche Punkte sammeln. Um die Chancenkarte zu erhalten, müssen mindestens sechs Punkte erreicht werden. Zu den Kriterien zählen die Anerkennung der Qualifikationen in Deutschland, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung, Alter und Deutschlandbezug sowie das Potenzial der mitziehenden Lebens- oder Ehepartnerinnen und -partner.

Mit der Chancenkarte erhalten die internationalen Kräfte einen Aufenthaltstitel zur Arbeitssuche für zunächst bis zu einem Jahr. Während der Arbeitsplatzsuche ist eine Beschäftigung im Umfang von bis zu zwanzig Wochenstunden erlaubt sowie die Probebeschäftigung bei einem zukünftigen Arbeitgeber für bis zu zwei Wochen. Im Gesetz ist auch die Möglichkeit einer Verlängerung der Chancenkarte um bis zu zwei Jahre vorgesehen, wenn der Ausländer oder die Ausländerin einen Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Arbeitsplatzangebot für eine inländische qualifizierte Beschäftigung hat und die Bundesagentur für Arbeit zustimmt.

Westbalkanregelung: Neue Regelung ab Juni 2024

Die Westbalkanregelung eröffnet Staatsangehörigen von Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien einen Arbeitsmarktzugang in Deutschland für jede Art von Beschäftigung in nicht-reglementierten Berufen. Diese ursprünglich bis Ende 2023 befristete Regelung wurde entfristet. Ab Juni 2024 beträgt das Kontingent jährlich 50.000 Zustimmungen der Bundesagentur für Arbeit.

Fachkräfteeinwanderung: Weniger Bürokratie und mehr Unterstützung in Betrieben

Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro

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Das Kabinett hat am 15. November 2023 die „Vierte Mindestlohnanpassungsverordnung“ beschlossen. Damit steht fest, dass der gesetzliche Mindestlohn zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro erhöht wird. Zum Januar 2025 soll eine nächste Anpassung um weitere 41 Cent auf 12,82 Euro erfolgen.

Der gesetzliche Mindestlohn steigt mit Wirkung zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro. Eine weitere Erhöhung ist für das darauffolgende Jahr vorgesehen: Zum 1. Januar 2025 soll sich der Mindestlohn auf 12,82 Euro erhöhen.

Nachdem der Mindestlohn zuletzt zum 1. Oktober 2022 in einem einmaligen Schritt per Gesetz auf 12 Euro angehoben wurde, war jetzt wieder die Mindestlohnkommission für die Anpassung des Mindestlohns zuständig. Den Vorschlag, den sie am 26. Juni 2023 bekannt gegeben hat, hat die Bundesregierung nun durch die Vierte Mindestlohnanpassungsverordnung, die zum 1. Januar 2024 in Kraft treten soll, rechtlich verbindlich gemacht.

Vorige Mindestlohnanhebung zum 1. Oktober 2022

In Deutschland gilt seit dem 1. Oktober 2022 ein gesetzlicher Mindestlohn von 12 Euro pro Arbeitsstunde. Der Deutsche Bundestag hatte das Mindestlohnerhöhungsgesetz mit Zustimmung des Bundesrats beschlossen; es wurde zum 30. Juni 2022 verkündet. Gleichzeitig wurde der Minijob mit seiner bisher geltenden 450-Euro-Grenze an den Mindestlohn angepasst. Damit wurde er zum 520-Euro-Job. (Lesen Sie dazu: Änderungen bei Minijobs und Midijobs). Den entsprechenden Gesetzentwurf hatte der Deutsche Bundestag am 3. Juni 2022 verabschiedet; der Bundesrat stimmte dem Gesetz eine Woche später zu.

Download-Tipp: Checkliste Mindestlohn, Minijob, MidijobZum 1. Januar 2024 gibt es Anpassungen beim Mindestlohn wie auch bei der Geringfügigkeitsgrenze und der Untergrenze von Midijobs. Diese kostenlose Checkliste von Haufe zeigt, was Sie bei der Umsetzung in der Entgeltabrechnung beachten müssen.  Hier geht es zum Download.

Einmalige Mindestlohn-Erhöhung durch Gesetz

Mit dem Gesetz wurde die im Koalitionsvertrag der Ampelparteien vereinbarte einmalige gesetzliche Erhöhung des Mindestlohns auf brutto 12 Euro je Zeitstunde umgesetzt. SPD und Grüne erfüllten damit ihr Wahlversprechen. Die Mindestlohnhöhe von 12 Euro entsprach ungefähr 60 Prozent des Medianlohns in Deutschland – eine Richtgröße, die von der EU-Kommission als Orientierung für einen angemessenen Mindestlohn empfohlen wird. Der gesetzliche Mindestlohn, der zum 1. Januar 2015 mit 8,50 Euro brutto die Stunde eingeführt wurde, betrug Ende 2021 9,60 Euro und wurde zum 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro angehoben. Mit der gesetzlichen Anhebung zum Oktober 2022 erhöhte sich der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland damit innerhalb eines Jahres um 22 Prozent.

Üblicherweise entscheidet die Mindestlohnkommission

Über die Anhebung des Mindestlohnes entscheidet üblicherweise die eigens dafür eingerichtete unabhängige Mindestlohnkommission. Sie soll frei von politischer Einflussnahme entscheiden und legt die Höhe alle zwei Jahre neu fest. Außer dem Vorsitzenden gehören dem Gremium je drei Vertreter der Gewerkschaften und der Arbeitgeber sowie zwei beratende Wissenschaftler an. Bei ihrer Empfehlung für die Mindestlohnhöhe orientiert sich die Mindestlohnkommission an der Tarifentwicklung. Auch die nächsten Erhöhungen mit Wirkung zum 1. Januar 2024 und 1. Januar 2025 lagen wieder in ihrer Hand. Der Vorschlag wurde jetzt von der Regierung durch die Verordnung verbindlich festgelegt.

Mindestlohn gilt für alle – mit wenigen Ausnahmen

Der gesetzliche Mindestlohn gilt grundsätzlich für alle volljährigen Arbeitnehmenden. Nur für wenige Ausnahmen gilt der Mindestlohn nicht. So haben Langzeitarbeitslose nach einer Arbeitsaufnahme in den ersten sechs Monaten keinen Mindestlohnanspruch. Auch für Azubis gilt er nicht, für diese gibt es die Azubi Mindestausbildungsvergütung. Auch wer ein Pflichtpraktikum oder freiwillige Praktika unter drei Monaten absolviert, kann keinen Mindestlohn beanspruchen. Daneben gibt es in mehreren Branchen tarifliche Mindestlöhne, die über der gesetzlichen Lohnuntergrenze liegen. 

Umsatzsteuer auf Umsätze aus Geldspielautomaten

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Nach einer Entscheidung des FG Münster gibt Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL keine zwingende Steuerbefreiung für Umsätze aus Glücksspielen mit Geldeinsatz vor.

Im konkreten Fall ist die Antragstellerin ist – anders als das Finanzamt – der Auffassung, dass die von ihr betriebenen Geldspielautomaten in Spielhallen durch Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL umsatzsteuerbefreit seien.

Verfahren beim BFH und beim Bundesverfassungsgericht

Die vom FG Münster gewährte Aussetzung der Vollziehung hat der BFH aufgehoben und den AdV-Antrag der Antragstellerin abgelehnt (BFH, Beschluss v. 26.9.2022, XI B 9/22). Nach der dagegen gerichteten Anhörungsrüge der Antragstellerin gemäß § 133a FGO sei der BFH nicht auf das Vorliegen eines Wettbewerbsverhältnisses eingegangen. Auch habe der Oberste belgische Finanzhof im Hinblick auf den steuerlichen Neutralitätsgrundsatz das terrestrische Automatenspiel und das online angebotene Automatenspiel umsatzsteuerlich gleich behandelt und deshalb zwei Vorabentscheidungsersuche an den EuGH gerichtet. Würden zwei Oberste Finanzgerichtshöfe in der gleichen Steuerproblematik genau umgekehrt entscheiden, ergebe sich schon dadurch die Zweifelhaftigkeit der oben genannten BFH-Entscheidung.

Über die Einsprüche der Antragstellerin gegen die Umsatzsteuerbescheide sowie über ihre gegen den oben genannten BFH-Beschluss eingelegte Verfassungsbeschwerde beim Bundesverfassungsgericht ist noch nicht entschieden.

Nach nationalem Recht nicht steuerbefreit

Nach der (geänderten) Auffassung des FG sind die streitigen Umsatzsteuern nicht von der Vollziehung auszusetzen. Nach § 4 Nr. 9 Buchst. b Satz 1 UStG in der Fassung ab 6.5.2006 sind die unter das Rennwett- und Lotteriegesetz fallenden Umsätze, die von der Rennwett- und Lotteriesteuer befreit sind oder von denen diese Steuer allgemein nicht erhoben wird, nicht befreit. Die Umsätze der Antragstellerin aus dem Betrieb der Geldspielautomaten unterfallen nicht dem Rennwett- und Lotteriegesetz und sind deshalb nach nationalem Recht nicht steuerbefreit. Ebenso gibt Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL keine zwingende Steuerbefreiung für Umsätze aus Glücksspielen mit Geldeinsatz vor.

Keine Ungleichbehandlung gegenüber den öffentlichen Spielbanken

Eine Ungleichbehandlung gegenüber den öffentlichen Spielbanken besteht umsatzsteuerlich seit dem 6.5.2006 nicht mehr, da diese ab diesem Zeitpunkt durch den geänderten § 4 Nr. 9 Buchst. b UStG, wie die Antragstellerin als gewerbliche Geldspielautomaten-Anbieterin, ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sind.

Auch entspricht es einer gleichmäßigen Besteuerung, dass sowohl die Umsatzsteuer auf die Umsätze der öffentlichen Spielbanken als auch bei gewerblichen Geldspielautomaten-Anbietern nach den Kasseneinnahmen bemessen wird. Des Weiteren führt die in den einzelnen Bundesländern vorgesehene Anrechnung der Umsatzsteuer auf die Spielbankenabgabe nicht zu einer Minderung der Umsatzsteuer, sondern zu einer Minderung der Spielbankenabgabe. Damit könnte dies allenfalls zu einer Beanstandung der gesetzlichen Vorschriften für Spielbanken führen, nicht jedoch zur Rechtswidrigkeit der Umsatzbesteuerung.

Keine Ungleichbehandlung gegenüber virtuellen Automatenspielen

Seit dem 1.7.2021 unterliegen im Internet erlaubte virtuelle Automatenspiele gemäß § 22a GlüStV 2021 unter bestimmten Voraussetzungen gemäß §§ 36 ff. RennwLottG der virtuellen Automatensteuer. Während hiernach diese Umsätze aus virtuellen Geldspielautomaten seit dem 1.7.2021 gemäß § 4 Nr. 9 Buchst. b Satz 1 UStG umsatzsteuerfrei sind, unterfallen die Umsätze aus terrestrischen Geldspielautomaten weiterhin der Umsatzsteuer.

Entgegen der Auffassung der Antragstellerin gebietet der Grundsatz der steuerlichen Neutralität nicht, dass die Umsätze der Antragstellerin wie die der Anbieter virtueller Automatenspiele steuerfrei gestellt werden. Denn es fehlt an einer Gleichartigkeit der virtuellen und terrestrischen Geldspielautomaten, sodass nach Auffassung des FG die Umsätze nicht miteinander im Wettbewerb stehen.

Anrufung des EuGH nicht erforderlich

Einer Anrufung des EuGH im Hinblick auf die beim EuGH anhängigen belgischen Vorabentscheidungsersuche (Az beim EuGH C-73/23 und Az beim EuGH C-741/22) ist nach Auffassung des FG nicht erforderlich. Hinsichtlich der hier strittigen Umsatzsteuerbefreiung von terrestrischen Geldspielumsätzen in Deutschland sei allein entscheidend, ob die in Deutschland geltenden Regelungen unionsrechtskonform sind und nicht ob in Belgien geltende Regelungen unionsrechtskonform sind. Im Übrigen stehe den Mitgliedstaaten bei der Umsetzung des Art. 135 Abs. 1 Buchst. i MwStSystRL ein weites Ermessen zu (z. B. nur bestimmte Glücksspiele mit Geldeinsatz von der Umsatzsteuer zu befreien).

Verfassungsbeschwerde abzuwarten

Abzuwarten bleiben noch die Entscheidungen über die Einsprüche der Antragstellerin gegen die Umsatzsteuerbescheide sowie über ihre gegen den oben genannte BFH-Beschluss eingelegte Verfassungsbeschwerde beim Bundesverfassungsgericht.

FG Münster, Beschluss v. 17.7.2023, 5 V 1047/23 U

Anforderungen an die Aufzeichnung der Nachtarbeit

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Nach § 3b Abs. 1 EStG sind Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, steuerfrei, soweit sie bestimmte Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen.

Das FG Schleswig-Holstein hatte zu entscheiden, ob bei den Aufzeichnungen des Arbeitgebers für die Anwendung des § 3b EStG Voraussetzung ist, dass die Anfangs- und Schlusszeiten der – hier – Nachtarbeit enthalten sind.

Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG

Nach § 3b Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 1 EStG ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht. Laufender Arbeitslohn ist das dem Arbeitnehmer regelmäßig zufließende Arbeitsentgelt.

Für die steuerfreien Zuschläge ist Voraussetzung, dass sie neben dem Grundlohn geleistet werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte, auch an Sonn- und Feiertagen oder nachts geleistete Tätigkeit sein. Im Arbeitsvertrag ist hierfür regelmäßig zwischen der Grundvergütung und den Erschwerniszuschlägen zu unterschieden und ein Bezug zwischen der zu leistenden Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit und der Lohnhöhe herzustellen.

Zuschläge können daher nach § 3b EStG nur steuerfrei geleistet werden, wenn und soweit der Arbeitnehmer für die zuschlagsbewehrte Tätigkeit auch Anspruch auf Grundlohn hat.

Finanzamt verlangt Angabe der Uhrzeit

Im Rahmen einer Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Kläger an seine Arbeitnehmer teilweise Nachtzuschläge gezahlt und diese als steuerfrei behandelt hatte. Nachtarbeit wird nach § 3b Abs. 2 Satz 2 EStG in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr erbracht.

Allerdings seien die Stundenaufzeichnungen des Klägers nicht hinreichend konkret, da weder Arbeitsbeginn noch Arbeitsende daraus hervorgingen. Allein die Aufzeichnung der Arbeitsdauer während der steuerbegünstigten Zeiten sei nicht ausreichend. Aus den vorliegenden Unterlagen ging hervor, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wieviel Zeit zu welchen Konditionen (wieviel EUR pro Stunde) innerhalb der begünstigten Zeit gearbeitet hat.

Das Finanzamt war der Auffassung, dass die Angabe der Uhrzeit unerlässlich sei. Eine Prüfung, ob Zuschläge tatsächlich für die steuerlich begünstigten Zeiten gezahlt worden seien, sei nur dann möglich, wenn die Uhrzeiten aufgezeichnet würden und anhand dieser Uhrzeiten ein Abgleich mit den tatsächlichen Begebenheiten, wie z.B. Öffnungszeiten des Betriebes, Überschneidungen mit anderen Terminen, erfolgen könne. Ohne diese Aufzeichnungen des Arbeitsbeginns und -endes sei eine Prüfung der Arbeitsleistung in den begünstigten Zeiten nicht möglich.

FG: Anfangs- und Schlusszeit keine materielle Voraussetzung

Dem FG Schleswig-Holstein dagegen reichten die Auszeichnungen des Klägers aus (Urteil v. 9.11.2022, 4 K 145/20). Zwar sei dem Finanzamt dahingehend zuzustimmen, dass die Steuerfreiheit als steuergünstige Tatsache grundsätzlich vom Steuerpflichtigen darzulegen und zu beweisen ist; dies führe aber nicht dazu, dass § 3b EStG unanwendbar ist, wenn in den Aufzeichnungen keine genaue Anfangs- und Schlusszeit festgehalten wird.

§ 3b EStG sehe – anders als z.B. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – eine solche konkrete inhaltliche Aufzeichnungspflicht für die Begünstigung nicht vor und könne daher auch keine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung darstelle. Zudem sei festzustellen, dass auch sonst keine Rechtsgrundlage erkennbar ist, wonach die Anwendung der Norm trotz unstreitigen Vorliegens ihrer materiell-rechtlichen Voraussetzungen unanwendbar bleiben sollte.

Rechtsprechung des BFH

Auch aus der Rechtsprechung des BFH ergebe sich nichts Anderes. Zwar sei z. B. dem BFH-Urteil v. 8.12.2011, VI R 18/11, zu entnehmen, dass „grundsätzlich“ Einzelaufstellungen erforderlich sind. Aufgrund der Einzelaufzeichnungen soll sichtbar werden, dass die fraglichen Lohnzahlungen tatsächlich „für“ konkret geleistete Nachtarbeit erbracht wurden. Entscheidend sei, dass erkennbar werde, dass der Arbeitgeber den zusätzlichen Lohn nicht pauschal, sondern in Ansehung der vom Arbeitnehmer im Einzelnen und in den begünstigten Zeiten erbrachten Arbeitsleistung gezahlt habe.

Dem Urteil sei aber auch zu entnehmen, dass eine Einzelaufstellung verzichtbar ist, wenn die Voraussetzungen aus anderen Gründen als erfüllt angesehen werden können. Die Aufzeichnungen sollen letztlich nur ein Mittel der Beweisführung darstellen.

Damit seien weder dem Gesetz noch der Rechtsprechung Gründe zu entnehmen, im Urteilsfall von einer Anwendung des § 3b EStG abzusehen, so das FG. Die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Norm lägen unstreitig vor.

Die Entscheidung des FG ist rechtskräftig.

Gutes tun, Steuern sparen: So beteiligen Sie bei Spenden das Finanzamt

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Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und steuerbegünstigte Zwecke können Spender i. H. v. bis zu 20 % ihrer Einkünfte sofort steuerlich geltend machen.

Ob Menschen, die durch ein persönliches Schicksal in Not geraten sind, Organisationen, die sich für Bildung, Naturschutz, Kunst oder Gesundheit engagieren oder Opfer von Naturkatastrophen im In- und Ausland – sie alle sind froh über jede Form der Unterstützung. Dabei können sie sich seit Jahren über eine hohe Spendenbereitschaft in Deutschland freuen. Doch auch Spendern bleibt nicht nur ein gutes Gefühl: Unter bestimmten Voraussetzungen können sie ihre Spenden steuerlich geltend machen. Als Sonderausgaben sind sie i. H. v. max. 20 % der eigenen Einkünfte abzugsfähig. Höhere Zuwendungen in einem Jahr können ins nächste vorgetragen werden.

Wichtig zu wissen ist für alle Spender: Nicht nur Geldzuwendungen mindern die eigene Steuerlast. Auch Sachspenden werden vom Finanzamt anerkannt. Das kann Kleidung sein, die sie der Kleiderkammer vorbeibringen, das Fahrrad, mit dem sie einen Verein zur Wiedereingliederung straffällig gewordener Menschen unterstützen oder die Buchspende für die örtliche Bibliothek.

Bedingung für die Anerkennung von Spenden als Sonderausgabe ist allerdings:

  • Der Spender muss seine Zuwendung freiwillig geben, ohne eine Gegenleistung zu erwarten.
  • Außerdem muss die Geld- oder Sachspende unmittelbar für die steuerbegünstigten ideellen Zwecke des jeweiligen Vereins oder für einen sog. Zweckbetrieb eingesetzt werden.

Auch die Verwendung z. B. im Rahmen einer Tombola ist somit möglich, wenn mit dem Reinertrag steuerlich begünstigte Zwecke gefördert werden.

Spenden dem Finanzamt nachweisen

Damit das Finanzamt die Geld- oder Sachspende anerkennt, benötigen Spender für Zuwendungen von mehr als 300 EUR eine sog. Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster – besser bekannt als Spendenbescheinigung. Diese Bescheinigung stellt der Empfänger der Spende aus und kann sie seit 2017 direkt elektronisch dem Finanzamt übermitteln. Der Spender muss den Beleg daher nur noch aufbewahren und auf Verlangen einreichen.

Bei Geldspenden mit einem Wert von weniger als 300 EUR gilt eine vereinfachte Nachweispflicht, wenn der Empfänger eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Bei Katastrophenfällen greift diese Regelung sogar bei Spenden oberhalb dieses Betrags. In diesen Fällen reicht der Kontoauszug mit dem Vermerk über den steuerbegünstigten Verwendungszweck als Beleg aus.

Im Fall einer Sachspende muss die Zuwendungsbescheinigung Auskunft über

  • Alter,
  • Zustand und
  • Kaufpreis

des Gegenstands geben. Werden mehrere Dinge gespendet, sind deren Marktwerte einzeln aufzuführen. Dabei erleichtert eine möglichst genaue Aufstellung die Akzeptanz des zuständigen Sachbearbeiters. Dringend abzuraten ist hier allerdings vor gerundeten Beträgen. Denn diese lassen schnell den Verdacht einer pauschalen Bewertung aufkommen, die vom Finanzamt nicht anerkannt wird.  

Wertermittlung bei Sachspenden

Wer eine Organisation mit Sachspenden unterstützt, muss zunächst den Wert des gespendeten Gegenstands ermitteln, um seine Spende in der Steuererklärung ansetzen zu können. Grundlage dafür ist der Markt- oder Verkehrswert. Dabei unterscheiden die Finanzämter nach neuen oder gebrauchten Gütern. Besonders einfach gestaltet sich die Wertermittlung bei Neuwaren. Denn in diesem Fall ergibt sich der Wert aus dem Kaufbeleg. Entsprechend sollten Spender diese Rechnung unbedingt aufbewahren, um sie bei Bedarf der Behörde vorlegen zu können.

Sind die gespendeten Gegenstände bereits gebraucht, ergibt sich ihr Preis aus dem Marktwert. Dabei handelt es sich um den Wert, der bei einem Verkauf zu erzielen wäre. Werden vergleichbare Waren gehandelt, lässt sich ein Preis verhältnismäßig leicht ermitteln. Eine Recherche auf einschlägigen Portalen im Internet hilft in diesem Fall weiter. Zu beachten ist hier allerdings, dass Alter und Zustand der Sachspende tatsächlich dem angebotenen Produkt nahekommen. Lässt sich bei der Suche jedoch nichts Vergleichbares finden, wird der Wert durch Schätzung ermittelt. Neben dem Zustand und dem Alter ist dann auch der ursprüngliche Preis zu berücksichtigen.

Arbeitslohnspende vom Monatseinkommen

Wer monatlich eine Organisation mit seiner Spende unterstützen will, kann dies auch in Form einer Arbeitslohnspende tun. Dabei behält der Arbeitgeber den vom Mitarbeitenden festgelegten Anteil vom Bruttoeinkommen ein und überweist ihn an den dafür vorgesehenen Spendenzweck. Der Vorteil bei diesem Vorgehen: Die Geldspende bleibt lohnsteuerfrei. Außerdem erscheint dieser Teil des Arbeitslohns nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Praxis-Tipp: Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte

Übersteigen die Sonderausgaben zusammen mit den außergewöhnlichen Belastungen den Betrag von 600 EUR im Jahr, können Spender vom Lohnsteuerermäßigungsverfahren profitieren. Das bedeutet, dass sie beim Finanzamt einen Freibetrag auf ihre Sonderausgaben beantragen und ihn auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Dieser wird dann vom Arbeitgeber automatisch berücksichtigt, was ein höheres monatliches Nettoeinkommen zur Folge hat. Wichtig zu wissen ist jedoch: Wer diesen Freibetrag nutzt, ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet.

Steuerfreie Überlassung oder Sofortabschreibung von Ausstattung für das Arbeitszimmer

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Viele Menschen arbeiten dauerhaft oder zeitweise im Homeoffice. Dazu wird insbesondere technische Ausstattung benötigt. Für die Gestellung durch den Arbeitgeber gibt es schon seit Jahren Vergünstigungen. Aber auch Anschaffungen durch die Mitarbeitenden werden jetzt noch attraktiver.

Unabhängig davon, ob sie ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben oder die neue Homeoffice-Pauschale (ab 2023 sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr) in Anspruch nehmen, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst angeschaffte Arbeitsmittel als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören auch Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro (ab 2023: 1000 Euro, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG i.V.m. § 6 Abs. 2 Satz 1 EStG i. d. F. des Entwurfs eines Jahressteuergesetzes 2022)  ohne Umsatzsteuer (brutto aktuell 952 Euro, ab 2023 1.190 Euro) können die Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden, bei größeren Anschaffungen muss hingegen eine Verteilung auf die Nutzungsdauer erfolgen.

Sofortabschreibung für sogenannte digitale Wirtschafsgüter

Die Kosten für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung können seit 2021 sofort im Jahr der Anschaffung oder Herstellung steuerlich vollständig berücksichtigt werden und somit für Arbeitnehmende als Werbungskosten abgezogen werden. Davon sollen gleichzeitig auch alle profitieren, die im Homeoffice arbeiten. 

Die Finanzverwaltung hat dazu ihre Auffassung zur Nutzungsdauer von Computern und Software geändert. Die bisher in der Tabelle für allgemeine Anlagegüter enthaltene Nutzungsdauer für Computer ist per Erlass von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt worden (BMF-Schreiben v. 26.2.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002 :013).

Begünstigt sind Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware.

  • Der Begriff „Computerhardware“ umfasst nach dem Erlass – jeweils mit eigener Definition – Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer (dazu gehören auch Tablets), Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.
  • Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen.

Für die Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber gibt es zudem schon seit Jahren lohnsteuerliche Vergünstigungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Regelungen dazu aufgeführt.

Zum rechtlichen Hintergrund: Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge, Geräte oder Fachbücher leihweise und unentgeltlich zur Nutzung, liegt für die Dauer des Dienstverhältnisses kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Mitarbeitern zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt, oder ob die Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschaffen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Auslagenersatz, § 3 Nr. 50 EStG). 

Eigentum des Arbeitgebers: Arbeitsmittel zur beruflichen Verwendung steuerfrei

Wichtig ist allerdings, dass die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben, sonst entsteht Arbeitslohn. Regelmäßig muss zudem eine private Mitbenutzung durch die Mitarbeitenden ausgeschlossen sein. Für Hard- und Software sowie Telekommunikationstechnik gibt es hiervon jedoch eine gewichtige Ausnahme.

Ausnahme: Datenverarbeitungsgeräte auch zur Privatnutzung steuerfrei

Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör bleiben steuerfrei. Ebenso steuerfrei sind die geldwerten Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen (§ 3 Nr. 45 S. 1 EStG). 

Die Steuerbefreiung ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerbefreiung ist auch nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für die Computernutzung zu Hause (R 3.45 LStR). Im Rahmen einer steuerfreien Nutzungsüberlassung sind die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) ebenfalls steuerfrei. 

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Sogar eine Entgeltumwandlung wäre also zulässig. Auch diese Steuerbefreiung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält. 

Hinweis: Achtung bei Übereignung von Smartphones und Co.

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden hingegen Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet, entsteht Arbeitslohn. Erfolgt dies zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist eine sozialversicherungsfreie Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent möglich. Das gilt auch für Zubehör wie Monitore oder Drucker und für die Internetgebühren.

Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice: Was ist möglich?

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Mit der rasanten Bedeutungszunahme der Arbeit im Homeoffice rückt auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten immer stärker in den Fokus von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Kosten für das Homeoffice sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Während viele Büros auch nach der Coronapandemie leer bleiben, sehen Arbeitnehmende sich mit hohen Kosten für Strom und Heizung für das Homeoffice ebenso wie mit Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Wir geben einen Überblick zu den Möglichkeiten, aber auch zu den Tücken eines eventuellen Arbeitgeberersatzes unter Berücksichtigung der neuesten Gesetzes- und Verwaltungsregeln.

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Zumindest eine gute Nachricht gibt es fast immer: Überlässt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

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Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm/ihr die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel regelmäßig

  • im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
  • eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice – zum Beispiel Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung oder gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen – sollten regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden.

Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch als Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich geregelt werden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei einer regelmäßigen beziehungsweise dauerhaften Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des/der Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen der privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an hohe Voraussetzungen geknüpft:

Ab 2023 kann ein Arbeitszimmer nur noch angesetzt werden, wenn im Homeoffice der Tätigkeitsmittelpunkt liegt (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG). Dafür sind regelmäßig mindestens drei Tage pro Woche Tätigkeit im Homeoffice erforderlich. Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, kann neuerdings anstelle der tatsächlichen Aufwendungen alternativ pauschal ein Betrag von 1.260 Euro (Jahrespauschale) in der Steuererklärung abgezogen werden. (Einzelheiten dazu siehe BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027).

Homeoffice-Pauschale: Abzug als Werbungskosten

Wegen der hohen Hürden für ein Arbeitszimmer und zur Vereinfachung wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen.

Die Pauschale ist ab 2023 auf 6 Euro pro Tag angehoben worden (vorher 5 Euro). Der Höchstbetrag liegt jetzt bei 1.260 Euro im Jahr (vorher 600 Euro). Er wird beim Ansatz der Pauschale für 210 Tage erreicht.

Homeoffice-Pauschale: Voraussetzungen im Überblick

Für den Abzug der Pauschale gibt es zwei zu unterscheidende Anwendungsfälle (§ 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG):

  • Für jeden Kalendertag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, kann die Pauschale in Höhe von 6 Euro abgezogen werden. Für diese Tage entfällt dann jedoch der Ansatz von Entfernungspauschalen für den Weg zur Arbeit.
  • Der Abzug der Tagespauschale neben dem Abzug von Fahrtkosten für die Fahrten zur Arbeit ist nur zulässig, wenn für die berufliche Betätigung dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Finanzverwaltung hat zu den Voraussetzungen einen Anwendungserlass herausgegeben (BMF-Schreiben vom 15.08.2023 – IV C 6 – S 2145/19/10006 :027):

Überwiegende Tätigkeit im Homeoffice: „Überwiegend“ ist eine zeitliche Bestimmung. Danach muss mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verrichtet worden sein. Eine Auswärtstätigkeit am selben Tag ist unschädlich, wenn der oder die Steuerpflichtige an diesem Tag seine/ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausübt.

Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: In diesen Fällen ist zwar ein Tätigwerden, aber kein zeitlich überwiegendes Tätigwerden in der häuslichen Wohnung für den Abzug der Tagespauschale erforderlich. „Anderer Arbeitsplatz“ ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt.

Ein anderer Arbeitsplatz darf nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Steht regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z. B. Poolarbeitsplatz), ist die Voraussetzung nicht erfüllt und ein Abzug der Tagespauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.

Homeoffice-Pauschale: Was können Arbeitgeber tun

Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor und in allen Fallkonstellationen nicht in Betracht.

Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Tagespauschale erfüllt sind, sind vom Arbeitnehmenden aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Insbesondere muss für die zweite Fallgruppe konkret dargelegt werden, dass dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann hierfür Anhaltspunkte bieten.

Hilfreich kann in allen Fällen eine Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeofficetage und/oder das Vorhandensein eines anderen Arbeitsplatzes sein. Dabei ist zu beachten, dass für Heimarbeitstage regelmäßig der Fahrtkostenabzug entfällt und mit einem Poolarbeitsplatz das Dauerhaftigkeitskriterium nicht erfüllt wird.

Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an. Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser/diese Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei den Arbeitnehmenden Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.

Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird – zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen -, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für die Arbeitnehmenden zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Fazit: Arbeitgebererstattungen für Homeoffice in vielfacher Hinsicht möglich

Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung sind in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden.

Es ist jedoch zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt -, ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie als Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch den Steuerberater.

Bei der Steuererklärung der Betroffen ist regelmäßig zumindest ein Abzug der Homeoffice-Pauschale für die Heimarbeitstage möglich.

Insolvenzgeldumlage bleibt 2024 unverändert

admin

Die Rücklagen für die Bereitstellung des Insolvenzgeldes übersteigen aktuell die durchschnittlichen jährlichen Aufwendungen. Der Entwurf der Verordnung zur Festsetzung des Umlagesatzes für das Insolvenzgeld für das Kalenderjahr 2024 sieht deshalb für das kommende Jahr einen gleichbleibenden Umlagesatz von 0,06 Prozent vor.

Die Insolvenzgeldumlage ist mit wenigen Ausnahmen von allen Arbeitgebern, die Arbeitnehmende im Inland beschäftigen, zu zahlen. Für die Umlagepflicht ist die Größe, Branche und Ertragslage des Betriebes irrelevant. Die Umlage ist grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden zu entrichten. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht. 

Insolvenzgeldumlage: Ausnahmen

Ausländische Saisonarbeitskräfte weisen mit der Bescheinigung A1 nach, dass sie den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ihres jeweiligen Heimatlands unterliegen. Für diese ausländischen Saisonarbeitskräfte gelten weiterhin die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ihres Heimatlands. Eine Insolvenzumlagepflicht besteht für diese Personen nicht.

Was ist Insolvenzgeld?

Im Falle einer Insolvenz sichert das Insolvenzgeld die Entgeltansprüche des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin gegenüber dem zahlungsunfähigen Arbeitgeber. Die Insolvenzgeldumlage dient vorrangig der Finanzierung ausgefallener Entgeltansprüche der Arbeitnehmenden im Falle der Insolvenz des Arbeitgebers. Aus dem Umlagetopf werden auch die Einzugsstellen der Sozialversicherung bedient, wenn der Arbeitgeber wegen der insolvenzbedingten Zahlungsunfähigkeit seinen Beitragsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann.

Insolvenzgeldumlage 2024: Bemessungsgrundlage

Die Insolvenzgeldumlage wird nach dem laufenden und einmaligen Arbeitsentgelt bemessen. Konkret von dem Entgelt, von dem die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung im Falle des Bestehens von Rentenversicherungspflicht zu zahlen wären. Sie ist für alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmenden und Auszubildenden aufzubringen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie rentenversicherungspflichtig, rentenversicherungsfrei oder von der Rentenversicherungspflicht befreit sind. Sie ist also zum Beispiel auch für geringfügig entlohnte Minijobber und kurzfristige Minijobber zu zahlen.

Insolvenzgeldumlage 2023

Die Insolvenzgeldumlage ist gesetzlich im § 360 SGB III festgeschrieben. Im Jahr 2023 wurde sie im Vergleich zum Vorjahr mit der  Insolvenzgeldumlagesatzverordnung 2023 von 0,09 auf 0,06 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts gesenkt.

Insolvenzgeldumlage 2024

Entsprechend dem Entwurf der Insolvenzgeldumlagesatzverordnung 2024 liegen für das Jahr 2024 weiterhin die Voraussetzungen für einen niedrigeren Umlagesatz, als der im Gesetz festgeschriebene, vor. Die Insolvenzgeldumlage bleibt für das Jahr 2024 unverändert bei 0,06 Prozent. Im Gesetz sind 0,15 Prozent festgeschrieben.

Berechnung Insolvenzgeldumlage: Beispiel

Summe des dem Grunde nach rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts aller Arbeitnehmenden und Auszubildenden pro Monat: 25.000 Euro

Insolvenzgeldumlage:

Höhe der Insolvenzgeldumlage:
25.000 Euro x 0,06 Prozent = 15 Euro

Im Beitragsnachweisdatensatz ist die Insolvenzgeldumlage mit der Beitragsgruppe 0050 zu berücksichtigen.

Insolvenzgeldumlage: Befreiung

Folgende Arbeitgeber sind von der Insolvenzgeldumlage befreit, weil sie quasi nicht insolvent werden können:

  • Bund, Länder und Gemeinden,
  • Körperschaften-, Stiftungen-, und Anstalten des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist,
  • Juristische Personen des öffentlichen Rechts, wenn die Zahlungsfähigkeit kraft Gesetzes durch Bund, Länder oder Gemeinden gesichert ist,
  • Als Körperschaften des öffentlichen Rechts organisierte Religionsgemeinschaften und ihre gleiche Rechtstellung genießende Untergliederungen,
  • Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten,
  • Botschaften und Konsulate ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland,
  • Wohnungseigentümergemeinschaften, für die ein Insolvenzverfahren nach § 11 Abs. 2 des Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht (WoEigG) ausgeschlossen ist und
  • Privathaushalte.

Nachhaltigkeit im Job: Wie Unternehmen Mitarbeitende richtig mobilisieren können

admin

Möchten Unternehmen, die „Sustainability Skill Gap“ schließen, ist es unverzichtbar, Mitarbeitende zu Themen rund um Umwelt und Klima zu schulen. Das betrifft nicht nur einzelne Abteilungen, sondern alle Bereiche des Unternehmens.

Die nachhaltige Transformation anzustoßen und Emissionen zu reduzieren sollte in Anbetracht der Klimakrise für Unternehmen zur Priorität gehören. Es geht nicht mehr nur darum, gesetzlichen Vorgaben zu folgen, sondern auch wirtschaftlich konkurrenzfähig zu bleiben sowie als attraktiver Arbeitgeber aufzutreten. Denn nur mit einer nachhaltigen Work Force kann die Transformation gelingen. Darüber hinaus entstehen laut dem World Economic Forum die meisten neuen Stellen in den Bereichen Technologie, Digitalisierung und Nachhaltigkeit.

Für Arbeitnehmende ist es also maßgebend, sich in diesen Bereichen auszukennen. Im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit bedeutet das, dass Arbeitnehmende zum einen grundlegendes Wissen zum Klimawandel, seinen Folgen und Lösungen für aktuelle Herausforderungen haben sollten, zum anderen ist es wichtig zu begreifen, wie die nachhaltige Transformation die eigene Jobrolle betrifft und sich die damit einhergehenden neuen Fähigkeiten aneignen

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Nachhaltigkeit: Lernbedarfe für alle Bereiche

Entgegen der Vorstellung einiger Arbeitgeber sind für die nachhaltige Transformation nämlich nicht nur die CSR- beziehungsweise Nachhaltigkeits-Manager und -Managerinnen oder die Geschäftsbereiche zuständig, die direkte Emissionen verursachen, sondern alle Bereiche und Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass auch HR, das Marketing-Team, das Beschaffungsmanagement, die IT-, Finanz- und Rechtsabteilung und viele mehr im Hinblick auf die nachhaltige Transformation geschult und miteinbezogen werden sollten. Denn nur wenn alle Mitarbeitenden mit an Bord sind, kann der positive Wandel im Unternehmen langfristig gelingen. Es stellt sich also die Frage, welche Lernbedarfe die verschiedenen Abteilungen haben und welche nachhaltigen Kompetenzen zukünftig unverzichtbar sind.

Grundlagenwissen ist unumgänglich

Alle Mitarbeitenden können in ihren jeweiligen Abteilungen Veränderungen anstoßen und positive Impulse setzen. Bevor es in die spezifischen Kompetenzen für bestimmte Jobrollen geht, muss allerdings solides Grundlagenwissen aufgebaut werden. Darum sollten Schulungen zu Themen rund um Umwelt und Klima in jedem Fall auch allgemeine Fakten beinhalten. Mitarbeitende müssen verstehen, welche Auswirkungen der Klimawandel hat, wie Emissionen entstehen, wie diese reduziert werden können und mehr. So erfahren sie über die Dringlichkeit der Situation, Verantwortung der Unternehmen und verstehen gleichzeitig, dass sie aktiv einen Beitrag leisten können.

Sind die Grundlagen abgedeckt, können Mitarbeitende sich darauf fokussieren, die wichtigsten nachhaltigen Kompetenzen für ihre Funktion zu erlernen und anzuwenden. Diese können in den gängigen Abteilungen von Unternehmen verschiedene Ausmaße annehmen.

Sustainability Skills für verschiedene Abteilungen im Überblick:

IT-Abteilung

Digitale Dienste, große Datenmengen und Hardware verursachen Emissionen. Zu verstehen, wie genau diese Emissionen entstehen, ist der erste Schritt, um sie zu reduzieren. Um beispielsweise in Bezug auf Hardware nachhaltig zu handeln, sollten die Mitarbeitenden sich mit dem System der Kreislaufwirtschaft auskennen und bereits bei der Beschaffung auf Nachhaltigkeitskriterien achten. Programmiert die IT-Abteilung selbst, kann sie nachhaltige Softwareentwicklungspraktiken einführen und zum Beispiel energieeffiziente Algorithmen nutzen.

HR

Die HR-Abteilung ist direkt an der nachhaltigen Transformation im Unternehmen beteiligt, weil sie dabei unterstützt, alle Mitarbeitenden auf Ihre Aufgaben vorzubereiten und zu begleiten. Außerdem spielt Nachhaltigkeit zunehmend auch eine Rolle bei der Personalsuche, denn für Arbeitnehmende kann dies der entscheidende Faktor für oder gegen einen neuen Arbeitgeber sein. Gleichzeitig müssen HRler und HRlerinnen wissen, welche neuen Berufe im Rahmen der nachhaltigen Transformation entstehen und wie diese am besten besetzt werden können. 

Marketing

Mitarbeitende im Marketing haben Aufgaben entlang des gesamten Produktlebenszyklus. Dementsprechend können sie auch an unterschiedlichsten Stellen Nachhaltigkeit fördern. Ob es darum geht, nachhaltige Verpackungen zu etablieren, umweltschonende Werbematerialien einzuführen oder Greenwashing zu vermeiden; sie brauchen in diversen Bereichen Wissen über klimaschonende Maßnahmen und Lösungen in ihrem sich verändernden Arbeitsalltag. 

Beschaffungsmanagement

Einkäufer und Einkäuferinnen kommt im Rahmen des nachhaltigen Wandels in Unternehmen eine Schlüsselrolle zu. Die Einkäufe des Unternehmens haben beträchtliche Umweltauswirkungen und sind mit Emissionen verbunden. Um diese zu verstehen und so gering wie möglich zu halten, sind Schulungen nötig, die sich besonders mit indirekten Scope 3 Emissionen beschäftigen und in denen Beschaffungsmanager und -managerinnen lernen können, worauf sie beim nachhaltigen Einkaufen und bei Lieferketten achten müssen.

Finanzabteilung

Langfristig sind die Kosten des Klimawandels höher als die Investitionen in nachhaltige Maßnahmen, die ihm entgegenwirken. Finanzabteilungen müssen sich dieser relativ neuen Kosten bewusst sein, sie errechnen und abwägen können. Darüber hinaus spielen beispielsweise auch Investitionen eine große Rolle. Geldanlagen in umweltschädlichen Bereichen wirken sich auf die Nachhaltigkeit des gesamten Unternehmens aus. Gleichzeitig können Investitionen in erneuerbare Energien oder Wiederaufforstung CO₂-Emissionen in anderen Bereichen ausgleichen. Wie ein Unternehmen sein Geld investiert, kann also einen großen Einfluss auf die Nachhaltigkeitsziele haben. 

Rechtsabteilung

Für die Rechtsabteilung in einem Unternehmen spielt besonders Klimahaftung eine Rolle. Dies bezieht sich auf die Feststellung der Haftbarkeit eines Unternehmens für Schäden, die durch den Klimawandel verursacht werden. Dabei kann es um Betriebserlaubnisse für Energiegewinnung und Kohleabbau gehen, aber auch um unlautere Öko-Werbung oder EU-Regulierungen. Solche Prozesse erfordern Fachwissen, das in Rechtsabteilungen dringend nötig ist, um auf jegliche Entwicklungen vorbereitet zu sein und Prävention zu leisten.  

Wann Urlaubsverfall und Urlaubsübertragung möglich sind

admin

Resturlaub müssen Beschäftigte bis zum Jahresende nehmen, sonst droht laut Bundesurlaubsgesetz der Urlaubsverfall. Ganz so einfach ist es jedoch nicht – denn Arbeitgeber haben Mitwirkungsobliegenheiten. Was ist beim Urlaubsverfall zu beachten? Und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Urlaubsübertragung?

Ein Blick ins Bundesurlaubsgesetz (BurlG) reicht beim Thema Urlaubsverfall nicht mehr aus. Denn danach muss der Jahresurlaub von Beschäftigten grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG) – ansonsten verfällt er zum 31. Dezember. Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung ins darauffolgende Jahr zulässig – und auch dann verfallen die restlichen Urlaubstage spätestens zum 31. März (§ 7 Abs. 3 S. 2 BurlG).

In einigen wichtigen Urteilen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) zuletzt Vorgaben des EuGH zum Urlaubsrecht umgesetzt. Damit sind für die Praxis insbesondere die Mitwirkungsobliegenheiten für Arbeitgeber relevant. Sie müssen Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen, ansonsten hat dies gravierende Folgen. Wann also verfällt der Urlaubsanspruch und wann ist eine Urlaubsübertragung möglich?

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Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe sind beispielsweise 

  • Arbeitsunfähigkeit, 
  • Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss 
  • oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte. 

Dringende betriebliche Gründe können sein: 

  • termin- oder saisongebundene Aufträge,
  • technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr: mit Grund kein Antrag nötig

Wenn tatsächlich ein Übertragungsgrund besteht, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember eines Jahres auf den 31. März des Folgejahres. Ein Antrag ist also nicht nötig.

Urlaubsübertragung auf neuen Arbeitgeber

Wechseln Beschäftigte innerhalb eines Jahres den Job, können sie bei ihrem neuen Arbeitgeber grundsätzlich den noch verbliebenen Urlaub aus der alten Beschäftigung beanspruchen. Um zu vermeiden, dass Arbeitnehmende ihren Urlaub doppelt beanspruchen, ist der bisherige Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG gesetzlich verpflichtet, eine Bescheinigung darüber auszustellen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Urlaubsverfall zum Jahresende oder zum 31. März

Grundsätzlich verfällt Urlaub, der bis zum Jahresende oder bei möglicher Übertragung bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres nicht genommen wird, nach dem BUrlG ersatzlos. Dies gilt jedoch nur noch eingeschränkt. Der gesetzliche (Mindest-)Urlaubsanspruch von Arbeitnehmenden kann nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen verfallen. Dafür muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er seinen erforderlichen Mitwirkungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. 

Hinweispflicht des Arbeitgebers für Urlaubsverfall

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden jetzt rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, in vollem Umfang genommen werden muss und er ansonsten mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Hier musste das BAG seine bisherige Rechtsprechung zum Urlaubsverfall an EU-Recht anpassen. Der EuGH hatte zuvor entschieden, dass es unionsrechtswidrig ist, dass der Arbeitnehmende seinen Urlaubsanspruch verliert, bloß weil er keinen Urlaubsantrag eingereicht hat. Diese Entscheidung hat das BAG mit seinem Urteil vom 19. Februar 2019, (Az: 9 AZR 541/15) umgesetzt.

Urlaubsverfall und Verjährung: Fragen geklärt

Die Hinweispflicht des Arbeitgebers umfasst auch Urlaub aus vergangenen Jahren. Wie wichtig die Aufforderungs- und Hinweispflichten des Arbeitgebers sind, hat der EuGH erneut bestätigt. Nunmehr ist klar: Urlaubsansprüche können nicht einfach so verjähren, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht auf den Resturlaub und den möglichen Verfall der Urlaubstage hingewiesen hat. In unionskonformer Auslegung entschied das BAG, dass die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche erst nach Erfüllung der Hinweispflicht beginnt.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Probleme hinsichtlich der Übertragung von Urlaub und dem Urlaubsverfall ergeben sich insbesondere immer dann, wenn Beschäftigte dauerhaft erkranken. Grundsätzlich bleibt ihnen der Urlaubsanspruch als Freizeitanspruch zunächst erhalten, wenn sie ihren Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraumes nicht nehmen konnten.

Urlaubsverfall nach 15 Monaten bei Langzeiterkrankung?

Weil sich die jährlich erworbenen Urlaubsansprüche von Arbeitnehmenden, die über mehrere Jahre arbeitsunfähig erkrankt sind, ins Unermessliche addieren würden, legte der EuGH und im Anschluss auch das BAG eine Grenze fest. Danach ist nunmehr gefestigte Rechtsprechung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahrs verfällt. Für Fälle der Scheinselbstständigkeit eines Arbeitnehmenden gilt nach Auffassung des EuGH diese Grenze von 15 Monaten nicht.

Bisher ungeklärt war, ob die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers gilt. Das BAG hatte dem EuGH diese Fragen zur Vorabentscheidung vorgelegt. Jetzt steht fest: Jahresurlaub darf auch bei längerer Krankheit nicht einfach so verfallen. Der Europäische Gerichtshof hat die 15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit zwar grundsätzlich bestätigt. Wenn der Arbeitgeber allerdings seine Mitwirkung versäumt, dürfen Urlaubstage in dem Urlaubsjahr, in dem Beschäftigte auch tatsächlich gearbeitet haben und dann erkrankten, nicht verfallen. Hier hat das BAG seine Rechtsprechung den EuGH-Vorgaben entsprechend angepasst und weiterentwickelt.

Ausnahmen für den Urlaubsverfall bestehen beispielsweise für Arbeitnehmende im Mutterschutz oder in Elternzeit: Der vor Mutterschutz und Elternzeit bestehende Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.

Übertragung und Verfall von Urlaub: Tarifvertraglich großer Spielraum

Davon unabhängig dürfen Arbeits- oder Tarifvertragsparteien, die -den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch übersteigenden- Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche frei regeln. Eine tarifliche Übertragung des Urlaubs auf das erste Quartal des Folgejahres kann ohne das Vorliegen besonderer Gründe festgelegt werden. Genauso kann auch der Verfall von Resturlaub mit einer ausdrücklichen Regelung vereinbart werden.